Odnotowanie początku i końca zmiany to powód, dla którego pracownik otwiera aplikację najczęściej. Od wersji 2.1.0 obie operacje przebiegają przez ekran Obecność (Attendance) z mapą, a telefon po drodze prosi o kilka uprawnień.
Lokalizację śledzą dwa różne moduły. Obecność (Attendance) sprawdza, czy jesteś na miejscu na początku i na końcu zmiany — właśnie dlatego obie operacje przebiegają przez mapę. Kontrola miejsca pracy (Work location control) śledzi, gdzie byłeś w trakcie zmiany.
Uprawnienia w telefonie nadaj wszystkie i od razu, w tym dostęp do lokalizacji w trybie „Zezwalaj zawsze". Nie musisz się zastanawiać, który moduł czego używa: właściciel firmy włącza i wyłącza moduły kiedy chce, a jeśli uprawnienia zostały nadane połowicznie, aplikacja zacznie zachowywać się nieprawidłowo — i to po cichu, bez żadnego ostrzeżenia. Raz zezwolić na wszystko jest taniej, niż potem szukać, dlaczego zmiana się nie zapisała.
Instrukcja krok po kroku
Rozpoczęcie zmiany: krok po kroku
Uruchomienie zmiany to łańcuch kilku ekranów. Nie można go pominąć: każdy krok coś włącza.
1. Naciśnij zielony przycisk „Początek zmiany" na panelu sterowania.
2. Telefon poprosi o dostęp do lokalizacji. Nadaj go.
3. Następnie — o dostęp do aktywności fizycznej. Jest potrzebny, aby odróżnić ruch od postoju.
4. Dalej aplikacja wyjaśnia sama: potrzebny jest tryb „Zezwalaj zawsze", i proponuje przełączenie go w ustawieniach telefonu. Zgódź się i przełącz.
5. Otworzy się ekran Obecność (Attendance) z mapą. Widać tu, gdzie się znajdujesz, i widnieje ostrzeżenie: Gdy rozpoczyna się zmiana, w tle włącza się śledzenie lokalizacji. Zmiana rozpoczyna się drugim przyciskiem Początek zmiany, już na tym ekranie.
Jeśli nie jesteś w miejscu pracy
Kiedy zmiana ma przypisaną lokalizację, obecność porównuje z nią twoje położenie. Znalazłeś się daleko — ekran mówi o tym wprost.
Na górze pojawia się czerwony pasek Błąd — Jesteś poza siedzibą firmy (Error — You are outside the location). Na mapie zostaje wyznaczona trasa od twojego punktu do miejsca pracy, a w panelu na dole — trzy wartości: odległość, czas dojazdu i nazwa lokalizacji. Na przykład: 3.34 km · 8 min · call center.
Dzięki temu pracownik od razu widzi nie tylko to, że nie jest tam, gdzie powinien, ale też jak daleko i gdzie ma iść.
Przycisk Początek zmiany pozostaje przy tym aktywny i można go nacisnąć — ale zmiana się nie rozpocznie: na górze znowu wysunie się błąd. Odnotowanie przejdzie tylko wtedy, gdy znajdziesz się w promieniu wyznaczonym przez przełożonego w ustawieniach lokalizacji.
Jeśli zmiana nie ma przypisanej lokalizacji, nie ma sprawdzenia — na ekranie będzie napisane, że nie określono lokalizacji, a zmiana rozpocznie się z dowolnego miejsca. To samo dotyczy zmian nieplanowanych: nie mają lokalizacji, więc sprawdzenie nie jest wykonywane.
Kiedy zmiana trwa
Pasek zmienia się na Podczas zmiany (On shift) z licznikiem przepracowanego czasu, a przycisk — na Koniec zmiany (End shift). Poniżej pojawia się blok przerwy: kiedy się rozpocznie, jej czas i przycisk Początek przerwy.
Zakończenie zmiany: krok po kroku
1. Naciśnij „Koniec zmiany". Aplikacja poprosi o potwierdzenie: Czy na pewno chcesz zakończyć? (Do you really want to finish?)
2. Otworzy się ten sam ekran „Obecność" z mapą i przyciskiem zakończenia — lokalizacja jest odnotowywana także przy wyjściu.
3. Ostatnie potwierdzenie — Czy na pewno chcesz zakończyć zmianę? (Are you sure you want to complete the shift?)
Dwa potwierdzenia pod rząd zrobiono celowo: zmiany nie można zamknąć przypadkowym dotknięciem. Po zakończeniu karta zmiany na liście dnia zostaje oznaczona jako Zakończono (Completed), a obok pojawiają się odchylenia — spóźnienie i wcześniejsze wyjście.
