Dynamische rapporten - Shifton Help

De klassieke pagina Rapporten geeft elf kant-en-klare rapporten met een vooraf vastgelegde set gegevens. Dynamische rapporten zijn een bouwpakket: u bepaalt zelf de periode, de filters en de groepering, krijgt de gewenste doorsnede en slaat die op, zodat u hem niet opnieuw hoeft samen te stellen.

De pagina opent u vanuit het linkermenu: Rapporten (new).

Twee bouwpakketten

Bouwpakket	Op basis van welke gegevens
Dienstanalyse	Diensten: het aantal, de duur, de bevestigingen, de te-laat-komsten, de afwezigheden, de kosten en de uitbetalingen
Activiteitenanalyse	Activiteiten binnen de diensten. Alleen beschikbaar als de module Activiteit is ingeschakeld

De set bouwpakketten hangt af van de werkmodus van het bedrijf: in de modus voor buitendienst staat in plaats van deze twee de Taakanalyse.

Hoe u een rapport opbouwt

Klik op het gewenste bouwpakket — dan opent het werkgebied met de filters bovenaan en de tabel onderaan.

Datumbereik — de periode waarover wordt gerekend. Dat is de enige verplichte voorwaarde.
Filter toevoegen — extra voorwaarden om de selectie te versmallen (op project, rooster, medewerker enzovoort).
Toepassen — het rapport opnieuw berekenen. Zolang u er niet op klikt, wordt de tabel niet bijgewerkt.
Perioden groeperen — in welke stukken de rijen worden verdeeld: maand, week, dag.
Groeperen op — het tweede niveau van de verdeling: bijvoorbeeld op project of op medewerker.
Zoeken — een rij in de opgebouwde tabel vinden.
Decimale uren — een schakelaar voor de tijdnotatie: 1.5 in plaats van 1:30. Handig wanneer de gegevens naar een spreadsheet of naar de salarisberekening gaan.

Kant-en-klare perioden

Het veld Datumbereik hoeft u niet met de hand in te vullen: bij het aanklikken opent een kalender met een lijst kant-en-klare varianten — Vandaag, Gisteren, Morgen, Deze week, Vorige week, Volgende week, Laatste 7 dagen, Laatste 30 dagen, Deze maand, Vorige maand, Volgende maand en andere. Meestal is dat genoeg; met de hand stelt u de periode in als u een afwijkend interval nodig hebt.

Op de laatste regel van elke groep staat het subtotaal daarvan, en daaronder het algemene totaal.

Hoe dat er met gegevens uitziet

Hieronder staat de dienstanalyse over 2026, gegroepeerd per maand en per project:

In zo’n tabel ziet u meteen zowel het volume (het aantal diensten en de totale uren) als de kwaliteit (het aandeel bevestigingen, de te-laat-komsten, de afwezigheden) en het geld (de kosten, de bonussen, de boetes) — in één doorsnede, zonder tussen rapporten te wisselen.

Wat u kunt berekenen

Dat is het belangrijkste verschil met de klassieke rapporten: in de dienstanalyse zijn meer dan vijftig indicatoren beschikbaar en u beslist zelf welke u bekijkt. Ze zijn in groepen verdeeld:

Diensten: het aantal diensten, unieke medewerkers, unieke projecten, diensten per medewerker.
Duur: de totale, gemiddelde, minimale en maximale duur, de geplande duur en de afwijking daarvan, nacht- en feestdaguren.
Pauzes: het aantal, de totale tijd, het gemiddelde per dienst, gemiste pauzes.
Bevestigingen: bevestigde diensten en het aandeel bevestigingen.
Te-laat-komsten: het aantal, het aandeel, de totale en gemiddelde tijd te laat, de langste keer te laat.
Te vroeg vertrokken: het aantal, de totale en de gemiddelde tijd.
Afwezigheden: het aantal en het aandeel.
Kosten: de totale kosten, de gemiddelde, minimale en maximale kosten van een dienst, de gemiddelde kosten van een uur, nacht, feestdag, weekend en overwerk.
Bonussen en boetes: de bedragen, het aantal, de gemiddelde en de maximale waarden.
Uitbetalingen: voorschotten en het totale uit te betalen bedrag, waaronder het gemiddelde per dienst.

Overbodige kolommen haalt u weg met de instellingenknop — het tandwielpictogram boven de tabel opent het paneel Manage columns. De lijst met kolommen verschijnt daarin pas nadat het rapport is opgebouwd: bij een leeg rapport valt er niets in te stellen.

Grafiek

De knop met de grafiek boven de tabel opent een diagram met dezelfde gegevens — dat is niet zomaar “een andere weergave”, maar een apart paneel met instellingen:

Chart type — het type diagram, bijvoorbeeld een staafdiagram.
X axis — wat er horizontaal wordt uitgezet. De variant Combined (all) voegt de groeperingen samen tot één label, bijvoorbeeld “2026-02 / active”.
Y axis (metrics) — welke indicatoren worden getekend. U kunt er meerdere tegelijk kiezen.
Max items — een limiet op het aantal elementen, zodat het diagram geen hek van staafjes wordt. 0 — zonder limiet.
Schakelaars: Stacked (staven op elkaar stapelen), Legend (legenda), Value labels (waardelabels), Category labels (categorielabels), Grid (raster).

