Een aangemaakt rooster wijzigt u rechtstreeks in de app: naam, zelfbedieningsinstellingen, samenstelling van het team, periode, tarieven, werklastprognose. Er is ook iets wat de webversie niet heeft — het rooster opnieuw opbouwen volgens de bijgewerkte regels.
Roosters kunnen worden bewerkt door de leidinggevende, de beheerder en de eigenaar van het bedrijf.
Stapsgewijze instructie
Hoe openen
☰ → Roosters (Schedules) → Roosters → druk op het gewenste rooster in de lijst. Dan opent een scherm met zes onderdelen.
| Onderdeel | Wat het wijzigt |
|---|---|
| Hoofdinformatie (Main information) | Naam, kleur, weekbediening en zelfbedieningsinstellingen |
| Medewerkers (Employees) | Samenstelling: wie aan het rooster toevoegen, wie eruit halen |
| Schema verkorten/verlengen (Reduce/extend schedule) | Periode: verlengen of verkorten |
| Benodigde werklast (Load demand) | Werklastprognose — hoeveel diensten er in elk tijdvak nodig zijn |
| Geplande teamleden (Scheduled team members) | Basistarief voor iedereen die in dit rooster zit |
| Herconfiguratie van het rooster (Rebuild schedule) | Het rooster opnieuw genereren volgens de bijgewerkte regels |
Hoofdinformatie: wat de medewerker zelf mag doen
Behalve de naam, de kleur en het type weekbediening staan hier alle zelfbedieningsschakelaars bij elkaar — dat wat de medewerker zelf met zijn eigen diensten mag doen. Er zijn er tien, in vijf groepen.
Dit is niet het rechtenniveau in het bedrijf: werknemer, beheerder of eigenaar wordt iemand op zijn eigen kaart, en dat geldt overal. De schakelaars hieronder gelden alleen binnen dit rooster, daarom kan het ruilen van diensten in het ene rooster zijn toegestaan en in het andere niet.
| Groep | Schakelaar | Wat het toestaat |
|---|---|---|
| Zichtbaarheid (Visibility) | Sta toe dat werknemers alle diensten zien | De diensten van het hele team zien, niet alleen de eigen |
| Diensten ruilen (Shift exchange) | Sta wisselen toestaan (Allow shift swapping) | Diensten ruilen met collega’s |
| Met bevestiging van de manager (With manager confirmation) | Het ruilen gaat alleen door na goedkeuring van de leidinggevende | |
| Ruil diensten van dezelfde positie om (Swap shifts with the same position) | Alleen ruilen met dezelfde functie | |
| Open diensten (Free shifts) | Sta toe dat werknemers diensten naar de lijst met open diensten sturen (Allow employees to send shifts to the open shift list) | De eigen dienst afstaan aan de lijst met open diensten |
| Sta toe dat werknemers diensten uit de lijst met open diensten nemen (Allow employees to take shifts from the Open Shifts list) | Diensten uit de lijst met open diensten nemen | |
| Werknemersverzoeken (Employee requests) | Sta toe dat werknemers hun eigen diensten aanmaken (Allow employees to create their own shifts) | Voor zichzelf diensten aanmaken |
| Sta toe dat werknemers pauzes aanmaken (Allow employees to create breaks) | Pauzes aanmaken | |
| Sta toe dat werknemers diensten afstaan (Allow employees to drop shifts) | Een dienst opgeven | |
| Anders | Sta toe dat werknemers pauzes ruilen tussen verschillende dienstsjablonen (Allow employees to swap breaks between different shift templates) | Pauzes ruilen tussen verschillende dienstsjablonen |
| Sta toe dat werknemers diensten splitsen (Allow employees to split shifts) | Een dienst in delen splitsen |
De wijzigingen worden van kracht na de knop Opslaan (Save).
