De documenten van het bedrijf en uw eigen documenten opent u rechtstreeks vanaf de telefoon: contracten, instructies, roosters, scans. Vroeger stonden de bestanden alleen in de webversie.
Er zijn twee onderdelen en ze overlappen elkaar niet: Mijn bestanden zijn uw persoonlijke documenten, Bedrijfsbestanden zijn de gedeelde.
Stapsgewijze instructie
Hoe u het opent
☰ → groep Persoonlijk (PERSONAL) → Mijn bestanden (My files) of Bedrijfsbestanden (Company files).
Wat er wordt getoond
Bovenaan staat een teller: hoeveel bestanden er zijn en hoeveel ruimte ze innemen. Daaronder staat de lijst, in elke regel:
| Wat er wordt getoond | Toelichting |
|---|---|
| Naam van het bestand | Zoals het is geüpload |
| Type | PDF, XLSX, PNG, JPEG en andere |
| Grootte | Het gewicht van het bestand |
| Datum | Wanneer het is geüpload |
| Wie het heeft geüpload | In de bedrijfsbestanden — de naam van de medewerker |
Een bestand uploaden
Rechtsonder staat een knop met een plusteken. Die biedt drie bronnen:
| Bron | Wat het pakt |
|---|---|
| Galerij (Gallery) | Een afbeelding uit de galerij van de telefoon |
| Camera (Camera) | Meteen een foto maken — handig voor scans en foto’s van documenten |
| Browse files | Elk bestand uit het geheugen van het apparaat |
Waarin de onderdelen verschillen
Mijn bestanden zijn documenten die persoonlijk aan u zijn gekoppeld. U en de beheerder zien ze in uw profiel.
Bedrijfsbestanden is een gedeeld archief: u ziet wie het document wanneer heeft geüpload. Dit is een aparte betaalde module, die met een vast bedrag per maand wordt betaald en niet per medewerker.
Mogelijke problemen en oplossingen
| Probleem | Oorzaak | Oplossing |
|---|---|---|
| Het onderdeel Bedrijfsbestanden ontbreekt | De bestandenmodule is niet aangesloten | Sluit die aan in Bedrijf → Modules |
| Het bestand gaat niet open | Op de telefoon staat geen app voor dit type | Download het bestand en open het met een passend programma |
| In Mijn bestanden zijn de bestanden van anderen niet te zien | Zo is het bedoeld | Dit is een persoonlijk onderdeel. Gedeelde documenten staan in Bedrijfsbestanden |
| Het lukt niet om een groot bestand te uploaden | Beperking op de grootte | Verklein het bestand of upload het vanuit de webversie |
| Er moet een papieren document worden bijgevoegd | Er is geen scanner bij de hand | De uploadknop → Camera, fotografeer het rechtstreeks in de app |
| Het bestand is door iemand anders geüpload en moet weg | Onvoldoende rechten | Het verwijderen van gedeelde bestanden is beschikbaar voor de beheerder en de eigenaar |
Veelgestelde vragen (FAQ)
Vraag: Waarin verschillen “Mijn bestanden” van “Bedrijfsbestanden”? Antwoord: Het eerste zijn uw persoonlijke documenten, het tweede is het gedeelde archief van het bedrijf.
Vraag: Is er een aparte module nodig? Antwoord: Voor de bedrijfsbestanden wel, en die wordt met een vast bedrag per maand betaald.
Vraag: Wie ziet mijn persoonlijke bestanden? Antwoord: U en de beheerder — ze liggen in uw medewerkersprofiel.
Vraag: Welke bestandstypen worden ondersteund? Antwoord: De gewone kantoor- en grafische typen — tekst, afbeeldingen, PDF, spreadsheets.
Vraag: Is te zien wie het document heeft geüpload? Antwoord: In de bedrijfsbestanden staat naast de vermelding de medewerker.
Vraag: Kan een bestand vanaf de telefoon worden geüpload? Antwoord: Ja, met de knop met het plusteken: uit de galerij, met de camera of door een bestand uit het geheugen te kiezen.
Vraag: Hoeveel ruimte nemen de bestanden in? Antwoord: Het totale volume wordt getoond door de teller bovenaan de lijst.