Przed wystawieniem pierwszej faktury moduł trzeba skonfigurować: wskazać, co ma być drukowane w dokumentach, i od jakiego numeru zacząć numerację. Ustawienia otwiera się raz i obowiązują dla wszystkich dokumentów firmy.
Ścieżka: menu Shifton (nazwa firmy w nagłówku) → Moduły → karta Ustawienia → Fakturowanie na liście po lewej.
Ustawienia podstawowe
Te pola trafiają do nagłówka każdego dokumentu — faktury, zlecenia pracy, paragonu, protokołu.
| Pole | Co robi |
|---|---|
| Logo firmy | Logo w dokumentach. Przycisk Wybierz logo — wgraj lub zamień |
| Nazwa firmy | Nazwa organizacji, pole obowiązkowe |
| Domyślny podatek (procent) | Podatek domyślny, wstawiany do nowego dokumentu. Można zostawić 0 i wpisywać podatek ręcznie w każdym dokumencie |
| Blok adresowy | Adres organizacji. Dowolny tekst: drukuje się w dokumencie tak, jak został wpisany, łamania wiersza są zachowywane |
| Blokada rozliczeń | Dane do płatności — odbiorca, bank, BIC, numer rachunku. Również dowolny tekst w kilku wierszach |
Adres i dane do płatności to zwykłe pola tekstowe bez sprawdzania formatu. Zrobiono to celowo: wymagania wobec danych do płatności różnią się w poszczególnych krajach, a sztywny format tylko by przeszkadzał.
Liczniki dokumentów
Każdy rodzaj dokumentu ma własną numerację i konfiguruje się ją osobno. Dwa pola na rodzaj: Prefiks — przedrostek przed numerem, Licznik — od jakiej liczby kontynuować.
| Licznik | Domyślny prefiks | Dla jakiego dokumentu |
|---|---|---|
| Licznik szacunkowy | EST- | Szacunek |
| Licznik zleceń | WO- | Zlecenie pracy |
| Licznik faktur | INV- | Faktura |
| Licznik paragonów | REC- | Paragon |
| Potwierdzenie licznika usług | POW- | Protokół wykonanych zadań |
Numer dokumentu składa się z prefiksu i bieżącej wartości licznika: przy prefiksie INV- i liczniku 5 kolejna faktura otrzyma numer INV-5, a licznik zmieni się na 6.
Po co zmieniać licznik. Jeśli przeszliście do Shifton z innego systemu, a tam faktury doszły do numeru 340, ustawcie licznik na 341 — numeracja będzie kontynuowana bez przerw, a w księgowości nie pojawią się dwa dokumenty z tym samym numerem.
Prefiks można zostawić pusty — wtedy numer będzie po prostu liczbą.
Po zmianie dowolnego pola naciśnij Ratować na dole strony. Ustawienia dotyczą nowych dokumentów; już wystawione nie zmieniają się.
Uprawnienia
| Rola | Co może |
|---|---|
| Pracownik | Nie widzi ustawień modułów |
| Administrator | Otwiera i zmienia ustawienia |
| Właściciel | Pełny dostęp |
Możliwe problemy i rozwiązania
| Problem | Przyczyna | Rozwiązanie |
|---|---|---|
| Na liście po lewej nie ma pozycji Fakturowanie | Moduł „Dokumenty finansowe” nie jest włączony | Włącz go na karcie Moduły i naciśnij Ratować |
| Przycisk Ratować nie działa | Nie wypełniono pola obowiązkowego — nazwy firmy albo wartości licznika | Sprawdź pola z gwiazdką |
| W dokumencie nie ma logo | Logo nie zostało wgrane albo dokument utworzono przed wgraniem | Wgraj logo i utwórz dokument ponownie |
| Dwa dokumenty z tym samym numerem | Licznik cofnięto | Ustaw licznik wyżej niż największy już wydany numer |
| Podatek nie został wstawiony do faktury | W ustawieniach jest 0 | Wpisz podatek domyślny albo ustaw go w samym dokumencie |
| Dane do płatności drukują się w jednym wierszu | Łamania wiersza nie zachowały się przy wklejaniu z innej aplikacji | Wpisz łamania wiersza ponownie w polu Blokada rozliczeń |
Najczęściej zadawane pytania
Pytanie: Czy moduł trzeba skonfigurować przed pierwszą fakturą? Odpowiedź: Technicznie nie, ale w dokumencie nie będzie ani logo, ani danych do płatności. Rozsądniej jest wypełnić ustawienia raz, z wyprzedzeniem.
Pytanie: Czy można ustawić różne dane do płatności dla różnych klientów? Odpowiedź: Nie, blok danych do płatności jest jeden dla całej firmy i drukuje się we wszystkich dokumentach.
Pytanie: Co się stanie z już wystawionymi dokumentami, jeśli zmienię logo? Odpowiedź: Nic. Ustawienia dotyczą nowych dokumentów, stare pozostają takie, jakie były.
Pytanie: Czy numerację można zacząć od dowolnej liczby? Odpowiedź: Tak, wpisz potrzebną wartość w polu Licznik. Najważniejsze, żeby była wyższa niż już wydane numery, inaczej pojawią się duplikaty.
Pytanie: Czy prefiks jest obowiązkowy? Odpowiedź: Nie. Jeśli zostawisz pole puste, numer będzie po prostu liczbą.
Pytanie: Czy podatek domyślny wpływa na już utworzone dokumenty? Odpowiedź: Nie, wstawiany jest tylko do nowych.
Pytanie: Gdzie sprawdzić, jaki numer otrzyma następny dokument? Odpowiedź: Prefiks i bieżąca wartość licznika są w tych samych ustawieniach: ich suma to właśnie następny numer.
Pytanie: Dlaczego adres i dane do płatności to zwykłe pola tekstowe? Odpowiedź: Wymagania wobec danych do płatności różnią się w poszczególnych krajach, dlatego format nie jest narzucany: drukuje się to, co wpiszesz.
Pytanie: Czy liczniki są zerowane na początku roku? Odpowiedź: Nie, nie ma automatycznego zerowania. Jeśli potrzebna jest numeracja od początku roku, ustaw licznik na 1 ręcznie.
Pytanie: Kto może zmieniać te ustawienia? Odpowiedź: Administrator i właściciel firmy. Pracownicy nie widzą sekcji ustawień modułów.