Het registreren van het begin en het einde van een dienst is waarvoor een medewerker de app het vaakst opent. Vanaf versie 2.1.0 lopen beide handelingen via het scherm Aanwezigheid (Attendance) met een kaart, en de telefoon vraagt onderweg om een aantal machtigingen.
De locatie wordt door twee verschillende modules bijgehouden. Aanwezigheid (Attendance) controleert of u aan het begin en aan het einde van de dienst op de plek bent — juist daarom lopen beide handelingen via de kaart. Controle van werkplek locatie (Work location control) houdt bij waar u tijdens de dienst was.
Geef alle machtigingen op de telefoon meteen in één keer, inclusief toegang tot de locatie in de modus "Altijd toestaan". U hoeft niet uit te zoeken welke module wat gebruikt: de eigenaar van het bedrijf zet modules aan en uit wanneer hij wil, en als de machtigingen maar half zijn gegeven, gaat de app zich verkeerd gedragen — en dat stil, zonder enige waarschuwing. Eén keer alles toestaan is goedkoper dan later zoeken waarom de dienst niet is vastgelegd.
Stapsgewijze instructie
Het begin van de dienst: stap voor stap
Een dienst starten is een keten van meerdere schermen. Die mag niet worden overgeslagen: elke stap zet iets aan.
1. Druk op het bedieningspaneel op de groene knop "Begin dienst".
2. De telefoon vraagt om toegang tot de locatie. Geef die.
3. Daarna — toegang tot de fysieke activiteit. Die is nodig om beweging van stilstand te onderscheiden.
4. Vervolgens legt de app het zelf uit: de modus "Altijd toestaan" is nodig, en de app stelt voor om die in de telefooninstellingen om te zetten. Stem toe en zet hem om.
5. Het scherm Aanwezigheid (Attendance) met de kaart wordt geopend. Hier ziet u waar u zich bevindt, en er staat een waarschuwing: Wanneer de shift begint, wordt de locatie-tracking op de achtergrond ingeschakeld. De dienst wordt gestart met de tweede knop Begin dienst, al op dit scherm.
Als u niet op de werkplek bent
Wanneer er voor de dienst een locatie is ingesteld, vergelijkt de aanwezigheid uw positie daarmee. Bent u ver weg — dan zegt het scherm dat rechtstreeks.
Bovenaan verschijnt een rode balk Fout — U bevindt zich buiten de locatie (Error — You are outside the location). Op de kaart wordt een route getekend van uw punt naar de werkplek, en in het paneel onderaan — drie waarden: de afstand, de reistijd en de naam van de locatie. Bijvoorbeeld: 3.34 km · 8 min · call center.
Zo ziet de medewerker meteen niet alleen dat hij niet is waar hij moet zijn, maar ook hoe ver weg en waar hij naartoe moet.
De knop Begin dienst blijft daarbij actief en kan worden ingedrukt — maar de dienst begint niet: bovenaan valt de fout opnieuw naar beneden. De registratie gaat alleen door wanneer u zich binnen de straal bevindt die de leidinggevende in de locatie-instellingen heeft ingesteld.
Als er voor de dienst geen locatie is ingesteld, is er geen controle — op het scherm staat dat de locatie niet is opgegeven, en de dienst begint vanaf elke plek. Hetzelfde geldt voor niet-geplande diensten: die hebben geen locatie, dus wordt de controle niet uitgevoerd.
Terwijl de dienst loopt
De balk verandert in Op dienst (On shift) met een teller van de gewerkte tijd, de knop — in Einde shift (End shift). Daaronder verschijnt het pauzeblok: wanneer de pauze begint, de tijd ervan en de knop Pauze beginnen.
Het beëindigen van de dienst: stap voor stap
1. Druk op "Einde shift". De app vraagt om een bevestiging: Wilt u echt afsluiten? (Do you really want to finish?)
2. Hetzelfde scherm "Aanwezigheid" met de kaart wordt geopend en met een knop om te beëindigen — de locatie wordt ook bij het uitgaan geregistreerd.
3. De laatste bevestiging — Weet je zeker dat je de dienst wilt voltooien? (Are you sure you want to complete the shift?)
Twee bevestigingen achter elkaar zijn met opzet gemaakt: een dienst mag niet met een toevallige aanraking worden afgesloten. Na de beëindiging wordt de kaart van de dienst in de lijst van de dag gemarkeerd als Voltooid (Completed), en ernaast verschijnen de afwijkingen — te laat komen en te vroeg weggaan.
