Een werknemer ziet in de app niet hetzelfde als een leidinggevende. Hij heeft geen bedrijfsinstellingen en teambeheer nodig — hij moet zijn eigen diensten kunnen bekijken, het werk starten, vrij vragen en een dienst ruilen met een collega. Dit artikel gaat over wat er juist voor hem beschikbaar is.
Stap-voor-stap instructie
Menu
☰ in de onderste balk opent Werkruimte (Workspace). Bij de werknemer is die kort:
| Groep | Item |
|---|---|
| Kaart bovenaan | Profiel (Profile) en Bedrijf (Company) |
| Plannen (SCHEDULING) | Activiteit (Activity) |
| Persoonlijk (PERSONAL) | Wanneer ik beschikbaar ben (When I am available), Mijn salaris (My salary), Mijn bestanden (My files) |
| Ondersteuning (SUPPORT) | Helpcentrum (Help center) |
De onderdelen Roosters, Geolocatiekaart, Rapporten, Projecten, Werknemers van het bedrijf en Bedrijfsstructuur heeft de werknemer niet — dat zijn onderdelen voor leidinggevenden. Daarentegen is er Mijn salaris, dat de eigenaar niet heeft: zijn eigen bedragen bekijkt de werknemer hier.
Mijn salaris
Mijn salaris (My salary) — een onderdeel dat de eigenaar niet heeft: dit zijn de persoonlijke bedragen van de werknemer. Bovenaan staat de periode, daaronder het overzicht:
| Wat wordt weergegeven | Toelichting |
|---|---|
| Totaal verdiend (Total earned) | Totaal verdiend over de periode |
| Bonus (Bonus) | Toegekende bonussen |
| Behouden (Retention) | Inhoudingen |
| Totaal gewerkt (Total worked) | Gewerkte uren |
| Inclusief dagdiensten (Includes day shifts) / Inclusief nachtdiensten (Includes night shifts) | Uitsplitsing in dag- en nachturen met bedragen |
Bedieningspaneel
Het eerste scherm na het inloggen: de huidige of eerstvolgende dienst, de knop om die te starten en de lijst met eerstvolgende diensten per dag. Het is net zo opgebouwd als bij de leidinggevende, maar toont alleen jouw diensten.
Hoe je een dienst start en beëindigt — in het artikel “Een dienst starten en beëindigen in de mobiele app”.
Rooster
Het tweede pictogram in de onderste balk. Drie weergavemodi:
| Modus | Wat het toont |
|---|---|
| Mijn Diensten (My shifts) | Alleen die van jou |
| Open diensten (Open Shifts) | Die welke in de gemeenschappelijke lijst zijn gezet — die kun je overnemen |
| Alle diensten (All shifts) | De diensten van het hele team |
De knoppen Exporteren (Export) en meer (More), die de leidinggevende heeft, zijn hier niet.
Wat je met je eigen dienst kunt doen
Tik op de dienst — Shiftgegevens (Shift details) wordt geopend. Bij je eigen toekomstige dienst kun je een locatie en labels kiezen en op Opslaan tikken. Bij een dienst uit het verleden is dat er niet.
Het tweede tabblad van de kaart is Bonussen/Boetes/Voorschotten (Bonuses/Penalties/Advances): wat er precies voor deze dienst is toegekend en ingehouden. Is er niets, dan staat dat er ook.
Het belangrijkste zit achter de drie puntjes rechtsboven — die openen Kies een actie (Select action):
| Actie | Wat het doet |
|---|---|
| Verplaats naar Open Shifts (Move to Open Shifts) | De dienst in de gemeenschappelijke lijst zetten, zodat iemand anders die overneemt |
| Verzoek om shift te ruilen (Shift Swap Request) | Een dienst ruilen met een collega |
| Verzoek om dienstwijziging (Shift edit request) | Vragen om de tijd van je eigen dienst te verschuiven |
| Verzoek tot shiftverwijdering (Shift drop request) | De dienst aan een specifieke persoon overdragen |
| Verzoek om een dienst te splitsen (Request to split a shift) | Een deel van de dienst werken en de rest weggeven |
Verplaats naar Open Shifts vraagt om een bevestiging — Weet je het zeker? (Are you sure?), en de dienst gaat naar de gemeenschappelijke lijst.
Verzoek om shift te ruilen opent het scherm Wissel dienst (Swap shift) met een lijst van diensten van anderen: datum, tijd, naam van de collega en naam van het sjabloon. Je kiest met wie je ruilt.
