Het tweede pictogram op de onderbalk is de dienstenkalender. Verwar het niet met de sectie Roosters (Schedules) in het menu: daar worden roosters aangemaakt en ingesteld, en hier ziet u wie wanneer werkt en past u afzonderlijke diensten aan.
De set knoppen op dit scherm hangt af van de rol: de eigenaar en de beheerder zien vier knoppen in de kopbalk, de medewerker twee. Verderop wordt dat onderweg aangegeven.
Stapsgewijze instructie
Hoe het scherm is opgebouwd
Bovenaan staan drie weergavemodi. Ze veranderen niet alleen de lijst, maar ook de tellers bij de dagen:
| Modus | Wat het toont |
|---|---|
| Mijn diensten (My shifts) | Alleen uw eigen diensten |
| Open diensten (Open Shifts) | Open diensten die u kunt overnemen |
| Alle diensten (All shifts) | De diensten van het hele team |
Daaronder staan de maand en de weekbalk met de datums. Onder de datums staan gekleurde stippen — één per gebeurtenis van die dag, de kleur komt van het rooster. Wisselen gaat met Vorige week (Previous week) en Volgende week (Next week).
De weekbalk vouwt open tot een maandkalender met de knop Kalender uitvouwen (Expand calendar) eronder. In uitgevouwen vorm blaadert u per maand: de knoppen worden dan Vorige maand (Previous month) en Volgende maand (Next month). Inklappen doet u met Kalender inklappen (Collapse calendar).
De tellers bij elke dag
Rechts in de kop van de dag staan drie pictogrammen met cijfers. Ze hebben geen opschrift, dus onthoud ze aan hun pictogram:
| Pictogram | Wat het telt |
|---|---|
| Twee mensen | Hoeveel medewerkers er die dag werken |
| Kalender | Hoeveel diensten |
| Kopje | Hoeveel pauzes |
Ze tellen volgens de gekozen modus: in Mijn diensten staat er bij een dag met één eigen dienst 1 1 0, terwijl dezelfde dag in Alle diensten het hele team laat zien — bijvoorbeeld 27 27 0.
De pauzeteller gaat over pauzes als afzonderlijke records, niet over de duur die in de dienst zelf is vastgelegd. Daarom kan bij een dienst 30 minuten staan terwijl de teller op nul blijft: dan heeft niemand pauzes aan de dienst toegevoegd.
Als er die dag niets is, staat er in plaats van kaarten Geen geplande evenementen vandaag (No Events Planned Today).
De dienstkaart in de lijst
Op de kaart staan: de naam van de medewerker, de tijd, de duur van de pauze, de naam van het sjabloon en statusaanduidingen — Afwezigheid (Absence), Gestart (Started), Voltooid (Finished). Links staat een gekleurde streep, dat is de kleur van het rooster.
Afwezigheden worden als aparte kaarten weergegeven — bijvoorbeeld Ziekteverlof (Sick day) met een periode — en pauzes ook: op de kaart van een pauze staan alleen de naam van de medewerker en de tijd, bijvoorbeeld 19:00 — 19:30.
Wat er opengaat als u op een dienst tikt
Als u op de kaart tikt, gaat Shiftgegevens (Shift details) open met twee tabbladen: Informatie (Info) en Bonussen/Boetes/Voorschotten (Bonuses/Penalties/Advances).
Als er over de week overwerk uitkomt, verschijnt bovenaan een oranje blok Overuren (Overtime) met de tekst Let op, overuren! (Attention, overtime!), de regel Totaal (Uren) (Total (Hrs)) en Overuren (uur) (Overtime (hrs)) met een plusteken.
Daaronder staan de datum en de tijd van de dienst, en dan het blok Informatie: het bedrijf, het project, het rooster en de medewerker — bij de medewerker staat zijn nummer tussen haakjes.
Het blok Details (Details) is wat u aan uw eigen toekomstige dienst kunt wijzigen: Locatie (Location) en Markeringen (Marks), en daaronder Opslaan (Save).
Helemaal onderaan staat het blok Pauzes (Breaks). Zolang er geen zijn, staat er Geen pauzes (No breaks), en rechts staat de knop Pauze toevoegen (Add break).
