Urlop okolicznościowy, zwolnienie lekarskie, urlop wypoczynkowy — o wszystko to pracownik prosi z telefonu, a przełożony odpowiada w tym samym miejscu. Wniosek nie gubi się w korespondencji: ma swój status, historię i dyskusję.
O przerwę prosi się nie tutaj, a na karcie zmiany — jest o niej artykuł „Przerwa i aktywność na zmianie”.
Instrukcja krok po kroku
Gdzie znajdują się wnioski
Trzecia ikona na dolnym pasku — Upraszanie (Requests). Ekran jest podzielony na dwie zakładki:
| Zakładka | Co pokazuje |
|---|---|
| Lub (New) | Wnioski, które jeszcze czekają na decyzję |
| Archiwum (Archive) | Rozpatrzone — zatwierdzone i odrzucone |
Na karcie widać typ wniosku, okres i datę ostatniej zmiany. W prawym dolnym rogu znajduje się przycisk tworzenia.
Jak poprosić o urlop
1. Otwórz Upraszanie i naciśnij przycisk tworzenia w prawym dolnym rogu.
2. Otworzy się Utwórz żądanie (Create request).
3. Wypełnij sekcję Typ aplikacji (Request type).
4. W razie potrzeby załącz dokument.
5. Naciśnij składać (Submit).
Co należy wypełnić:
| Pole | Co określa |
|---|---|
| Typ (Type) | Zwolnienie lekarskie, urlop, święto lub inny typ utworzony w Twojej firmie |
| Płatność | Czy nieobecność jest oznaczona jako płatna — zależy od typu |
| Czas trwania zwolnienia (Time off duration) | Cały dzień lub część dnia |
| Fakt (Date) | Dzień nieobecności |
| Czas (Time) | Pojawia się, jeśli wybrano część dnia |
| Załącz plik (Attach file) | Zaświadczenie, skan, zdjęcie dokumentu |
Formularz pracownika jest krótszy niż formularz przełożonego: nie ma w nim sekcji Opcje (Options), w której wybiera się, dla kogo złożyć wniosek i czy przenieść zmiany na listę wolnych. Pracownik składa wniosek tylko dla siebie — pola wyboru pracownika w formularzu nie ma.
Co dzieje się ze zmianami na czas urlopu
Sam urlop nie usuwa zmiany. Jeśli na te dni masz zaplanowane zmiany, przełożony przy zatwierdzaniu decyduje, co z nimi zrobić: usunąć albo przenieść na listę wolnych. Jeśli chcesz się zabezpieczyć, oddaj zmianę wcześniej — robi się to na karcie zmiany, przez trzy kropki.
Jak poznać decyzję
Odpowiedź przychodzi dwiema drogami: do Wydarzenia (Events) — czwarta ikona na dolnym pasku — oraz do Archiwum na ekranie wniosków. Wniosek zmienia status i można przy nim zobaczyć korespondencję.
Wewnątrz wniosku jest zakładka dyskusji: widać tam historię — Utworzono żądanie (Request created) z datą — oraz pole do wpisania wiadomości. Przez nie można odpowiedzieć przełożonemu, jeśli pyta o szczegóły, bez wychodzenia z wniosku.
Jak anulować swój wniosek
Otwórz wniosek w zakładce Lub i naciśnij Anuluj aplikację (Cancel request). Aplikacja poprosi o podanie Powód odrzucenia (Reason of decline) i wysłanie — po tym wniosek trafi do archiwum.
Możliwe problemy i rozwiązania
| Problem | Przyczyna | Rozwiązanie |
|---|---|---|
| W formularzu wniosku nie ma potrzebnego typu nieobecności | Typ nie został utworzony w firmie | Typy nieobecności tworzy przełożony w ustawieniach |
| Nie udaje się złożyć wniosku o urlop za kolegę | Tak zostało zaprojektowane | Pracownik składa wniosek tylko dla siebie |
| Wniosek został wysłany, ale nic się nie zmienia | Czeka na decyzję przełożonego | Sprawdź status wniosku i dyskusję w jego wnętrzu |
| Nie przychodzą odpowiedzi na wnioski | Wyłączone powiadomienia | Mój profil → Powiadomienia, grupa Komunikacja |
| Plik się nie załącza | Jest zbyt duży | Zmniejsz plik lub zrób zdjęcie dokumentu bezpośrednio w aplikacji |
Często zadawane pytania (FAQ)
Pytanie: Urlop został zatwierdzony — czy zmiana zniknie sama? Odpowiedź: Nie. To, co zrobić ze zmianami w te dni, decyduje przełożony: usunąć albo przenieść na listę wolnych.
Pytanie: Czy można poprosić o urlop na kilka godzin, a nie na cały dzień? Odpowiedź: Tak, w polu Czas trwania zwolnienia wybierz część dnia i podaj godziny.
Pytanie: Gdzie załączyć zaświadczenie o zwolnieniu lekarskim? Odpowiedź: W formularzu wniosku jest Załącz plik. Można wybrać plik albo zrobić zdjęcie dokumentu.
Pytanie: Czy można anulować wniosek, który już został wysłany? Odpowiedź: Tak, otwórz go i naciśnij Anuluj aplikację, podając przyczynę.
Pytanie: Gdzie zobaczyć odrzucone wnioski? Odpowiedź: W zakładce Archiwum. Przyczyna odrzucenia przychodzi razem z decyzją, a szczegóły widać w dyskusji.
Pytanie: Przełożony napisał do mnie w moim wniosku — gdzie odpowiedzieć? Odpowiedź: Wewnątrz wniosku, w zakładce dyskusji, w polu do wpisania wiadomości.