Roosterinstellingen en machtigingen

Gedetailleerde handleiding over Stap 1 van de wizard voor het aanmaken van roosters: overwerkcontrole, zichtbaarheid van medewerkers en acht machtigingen die bepalen wat uw medewerkers met hun diensten kunnen doen.

Wat is dit?

Bij het aanmaken van een nieuw rooster moet u in Stap 1 de basisinformatie invoeren en parameters configureren die het gedrag van het rooster bepalen. De twee belangrijkste instellingsgedeelten zijn:

Zichtbaarheid van medewerkers

mdash; bepaalt welke collega’s een medewerker kan zien in het rooster.

Machtigingen voor medewerkeracties

mdash; acht afzonderlijke schakelaars die bepalen welke acties medewerkers met hun diensten mogen uitvoeren. Voor de meeste is een aanvullende optie “Met goedkeuring van manager” beschikbaar.

Het correct instellen van deze parameters helpt bij het vinden van de juiste balans tussen flexibiliteit voor medewerkers en controle door het management.

Vereisten

#	Vereiste	Details
1	Actief Shifton-account	U moet een geregistreerd bedrijfsaccount hebben
2	Rol Beheerder, Owner of Manager	U hebt rechten nodig om roosters aan te maken of te bewerken
3	Aangemaakt project	Het rooster moet gekoppeld zijn aan een project

Stapsgewijze instructies

Toegang tot de roosterinstellingen

Roostermachtigingen worden geconfigureerd in Stap 1 van de wizard voor het aanmaken van roosters en kunnen ook later worden gewijzigd:

Bij het aanmaken:

vul Stap 1 in van de wizard + Schema toevoegen.

Voor een bestaand rooster:

klik op het bewerkingspictogram (potlood) in de rij van het rooster in de roosterlijst. Er opent een bewerkingsdialoog met dezelfde velden.

Type weekcontrole kiezen

Dit is een verplichte keuzelijst die bepaalt hoe het systeem overwerk in dit rooster afhandelt. Standaard: Toestaan met bevestiging.

Optie	Beschrijving
Toestaan met bevestiging	Overwerk is toegestaan, maar wordt gemarkeerd voor goedkeuring door de manager (standaard)
Toestaan	Overwerk is toegestaan zonder goedkeuring
DisToestaan	Diensten met overwerk worden gemarkeerd als problematisch (weergegeven met een rode indicator) — het aanmaken van diensten wordt niet geblokkeerd, maar ze worden gemarkeerd

Deze instelling wordt weergegeven als “Overwerk” in het roosteroverzichtsblok.

Medewerkers alle diensten laten zien

Wanneer dit selectievakje is ingeschakeld, zien medewerkers de diensten van collega’s, niet alleen hun eigen diensten.

Bij inschakeling verschijnt een geneste optie met schakelaars:

Optie	Beschrijving
Alle medewerkers tonen	De medewerker ziet de diensten van alle collega’s in het rooster
Medewerkers met dezelfde functie tonen	De medewerker ziet alleen de diensten van collega’s met dezelfde functie

Standaard: uitgeschakeld (medewerkers zien alleen hun eigen diensten).

Machtigingen voor medewerkeracties

In Stap 1 worden acht machtigingsschakelaars gepresenteerd die bepalen wat medewerkers met diensten kunnen doen. Elke machtiging kan worden in- of uitgeschakeld, en voor de meeste is een aanvullende optie beschikbaar: Met goedkeuring van Beherenr (vereist goedkeuring van de manager voordat de actie van kracht wordt).