Medewerkers: wie toevoegen en wie eruit halen
Het onderdeel bestaat uit drie velden.
| Veld | Wat het doet |
|---|---|
| Voeg werknemers toe aan het rooster (Add employees to schedule) | Keuze van de mensen die in dit rooster moeten worden geplaatst |
| Voeg werknemer toe vanaf (Add employee starting from) | Datum vanaf wanneer iemand in het rooster komt. Niet vanaf het begin van de periode, maar vanaf de gekozen dag |
| Werknemers verwijderen (Remove employees) | Iemand uit het rooster halen zonder hem uit het bedrijf te verwijderen |
Het veld met de datum is dat waarvoor men hier het vaakst komt: een nieuwe persoon is halverwege de maand begonnen, en diensten heeft hij niet vanaf de eerste nodig.
De periode verkorten of verlengen
Het scherm heet Planning aanpassen (Schedule resizing), bovenaan staat de huidige periode.
| Veld | Opties |
|---|---|
| Actie (Action) | Rooster uitbreiden (Extend schedule) of Planning verkorten (Shorten schedule) |
| Wijzig type (Change type) | Bijvoorbeeld Uitbreiden zonder shifts (Extend without shifts) — de periode wordt langer, maar er verschijnen geen diensten in |
| Rooster uitbreiden naar (Extend schedule to) | Datum tot waar we de periode oprekken |
| Wat te doen met bestaande diensten in de nieuwe periode? (What to do with existing shifts in the new period?) | Negeer (Ignore) of Verwijderen (Delete) |
De laatste vraag is belangrijker dan hij lijkt: als er in de nieuwe periode al diensten staan — bijvoorbeeld uit een ander rooster — vraagt de app of die moeten blijven of worden weggehaald.
Verlengen zonder diensten past wanneer de periode moet worden opgerekt en u de diensten later handmatig plaatst of het rooster opnieuw opbouwt.
Benodigde werklast
Een prognose: hoeveel diensten er in elk tijdvak nodig zijn. Op basis van die gegevens plaatst het systeem de diensten bij de automatische verdeling.
Zolang de prognose niet is ingesteld, staat er op het scherm Geen gegevens (No data) — zo is het bij een nieuw rooster.
Geplande teamleden: het tarief
Het scherm Basistarief bewerken in het rooster (Basic pay rate editing in the schedule). Bovenaan staan de valuta en de eenheid — bijvoorbeeld USD · Per uur (USD · Per hour) — en de waarde van het tarief zelf.
Twee hints op het scherm leggen het verschil uit tussen het gemeenschappelijke tarief en het persoonlijke:
- Stel het basistarief in voor de medewerkers in het rooster — dat wil zeggen een gemeenschappelijk tarief voor alle deelnemers;
- Stel een individueel basistarief in voor de medewerker. Dit geldt vanaf de gekozen datum tot het einde van het rooster — dat wil zeggen dat iemand afzonderlijk een eigen tarief kan krijgen, en alleen binnen dit rooster.
Onderaan staat de knop Medewerkers (Employees) — de overgang naar de lijst waar het tarief per persoon wordt ingesteld.
Herconfiguratie van het rooster: opnieuw opbouwen
Het onderdeel opent dezelfde wizard als bij het aanmaken, maar al gevuld met de gegevens van dit rooster — naam, kleur, project, periode, tarief. U past aan wat gewijzigd moet worden en start het genereren opnieuw.
Dat is nodig wanneer er meer regels zijn gekomen of de regels zijn veranderd: er is een dienstsjabloon toegevoegd, de dagen van de week zijn gewijzigd, de werklast is aangepast. In plaats van het rooster te verwijderen en vanaf nul op te bouwen, bouwt u het bestaande opnieuw op.
