Iemand aan het bedrijf toevoegen, rechten geven, een uitnodiging versturen, de functie en de urennorm wijzigen — dat alles doet u vanaf de telefoon. Voorheen kon het team alleen in de browser worden beheerd.
Het onderdeel is toegankelijk voor de leidinggevende, de beheerder en de eigenaar.
Stapsgewijze instructie
Hoe openen
☰ → groep Team (TEAM) → Werknemers van het bedrijf (Company employees).
Op de kaart van elke medewerker: foto of initialen, naam, rechtenniveau, telefoon, e-mail en de status van de uitnodiging — Uitnodiging in behandeling (Invite pending) in oranje of Uitnodiging geaccepteerd (Invite accepted) in groen. Bij de niet-bevestigde staat ernaast de knop Uitnodiging opnieuw verzenden (Resend invite).
Bovenaan staan drie knoppen: zoeken op naam, Filter op project (Filter by project) en Importeer Medewerkers (Import Employees). Rechtsonder staat een blauwe knop met een plusteken — toevoegen.
Een medewerker toevoegen
Druk op +. Dan opent het formulier Medewerker toevoegen (Add employee) met drie blokken.
Persoonlijke informatie (Personal information)
| Veld | Beschrijving |
|---|---|
| Voornaam (First name) | Voornaam van de medewerker |
| Achternaam (Last name) | Achternaam |
| Telefoonnummer (Phone number) | Telefoon met landcode |
| e-mail (E-mail) | E-mailadres |
Onder het formulier staat de hint Telefoon of e-mail vereist (Phone or email required) — één van de twee is genoeg, maar zonder uitnodiging per e-mail kan de medewerker geen wachtwoord voor zichzelf aanmaken.
Werkinstellingen (Work settings)
| Veld | Beschrijving |
|---|---|
| Personeelsnummer (Personnel Number) | Intern nummer van de medewerker, daarop kunt u de lijst handig sorteren en gegevens naar andere systemen exporteren |
| Maandtarief van uren, % (Monthly rate of hours, %) | Aandeel van een volledige betrekking. Standaard 100 |
| Selecteer een functie (Select a position) | Functie uit de bedrijfsstructuur. Daaraan wordt het tarief ontleend, als de tarieven per functie zijn ingesteld |
Plannen (Scheduling)
| Veld | Beschrijving |
|---|---|
| Project (Project) | In welk project toevoegen |
| Rooster (Schedule) | In welk rooster plaatsen |
| Voeg werknemer toe vanaf (Add employee starting from) | Vanaf welke datum de persoon als werkend geldt |
De schakelaar Stuur uitnodiging (Send invite) bepaalt of de e-mail meteen uitgaat. Alles wordt afgesloten met de knop Opslaan (Save).
Hier het belangrijkste: het formulier dekt alle drie de verplichte stappen in één keer — de persoon aanmaken, aan een project toevoegen en in een rooster plaatsen. Slaat u het project of het rooster over, dan wordt de medewerker wel aangemaakt, maar verschijnt hij niet in het raster.
Rechten wijzigen
Het rechtenniveau wijzigt u rechtstreeks in de lijst met medewerkers: ernaast staat een pijl naar beneden, druk erop en kies een ander niveau. U hoeft de kaart van de medewerker daarvoor niet te openen.
| Niveau | Wat het geeft |
|---|---|
| Werknemer (Employee) | Eigen rooster, eigen aanvragen, eigen beschikbaarheid |
| Beheerder (Administrator) | Beheer van medewerkers, modules en roosters van het hele bedrijf |
Dit zijn rechten in het bedrijf, en ze worden hier ingesteld, in de lijst met medewerkers. Los daarvan heeft iemand een rol in het project: Medewerkers (Employees), Managers (Managers) of Kijkers (Viewers) — die wordt in de instellingen van het project zelf toegekend, niet hier. Manager is een rol in het project, geen rechtenniveau; een beheerder wordt in een project niet aangesteld.
Volledige toegang, inclusief de bedrijfsinstellingen en de financiën, heeft alleen de eigenaar.
De kaart van de medewerker: zes tabbladen
Op de kaart drukken opent Bewerk medewerker (Edit employee), en dat is niet één formulier, maar zes tabbladen. De tabbladenbalk schuift zijwaarts, daarom ziet u de laatste niet direct.
| Tabblad | Wat erin zit |
|---|---|
| Algemene informatie (General info) | Persoonsgegevens, werkinstellingen, vaardigheden, kleur, eigen werkdagen en rechten |
| Beschikbaarheid (Availability) | Wanneer de medewerker bereid is te werken, per dag |
| Projecten (Projects) | In welke projecten hij zit en met welke rol |
| Notities (Notes) | Aantekeningen over de medewerker met periode en zichtbaarheid |
| Bestanden (Files) | Documenten die aan de persoon zijn gekoppeld |
| Vakanties (Vacations) | Vakantielimieten per periode en de beweging van het saldo |
Algemene informatie is het langste tabblad, u moet het doorscrollen. Op volgorde: Persoonlijke informatie (Personal information) met voornaam, achternaam, telefoon en e-mail; Werkinstellingen (Work settings) met personeelsnummer, functie en maandtarief van uren; Vaardigheden (Skills); Medewerkerskleur (Employee color) — daarmee wordt de persoon op de geolocatiekaart en in het rooster gemarkeerd; Persoonlijke instellingen voor werkdagen van de medewerker met vinkjes ma–zo en de schakelaar Persoonlijke instellingen meenemen; en onderaan Machtigingen (Permissions) — Werknemersrechten (Employee rights) en Toegang tot activiteitslogboeken (Access to activity logs).