#	Machtiging	Standaard	Beschrijving
1	Diensten ruilen toestaan	Aan	Medewerkers kunnen dienstruil aanvragen met collega’s. Aanvullend: “Met goedkeuring van manager” (standaard aan); “Alleen diensten ruilen met dezelfde functie” (standaard uit)
2	Medewerkers toestaan diensten naar de lijst met open diensten te sturen	Uit	Een medewerker kan zijn of haar dienst naar de pool met open diensten sturen. Aanvullend: “Met goedkeuring van manager” (standaard aan)
3	Medewerkers toestaan eigen diensten aan te maken	Uit	Een medewerker kan het aanmaken van een nieuwe dienst voor zichzelf aanvragen. Aanvullend: “Met goedkeuring van manager” (standaard uit)
4	Medewerkers toestaan pauzes aan te maken	Uit	Een medewerker kan pauzes toevoegen aan zijn of haar diensten. Vereist de module Pauzes. Aanvullend: “Met goedkeuring van manager” (standaard uit)
5	Medewerkers toestaan diensten af te wijzen	Uit	Een medewerker kan een toegewezen dienst afwijzen. Aanvullend: “Met goedkeuring van manager” (standaard uit)
6	Medewerkers toestaan diensten uit de lijst met open diensten te nemen	Aan	Een medewerker kan een onbezette open dienst overnemen. Aanvullend: “Met goedkeuring van manager” (standaard aan)
7	Medewerkers toestaan pauzes te ruilen tussen verschillEindee dienstsjablonen	Uit	Medewerkers kunnen pauzetijden ruilen tussen verschillende dienstsjablonen. Vereist de module Pauzes.
8	Medewerkers toestaan diensten te splitsen	Uit	Een medewerker kan één dienst opsplitsen in twee afzonderlijke tijdblokken.

Aanvullende roosterinstellingen

Twee aanvullende numerieke velden bevinden zich in de roosterinstellingen (onder de machtigingsschakelaars):

Veld	Standaard	Beschrijving
Maximaal aantal opeenvolgEindee diensten	0	Maximaal aantal achtereenvolgende diensten dat aan een medewerker kan worden toegewezen. 0 = geen limiet. Het systeem toont een waarschuwing bij overschrijding van de limiet.
MiniMan pauze tussen diensten (in uren)	0.0000	Minimale rusttijd tussen twee diensten. 0 = geen limiet.

Machtigingen configureren

Besluit voor elk van de acht machtigingen of u deze in- of uitschakelt.

Als een machtiging is ingeschakeld, beslis dan of goedkeuring van de Beherenr nodig is:

Ingeschakeld zonder goedkeuring

mdash; medewerkers kunnen de actie direct uitvoeren.

Ingeschakeld met goedkeuring

mdash; medewerkers kunnen de actie aanvragen, maar deze wordt pas van kracht na goedkeuring door een manager.

Uitgeschakeld

mdash; medewerkers kunnen deze actie niet uitvoeren.

Klik na het configureren van alle machtigingen op VolgEindee om naar Stap 2 te gaan.

Aanbevolen machtigingsconfiguraties

Teamtype	Aanbevolen instellingen
Klein vertrouwd team	Schakel de meeste machtigingen in zonder goedkeuring van de manager voor maximale flexibiliteit
Middelgroot team	Schakel machtigingen in met goedkeuring van de manager voor ruilen, afwijzen en open diensten
Groot of gereguleerd team	Schakel alleen noodzakelijke machtigingen in, alle met goedkeuring van de manager
Volledig beheerd	Schakel alle medewerkermachtigingen uit — managers beheren alles

Welke aanvraagtypen elke machtiging activeert

Wanneer een machtiging is ingeschakeld, zien medewerkers het bijbehorende aanvraagtype op de pagina Aanvragen en in de mobiele app:

Machtiging	Aanvraagtype
Diensten ruilen toestaan	Aanvraag voor dienstruil
Medewerkers toestaan diensten naar de lijst met open diensten te sturen	Aanvraag voor plaatsing op open lijst
Medewerkers toestaan eigen diensten aan te maken	Aanvraag voor dienstcreatie
Medewerkers toestaan pauzes aan te maken	Aanvraag voor pauzecreatie
Medewerkers toestaan diensten af te wijzen	Aanvraag voor dienstafwijzing
Medewerkers toestaan diensten uit de lijst met open diensten te nemen	Aanvraag voor overname uit open lijst
Medewerkers toestaan pauzes te ruilen	Aanvraag voor pauzeruil
Medewerkers toestaan diensten te splitsen	Aanvraag voor dienstsplitsing