Een pauze aan een dienst toevoegen
Pauze toevoegen opent een formulier met vijf velden:
| Veld | Wat het instelt |
|---|---|
| Naam (Name) | De naam van de pauze, bijvoorbeeld “Lunch” |
| Tijd van (Time from) | Het begin. Er wordt een tijd binnen de dienst voorgesteld |
| Tijd om te (Time to) | Het einde |
| Betaald (Paid) | De pauze als betaald meerekenen |
| Opmerking (Comment) | Toelichting, niet verplicht |
Onderaan staat Toevoegen (Add). Daarna komt de pauze in het blok Pauzes van de kaart, verschijnt hij als aparte kaart in de daglijst en verhoogt hij de teller met het kopje met één.
Acties met een dienst
De drie puntjes in de rechterbovenhoek van de kaart zijn Meer acties (More actions). Daarmee gaat het paneel Kies een actie (Select action) open met vijf items:
| Actie | Wat het doet |
|---|---|
| Verplaatsen naar Open Shifts (Move to Open Shifts) | De dienst aan de gemeenschappelijke lijst afstaan |
| Verzoek om shift te ruilen (Shift Swap Request) | Van dienst ruilen met een collega |
| Verzoek om shift te bewerken (Shift edit request) | Om een andere tijd vragen |
| Verzoek tot shiftverwijdering (Shift drop request) | De dienst aan iemand anders overdragen |
| Verzoek om een dienst te splitsen (Request to split a shift) | De dienst in delen splitsen |
Wat elk daarvan precies doet en hoe de goedkeuring verloopt, staat in het artikel “Mobiele app voor de medewerker”.
Het paneel gaat niet altijd open: als er voor deze dienst geen acties zijn, gebeurt er bij het tikken niets en verschijnt er ook geen melding. De oorzaken staan in de tabel hieronder.
De knoppen in de kopbalk
| Knop | Wie ziet het | Wat het doet |
|---|---|---|
| Bijwerken (Update) | Iedereen | De gegevens verversen zonder op het automatisch laden te wachten |
| Filters (Filters) | Iedereen | Diensten selecteren. Het cijfer op het pictogram geeft aan hoeveel waarden zijn geselecteerd; meer dan negen wordt weergegeven als 9+ |
| Exporteren (Export) | Eigenaar, beheerder | Het rooster als bestand downloaden |
| Meer (More) | Eigenaar, beheerder | Aanvullende acties met het rooster |
Rechtsonder staat de knop met het plusteken — Voeg dienst toe (Add Shift) rechtstreeks vanuit de kalender.
Wat er in de knop “Meer” zit
De drie puntjes in de kopbalk openen het paneel Rooster (Schedule) — elf items. Dit is het belangrijkste werkmenu van de leidinggevende: hiervandaan past u veel diensten in één keer aan, kopieert u een rooster en voegt u sjablonen, feestdagen en mensen toe.
| Item | Wat het doet |
|---|---|
| Bulk Shift-acties (Bulk Shift Actions) | Eén actie tegelijk voor alle diensten die in de selectie vallen |
| Dubbele diensten (Duplicate Shifts) | Een periode van het rooster naar voren kopiëren |
| Nieuwe medewerker toevoegen (Add a new employee) | Formulier voor een nieuwe medewerker |
| Nieuwe sjabloon toevoegen (Add a new template) | Een nieuw dienstsjabloon in het rooster |
| Diensten toevoegen op basis van sjabloon (Add shifts by template) | Diensten volgens een klaar sjabloon over een periode uitzetten |
| Een feestdag toevoegen (Add a holiday) | Een feestdag met regels en een hogere vergoeding |
| Tonen / Verbergen (Show / Hide) | Sortering, naamformaat en tijdzone in het raster |
| Noodmeldingen (Emergency notifications) | Wie in die periode geen diensten heeft, vragen om open diensten te dekken |
| Diensten verdelen uit de lijst met beschikbare personen (Distribute shifts from Free Board) | Open diensten onder de medewerkers verdelen |
| Publiceer & informeer werknemers (Publish & notify employees) | Niet-gepubliceerde diensten publiceren en de mensen op de hoogte brengen |
| Wis de lijst met beschikbare (Clear the list of available) | Alle open diensten weghalen |
Bulkacties voor diensten
Het scherm bestaat uit drie blokken: eerst geeft u aan welke diensten we nemen, daarna wat er met ze moet gebeuren.
