Dwie sekcje dolnego panelu, dla których najczęściej otwiera się aplikację: Zapytania (Requests) — o co proszą pracownicy, Powiadomienia (Notifications) — co się wydarzyło.
Instrukcja krok po kroku
Lista zapytań
Trzecia ikona dolnego panelu. Ekran jest podzielony na dwie zakładki: Nowe (New) — te, które czekają na decyzję, oraz Archiwum (Archive) — już obsłużone. U góry Filtry (Filters), na dole po prawej przycisk tworzenia.
W karcie widać typ zapytania, imię pracownika, projekt, okres i datę ostatniej zmiany.
Karta zapytania
Naciśnięcie otwiera zapytanie z dwiema zakładkami.
Szczegóły (Details) — stan, pracownik, typ zapytania, okres Od (From) — Do (To), kiedy zostało utworzone i kiedy zmienione. Na dole dwa przyciski: Potwierdź (Confirm) — zatwierdzić, Anuluj (Cancel) — odrzucić.
Dyskusja (Discussion) — korespondencja w sprawie zapytania. Widać tu historię (Utworzono żądanie (Request created) z datą) oraz pole Wpisz tutaj wiadomość (Enter message here) z przyciskiem wysyłania. Można dopytać pracownika o szczegóły bez wychodzenia z wniosku i bez przełączania się na pocztę.
Tworzenie zapytania
Przycisk dodawania otwiera Utwórz żądanie (Create request):
| Blok | Pole | Opis |
|---|---|---|
| Typ prośby (Request type) | Typ (Type) | Typ: zwolnienie lekarskie, urlop, święto albo Twój własny typ |
| Odpłatność | Czy nieobecność jest oznaczona jako płatna | |
| Czas trwania zwolnienia (Time off duration) | Cały dzień albo część dnia | |
| Data (Date) | Data | |
| Czas (Time) | Godzina, jeśli wybrano część dnia | |
| Opcje (Options) | Pracownik (Employee) | Na kogo jest wystawiane. Kierownik może utworzyć zapytanie za pracownika |
| Przenieś zmiany do zmian Otwarte (Move shifts to Open Shifts) | Przenieść zmiany z tego okresu do listy wolnych, żeby wziął je ktoś inny |
Na dole Załącz plik (Attach file) — do zapytania dołącza się dokument, na przykład zaświadczenie. Wysyła się przyciskiem składać (Submit).
Powiadomienia
Czwarta ikona, dzwonek. Czerwone kółko pokazuje liczbę nieprzeczytanych, więcej niż dziewięćdziesiąt dziewięć oznaczane jest jako 99+.
W kanale są zdarzenia z datą i godziną: pracownik nie przyszedł na zmianę, wpłynęło zapytanie, zmienił się harmonogram. Powiadomienie informuje o fakcie; decyzję podejmuje się w sekcji zapytań.
Które powiadomienia przychodzą i dokąd, ustawia się w Mój profil → Powiadomienia. Tam też, w grupie TELEGRAM, znajduje się token do bota — powiadomienia w Telegramie podłącza się wprost z aplikacji.
Możliwe problemy i rozwiązania
| Problem | Przyczyna | Rozwiązanie |
|---|---|---|
| Pracownik nie może wysłać zapytania | Potrzebny typ jest zabroniony w ustawieniach harmonogramu | Włącz zezwolenie w Harmonogramy → harmonogram → Podstawowe informacje |
| Nie ma komu zamknąć zmian nieobecnego pracownika | Przy tworzeniu zapytania nie włączono przeniesienia zmian | Włączaj Przenieś zmiany do zmian Otwarte — zmiany trafią na listę wolnych |
| Zapytanie zniknęło z listy | Zostało obsłużone | Szukaj w zakładce Archiwum |
| Nie wiadomo, dlaczego pracownik prosi o wolne | Brakuje szczegółów | Zapytaj wprost w zapytaniu, zakładka Dyskusja |
| Potrzebne zaświadczenie do zwolnienia lekarskiego | Plik nie został dołączony | Pracownik dołącza dokument przyciskiem Załącz plik przy tworzeniu zapytania |
| Nie przychodzą powiadomienia | Wyłączone są potrzebne typy | Mój profil → Powiadomienia |
| Nie przychodzą SMS-y | Nie wystarczy włączyć moduł | Potrzebne są cztery warunki naraz: moduł włączony, SMS-y dozwolone w ustawieniach firmy, pracownik ma podany numer, saldo firmy doładowane |
| Zapytanie wstecz nie tworzy się | Tak to zaplanowano | Otwartej zmiany, wymiany i przekazania nie można zamówić wstecz |
Często zadawane pytania (FAQ)
Pytanie: Czym powiadomienie różni się od zapytania? Odpowiedź: Powiadomienie informuje o zdarzeniu, zapytanie wymaga decyzji. Zatwierdza się je i odrzuca w karcie zapytania przyciskami Potwierdź i Anuluj.
Pytanie: Czy można korespondować z pracownikiem w sprawie zapytania? Odpowiedź: Tak, zakładka Dyskusja wewnątrz zapytania. Tam też widać historię zmian.
Pytanie: Czy można dołączyć zaświadczenie? Odpowiedź: Tak, przyciskiem Załącz plik przy tworzeniu zapytania.
Pytanie: Co robi Przenieś zmiany do zmian Otwarte? Odpowiedź: Przenosi zmiany pracownika z tego okresu na listę wolnych, żeby mogli je wziąć koledzy.
Pytanie: Czy kierownik może utworzyć zapytanie za pracownika? Odpowiedź: Tak, w bloku Opcje wybiera się, na kogo jest wystawiane zapytanie.
Pytanie: Kto zatwierdza zapytania? Odpowiedź: Menedżer projektu, administrator albo właściciel.
Pytanie: Gdzie zobaczyć obsłużone zapytania? Odpowiedź: W zakładce Archiwum.