Het tweede pictogram in de onderste balk is de dienstenkalender. De medewerker ziet hier zijn eigen diensten, open diensten die hij kan overnemen, en — als de manager het heeft toegestaan — de diensten van het hele team. Managementknoppen heeft de medewerker op dit scherm niet.
Stap-voor-stap instructie
Drie weergavemodi
Bovenaan staan drie knoppen, en ze veranderen niet alleen de lijst, maar ook de tellers bij de dagen:
| Modus | Wat er wordt weergegeven |
|---|---|
| Mijn Diensten (My shifts) | Alleen uw diensten |
| Open diensten (Open Shifts) | Diensten die op de gemeenschappelijke lijst zijn gezet: ze kunnen worden overgenomen |
| Alle diensten (All shifts) | De diensten van het hele team |
De modus Alle diensten kan ontbreken of leeg zijn: het weergeven van diensten van anderen wordt door de manager ingeschakeld in het rooster en in het project.
Wat er in de kopbalk staat
| Knop | Wat die doet |
|---|---|
| Bijwerken (Update) | Verse gegevens ophalen zonder op het automatisch laden te wachten |
| Filters (Filters) | Selectie van diensten. Het cijfer op het pictogram — hoeveel waarden zijn geselecteerd |
De knoppen Exporteren (Export) en meer (More), die de manager heeft, zijn er voor de medewerker niet: het rooster exporteren en massa-acties zijn managementmogelijkheden.
Hoe een dag is opgebouwd
Onder de weekbalk volgen de dagen. Bij elke dag staan rechts drie pictogrammen met cijfers: twee personen — hoeveel medewerkers er werken, een kalender — hoeveel diensten, een kopje — hoeveel pauzes. Ze rekenen volgens de gekozen modus: bij Mijn Diensten gaat het alleen over u.
Is er die dag niets, dan staat er Geen geplande evenementen vandaag (No Events Planned Today) in plaats van kaarten.
Op de dienstkaart staan de tijd, de duur van de pauze, de naam van het sjabloon en statusmarkeringen: Gestart (Started), Voltooid (Finished), Afwezigheid (Absence). Links staat een gekleurde streep, dat is de kleur van het rooster.
De weekbalk klapt uit naar de maandkalender met de knop Kalender uitklappen (Expand calendar) eronder.
Hoe u een open dienst overneemt
1. Schakel over naar de modus Open diensten.
2. Zoek een dienst op de gewenste dag.
3. Open die en bevestig dat u hem overneemt.
Als bevestiging door de manager in het rooster is ingeschakeld, gaat er een verzoek uit en wordt de dienst na goedkeuring de uwe. Zo niet — direct.
De knop kan helemaal ontbreken: het overnemen van open diensten wordt ingeschakeld met de schakelaar Sta medewerkers toe om diensten over te nemen van de lijst met Open Diensten.
Hoe u zelf een dienst toevoegt
Als de manager het heeft toegestaan, kan de medewerker zelf een dienst inplannen — met de plusknop rechtsonder.
1. Druk op de plus — Voeg dienst toe (Add Shift) opent.
2. Kies Rooster (Schedule). In de lijst staan alleen de roosters die op de gekozen datum gelden.
3. Kies Sjabloon (Template) — een kant-en-klaar dienstsjabloon of Aangepaste shift (Custom shift).
4. Stel datum, begin- en eindtijd en de duur van de pauze in.
5. Druk op Opslaan (Save).
Een veld om een medewerker te kiezen is er in het formulier niet: de dienst wordt op uw naam gezet. Verder hangt het af van de roosterinstellingen — of de dienst staat er direct, of hij gaat als verzoek weg en de app antwoordt: Uw verzoek om een shift aan te maken is geaccepteerd en zal spoedig door de manager worden verwerkt (Your request to create a shift has been accepted and will be processed by the manager shortly).
Overlappingen staat de app niet toe. Hebt u op dat tijdstip al een dienst, dan wordt het opslaan geannuleerd met de melding De actie is geannuleerd vanwege een overlapping met een andere shift (The action was canceled due to an overlap with another shift).