| Blok | Veld | Wat het instelt |
|---|---|---|
| Periode (Period) | Periode / Bepaalde dagen (Period / Specific days) | Een aaneengesloten interval of afzonderlijke datums |
| Van en Naar (From, To) | De grenzen van het interval | |
| De vinkjes ma–zo | Welke dagen van de week binnen het interval meetellen | |
| Filter (Filter) | Selecteer shift-sjablonen (Select shift templates) | Alleen diensten van deze sjablonen |
| Selecteer werknemers (Select employees) | Alleen diensten van deze mensen | |
| Geen open diensten / Met open diensten / Alleen open diensten (No open shifts / With open shifts / Only open shifts) | Wat er met de open diensten moet gebeuren | |
| Actie (Action) | Negen acties, zie hieronder | Wat er met de geselecteerde diensten moet gebeuren |
Negen acties:
| Actie | Wat het doet |
|---|---|
| Een markering toevoegen (Add a mark) | Een markering op alle geselecteerde diensten zetten |
| Verwijder een markering (Remove a mark) | Een markering weghalen |
| Locatie instellen (Set location) | Een locatie invullen |
| Locatie verwijderen (Delete location) | Een locatie weghalen |
| Bonus toevoegen (Add bonus) | Een bonus voor deze diensten toekennen |
| Salaris herberekenen (Recalculate salary) | De vergoeding opnieuw berekenen |
| Notities toevoegen/verwijderen (Add/delete notes) | Notities invullen of weghalen |
| Verplaatsen naar Open (Move to Open) | De diensten naar de lijst met open diensten overbrengen |
| Verwijderen (Delete) | De diensten verwijderen |
Er gebeurt niets meteen: de app laat eerst zien wat er onder de selectie valt. Nadat u een actie hebt gekozen, verschijnt er een venster met de hint Klik op “Toepassen” om de beïnvloede diensten te bekijken (Click Apply to view the affected shifts), en na Toepassen hoeveel diensten het betreft, bijvoorbeeld Zal worden verwijderd 2 (Will be deleted 2). Alleen de volgende tik voert de actie uit, en dan komt er Opgeslagen, actie voltooid (Saved, Action completed).
Controleer dit aantal voordat u tikt: dat is precies de beveiliging tegen een selectie die per ongeluk te veel diensten heeft meegenomen.
Diensten dupliceren
Dupliceren verplaatst een al opgestelde periode naar voren — zo rekt men doorgaans een week op tot een maand.
| Blok | Wat het instelt |
|---|---|
| Selecteer de periode die moet worden gedupliceerd (Select the period that needs to be duplicated) | Wat we kopiëren: Datum van en Datum tot |
| Gedupeerde diensten toevoegen vanaf (Add duplicated shifts starting from) | Waar we invoegen: de datum en het Aantal herhalingen (Number of repetitions) |
| Medewerkers (Employees) | Wiens diensten er gekopieerd worden |
| Selecteer een optie voor het plakken van diensten (Select a paste shifts option) | Ingesprongen (Indented) of In een rij (In a row) — werkt als er meer dan één herhaling is |
| Aanvullende opties (Additional options) | Markeringen kopiëren, Pauzes kopiëren, Locaties kopiëren, Notities kopiëren, Open diensten kopiëren |
| Wat te doen met dienstconflicten? (What to do with shift conflicts?) | Conflicten toestaan (Allow conflicts), Conflicten vermijden (Avoid conflicts) of Conflicten overschrijven (Overwrite conflicts) |
Onderaan staat de groene knop Dupliceren (Duplicate).
Het blok over de conflicten is het belangrijkste: het bepaalt wat er gebeurt als er op die dagen al diensten staan. “Toestaan” laat beide staan, “Vermijden” slaat de bezette dagen over, “Overschrijven” vervangt de bestaande.
