Een dienst in de app is geen vonnis. Als u niet kunt komen, kunt u de dienst op de gemeenschappelijke lijst zetten, ruilen met een collega, overdragen aan een specifieke persoon, om een andere tijd vragen of maar een deel werken. Dat alles doet u vanaf uw telefoon, achter één drie-puntjesmenu.
De rechten voor deze acties geeft de manager in de roosterinstellingen, daarom verschilt de set opties per medewerker. Hebt u er minder — zie het onderdeel “Waarom er geen acties zijn” aan het einde van dit artikel.
Stap-voor-stap instructie
Waar u de acties vindt
Open Rooster (het tweede pictogram in de onderste balk) en tik op uw dienst — dan opent Shiftgegevens (Shift details). Rechtsboven staat een drie-puntjesmenu: het opent het paneel Kies een actie (Select action).
| Actie | Wanneer het nuttig is |
|---|---|
| Verplaats naar Open Shifts (Move to Open Shifts) | U kunt niet komen en het maakt niet uit wie u vervangt |
| Verzoek om shift te ruilen (Shift Swap Request) | U wilt van dienst ruilen met een collega |
| Verzoek om dienstwijziging (Shift edit request) | U komt wel, maar op een ander tijdstip |
| Verzoek tot shiftverwijdering (Shift drop request) | U weet precies wie u vervangt |
| Verzoek om een dienst te splitsen (Request to split a shift) | U werkt een deel van de dienst en geeft de rest weg |
De eerste vier opties zijn verzoeken, en zij volgen verschillende wegen.
Ruilen en overdragen gaan via de collega: eerst de toestemming van degene aan wie u de dienst aanbiedt, en pas daarna, als bevestiging door de manager in het rooster is ingeschakeld, het besluit van de manager. Zolang de collega niet heeft toegestemd, gaat het verzoek niet verder en verandert er niets.
Tijd wijzigen en splitsen zijn alleen aan de manager gericht. Naar open diensten sturen werkt direct als bevestiging is uitgeschakeld.
Verplaats naar open diensten
De dienst gaat naar de gemeenschappelijke lijst, en iedereen die dat volgens de instellingen mag, kan hem overnemen.
1. Drie-puntjesmenu → Verplaats naar Open Shifts.
2. De app vraagt Weet je het zeker? (Are you sure?) — bevestig.
3. De dienst verdwijnt uit uw diensten en verschijnt in de modus Open diensten (Open Shifts) op het roosterscherm.
Zolang niemand de dienst heeft overgenomen, blijft hij van niemand: in de dagteller geldt hij als dienst, maar er staat geen medewerker achter.
Diensten ruilen
1. Drie-puntjesmenu → Verzoek om shift te ruilen.
2. Het scherm Wissel dienst (Swap shift) opent met een lijst van diensten van collega’s: datum, tijd, naam en naam van het sjabloon.
3. Kies de dienst waarnaar u wilt ruilen en verstuur het verzoek.
4. Wacht op het antwoord van de collega: het verzoek komt bij hem terecht, en zonder zijn toestemming gaat de ruil niet door.
5. Als bevestiging door de manager in het rooster is ingeschakeld, gaat het verzoek na de toestemming van de collega naar de manager.
In de lijst staan alleen die diensten waarmee ruilen überhaupt mogelijk is: diensten van andere medewerkers van hetzelfde rooster. Als de manager ruilen alleen binnen de functie heeft ingeschakeld, blijven alleen collega’s met uw functie over.
De tijd van een dienst wijzigen
1. Drie-puntjesmenu → Verzoek om dienstwijziging.
2. Tijd wijzigen (Change of time) opent: datum, begintijd, eindtijd.
3. Leg in het veld Bericht (Message) de reden uit — de manager ziet die samen met het verzoek.
4. Verstuur.
De dienst blijft de uwe: alleen de uren veranderen, en alleen na goedkeuring.