Het opgebouwde diagram downloadt u met de knoppen Download PNG en Download SVG — de tweede indeling verliest bij het schalen geen kwaliteit en is handig om in presentaties te zetten.

Opslaan en exporteren

Boven de tabel staan vier knoppen:

Knop	Wat die doet
Opslaan	Slaat het rapport op met de huidige filters en groepering
Exporteren	Downloadt de gegevens als bestand
Instellingen	De keuze van de kolommen en de weergaveparameters
Grafiek	Wisselen tussen de tabel en het diagram

Bij het opslaan opent een venster waarin u drie dingen moet instellen:

Titel — de naam waaronder het rapport in de lijst verschijnt.
Beschrijving — de beschrijving: waarvoor dit rapport dient en waar u erin naar moet kijken. Collega’s helpt dat enorm.
Wie ziet het rapport — “Alleen ik” of “Iedereen in dit bedrijf”.

Het opgeslagen rapport verschijnt in de lijst op de hoofdpagina van het gedeelte, met de kolommen Titel, Beschrijving, Zichtbaarheid en de acties. Een persoonlijk rapport is gemarkeerd als persoonlijk.

In de regel van het rapport staan twee acties: openen (oogpictogram) en verwijderen (prullenbak). Bij verwijderen wordt om bevestiging gevraagd: “Het rapport wordt verwijderd”.

Machtigingen

Rol	Wat mogelijk is
Medewerker	Heeft geen toegang tot rapporten
Manager	Rapporten opbouwen en bekijken, gegevens exporteren
Beheerder	Hetzelfde plus gemeenschappelijke rapporten opslaan
Eigenaar	Volledige toegang

Mogelijke problemen en oplossingen

Probleem	Oorzaak	Oplossing
Het menu-item Rapporten (new) ontbreekt	Onvoldoende rechten	U hebt de rol manager, beheerder of eigenaar nodig
Na Toepassen is de tabel leeg	Er zijn geen diensten in de gekozen periode of de filters zijn te smal	Verruim het datumbereik, haal overbodige filters weg en klik opnieuw op Toepassen
Filter gewijzigd, maar dezelfde cijfers	Het rapport is niet herberekend	Klik op Toepassen — er is geen automatische herberekening
De Activiteitenanalyse toont niets	De module Activiteit is uitgeschakeld of er zijn geen activiteiten vastgelegd	Schakel de module in en controleer of er in de periode activiteiten zijn
Een collega ziet het opgeslagen rapport niet	Het rapport is als persoonlijk opgeslagen	Sla het opnieuw op met de zichtbaarheid “Iedereen in dit bedrijf”
In plaats van de gewone bouwpakketten staat er Taakanalyse	Het bedrijf werkt in de modus voor buitendienst	Dat is normaal: de set bouwpakketten hangt af van de werkmodus

Veelgestelde vragen

Vraag: Wat is het verschil met de gewone rapporten? Antwoord: Gewone rapporten zijn elf kant-en-klare formulieren met een vaste set gegevens. Hier bepaalt u zelf de periode, de filters en de groepering, kiest u de indicatoren en slaat u het resultaat op voor hergebruik.

Vraag: Moet ik een datumbereik opgeven? Antwoord: Ja, de periode is een verplichte voorwaarde voor de berekening.

Vraag: Waarom veranderen de cijfers niet na het wijzigen van een filter? Antwoord: U moet op Toepassen klikken. Het rapport wordt niet vanzelf herberekend.

Vraag: Wat doet de schakelaar “Decimale uren”? Antwoord: Die wijzigt de tijdnotatie: 1.5 in plaats van 1:30. Handig voor de export naar spreadsheets en voor berekeningen.

Vraag: Kan ik overbodige kolommen weghalen? Antwoord: Ja, met de instellingenknop boven de tabel — daar kiest u de indicatoren.

Vraag: Hoeveel indicatoren zijn er beschikbaar? Antwoord: In de dienstanalyse meer dan vijftig — van het aantal diensten en de duur tot de te-laat-komsten, de bonussen, de boetes en het uit te betalen bedrag.

Vraag: Kan ik het rapport als diagram bekijken? Antwoord: Ja, de knop met de grafiek wisselt de weergave.

Vraag: Hoe deel ik een rapport met collega’s? Antwoord: Kies bij het opslaan de zichtbaarheid “Iedereen in dit bedrijf”. Een persoonlijk rapport is alleen voor de auteur zichtbaar en is gemarkeerd als persoonlijk.

Vraag: Kan ik de zichtbaarheid van een al opgeslagen rapport wijzigen? Antwoord: In de lijst staat daarvoor geen aparte instelling — open het rapport en sla het opnieuw op met de gewenste zichtbaarheid.

Vraag: Wat gebeurt er bij het verwijderen van een rapport? Antwoord: Alleen de opgeslagen instelling van het rapport wordt gewist; de diensten en de gegevens zelf blijven onaangeroerd. Het systeem vraagt om bevestiging.

Vraag: Waarom heb ik geen “Activiteitenanalyse”? Antwoord: Die verschijnt alleen als de module Activiteit is ingeschakeld.

Vraag: Waar vind ik deze rapporten in de buitendienst? Antwoord: Daar staat op dezelfde pagina een eigen bouwpakket — de Taakanalyse, met eigen indicatoren over taken.