Een nieuw sjabloon toevoegen
Een sjabloon is een voorontwerp van een dienst waarmee daarna de dagen worden ingevuld.
| Blok | Veld |
|---|---|
| Rooster (Schedule) | In welk rooster we het aanmaken |
| Basisinformatie (Basic information) | Shift naam (Shift name) en de kleur |
| Shiftperiode (Shift period) | De begin- en de eindtijd. Onder de velden berekent de app zelf de duur en vermeldt hij volgens welke tijdzone van het project |
| Pauze (Break) | De duur van de pauze en de schakelaar Pauzes instellen (Set up breaks) voor een fijnere instelling |
| Locatie (Location) | Waar de dienst plaatsvindt |
| Markeringen (Marks) | De markeringen die de diensten van dit sjabloon krijgen |
| Aantal benodigde medewerkers (Number of staff required) | Hoeveel mensen er voor de dienst nodig zijn, en de schakelaar Stel werkplekken in per dag (Set workplaces by day) — een ander aantal per dag instellen |
Onderaan staat Opslaan (Save).
Diensten toevoegen op basis van een sjabloon
De keerzijde van het sjabloon: het over de kalender uitzetten.
| Blok | Wat het instelt |
|---|---|
| Planning en sjabloon (Schedule and template) | Het rooster en het sjabloon waarmee we de diensten plaatsen |
| Medewerkers (Employees) | Voor wie we ze plaatsen |
| Periode (Period) | Periode of Bepaalde dagen, de grenzen en de vinkjes van de weekdagen |
| Instellingen (Settings) | Locatie en Markeringen voor de aan te maken diensten |
| Notitie (Note) | Een algemene notitie |
Onderaan staat de groene knop Toepassen (Apply).
Een feestdag toevoegen
| Blok | Wat het instelt |
|---|---|
| Details (Details) | Vakantietitel (Holiday title), de beschrijving en de kleur |
| Kies periode (Choose period) | De begindatum en -tijd, de einddatum en -tijd — standaard van 00:00 tot 23:59 |
| Instellingen (Settings) | Vier schakelaars en het percentage van de vergoeding |
De vier schakelaars van de feestdag:
| Schakelaar | Wat het doet |
|---|---|
| Sta het toevoegen van diensten in deze periode toe (Allow shift addition on this period) | Staat standaard aan: op de feestdag mogen diensten worden ingepland |
| Blokkeer verlofaanvragen (Block time-off requests) | Verbieden om voor deze dagen een vrije dag aan te vragen |
| Overweeg een werkdag bij het aanvragen van vakantie (Consider working day when requesting vacation) | De feestdag telt mee bij het aantal vakantiedagen |
| Breng alle medewerkers op de hoogte (Notify all employees) | Een melding over de feestdag rondsturen |
Daaronder staat het veld % van het basisloon voor werk op een feestdag (% from the basic pay rate for work on a holiday) — standaard 100. Hier wordt de hogere vergoeding ingesteld.
Tonen / Verbergen
Ondanks de naam zijn dit de instellingen voor de weergave van het raster — drie blokken en Opslaan:
| Blok | Opties |
|---|---|
| Sorteren op (Sort by) | Tijd (Time), Sorteren op naam (Sort by name), Sorteren op positie (Sort by position) |
| Naamweergave formaat (Name display format) | Achternaam-voornaam formaat of Voornaam-achternaam formaat (Last name-first name format / First name-last name format) |
| Tijdzone (Time zone) | Tijdzone van de medewerker (Employee time zone) of Tijdzone van het project (Project time zone) |
De tijdzone bepaalt hier in wiens tijd u de diensten ziet — dat is belangrijk als het team in verschillende landen zit.
Noodmeldingen
Dit is een manier om snel een gat in het rooster te dichten. De verzending gaat naar die medewerkers die in de gekozen periode geen diensten hebben — dus naar wie kan komen werken. De bedoeling is hen te vragen open diensten over te nemen, niet om de bezette medewerkers te informeren.
Het formulier is kort: Periode (Period) met de datums Van en Naar, het veld Berichttekst (Message text) en de knop Stuur melding (Send notification). In de tekst schrijft men doorgaans welke diensten nog niet gedekt zijn.
Diensten verdelen uit de lijst met open diensten
Het scherm heet Gratis diensten distribueren (Distribute free shifts): u kiest de roosters en de periode — Selecteer roosters (Select schedules), Van en Naar — en tikt op Distribueren (Distribute). Het systeem verdeelt de open diensten zelf onder de medewerkers. Ernaast staat Annuleren (Cancel).
Publiceren en medewerkers informeren
In de naam van het item staat een cijfer — dat is het aantal diensten dat is aangemaakt maar nog niet gepubliceerd. Verwijder of publiceer diensten en het cijfer verandert. Bij het tikken worden ze gepubliceerd en gaan er meldingen uit, dus open het item niet “even om te kijken”.