Een dienst overdragen
1. Drie-puntjesmenu → Verzoek tot shiftverwijdering.
2. Dienst overdragen (Transfer shift) opent.
3. Vink in Selecteer werknemers (Select employees) aan aan wie u de dienst aanbiedt — dat kunnen meerdere personen zijn.
4. Verzoek verzenden (Send request).
5. Wacht tot een van hen toestemt: zonder toestemming blijft de dienst de uwe.
Het verschil met open diensten: hier noemt u concrete personen in plaats van de dienst aan iedereen te geven. Het verzoek komt precies bij hen terecht, en pas nadat iemand heeft toegestemd gaat het verder — naar de manager, als die moet bevestigen.
Een dienst splitsen
Handig als u een deel van de dienst kunt werken.
1. Drie-puntjesmenu → Verzoek om een dienst te splitsen.
2. Gesplitste dienst (Split shift) opent met een aanwijzing: splits de dienst om uw werktijd te kiezen en de rest naar de open diensten te sturen.
3. Stel met de schuifregelaar het splitspunt in.
4. Kies welk van de twee delen voor u blijft en welk naar de open diensten gaat.
5. Verstuur het verzoek.
Wat u in de kaart zelf kunt wijzigen
Naast het drie-puntjesmenu zijn er op uw toekomstige dienst twee velden beschikbaar: Locatie (Location) en Merken (Marks) in het blok Details (Details), daaronder Opslaan (Save). Bij een verstreken dienst zijn deze velden er niet.
Het tweede tabblad van de kaart is Bonussen/Boetes/Voorschotten (Bonuses/Penalties/Advances): wat er precies voor deze dienst is toegekend en ingehouden.
Waar het antwoord komt
De antwoorden komen in Gebeurtenissen (Events) — het vierde pictogram in de onderste balk — en in Archief (Archive) op het verzoekenscherm. Bij ruilen en overdragen zijn er twee antwoorden: eerst van de collega, daarna van de manager, als die bevestigt. Binnen het verzoek zelf zit een tabblad voor overleg: daar kunt u met de manager berichten uitwisselen zonder het verzoek te verlaten.
Waarom er geen acties zijn
Dit is de meest voorkomende klacht, en de oorzaak is bijna altijd een van twee.
De eerste: de acties zijn uitgeschakeld in de roosterinstellingen. Elke actie wordt met een aparte schakelaar ingeschakeld — de manager doet dat in het onderdeel Basisinformatie van het rooster. Zijn ze uitgeschakeld, dan blijft achter het drie-puntjesmenu één optie over in plaats van vijf.
| Wat er ontbreekt | Welke schakelaar nodig is |
|---|---|
| Diensten ruilen | Sta wisselen toestaan |
| Een dienst overdragen | Sta werknemers toe om diensten te laten vallen |
| Naar open diensten sturen | Sta werknemers toe om diensten naar de lijst met Open Diensten te sturen |
| Een open dienst overnemen | Sta medewerkers toe om diensten over te nemen van de lijst met Open Diensten |
| Een dienst splitsen | Sta werknemers toe om diensten te splitsen |
| Eigen dienst | Sta werknemers toe hun eigen diensten te maken |
| Diensten van anderen in het rooster | Sta toe dat werknemers alle diensten zien |
Een deel van dezelfde instellingen staat in de projectkaart, in het blok met dienstinstellingen: die gelden meteen voor alle roosters van het project.
De tweede: het rooster is verlopen. Bij diensten buiten de geldigheidsperiode van het rooster zijn er helemaal geen acties — het drie-puntjesmenu opent niet. De manager moet het rooster verlengen.
Er is nog een derde, zeldzamere: de dienst is al begonnen of begint heel binnenkort. Een dienst een half uur voor aanvang weggeven staat de app niet toe.
