Een rooster op basis van beschikbaarheid aanmake

Genereer automatisch diensten op basis van de door medewerkers opgegeven beschikbaarheid. Dit roostertype garandeert dat alleen beschikbare medewerkers aan diensten worden toegewezen.

Wat is dit?

Het roostertype Op beschikbaarheid maakt gebruik van automatische verdeling om diensten samen te stellen door de beschikbaarheidsinstellingen van elke medewerker te controleren. In plaats van vaste uren aan iedereen toe te wijzen, houdt dit type rekening met de dagen en tijden die elk teamlid als beschikbaar heeft gemarkeerd in zijn of haar profiel.

Dit is bijzonder nuttig voor teams met parttime medewerkers, winkels en elke organisatie waar medewerkers verschillende schema’s en voorkeuren hebben.

Belangrijk: Medewerkers moeten hun beschikbaarheid vooraf instellen. Als een medewerker geen beschikbaarheid heeft opgegeven, krijgt hij of zij geen diensten bij gebruik van dit roostertype.

Vereisten

#	Vereiste	Details
1	Actief Shifton-account	U moet een geregistreerd bedrijfsaccount hebben
2	Rol Beheerder, Owner of Manager	U hebt rechten nodig om roosters aan te maken
3	Project met toegewezen medewerkers	Het rooster moet gekoppeld zijn aan een project met medewerkers
4	Ingestelde beschikbaarheid van medewerkers	Elke medewerker moet zijn of haar beschikbaarheid in het profiel opgeven vóór het aanmaken van het rooster

Stapsgewijze instructies

Vóór het begin: controleer de beschikbaarheid van medewerkers

Ga naar het profiel van elke medewerker.

Controleer of het gedeelte Beschikbaarheid is ingevuld — met de gewenste werkdagen en -tijden.

Als de beschikbaarheid niet is ingesteld, vraag medewerkers dan hun profielen bij te werken of stel deze voor hen in (als u bewerkingsrechten hebt).

Stap 1: Basisinformatie

Ga naar het gedeelte Roosters in het zijmenu en klik op + Schema toevoegen.

Vul de velden met basisinformatie in:

Veld	Verplicht	Beschrijving
Voer de naam van het rooster in	Ja	Een beschrijvende naam (bijv. “Winkelteam — April, op beschikbaarheid”)
kleur	Nee	Kies een kleur voor de identificatie van het rooster
Selecteereer een project	Ja	Kies het project waaraan het rooster is gekoppeld
Selecteereer Gegevens	Ja	Stel de begin- en einddatum in — maximaal 3 maanden
Basis Werknemer Betaaltarief	Nee	Basisuurtarief voor diensten in dit rooster
Selecteereer type weekbediening	Ja	Hoe overwerk wordt afgehandeld: Toestaan met bevestiging (standaard) / Allow / Disallow

Onder deze velden bevindt zich een gedeelte met machtigingen voor medewerkeracties (selectievakjes). Meer informatie vindt u in het artikel Roosterinstellingen en machtigingen.

Klik op VolgEindee om verder te gaan.

Stap 2: Roostertype kiezen

Kies op het scherm voor het selecteren van het roostertype de optie Op beschikbaarheid (automatische verdeling).

“Genereert roosters door de beschikbaarheidsinstellingen van medewerkers te controleren. Diensten worden toegewezen aan medewerkers rekening houdend met hun gewenste werkuren, waardoor roosters nauwkeuriger worden samengesteld en stilstand wordt voorkomen.”

Opmerking: medewerkers moeten hun beschikbaarheid hebben ingesteld.

Klik op VolgEindee. Het rooster is aangemaakt.

Na het aanmaken: medewerkers toevoegen

Klik op de naam van het rooster om het te openen.

Ga naar het tabblad Voeg medewerkers toe.

Selecteer medewerkers en klik op Add. Het systeem houdt rekening met de beschikbaarheid van elke medewerker bij het genereren van diensten.

Na het aanmaken: diensten toevoegen en publiceren

Voeg diensten toe via Bedrijf Rooster met bulktoevoeging of handmatige invoer.

Klik op Publiceer & Informatiermeer werknemers zodat medewerkers hun diensten kunnen zien.

Toegangsrechten

Rol	Rooster bekijken	Rooster aanmaken	Diensten bewerken	Beschikbaarheid medewerker instellen
Eigenaar	Ja	Ja	Ja	Ja (alle medewerkers)
Beheerder	Ja	Ja	Ja	Ja (alle medewerkers)
Beherenr	Ja (toegewezen projecten)	Ja (toegewezen projecten)	Ja (toegewezen projecten)	Ja (toegewezen medewerkers)
Medewerker	Ja (alleen eigen diensten)	Nee	Nee	Ja (alleen eigen beschikbaarheid)

Veelgestelde vragen

V: Wat gebeurt er als een medewerker zijn of haar beschikbaarheid niet heeft opgegeven?
A: Het systeem past geen beschikbaarheidsbeperkingen toe voor deze medewerker — hij of zij kan aan elke dienst worden toegewezen. Zorg ervoor dat alle medewerkers hun beschikbaarheid bijwerken vóór het aanmaken van het rooster.

V: Kunnen medewerkers hun beschikbaarheid bijwerken nadat het rooster is aangemaakt?
A: Ja, medewerkers kunnen hun beschikbaarheid op elk moment bijwerken. Wijzigingen worden echter niet automatisch doorgevoerd in het bestaande rooster. U moet de diensten handmatig aanpassen of het rooster opnieuw aanmaken.

V: Hoe verdeelt het systeem diensten als meerdere medewerkers op hetzelfde moment beschikbaar zijn?
A: Wanneer meerdere medewerkers beschikbaar zijn voor hetzelfde tijdslot, verdeelt Shifton de diensten om de werklast gelijkmatig over alle beschikbare teamleden te verdelen.

V: Wat als geen enkele medewerker beschikbaar is op een bepaalde dag?
A: Er worden geen diensten toegewezen op die dag. U moet handmatig een dienst toevoegen of medewerkers vragen hun beschikbaarheid bij te werken om die dag te dekken.

V: Diensten zijn niet zichtbaar voor medewerkers — waarom?
A: Diensten moeten worden gepubliceerd. Klik op Publiceer & Informatiermeer werknemers op de roosterpagina. Tot publicatie zijn diensten alleen zichtbaar voor managers.

Mogelijke problemen en oplossingen

Probleem	Mogelijke oorzaak	Oplossing
Er zijn geen diensten gegenereerd voor welke medewerker dan ook	Geen van de medewerkers heeft een beschikbaarheid ingesteld	Zorg ervoor dat medewerkers hun beschikbaarheid opgeven in hun profielen
Sommige medewerkers hebben geen diensten ontvangen	Deze medewerkers hebben geen beschikbaarheid opgegeven of te weinig uren aangegeven	Vraag hen hun beschikbaarheidsinstellingen bij te werken
Te veel diensten zijn toegewezen aan één medewerker	De overige medewerkers hebben beperkte beschikbaarheid, wat leidt tot ongelijke verdeling	Controleer en balanceer de beschikbaarheid in het team of stel limieten in voor het aantal diensten
Het rooster weerspiegelt niet de recente wijzigingen in beschikbaarheid	Het rooster is aangemaakt vóór de beschikbaarheidsupdate	Maak het rooster opnieuw aan of voeg handmatig de ontbrekende diensten toe
Diensten overlappen met verlofaanvragen van medewerkers	Beschikbaarheid en verlofaanvragen worden apart beheerd	Controleer verlofaanvragen en pas diensten aan na het aanmaken van het rooster