De lijst met open diensten wissen
Het enige item dat in het rood staat. Het haalt de open diensten weg — die in de gemeenschappelijke lijst staan en nog door niemand zijn overgenomen. De actie raakt de gegevens van het hele bedrijf, dus gebruik hem alleen als de lijst helemaal op nul moet.
Een nieuwe medewerker toevoegen
Hetzelfde scherm Medewerker toevoegen (Add employee) als in de sectie Werknemers van het bedrijf: Persoonlijke informatie (Personal information) — voornaam, achternaam, telefoon en e-mail, Werkinstellingen (Work settings) — Personeelsnummer (Personnel Number), de maandnorm aan uren in procenten en de functie. Uitgebreid, samen met de uitnodiging en de rechten, staat dat in het artikel “Werknemers van het bedrijf in de mobiele app”.
Filters
Het filterscherm bestaat uit vier regels en een knop om toe te passen. De eerste twee bepalen wiens rooster u bekijkt, de volgende twee openen hun eigen scherm — daar leidt de chevron rechts naartoe, en op de regel zelf staat een badge met de huidige stand.
| Regel | Wat het instelt |
|---|---|
| Project (Project) | Het project waarvan de diensten worden weergegeven |
| Roosters (Schedules) | Concrete roosters binnen het project |
| Filters (Filters) | Zeven selecties op mensen en diensten |
| Instellingen (Settings) | Wat er van de gebeurtenissen in het raster te zien is |
Onderaan staat Filters toepassen (Apply filters) — tot u daarop tikt, wordt de selectie niet toegepast.
Roosters is geen gewone lijst, maar een boom: elk rooster vouwt open en daarin zijn de dienstsjablonen te zien, inclusief Aangepaste shift (Custom shift). U kunt zowel een heel rooster als afzonderlijke sjablonen aanvinken. Bovenaan staan Alles wissen (Clear all) en Alles selecteren (Select all), onderaan Toepassen (Apply).
De regel “Filters”: zeven selecties
| Selectie | Wat het instelt |
|---|---|
| Selecteer individuele medewerkers (Select individual employees) | Selectie van mensen — de regel Medewerkers (Employees) |
| Selecteer een functie (Select a position) | Selectie op functie — de regel Functie (Position) |
| Selecteer medewerkersmerken (Select employee marks) | Markeringen die op mensen staan |
| Kies een rooster (Choose a schedule) | Selectie op rooster |
| Selecteer locaties (Select locations) | Selectie op locaties |
| Selecteer dienstmarkeringen (Select shift marks) | Markeringen die op diensten staan |
| Selecteer dienststatus (Select shift status) | De status van de dienst |
Er zijn vijf statussen: Te laat (Late), Vroegtijdig vertrokken (Early left), Afwezigheid (Absence), Gestart (Started), Voltooid (Finished).
Alle zeven gaan op dezelfde manier open: bovenaan Zoeken (Search), daaronder Geselecteerd (Selected) met een cijfer, ernaast Alles wissen en Alles selecteren, daaronder de lijst met vinkjes en de knop Toepassen. Onderaan het selectiescherm zelf staan Duidelijk (Clear) en Opslaan (Save).
De regel “Instellingen”: wat er in het raster te zien is
Hier staan zes schakelaars — per soort gebeurtenis — en een zevende, algemene:
| Schakelaar | Wat het toont |
|---|---|
| Alles verbergen (Hide all) | Algemeen: dooft alle zes in één keer en zet ze weer aan |
| Diensten (shifts) | De diensten zelf |
| Vrije tijd (Time-off) | Vrije dagen en afwezigheden |
| Vakanties (Holidays) | Feestdagen |
| Pauzes (Breaks) | Pauzes als aparte kaarten |
| Beschikbaarheid (Availability) | Aanduidingen van beschikbaarheid |
| Activiteit (Activity) | Activiteiten binnen de diensten |
De badge op de regel Instellingen is het aantal ingeschakelde soorten: staat alles aan, dan staat er 6; schakelt u er één uit, dan wordt het 5. Onderaan staat Opslaan (Save).
