Een activiteit is een bezigheid binnen een dienst: bellen, e-mail afhandelen, opleiding. De dienst beantwoordt de vraag “wanneer iemand werkt”, de activiteit “waarmee hij in die uren precies bezig is”.
Dit is een aparte module en die werkt samen met de aanwezigheidsregistratie. Is de module niet aangesloten, dan staat het onderdeel helemaal niet in het menu.
Stapsgewijze instructie
Hoe u het opent
☰ → groep Plannen (SCHEDULING) → Activiteit (Activity).
Wat u op het scherm ziet
Een kalender: u ziet welke activiteiten aan u zijn toegewezen en voor welk tijdstip. Een activiteit heeft een eigen naam en een eigen kleur — die in het sjabloon is ingesteld, zodat verschillende bezigheden in één oogopslag van elkaar te onderscheiden zijn.
De activiteit van vandaag is meteen zichtbaar, en die start u ook.
Een activiteit starten en beëindigen
1. Open Activiteit en zoek de activiteit van vandaag op.
2. Druk op de startknop.
3. Druk na afloop op de knop om te beëindigen.
Alles wat de medewerker in de app met een activiteit doet, is deze starten en beëindigen. Er zijn geen checklists, foto’s of opmerkingen binnen een activiteit: dit is geen taak uit de modus voor buitendienstwerk, maar een registratie van waaraan de tijd van de dienst wordt besteed.
Geplande en ongeplande activiteiten
Hier gaat het net als bij diensten: een activiteit kan vooraf zijn ingepland of gaandeweg worden opgepakt.
| Activiteit | Waar deze vandaan komt | Wanneer beschikbaar |
|---|---|---|
| Gepland | De leidinggevende heeft deze vooraf toegewezen | Zichtbaar in de kalender op de eigen dag, u start deze gewoon |
| Ongepland | De medewerker pakt deze zelf op tijdens de dienst | Alleen als dat is toegestaan in de instellingen van de activiteitenmodule |
De toestemming voor ongeplande activiteiten is een instelling van de module zelf, niet van het rooster. Daarin verschillen ze van ongeplande pauzes, die met een schakelaar in het rooster worden ingeschakeld.
En de instelling is eenvoudig: toegestaan of niet. Een getalsmatige limiet, zoals bij ongeplande pauzes, wordt hier niet ingesteld — als ongeplande activiteiten zijn toegestaan, mag u er zoveel oppakken als het werk vraagt. Staan ze uit, dan lukt het niet om een bezigheid boven op de toegewezen activiteiten op te pakken.
Waarom een activiteit soms niet verschijnt
Activiteiten worden toegewezen door de leidinggevende, en niet aan iedereen: in het sjabloon van een activiteit kunnen verplichte vaardigheden worden opgegeven. Het systeem zet mensen met de vereiste vaardigheid op de activiteit, niet zomaar iemand die beschikbaar is. Geen vaardigheid, dan wordt de activiteit niet aan u toegewezen.
De tweede voorwaarde is de dienst. Een activiteit bestaat binnen een dienst en wordt daarom gestart tijdens een gestarte dienst en alleen op de eigen dag.
Waarin een activiteit verschilt van een pauze
Beide registraties horen binnen een dienst thuis, maar ze betekenen iets anders:
| Activiteit | Pauze | |
|---|---|---|
| Wat het betekent | Werk: waarmee iemand precies bezig is | Een onderbreking van het werk |
| Wie het aanmaakt | De leidinggevende wijst deze toe, een ongeplande pakt de medewerker zelf op | Opgenomen in het dienstsjabloon of de medewerker vraagt er zelf om |
| Waar het wordt gestart | Onderdeel Activiteit | Het bedieningspaneel of de dienstkaart |
| Telt het als werktijd | Ja | Hangt af van de instelling “betaald” |
Over pauzes gaat het artikel “Pauze tijdens een dienst”.
Mogelijke problemen en oplossingen
| Probleem | Oorzaak | Oplossing |
|---|---|---|
| Het onderdeel Activiteit staat niet in het menu | De activiteitenmodule is niet aangesloten | De module wordt aangesloten door de eigenaar van het bedrijf en vereist ingeschakelde aanwezigheidsregistratie |
| Er worden geen activiteiten toegewezen | U mist de vaardigheid die in het sjabloon van de activiteit staat | De leidinggevende voegt de vaardigheid toe aan uw profiel of haalt de eis uit het sjabloon |
| De activiteit start niet | Deze is niet voor vandaag of de dienst is niet gestart | U start de activiteit van de huidige dag binnen een gestarte dienst |
| De kalender is leeg | Er is niets aan u toegewezen | Activiteiten worden toegewezen door de leidinggevende; vraag of uw werk onder de activiteitenmodule valt |
| Het lukt niet om een activiteit boven op de toegewezen activiteiten op te pakken | In de instellingen van de module staan ongeplande activiteiten uit | De eigenaar van het bedrijf schakelt ze in bij de instellingen van de activiteitenmodule |
| Ik ben een activiteit gestart, maar de tijd wordt niet geteld | De dienst is niet gestart | Start eerst de dienst en daarna de activiteit |
| Ik ben vergeten de activiteit te beëindigen | De registratie is open blijven staan | Meld het bij de leidinggevende: hij past de activiteit aan zijn kant aan |
Veelgestelde vragen (FAQ)
Vraag: Waarin verschilt een activiteit van een dienst? Antwoord: De dienst is de volledige werktijd. De activiteit is een bezigheid binnen die tijd.
Vraag: Mag ik een activiteit oppakken die niet aan mij is toegewezen? Antwoord: Ja, als in de instellingen van de activiteitenmodule ongeplande activiteiten zijn toegestaan. Zijn ze verboden, dan alleen de activiteiten die de leidinggevende heeft toegewezen.
Vraag: Waarom wordt mij niet de activiteit toegewezen die collega’s doen? Antwoord: In het sjabloon van de activiteit staan verplichte vaardigheden. Zonder de vereiste vaardigheid zet het systeem u niet op deze activiteit.
Vraag: Is er een aparte module nodig? Antwoord: Ja, de activiteitenmodule, en die werkt samen met de aanwezigheidsregistratie.
Vraag: Kan ik een activiteit starten zonder de dienst te hebben gestart? Antwoord: Nee. Een activiteit bestaat binnen een dienst.
Vraag: Wat betekent de kleur van een activiteit in de kalender? Antwoord: De kleur is in het sjabloon ingesteld en dient om verschillende bezigheden in één oogopslag te kunnen onderscheiden.
Vraag: Zijn een activiteit en een pauze hetzelfde? Antwoord: Nee. Een activiteit betekent werk, een pauze een onderbreking daarvan. En ze worden op verschillende plekken gestart.
Vraag: Kan ik in een activiteit vastleggen wat ik precies heb gedaan? Antwoord: Nee, in de app heeft een activiteit alleen een begin en een einde. Checklists en foto’s horen bij de taken van de modus voor buitendienstwerk, niet bij activiteiten.
Vraag: Hoeveel ongeplande activiteiten mag ik per dienst oppakken? Antwoord: Er is geen limiet. Anders dan bij ongeplande pauzes is de instelling bij activiteiten eenvoudig: toegestaan of verboden.