Verzoek om dienstwijziging opent Tijd wijzigen (Change of time): datum, begin- en eindtijd, het veld Bericht (Message) — daarin leg je de reden uit.
Verzoek tot shiftverwijdering opent Dienst overdragen (Transfer shift): Selecteer werknemers (Select employees) en Verzoek verzenden (Send request). Het verschil met open diensten is dat je hier specifieke mensen noemt in plaats van de dienst aan iedereen te geven.
Verzoek om een dienst te splitsen opent Gesplitste dienst (Split shift). Op het scherm staat een hint: splits de dienst om de werktijd te kiezen en stuur de rest naar de open diensten. Met de schuifregelaar stel je het splitspunt in en kies je welk van de twee delen je weggeeft.
Aanvragen
Het derde pictogram in de onderste balk. Twee tabbladen: Nieuw (New) en Archief (Archive). Rechtsonder staat de knop om een aanvraag te maken.
Het formulier Aanvraag maken (Create request) is bij de werknemer korter dan bij de leidinggevende:
| Blok | Veld |
|---|---|
| Verzoektype (Request type) | Soort afwezigheid en of die betaald is |
| Verlofduur (Time off duration) — de hele dag of een deel | |
| Datum en tijd | |
| Bestand bijvoegen (Attach file) — een verklaring of document |
Het eindigt met de knop Versturen (Submit).
Het blok Opties (Options), waarin de leidinggevende kiest voor wie de aanvraag wordt gemaakt en of de diensten naar de open diensten gaan, heeft de werknemer niet: hij maakt een aanvraag alleen voor zichzelf.
Meldingen
Het vierde pictogram. Bij de werknemer heet het scherm Gebeurtenissen (Events) en is het verdeeld in tabbladen: alles, meldingen en aanvragen. Het rode rondje geeft het aantal ongelezen items weer.
Pauzes
Een geplande pauze start je vanuit het bedieningspaneel: tijdens de dienst verschijnt onder de knop om af te ronden een blok met de pauzetijd en de knop Pauze beginnen. Verder gaat alles net als bij de dienst — een scherm met de kaart, een bevestiging, en aan het eind de knop Einde pauze met twee bevestigingen.
Een ongeplande pauze voeg je toe op de dienstkaart, in het onderdeel Pauzes (Breaks), met de knop met het plusteken. Die is beperkt door de instellingen van de module: hoeveel ongeplande pauzes je per dienst kunt nemen en in welk tijdvenster vóór het begin van de pauze de knop überhaupt werkt. Is de limiet verbruikt of duurt het nog lang tot de pauze, dan is de knop er niet of doet die niets.
Genomen pauzes zie je direct daar, in de lijst onder de kop Pauzes.
Helpcentrum
☰ → Ondersteuning (SUPPORT) → Helpcentrum (Help center). Daarin: contact met de ondersteuning, de schakelaar Toegang tot ondersteuning inschakelen (Enable Support Access), artikelen, videolessen en links naar de sociale media van Shifton.
Waarom een werknemer deze knoppen misschien niet heeft
Dit is de meest voorkomende klacht, en de oorzaak is bijna altijd een van twee.
De eerste: de acties staan uit in de instellingen. Alles wat een werknemer met een dienst doet, zet de leidinggevende aan in het rooster — het onderdeel Basisinformatie, tien schakelaars voor zelfbediening. Staan die uit, dan blijft er achter de drie puntjes één item over in plaats van vijf.
| Wat de werknemer mist | Welke schakelaar aanzetten |
|---|---|
| Diensten ruilen | Sta wisselen toestaan |
| Een dienst overdragen | Sta werknemers toe om diensten te laten vallen |
| Naar de open diensten sturen | Sta werknemers toe om diensten naar de lijst met Open Diensten te sturen |
| Een open dienst overnemen | Sta medewerkers toe om diensten over te nemen van de lijst met Open Diensten |
| Een dienst splitsen | Sta werknemers toe om diensten te splitsen |
| Een pauze aanvragen | Sta werknemers toe om pauzes te creëren |
| Eigen dienst | Sta werknemers toe hun eigen diensten te maken |
| Diensten van anderen in het rooster | Sta toe dat werknemers alle diensten zien |
Een deel van de instellingen staat ook op projectniveau — Dienstinstellingen in de projectkaart. Die gelden in één keer voor alle roosters van het project.