Een dienst toevoegen vanuit de kalender
De knop met het plusteken opent Voeg dienst toe (Add Shift). Een formulier met twee blokken:
| Blok | Veld | Wat het instelt |
|---|---|---|
| Planning en sjabloon (Schedule & Template) | Rooster (Schedule) | In de picker staan alleen roosters die op de gekozen datum geldig zijn. Verlopen roosters staan niet in de lijst |
| Sjabloon (Template) | Aangepaste shift (Custom shift) of een klaar sjabloon van het rooster | |
| Shiftperiode (Shift period) | Datum (Date) | De dag van de dienst |
| Tijd van (Time from) | Het begin. U kiest het met een ronde klok, en er is een omschakeling naar invoer met cijfers | |
| Tijd om te (Time to) | Het einde | |
| Pauze (Break) | De duur van de pauze in minuten |
Een veld voor de medewerker zit niet in het formulier: de dienst komt op uw naam te staan. Wat er daarna gebeurt, hangt af van de rol. Bij de eigenaar en de beheerder verschijnt de dienst meteen in het rooster. Bij de medewerker gaat er een verzoek uit, en de app antwoordt: Uw verzoek om een shift aan te maken is geaccepteerd en zal spoedig door de manager worden verwerkt. (Your request to create a shift has been accepted and will be processed by the manager shortly). De uitzondering zijn roosters waarin zelfbediening zonder bevestiging van de manager aanstaat: daar komt de dienst van de medewerker er meteen in te staan.
Overlappingen laat de app niet door. Als u op die tijd al een dienst hebt, wordt het opslaan afgebroken met de tekst De actie is geannuleerd vanwege een overlapping met een andere shift. (The action was canceled due to an overlap with another shift).
Een verzoek dat ter goedkeuring is verzonden, is te zien in de sectie Verzoeken (Requests) als Verzoek om een dienst aan te maken (Request to create a shift). Als u het opent, kunt u op Verzoek annuleren (Cancel request) tikken — dan verschijnt het paneel Verzoek afwijzen (Decline request) met het verplichte veld Reden voor afwijzing (Reason of decline) en de knop Versturen (Submit).
Mogelijke problemen en oplossingen
| Probleem | Oorzaak | Oplossing |
|---|---|---|
| Ik zie alleen mijn eigen diensten | De modus Mijn diensten is gekozen | Schakel over naar Alle diensten. Staat de schakelaar er niet, dan is in de roosterinstellingen “Sta medewerkers toe om alle diensten te zien” uitgeschakeld |
| De diensten van collega’s verschijnen zelfs in Alle diensten niet | Een verbod op het niveau van het rooster of het project | Controleer Sta medewerkers toe om alle diensten te zien in het rooster en Sta medewerkers toe alle roosters in het project te zien in het project |
| Het raster is leeg | Er staat een filter aan | Kijk naar het cijfer op het filterpictogram en zet de selectie terug met de knop Duidelijk |
| De dag is leeg terwijl de teller een dienst laat zien | De tellers tellen volgens de modus, terwijl de selectie de kaarten verbergt | Zet de filters terug en controleer de schakelaars in Instellingen |
| Pauzes, vrije dagen of feestdagen zijn verdwenen | Ze staan uit in Instellingen | Open Filters → Instellingen en zet aan wat u nodig hebt. De badge op de regel laat zien hoeveel soorten aanstaan |
| Bij een dienst staat 30 minuten terwijl de pauzeteller op nul staat | Dat zijn verschillende dingen: op de kaart staat de duur uit het sjabloon, in de teller staan de toegevoegde pauzes | Een pauze voegt u op de dienstkaart toe met de knop Pauze toevoegen |
| De drie puntjes op de dienstkaart openen niets | Voor deze dienst zijn er geen acties: de dienst is al begonnen of begint binnenkort, of zelfbediening staat in het rooster uit | Controleer de roosterinstellingen en neem een dienst waarvoor nog tijd genoeg over is |
| Exporteren en Meer staan niet in de kopbalk | U bent ingelogd als medewerker | Deze knoppen zien de eigenaar en de beheerder |
| De dienst wordt niet opgeslagen | Een overlapping in tijd met een andere dienst | Wijzig de tijd of de datum — overlappingen zijn niet toegestaan |
| De dienst is na het opslaan niet verschenen | Hij is als verzoek ter goedkeuring verzonden | Wacht op de beslissing van de manager. Het verzoek is te zien in de sectie Verzoeken |
| Wijzigingen uit de webversie zijn niet te zien | De gegevens zijn eerder geladen | Tik op Bijwerken |
| Het gewenste rooster staat niet in de picker | Het rooster is op de gekozen datum niet geldig | Verleng het rooster eerst in de webversie of in de sectie Roosters |
Veelgestelde vragen (FAQ)
Vraag: Wat is het verschil tussen dit scherm en “Roosters” in het menu? Antwoord: Hier bekijkt u de diensten en past u afzonderlijke diensten aan; daar worden roosters aangemaakt en ingesteld.