Wat u kunt doen met een dienst die er al staat
Een tik op de kaart opent Shiftgegevens (Shift details): bedrijf, project, rooster. Bij uw toekomstige dienst kunt u Locatie (Location) en Merken (Marks) wijzigen en op Opslaan drukken. Het drie-puntjesmenu rechtsboven opent de acties — ruilen, overdragen, naar open diensten sturen, tijd wijzigen en splitsen.
Meer daarover in het artikel “Acties met een dienst: ruilen, overdragen, open diensten en splitsen”.
Mogelijke problemen en oplossingen
| Probleem | Oorzaak | Oplossing |
|---|---|---|
| Ik zie alleen mijn eigen diensten | De modus Mijn Diensten is gekozen | Schakel over naar Alle diensten. Werkt de schakelaar niet, dan is het weergeven van diensten van anderen uitgeschakeld in het rooster |
| Alle diensten is leeg | Verbod op rooster- of projectniveau | De manager schakelt Sta toe dat werknemers alle diensten zien in |
| Er zijn geen open diensten | Niemand heeft iets weggegeven of overnemen is verboden | De schakelaar Sta medewerkers toe om diensten over te nemen van de lijst met Open Diensten is nodig |
| De plusknop ontbreekt | Het maken van eigen diensten is uitgeschakeld | De schakelaar Sta werknemers toe hun eigen diensten te maken is nodig |
| Het raster is leeg, terwijl er wel diensten zijn | Er staat een filter aan | Kijk naar het cijfer op het filterpictogram en zet de selectie terug |
| De roosterkiezer is leeg | Geen enkel rooster geldt op de gekozen datum | Kies een andere datum of vraag de manager het rooster te verlengen |
| De dienst wordt niet opgeslagen | Overlapping in tijd met een andere dienst | Wijzig de tijd of de datum |
| De dienst is na het opslaan niet verschenen | Hij is als verzoek ter goedkeuring weggegaan | Wacht op het besluit: het komt in Gebeurtenissen en in het Archief met verzoeken |
| Wijzigingen van de manager zijn niet te zien | De gegevens zijn eerder geladen | Druk op Bijwerken |
| De knoppen Exporteren en meer ontbreken | Dat is de bedoeling | Dat zijn managementknoppen, de medewerker heeft die niet |
Veelgestelde vragen (FAQ)
Vraag: Wat is het verschil tussen dit scherm en het rooster bij de manager? Antwoord: De set knoppen. De medewerker heeft geen export en massa-acties, en de gegevens zijn alleen van hem en, als het is toegestaan, van het team.
Vraag: Wat zijn open diensten? Antwoord: Diensten die op de gemeenschappelijke lijst zijn gezet. Iedereen die dat volgens de instellingen mag, kan ze overnemen.
Vraag: Kan ik zelf een dienst inplannen? Antwoord: Ja, als de manager die mogelijkheid heeft ingeschakeld. De dienst wordt op uw naam gezet en kan ter goedkeuring weggaan.
Vraag: Waarom zie ik de diensten van collega’s niet? Antwoord: Het weergeven van diensten van anderen wordt apart ingeschakeld — in de instellingen van het rooster en van het project.
Vraag: Wat betekenen de drie cijfers bij een datum? Antwoord: Hoeveel medewerkers er die dag werken, hoeveel diensten en hoeveel pauzes. Ze worden volgens de gekozen modus berekend.
Vraag: Kan ik de hele maand bekijken? Antwoord: Ja, met de knop Kalender uitklappen onder de weekbalk.
Vraag: Waarom kan ik geen dienst op de gewenste datum inplannen? Antwoord: Op die datum geldt geen enkel rooster. Het rooster wordt door de manager verlengd.
Vraag: Ik heb een open dienst overgenomen — is hij direct de mijne? Antwoord: Als bevestiging door de manager in het rooster is ingeschakeld, gaat er eerst een verzoek uit. Anders wordt de dienst direct de uwe.