Mogelijke problemen en oplossingen
| Probleem | Oorzaak | Oplossing |
|---|---|---|
| De knop Begin dienst is er niet | De dienst is nog niet aangebroken of al beëindigd | De knop verschijnt in het tijdvenster dat door de instellingen van de aanwezigheidsmodule is bepaald |
| De dienst kan niet worden gestart, bovenaan de fout U bevindt zich buiten de locatie | De aanwezigheid controleert de plek, en u bent buiten de werklocatie | Kom naar de werkplek toe: op het scherm ziet u de afstand, de reistijd en de naam van de locatie. De knop laat zich indrukken, maar de registratie gaat niet door zolang u niet binnen de straal bent |
| De locatie wordt niet langer doorgegeven | De machtiging is gegeven als "alleen tijdens gebruik van de app" | Zet hem in de telefooninstellingen om naar "Altijd toestaan" |
| De app werkt anders dan eerder, terwijl er niets is gewijzigd | In het bedrijf is een nieuwe module aangezet, en de machtigingen op de telefoon zijn niet voldoende | Controleer de machtigingen van de app en geef ze allemaal, inclusief de modus "Altijd toestaan" |
| De dienst is begonnen, maar de registratie is niet meegeteld | Het verzoek om locatie op de achtergrond is geweigerd | Geef de machtiging en start de dienst opnieuw |
| De dienst is gemarkeerd als Niet gepland | Buiten het rooster gestart | Zo is het bedoeld: een niet-geplande dienst heeft geen sjabloon, en de locatiecontrole wordt er niet voor uitgevoerd |
| De dienst is van zichzelf afgesloten, terwijl ik niet heb gedrukt | Het venster waarin de dienst nog met de hand kon worden beëindigd, is verstreken | Het venster wordt bepaald door de instelling Hoeveel later kan een medewerker "uitklokken"? (min) in de aanwezigheidsmodule |
| De afwijking wordt met een vreemd getal weergegeven | Bekend weergavegebrek | De waarde is juist, maar wordt zonder afronding uitgevoerd. Ga uit van de balk bovenaan — daar is de notatie "0h 2m" |
Veelgestelde vragen (FAQ)
Vraag: Waarom vraagt de telefoon bij het starten van een dienst om zoveel machtigingen? Antwoord: Het zijn er drie: locatie, fysieke activiteit en toegang tot de locatie op de achtergrond. Verschillende modules gebruiken er verschillende van: de aanwezigheid — de registratie van de plek aan het begin en het einde van de dienst, de controle van werkplek locatie — de verplaatsingen tijdens de dienst. U hoeft niet uit te zoeken wat waarvoor nodig is: geef alle drie.
Vraag: Is het verplicht om toegang "altijd" te geven? Antwoord: Ja. De modus "alleen tijdens gebruik van de app" houdt op te werken zodra de app is geminimaliseerd, en een deel van de gegevens wordt niet vastgelegd.
Vraag: Kan ik vanuit de app op pauze gaan? Antwoord: Ja, tijdens de dienst verschijnt onder de knop om te beëindigen het pauzeblok met de knop Pauze beginnen.
Vraag: Waarom wordt het beëindigen twee keer bevestigd? Antwoord: De eerste vraag is algemeen, de tweede komt al op het scherm met de kaart, na de registratie van de locatie. Zo wordt de dienst niet met een toevallige aanraking afgesloten.
Vraag: Kan ik een dienst starten die niet in het rooster staat? Antwoord: Ja, als niet-geplande diensten zijn toegestaan. Zo'n dienst wordt gemarkeerd als Niet gepland.
Vraag: Wat gebeurt er als ik vergeet de dienst te beëindigen? Antwoord: De dienst sluit zichzelf af, maar op verschillende manieren, afhankelijk van het type. Voor niet-geplande diensten is in de instellingen een maximale duur ingesteld, waarna de dienst automatisch wordt afgesloten. Geplande diensten hebben een venster: de instelling Hoeveel later kan een medewerker "uitklokken"? (min) bepaalt hoeveel minuten na het einde van de dienst deze nog met de hand kan worden afgesloten. Bent u niet op tijd — dan sluit het systeem hem zelf af.
Vraag: Ziet de leidinggevende dat ik mijn dienst ben begonnen? Antwoord: Ja, de status van de dienst is meteen te zien in het rooster en in de rapporten, en bij ingeschakelde meldingen komt er een bericht.