Vraag: Wat zijn open diensten (Open Shifts)? Antwoord: Diensten die aan de gemeenschappelijke lijst zijn afgestaan. Iedereen aan wie de instellingen dat toestaan, kan ze overnemen.
Vraag: Wat betekenen de drie pictogrammen met cijfers bij de datum? Antwoord: Hoeveel medewerkers er die dag werken, hoeveel diensten er zijn en hoeveel pauzes. Ze tellen volgens de gekozen weergavemodus.
Vraag: Kan ik een hele maand bekijken? Antwoord: Ja, met de knop Kalender uitvouwen onder de weekbalk. Dan blaadert u per maand.
Vraag: Kan ik hier rechtstreeks een dienst toevoegen? Antwoord: Ja, met de knop met het plusteken rechtsonder. De dienst komt op uw naam te staan; bij een medewerker gaat hij als verzoek naar de manager, tenzij het rooster iets anders toestaat.
Vraag: Op wie komt een dienst te staan die vanaf de telefoon is toegevoegd? Antwoord: Op u — een veld om een medewerker te kiezen zit niet in het formulier. Om een dienst voor iemand anders in te plannen, hebt u de sectie Roosters of de webversie nodig.
Vraag: Hoe voeg ik een pauze aan een dienst toe? Antwoord: Open de dienst en tik in het blok Pauzes op Pauze toevoegen. De pauze verschijnt ook als aparte kaart in de daglijst.
Vraag: Waarom staat bij sommige diensten de aanduiding Afwezigheid (Absence)? Antwoord: Voor die tijd is voor de medewerker een afwezigheid vastgelegd — een vrije dag, ziekteverlof of vakantie.
Vraag: Kan ik het rooster uit de app downloaden? Antwoord: Ja, met de knop Exporteren in de kopbalk. Die hebben de eigenaar en de beheerder.
Vraag: Wat betekent het oranje balkje “Let op, overuren”? Antwoord: Over de week komt er overwerk uit. Ernaast staat hoeveel uren het in totaal zijn en hoeveel daarvan overuren.
Vraag: Wat is het verschil tussen bulkacties en het dupliceren van diensten? Antwoord: Bulkacties wijzigen al bestaande diensten — ze zetten een markering, een locatie of een bonus, of ze verwijderen. Dupliceren maakt nieuwe diensten naar het voorbeeld van een al opgestelde periode.
Vraag: Hoe weet ik zeker dat een bulkactie alleen de bedoelde diensten raakt? Antwoord: De app laat het aantal zien vóór de uitvoering: na Toepassen verschijnt bijvoorbeeld Zal worden verwijderd 2. Controleer dat aantal — dat is precies de beveiliging tegen een te ruime selectie.
Vraag: Kan ik een bulkverwijdering ongedaan maken? Antwoord: Nee, ongedaan maken kan niet. Juist daarom moet u de selectie vóór het verwijderen beperken met datums, sjablonen en medewerkers, en naar het aantal betrokken diensten kijken.
Vraag: Wat moet ik doen met conflicten bij het dupliceren? Antwoord: Er zijn drie mogelijkheden. Conflicten toestaan laat zowel de oude als de nieuwe dienst staan. Conflicten vermijden slaat de bezette dagen over. Conflicten overschrijven vervangt de bestaande diensten door de gekopieerde.
Vraag: Wat is het verschil tussen “Ingesprongen” en “In een rij”? Antwoord: Dat is de manier van invoegen als er meer dan één herhaling is: “In een rij” legt de kopieën één na één neer, “Ingesprongen” met dezelfde tussenruimte als in de oorspronkelijke periode.