Toegangsrechten

Rol	Instellingen bekijken	Parameters configureren	Medewerkeraanvragen goedkeuren
Eigenaar	Ja	Ja	Ja
Beheerder	Ja	Ja	Ja
Beherenr	Ja (toegewezen roosters)	Ja (toegewezen roosters)	Ja (toegewezen medewerkers)
Medewerker	Nee	Nee	Nee

Veelgestelde vragen

V: Kunnen machtigingen worden gewijzigd nadat het rooster is aangemaakt?
A: Ja. Klik op het bewerkingspictogram (potlood) bij het rooster in de roosterlijst. Dezelfde instellingendialoog opent en alle wijzigingen worden direct van kracht na het opslaan.

V: Wat gebeurt er met openstaande aanvragen als ik een machtiging uitschakel?
A: Openstaande aanvragen voor de uitgeschakelde machtiging moeten handmatig worden afgehandeld. Het wordt aanbevolen om alle openstaande aanvragen te verwerken voordat u de machtigingsinstellingen wijzigt.

V: Informatiermatiermeert de optie “Met goedkeuring van Beherenr” de Beherenr automatisch?
A: Ja. Wanneer een medewerker een actie uitvoert die goedkeuring vereist, ontvangt de toegewezen manager een melding en kan de aanvraag goedkeuren of afwijzen.

V: Kunnen er verschillEindee machtigingen worden ingesteld voor verschillEindee medewerkers in hetzelfde rooster?
A: Nee. Machtigingen gelden voor alle medewerkers in het rooster op dezelfde wijze. Als u verschillende machtigingsniveaus nodig hebt, maak dan aparte roosters aan met verschillende instellingen.

V: Waarvoor dient de machtiging “Diensten splitsen”?
A: Dienst splitsen stelt een medewerker in staat om één lange dienst op te delen in twee kortere — bijvoorbeeld een 8-uursdienst omzetten in een ochtendblok van 4 uur en een middagblok van 4 uur.

V: Ik heb een machtiging ingeschakeld, maar de medewerker ziet deze optie niet — waarom?
A: Controleer of: (1) de instelling is opgeslagen, (2) de medewerker is toegewezen aan precies dit rooster, en (3) de vereiste module actief is (de module Pauzes voor pauze-gerelateerde machtigingen).

Mogelijke problemen en oplossingen

Probleem	Mogelijke oorzaak	Oplossing
Medewerkers kunnen geen diensten ruilen, hoewel de machtiging is ingeschakeld	De optie “Met goedkeuring van manager” is ingeschakeld en de manager heeft de aanvraag nog niet goedgekeurd	Controleer de wachtrij met openstaande aanvragen en keur de ruilaanvragen goed of af
De manager ontvangt geen goedkeuringsaanvragen	De meldingsinstellingen zijn niet juist geconfigureerd	Zorg ervoor dat in de meldingsinstellingen van de manager roosteracties zijn ingeschakeld
Medewerkers zien te veel collega’s in het rooster	De zichtbaarheid van medewerkers is ingesteld op “Alle medewerkers”	Schakel over naar “Met dezelfde functie” om de zichtbaarheid te beperken
Machtigingswijzigingen worden niet van kracht	De browsercache toont oude instellingen	Vraag medewerkers de pagina te vernieuwen of de browsercache te wissen
Kan het gedeelte machtigingen niet vinden	Er is voorbij gescrolld in het formulier van Stap 1	Scroll naar beneden in het formulier van Stap 1 — de machtigingen bevinden zich doorgaans onderaan