Mogelijke problemen en oplossingen
| Probleem | Oorzaak | Oplossing |
|---|---|---|
| De medewerker ziet de diensten van anderen niet | Sta toe dat werknemers alle diensten zien (Allow employees to see all shifts) staat uit | Zet de schakelaar aan in Hoofdinformatie en sla op |
| Medewerkers ruilen diensten zonder te vragen | Met bevestiging van de manager (With manager confirmation) staat uit | Zet het aan — het ruilen gaat dan via uw goedkeuring |
| De wijzigingen zijn niet opgeslagen | De knop Opslaan is niet ingedrukt | Ga terug naar het onderdeel en sla op |
| Er is een langer rooster nodig dan is aangemaakt | De periode is bij het aanmaken ingesteld | Schema verkorten/verlengen — verlengt zonder opnieuw aan te maken |
| Na het aanpassen van de regels bleven de diensten de oude | De regels veranderen, maar de al aangemaakte diensten niet | Start Herconfiguratie van het rooster |
Veelgestelde vragen (FAQ)
Vraag: Waarin verschilt “Herconfiguratie van het rooster” van het aanmaken van een nieuw rooster? Antwoord: De wizard is dezelfde, maar de velden zijn al gevuld met de gegevens van het bestaande rooster, en het resultaat vervangt dat rooster in plaats van een tweede toe te voegen.
Vraag: Kan een rooster worden verlengd zonder het opnieuw aan te maken? Antwoord: Ja, het onderdeel Schema verkorten/verlengen — dat verkort de periode ook.
Vraag: Waar wijzig ik het tarief voor iedereen in het rooster tegelijk? Antwoord: In het onderdeel Geplande teamleden — daar staat het basistarief voor alle deelnemers aan dit rooster.
Vraag: Welke rechten worden hier ingesteld en welke op de kaart van de medewerker? Antwoord: Hier — alleen deze tien zelfbedieningsschakelaars: wat iemand met zijn eigen diensten mag doen (ruilen, afstaan aan de open diensten, daaruit nemen, diensten en pauzes aanmaken, een dienst splitsen). Ze gelden binnen één rooster en kunnen in verschillende roosters verschillen. Het rechtenniveau in het bedrijf — werknemer, beheerder, eigenaar — wordt daarentegen op de kaart van de medewerker ingesteld en geldt voor het hele bedrijf; het rooster heeft daar geen invloed op.
Vraag: De medewerker kan een dienst afstaan, maar kan er geen nemen — waarom? Antwoord: Dat zijn twee verschillende schakelaars in de groep Open diensten: afstaan aan de lijst met open diensten en daaruit nemen worden afzonderlijk toegestaan.
Vraag: Wat is “Benodigde werklast”? Antwoord: De werklastprognose: hoeveel diensten er in elk tijdvak nodig zijn. Op basis van die gegevens plaatst het systeem de diensten bij de automatische verdeling.
Vraag: Kan een medewerker uit het rooster worden gehaald zonder hem uit het bedrijf te verwijderen? Antwoord: Ja, in het onderdeel Medewerkers van dit rooster.
Vraag: Een nieuwe medewerker is halverwege de maand begonnen — hoe plaats ik hem niet vanaf het begin? Antwoord: In het onderdeel Medewerkers staat het veld Voeg werknemer toe vanaf: geef de datum op waarop hij is begonnen.
Vraag: Wat gebeurt er bij het verlengen met de diensten die al in de nieuwe periode staan? Antwoord: De app vraagt: Negeer — laat ze zoals ze zijn, Verwijderen — haal ze weg en bouw opnieuw op.
Vraag: Waar wordt het tarief van een medewerker eigenlijk ingesteld? Antwoord: In het profiel van de medewerker staat geen tarief. Het tarief wordt op vier niveaus ingesteld: in de bedrijfsinstellingen, in het project, bij de functie en hier, in het rooster. Het systeem zoekt het langs de keten bedrijf → rooster → functie → locatie. Het tarief uit het rooster geldt alleen binnen dat rooster en alleen vanaf de gekozen datum tot het einde van de periode, daarom kan één persoon in verschillende roosters verschillend worden betaald.