Activiteitensjablonen - Shifton Help

Beheer van herbruikbare activiteitenconfiguraties om het aanmaken van taken te versnellen en uniformiteit binnen de hele organisatie te waarborgen.

Wat is dit?

Activiteitensjablonen zijn vooraf ingestelde configuraties die hergebruikt kunnen worden bij het aanmaken van nieuwe activiteiten. In plaats van steeds dezelfde velden in te vullen — naam, duur, project, notities — slaat u ze op als sjabloon en past u ze toe met een paar klikken.

Sjablonen worden beheerd op het tabblad Activiteitensjablonen van de Activity-pagina (naast het tabblad Calendar). Na het aanmaken zijn sjablonen beschikbaar bij het aanmaken van nieuwe activiteiten — zowel afzonderlijk als in bulk.

Vereisten

#	Vereiste	Details
1	Toegang tot de Activity-pagina	Toegang tot de activiteitenfunctionaliteit is vereist.
2	Rol Manager, Beheerder of Owner	Voor het beheren van sjablonen zijn verhoogde rechten nodig.
3	Projecten geconfigureerd	Sjablonen kunnen verwijzen naar specifieke projecten.

Stapsgewijze instructies

Navigeren naar activiteitensjablonen

Stap	Actie	Verwacht resultaat
1	Ga naar de pagina Activiteit via het linkerzijpaneel.	De Activity-pagina wordt geopend met het actieve tabblad Calendar.
2	Klik op het tabblad Activiteitensjablonen (naast het tabblad Calendar).	De sectie met sjablonen wordt geopend met de lijst van bestaande sjablonen (indien aanwezig).

Een nieuw sjabloon aanmaken

Stap	Actie	Verwacht resultaat
1	Klik op het tabblad Activiteitensjablonen op Maak Sjabloon (of de knop +).	Het formulier voor het aanmaken van een sjabloon wordt geopend.
2	Voer de naam van het sjabloon in — een duidelijke beschrijving van het type activiteit.	Het naamveld is ingevuld.
3	Geef de standaardduur op voor activiteiten die met dit sjabloon worden aangemaakt.	De duur is ingesteld.
4	Selecteer het project waaraan het sjabloon is gekoppeld (indien nodig).	Het project is gekoppeld.
5	Voeg standaard notities of instructies toe die worden weergegeven in activiteiten die met dit sjabloon zijn aangemaakt.	De notities zijn opgeslagen in het sjabloon.
6	Configureer aanvullende velden naar behoefte (locatie, functievereisten, enz.).	Alle benodigde standaardwaarden zijn ingesteld.
7	Klik op Opslaan.	Het sjabloon is aangemaakt en verschijnt in de lijst.

Een sjabloon bewerken

Stap	Actie	Verwacht resultaat
1	Zoek op het tabblad Activiteitensjablonen het gewenste sjabloon.	De rij van het sjabloon is zichtbaar in de lijst.
2	Klik op de knop Bewerken (potloodpictogram) naast het sjabloon.	Het bewerkingsformulier wordt geopend met de huidige waarden.
3	Breng de gewenste wijzigingen aan in de velden.	De velden zijn bijgewerkt.
4	Klik op Opslaan.	Het sjabloon is bijgewerkt. Eerder met dit sjabloon aangemaakte activiteiten worden niet beinvloed.

Een sjabloon verwijderen

Stap	Actie	Verwacht resultaat
1	Zoek op het tabblad Activiteitensjablonen het sjabloon dat u wilt verwijderen.	De rij van het sjabloon is zichtbaar in de lijst.
2	Klik op de knop Verwijderen (prullenbakpictogram) naast het sjabloon.	Er verschijnt een bevestigingsdialoog.
3	Bevestig de verwijdering.	Het sjabloon is uit de lijst verwijderd. Eerder met dit sjabloon aangemaakte activiteiten blijven ongewijzigd.