Możliwe problemy i rozwiązania
| Problem | Przyczyna | Rozwiązanie |
|---|---|---|
| Nie ma przycisku Początek zmiany | Zmiana jeszcze nie nadeszła albo już się zakończyła | Przycisk pojawia się w okresie wyznaczonym przez ustawienia modułu obecności |
| Nie udaje się rozpocząć zmiany, na górze błąd Jesteś poza siedzibą firmy | Obecność sprawdza miejsce, a ty jesteś poza lokalizacją pracy | Podejdź do miejsca pracy: na ekranie widać odległość, czas dojazdu i nazwę lokalizacji. Przycisk da się nacisnąć, ale odnotowanie nie przejdzie, dopóki nie będziesz w promieniu |
| Lokalizacja przestaje być przekazywana | Uprawnienie nadano jako „tylko podczas korzystania z aplikacji" | Przełącz na „Zezwalaj zawsze" w ustawieniach telefonu |
| Aplikacja działa inaczej niż wcześniej, choć nic nie zmieniano | W firmie włączono nowy moduł, a uprawnień w telefonie brakuje | Sprawdź uprawnienia aplikacji i nadaj wszystkie, w tym tryb „Zezwalaj zawsze" |
| Zmiana się rozpoczęła, ale odnotowanie nie zostało zaliczone | Odrzucono prośbę o lokalizację w tle | Nadaj uprawnienie i rozpocznij zmianę od nowa |
| Zmiana jest oznaczona jako Nieplanowane | Rozpoczęta poza grafikiem | Tak to zaplanowano: zmiana nieplanowana nie ma szablonu, a sprawdzenie lokalizacji nie jest dla niej wykonywane |
| Zmiana zamknęła się sama, chociaż nie naciskałem | Minął okres, w którym zmianę można było jeszcze zakończyć ręcznie | Okres wyznacza ustawienie O ile później pracownik może "wybić się"? (min) w module obecności |
| Odchylenie pokazane dziwną liczbą | Znana wada wyświetlania | Wartość jest poprawna, ale wyświetlana bez zaokrąglenia. Kieruj się paskiem na górze — tam jest format „0h 2m" |
Często zadawane pytania (FAQ)
Pytanie: Dlaczego przy rozpoczęciu zmiany telefon prosi o tyle uprawnień? Odpowiedź: Są trzy: lokalizacja, aktywność fizyczna i dostęp do lokalizacji w tle. Różne moduły używają różnych z nich: obecność — odnotowania miejsca na początku i na końcu zmiany, kontrola miejsca pracy — przemieszczeń w trakcie zmiany. Nie musisz się orientować, co komu jest potrzebne: nadaj wszystkie trzy.
Pytanie: Czy obowiązkowo trzeba nadać dostęp „zawsze"? Odpowiedź: Tak. Tryb „tylko podczas korzystania z aplikacji" przestaje działać, gdy tylko aplikacja zostanie zminimalizowana, i część danych się nie zapisze.
Pytanie: Czy można wyjść na przerwę z aplikacji? Odpowiedź: Tak, w trakcie zmiany pod przyciskiem zakończenia pojawia się blok przerwy z przyciskiem Początek przerwy.
Pytanie: Dlaczego zakończenie jest potwierdzane dwukrotnie? Odpowiedź: Pierwsze pytanie jest ogólne, drugie pojawia się już na ekranie z mapą, po odnotowaniu lokalizacji. W ten sposób zmiana nie zostanie zamknięta przypadkowym dotknięciem.
Pytanie: Czy można rozpocząć zmianę, której nie ma w grafiku? Odpowiedź: Tak, jeśli zmiany nieplanowane są dozwolone. Taka zmiana jest oznaczana jako Nieplanowane.
Pytanie: Co się stanie, jeśli zapomnę zakończyć zmianę? Odpowiedź: Zmiana zamknie się sama, ale różnie w zależności od typu. Zmiany nieplanowane mają w ustawieniach określony maksymalny czas trwania, po którym zmiana zamyka się automatycznie. Zmiany planowane mają okres: ustawienie O ile później pracownik może "wybić się"? (min) określa, ile minut po końcu zmiany można ją jeszcze zamknąć ręcznie. Nie zdążyłeś — system zamknie ją sam.
Pytanie: Czy przełożony widzi, że rozpocząłem zmianę? Odpowiedź: Tak, stan zmiany jest od razu widoczny w grafiku i w raportach, a przy włączonych powiadomieniach przychodzi wiadomość.