De tweede: het rooster is afgelopen. Bij diensten buiten de geldigheidsduur van het rooster zijn er helemaal geen acties — de drie puntjes gaan simpelweg niet open. Controleer de periode van het rooster: ligt die in het verleden, verleng die dan via Schema verkorten/verlengen.
Mogelijke problemen en oplossingen
| Probleem | Oorzaak | Oplossing |
|---|---|---|
| De drie puntjes bij de dienst gaan niet open | Het rooster is afgelopen | De leidinggevende verlengt het rooster via Schema verkorten/verlengen |
| In de lijst met acties staat maar één item | De schakelaars voor zelfbediening staan uit | De leidinggevende zet de nodige aan in de Basisinformatie van het rooster |
| Er is niemand om een dienst mee te ruilen | Er staan geen passende diensten van collega’s in de lijst | Ruilen kan alleen met diensten van andere werknemers van dit rooster. Staat “ruilen alleen binnen dezelfde functie” aan — dan ook alleen met dezelfde functie |
| Er zijn geen open diensten | Niemand heeft iets weggegeven of overnemen is niet toegestaan | Controleer bij de leidinggevende de schakelaar voor het overnemen van open diensten |
| De acties zijn er, maar de aanvraag komt niet door | Bevestiging door de manager staat aan | De aanvraag is naar de leidinggevende gegaan en wacht op goedkeuring — kijk op het tabblad Archief en bij de meldingen |
| Het onderdeel Roosters staat niet in het menu | Zo is het bedoeld | Dat is een onderdeel voor leidinggevenden. Zijn eigen diensten bekijkt de werknemer op het tweede tabblad van de onderste balk |
| Mijn salaris is er niet | De module voor salarisberekening is niet aangesloten | De module wordt aangezet in de bedrijfsinstellingen |
Veelgestelde vragen (FAQ)
Vraag: Wat is het verschil tussen “Verplaats naar Open Shifts” en “Verzoek tot shiftverwijdering”? Antwoord: In het eerste geval gaat de dienst naar de gemeenschappelijke lijst en kan iedereen die daar toestemming voor heeft die overnemen. In het tweede geval noem je specifieke mensen.
Vraag: Kan ik de helft van een dienst werken en de rest weggeven? Antwoord: Ja, daarvoor is er Verzoek om een dienst te splitsen: met de schuifregelaar kies je het splitspunt en geef je aan welk deel naar de open diensten gaat.
Vraag: Waarom heb ik geen ruilknop en mijn collega wel? Antwoord: De instellingen voor zelfbediening worden per rooster afzonderlijk ingesteld. Zitten jullie in verschillende roosters, dan kunnen de sets acties verschillen.
Vraag: Waar komt het antwoord op mijn aanvraag terecht? Antwoord: In Gebeurtenissen en in Archief op het aanvraagscherm. In de aanvraag zelf zit een tabblad met de discussie, waar je met de leidinggevende kunt schrijven.
Vraag: Kan ik een doktersverklaring bij het ziekteverzuim voegen? Antwoord: Ja, met de knop Bestand bijvoegen bij het maken van de aanvraag.
Vraag: Waar bekijk ik mijn salaris? Antwoord: Menu → Mijn salaris. De leidinggevende heeft dit item niet, het is een persoonlijk onderdeel van de werknemer.
Vraag: Kan ik vrij aanvragen voor een collega? Antwoord: Nee. Een aanvraag maak je alleen voor jezelf — in het formulier kun je geen werknemer kiezen.
Vraag: Waar zie ik hoeveel er voor mij is berekend? Antwoord: Menu → Mijn salaris: verdiend over de periode, bonussen, inhoudingen en gewerkte uren, uitgesplitst in dag- en nachturen.
Vraag: Waarom wordt een ongeplande pauze niet toegevoegd? Antwoord: Twee oorzaken. Of de limiet aan ongeplande pauzes per dienst is verbruikt, of het duurt nog te lang tot de pauze — de knop werkt alleen in het tijdvenster dat door de instellingen van de module is bepaald.
Vraag: Waarom start de pauze niet? Antwoord: Een pauze wordt, net als een dienst, via de kaart geregistreerd — de aanwezigheid controleert de locatie. Staat de geolocatie op de telefoon uit, dan doet de knop niets.
Vraag: Waarom kan ik bij een dienst uit het verleden niets wijzigen? Antwoord: De acties zijn alleen beschikbaar bij toekomstige diensten van een geldig rooster.