Mogelijke problemen en oplossingen
| Probleem | Oorzaak | Oplossing |
|---|---|---|
| Het drie-puntjesmenu opent niet | Het rooster is verlopen of de dienst is al begonnen | Vraag de manager het rooster te verlengen; de acties werken bij toekomstige diensten |
| Er staat één optie in de lijst in plaats van vijf | De schakelaars voor zelfservice zijn uitgeschakeld | De manager schakelt de benodigde in bij Basisinformatie van het rooster |
| Er is niemand om mee te ruilen | Er staan geen geschikte diensten in de lijst | Ruilen kan alleen met diensten van collega’s uit dit rooster, en bij de instelling “binnen de functie” — met dezelfde functie |
| Ruil of overdracht is verstuurd, maar er gebeurt niets | We wachten op het antwoord van de collega — zonder zijn toestemming gaat het verzoek niet verder | Herinner de collega eraan: het verzoek ligt bij hem in zijn verzoeken |
| Het verzoek is verstuurd, maar de dienst is niet gewijzigd | Bevestiging door de manager staat aan | Wacht op het besluit: het komt in Gebeurtenissen en in Archief |
| De dienst is teruggegeven | De manager heeft het verzoek afgewezen | De reden van afwijzing komt samen met het antwoord — bekijk het overleg binnen het verzoek |
| Open diensten is leeg | Niemand heeft iets weggegeven of overnemen is verboden | Controleer bij de manager de schakelaar voor het overnemen van open diensten |
| Splitsen is niet beschikbaar | Uitgeschakeld in het rooster | De schakelaar Sta werknemers toe om diensten te splitsen is nodig |
Veelgestelde vragen (FAQ)
Vraag: Wat is het verschil tussen naar open diensten sturen en een dienst overdragen? Antwoord: In het eerste geval gaat de dienst naar de gemeenschappelijke lijst en neemt iedereen die dat wil hem over. In het tweede noemt u concrete personen, en het verzoek komt precies bij hen terecht.
Vraag: Kan ik de helft van een dienst werken en de rest weggeven? Antwoord: Ja, dat is Verzoek om een dienst te splitsen: met de schuifregelaar kiest u het splitspunt en geeft u aan welk deel naar de open diensten gaat.
Vraag: Moet ik altijd op goedkeuring wachten? Antwoord: Bij ruilen en overdragen — altijd: eerst is de toestemming nodig van de collega aan wie u de dienst aanbiedt. Daarna beslist ook de manager, als bevestiging door de manager in het rooster is ingeschakeld. Naar open diensten sturen werkt direct als bevestiging is uitgeschakeld.
Vraag: Mijn collega reageert niet op mijn ruilverzoek — wat nu? Antwoord: Zolang hij niet heeft toegestemd, gaat het verzoek nergens naartoe en blijft de dienst de uwe. Herinner hem eraan: het verzoek ligt bij hem in het onderdeel met verzoeken. Of annuleer het verzoek en bied de dienst aan iemand anders aan.
Vraag: Waarom heb ik geen ruilknop en mijn collega wel? Antwoord: De instellingen worden per rooster afzonderlijk bepaald. Zit u in verschillende roosters, dan verschillen de sets acties.
Vraag: Kan ik mijn eigen verzoek annuleren? Antwoord: Ja, open het verzoek op het verzoekenscherm — daar staat Verzoek annuleren (Cancel request).
Vraag: Wie ziet mijn bericht bij een verzoek om de tijd te wijzigen? Antwoord: De manager die over het verzoek beslist. Het bericht komt samen met het verzoek.
Vraag: Wat gebeurt er met de dienst als niemand hem uit de open diensten overneemt? Antwoord: Hij blijft in de lijst met open diensten staan. De manager kan hem handmatig aan iemand toewijzen of automatisch verdelen.
Vraag: Kan ik de locatie van mijn dienst wijzigen? Antwoord: Ja, bij een toekomstige dienst staan in het blok Details de velden voor locatie en merken; druk na de wijziging op Opslaan.