Beschikbaarheid toont hetzelfde beeld dat de medewerker zelf ziet in het onderdeel “Wanneer ik beschikbaar ben”: de week per dag, wisselen van week en Kalender uitklappen. Waar de persoon niets heeft aangegeven, staat Beschikbaarheid niet gespecificeerd (Availability not specified).
Projecten — de lijst met projecten van de medewerker met zijn rol in elk daarvan, de knop Toevoegen aan project (Add to project) en Aan planning toevoegen (Add to schedule). Vanaf hier wordt iemand aan het werk gekoppeld, zonder de kaart te verlaten.
Notities — de knop Maak een notitie (Create a note) en de lijst met aantekeningen. Een notitie heeft een geldigheidsperiode en zichtbaarheid: Alleen managers en beheerders (Only managers and administrators). Dit is de plek voor interne opmerkingen die de medewerker zelf niet hoort te zien.
Bestanden — de documenten van deze persoon, de knop Bestanden uploaden (Upload). Zolang die er niet zijn, staat er Geen gegevens (No data).
Vakanties — het tabblad waarvoor de kaart het vaakst wordt geopend. Het bestaat uit drie delen:
| Deel | Wat het instelt |
|---|---|
| Toegestane vakantieoverschrijding (Permissible vacation overrun) | Met hoeveel dagen de medewerker in de min mag gaan. Wordt opgeslagen met de knop Opslaan |
| Vakantie-instellingen (Vacation settings) | Perioden met een limiet: begin, einde en Vakantielimiet per jaar. Worden toegevoegd met de knop Vakantie-instelling toevoegen |
| Wijziging in vakantie saldo (Change in vacation balance) | Handmatige bijboekingen en afboekingen: datum, waarde met teken en opmerking. De knop Vakantiemutatie toevoegen |
Er kunnen meerdere perioden achter elkaar zijn — bijvoorbeeld met limiet 0, daarna 24, daarna 50 dagen per jaar: zo is te zien hoe de voorwaarden van iemand zijn veranderd. In de beweging van het saldo betekent het minteken een afboeking.
Importeren als lijst
De knop Importeer Medewerkers bovenaan laadt er in één keer veel in met een bestand. Importeren zonder e-mailadressen is mogelijk, maar naar zulke medewerkers gaan geen uitnodigingen — die moeten later worden toegevoegd.
Mogelijke problemen en oplossingen
| Probleem | Oorzaak | Oplossing |
|---|---|---|
| De medewerker is aangemaakt, maar staat niet in het rooster | Project of rooster overgeslagen in het formulier voor toevoegen | Open de kaart en vul het blok Plannen in |
| De uitnodiging komt niet aan | De e-mail zit in de spam of het telefoonnummer van het bedrijf is niet bevestigd | Controleer de spam, druk op Uitnodiging opnieuw verzenden, bevestig het nummer in het profiel |
| Wit scherm bij de medewerker tijdens de activering | Dit e-mailadres is al in gebruik bij een ander account | Verwijder het oude account met dit adres |
| Aangemaakt zonder e-mail en telefoon | Het formulier vraagt om minstens één van de twee | Vul telefoon of e-mail in — anders werkt de opslaanknop niet |
| Een ontslagen medewerker bleef in het rooster staan | Zo is het bedoeld | Vroegere diensten en betalingsgegevens blijven bewaard, naast de naam staat een markering over verwijdering |
| Het lukt niet om een beheerder in het project aan te stellen | Zo’n rol bestaat niet in een project | Beheerder is een rechtenniveau in het bedrijf; in een project worden werknemer, manager en kijker aangesteld |
Veelgestelde vragen (FAQ)
Vraag: Kan een medewerker worden aangemaakt en direct in een rooster worden geplaatst? Antwoord: Ja, het formulier voor toevoegen doet dat in één keer: het blok Plannen stelt het project, het rooster en de startdatum in.
Vraag: Wat is een personeelsnummer? Antwoord: Het interne nummer van de medewerker. Daarop kunt u de lijst handig sorteren en gegevens naar andere systemen exporteren.
Vraag: Waarom is de maandelijkse urennorm in procenten? Antwoord: Zo wordt deeltijd ingesteld: 50 % betekent de helft van de maandnorm.
Vraag: Kan een medewerker zonder e-mailadres worden toegevoegd? Antwoord: Aanmaken kan, als er een telefoon is opgegeven. Maar de uitnodiging gaat alleen naar e-mail.
Vraag: Hoe wijzig ik snel de rechten van een medewerker? Antwoord: Met de pijl naast het rechtenniveau rechtstreeks in de lijst, u hoeft de kaart niet te openen.
Vraag: Waarin verschilt een manager van een beheerder? Antwoord: Manager is een rol binnen een project: de roosters en aanvragen van dat project. Beheerder is een rechtenniveau voor het hele bedrijf.
Vraag: Wat gebeurt er met de gegevens van een ontslagen medewerker? Antwoord: Diensten en betalingsgegevens blijven in de rapporten staan, en de medewerker zelf wordt als verwijderd gemarkeerd.