Vraag: Worden pauzes en locaties samen met de diensten gekopieerd? Antwoord: Alleen als u ze aanvinkt in Aanvullende opties: daar staan aparte vinkjes voor markeringen, pauzes, locaties, notities en open diensten.
Vraag: Wat is het verschil tussen “Nieuwe sjabloon toevoegen” en “Diensten toevoegen op basis van sjabloon”? Antwoord: Het eerste maakt een voorontwerp van een dienst — de tijd, de pauze, de locatie, het aantal werkplekken. Het tweede zet de diensten volgens dat voorontwerp uit over de gekozen dagen.
Vraag: Waarvoor dient de schakelaar “Stel werkplekken in per dag”? Antwoord: Om per dag van de week een ander aantal mensen in te stellen: op vrijdag zijn er bijvoorbeeld vier nodig en op de andere dagen twee.
Vraag: Verbiedt een feestdag het inplannen van diensten? Antwoord: Standaard niet: de schakelaar Sta het toevoegen van diensten in deze periode toe staat aan. Zet hem uit als er op de feestdag niet gewerkt mag worden.
Vraag: Waar stel ik de hogere vergoeding voor werk op een feestdag in? Antwoord: In de instellingen van de feestdag, in het veld met het percentage van het basisloon. Standaard staat er 100.
Vraag: Waarom heet de sectie “Tonen / Verbergen” terwijl er sortering in staat? Antwoord: De naam is van de vorige versie gebleven. Erin staan drie instellingen voor de weergave van het raster: de sortering, het naamformaat en de tijdzone.
Vraag: In wiens tijd worden de diensten weergegeven? Antwoord: Zoals gekozen in Tonen / Verbergen: in de tijdzone van de medewerker of van het project. Dat is belangrijk als het team in verschillende landen zit.
Vraag: Naar wie gaan de noodmeldingen? Antwoord: Naar wie in de gekozen periode geen diensten heeft — naar de vrije medewerkers, zodat zij de niet-gedekte diensten overnemen. De bezette medewerkers raakt de verzending niet.
Vraag: Wat betekent het cijfer in “Publiceer & informeer werknemers”? Antwoord: Hoeveel diensten er zijn aangemaakt maar nog niet gepubliceerd. Bij het tikken worden ze gepubliceerd en gaan er meldingen uit, dus open het item niet even om te kijken.
Vraag: Wat verwijdert “Wis de lijst met beschikbare”? Antwoord: De open diensten — die in de gemeenschappelijke lijst staan en nog door niemand zijn overgenomen. Het item staat in het rood omdat het de gegevens van het hele bedrijf raakt.
Vraag: Waarom komen “Markeringen” twee keer voor in de filters? Antwoord: Dat zijn verschillende markeringen: de ene staan op medewerkers, de andere op diensten. De eerste selectie zoekt mensen, de tweede diensten.
Vraag: Wat laat “9+” op het filterpictogram zien? Antwoord: Hoeveel waarden er in alle filters samen zijn geselecteerd. Meer dan negen wordt weergegeven als 9+.
Vraag: Waarom zijn in het roosterfilter de dienstsjablonen te zien? Antwoord: Om niet een heel rooster te selecteren, maar afzonderlijke diensten: bijvoorbeeld alleen de nachtdiensten 23-7.
Vraag: Kan ik een medewerker toevoegen zonder het rooster te verlaten? Antwoord: Ja, in het menu Meer staat Nieuwe medewerker toevoegen — dan gaat hetzelfde formulier open als in de sectie met medewerkers.
Vraag: Waarom staat het gewenste rooster niet in de lijst bij het toevoegen van een dienst? Antwoord: De picker laat alleen roosters zien die op de gekozen datum geldig zijn. Een verlopen rooster moet eerst worden verlengd.
Vraag: De diensten zijn na een bulkactie niet te zien — heeft die niet gewerkt? Antwoord: Tik eerst op Bijwerken in de kopbalk: het scherm kan gegevens hebben laten zien die vóór de wijziging zijn geladen.
Vraag: Wat is het verschil tussen noodmeldingen en gewone meldingen? Antwoord: Gewone meldingen informeren over gebeurtenissen aan wie ze aangaan. Noodmeldingen zijn een gerichte vraag om te komen werken: ze gaan naar de vrije medewerkers wanneer er in het rooster niet-gedekte diensten over zijn.