Een sjabloon gebruiken bij het aanmaken van een activiteit

Stap	Actie	Verwacht resultaat
1	Klik in de activiteitenkalender op Een activiteit maken.	Het formulier voor het aanmaken van een activiteit wordt geopend.
2	Selecteer een sjabloon in het vervolgkeuzemenu.	Het formulier wordt automatisch ingevuld met de waarden van het sjabloon (naam, duur, project, notities).
3	Pas indien nodig de velden aan (bijvoorbeeld datum of specifieke medewerker).	De velden zijn geconfigureerd voor dit exemplaar.
4	Klik op Opslaan.	Er is een nieuwe activiteit aangemaakt op basis van het sjabloon.

Overzicht van sjabloonvelden

Veld	Verplicht	Beschrijving
Naam van het sjabloon	Ja	Een duidelijke naam voor het sjabloon.
Standaardduur	Ja	De vooraf ingestelde duur voor activiteiten die met dit sjabloon worden aangemaakt.
Project	Nee	Het standaardproject dat aan de activiteit wordt gekoppeld.
Notities / Instructies	Nee	De standaardtekst die in het notitieveld van de activiteit verschijnt.
Locatie	Nee	De standaard werklocatie.
Functie	Nee	De vereiste functie voor de activiteit (gebruikt bij toewijzing).

Toegangsrechten

Rol	Sjablonen bekijken	Sjablonen aanmaken	Sjablonen bewerken	Sjablonen verwijderen
Medewerker	Nee	Nee	Nee	Nee
Dienstmanager	Ja	Nee	Nee	Nee
Manager	Ja	Ja	Ja	Ja
Beheerder	Ja	Ja	Ja	Ja
Owner	Ja	Ja	Ja	Ja

Veelgestelde vragen

V1: Als ik een sjabloon bijwerk, veranderen dan de bestaande activiteiten?
Nee. Activiteiten die eerder met het sjabloon zijn aangemaakt, blijven ongewijzigd. Het bijwerken van het sjabloon heeft alleen invloed op nieuwe activiteiten die er in de toekomst mee worden aangemaakt.

V2: Kan ik meerdere sjablonen voor hetzelfde project aanmaken?
Ja. U kunt zoveel sjablonen aanmaken als nodig, ook binnen hetzelfde project. Bijvoorbeeld aparte sjablonen voor “Ochtendinspectie”, “Middaglevering” en “Avondrapport” — allemaal in hetzelfde project.

V3: Kan ik een sjabloon dupliceren?
Als de dupliceerfunctie beschikbaar is, kunt u een bestaand sjabloon kopieren en aanpassen. Anders maakt u een nieuw sjabloon aan en vult u handmatig vergelijkbare waarden in.

V4: Zijn sjablonen beschikbaar in alle projecten?
Sjablonen zijn beschikbaar op bedrijfsniveau. Als een sjabloon aan een specifiek project is gekoppeld, wordt dat project standaard ingesteld, maar bij het aanmaken van een activiteit kan het project worden gewijzigd.

Mogelijke problemen en oplossingen

Probleem	Mogelijke oorzaak	Oplossing
De knop “Create template” is niet zichtbaar	Onvoldoende rechten.	Alleen Manager, Beheerder of Owner kunnen sjablonen aanmaken. Neem contact op met de Beheerder.
Velden ontbreken in het sjabloonformulier	Sommige velden kunnen verborgen zijn achter de schakelaar “Advanced”.	Zoek naar de sectie met geavanceerde instellingen in het sjabloonformulier.
Een verwijderd sjabloon wordt nog steeds weergegeven	Probleem met browsercache.	Vernieuw de pagina — het sjabloon zou moeten verdwijnen.
De sjabloonlijst is leeg bij het aanmaken van een activiteit	Er is nog geen sjabloon aangemaakt.	Ga naar het tabblad Activiteitensjablonen en maak ten minste een sjabloon aan.
Uit het sjabloon zijn onjuiste waarden ingevuld	Het sjabloon kan verouderde gegevens bevatten.	Bewerk het sjabloon en werk de standaardwaarden bij.