Zmiana w aplikacji to nie wyrok. Jeśli nie możesz przyjść, można ją oddać na wspólną listę, zamienić się z kolegą, przekazać konkretnej osobie, poprosić o inne godziny albo przepracować tylko część. Wszystko to robi się z telefonu, pod jednym trzykropkiem.
Prawa do tych działań nadaje przełożony w ustawieniach harmonogramu, dlatego zestaw pozycji u różnych pracowników jest inny. Jeśli masz ich mniej — zobacz rozdział „Dlaczego nie ma działań” na końcu artykułu.
Instrukcja krok po kroku
Gdzie szukać działań
Otwórz harmonogram (druga ikona dolnego paska) i naciśnij swoją zmianę — otworzy się Informacja o zmianie (Shift details). W prawym górnym rogu jest trzykropek: otwiera on panel Wybierz działanie (Select action).
| Działanie | Kiedy się przyda |
|---|---|
| Przejdź na otwarte zmiany (Move to Open Shifts) | Nie możesz przyjść i nie ma znaczenia, kto cię zastąpi |
| Prośba o zamianę zmian (Shift Swap Request) | Chcesz zamienić się zmianą z kolegą |
| Prośba o zmianę dyżuru (Shift edit request) | Przyjdziesz, ale w innych godzinach |
| Prośba o anulowanie zmian (Shift drop request) | Wiesz dokładnie, kto cię zastąpi |
| Prośba o podzielenie zmiany (Request to split a shift) | Przepracujesz część zmiany, resztę oddasz |
Pierwsze cztery pozycje to Upraszanie, a droga każdej z nich jest inna.
Zamiana i przekazanie idą przez kolegę: najpierw zgoda tego, komu proponujesz zmianę, i tylko potem, jeśli w harmonogramie włączone jest potwierdzanie przez menedżera, decyzja przełożonego. Dopóki kolega się nie zgodzi, prośba nie idzie dalej i nic się nie zmienia.
Zmiana czasu i podział są adresowane tylko do przełożonego. Przejście na otwarte zmiany przy wyłączonym potwierdzaniu działa od razu.
Wysłanie na otwarte zmiany
Zmiana trafia na wspólną listę i może ją wziąć każdy, komu pozwalają na to ustawienia.
1. Trzykropek → Przejdź na otwarte zmiany.
2. Aplikacja pyta Jesteś tego pewien? (Are you sure?) — potwierdź.
3. Zmiana znika z twoich i pojawia się w trybie Otwarte zmiany (Open Shifts) na ekranie harmonogramu.
Dopóki nikt nie weźmie zmiany, pozostaje ona niczyja: w liczniku dnia liczy się jako zmiana, ale nie stoi za nią żaden pracownik.
Zamiana zmian
1. Trzykropek → Prośba o zamianę zmian.
2. Otwiera się ekran Zamień zmiany (Swap shift) z listą zmian kolegów: data, godziny, imię i nazwa szablonu.
3. Wybierz zmianę, na którą chcesz się zamienić, i wyślij prośbę.
4. Poczekaj na odpowiedź kolegi: prośba przychodzi do niego i bez jego zgody zamiana nie dojdzie do skutku.
5. Jeśli w harmonogramie włączone jest potwierdzanie przez menedżera, po zgodzie kolegi prośba idzie do przełożonego.
Na liście będą tylko te zmiany, z którymi zamiana jest w ogóle możliwa: zmiany innych pracowników z tego samego harmonogramu. Jeśli przełożony włączył zamianę tylko w obrębie stanowiska, zostaną koledzy z twoim stanowiskiem.
Zmiana czasu zmiany
1. Trzykropek → Prośba o zmianę dyżuru.
2. Otwiera się Zmiana czasu (Change of time): data, godzina rozpoczęcia, godzina zakończenia.
3. W polu Aktualności (Message) wyjaśnij przyczynę — przełożony zobaczy ją razem z prośbą.
4. Wyślij.
Zmiana pozostaje twoja: zmieniają się tylko godziny i tylko po zatwierdzeniu.
Przekazanie zmiany
1. Trzykropek → Prośba o anulowanie zmian.
2. Otwiera się Warstwa transferowa (Transfer shift).
3. W Wybierz pracowników (Select employees) zaznacz, komu proponujesz zmianę — można kilku osobom.
4. Wyślij prośbę (Send request).
5. Poczekaj, aż ktoś z nich się zgodzi: bez zgody zmiana pozostaje twoja.
Różnica wobec otwartych zmian: tutaj wskazujesz konkretne osoby, a nie oddajesz zmianę wszystkim. Prośba przyjdzie właśnie do nich i tylko po czyjejś zgodzie pójdzie dalej — do przełożonego, jeśli ten musi potwierdzać.
Podział zmiany
Przydaje się, gdy możesz przepracować część zmiany.
1. Trzykropek → Prośba o podzielenie zmiany.
2. Otwiera się Wspólna zmiana (Split shift) z podpowiedzią: podziel zmianę, aby wybrać czas pracy, a resztę wysłać na otwarte zmiany.
3. Suwakiem ustaw punkt podziału.
4. Wybierz, który z dwóch kawałków zostaje tobie, a który idzie na otwarte zmiany.
5. Wyślij prośbę.
Co można zmienić w samej karcie
Poza trzykropkiem na swojej przyszłej zmianie dostępne są dwa pola: Lokalizacja (Location) i Wyraźny (Marks) w bloku Bliższe dane (Details), a pod nimi Ratować (Save). Na minionej zmianie tych pól nie ma.
Druga zakładka karty to Premie/Kary (Bonuses/Penalties/Advances): co zostało naliczone i potrącone właśnie na tej zmianie.
Gdzie przychodzi odpowiedź
Odpowiedzi przychodzą do Wydarzenia (Events) — czwarta ikona dolnego paska — oraz do Archiwum (Archive) na ekranie wniosków. Przy zamianie i przekazaniu odpowiedzi będą dwie: najpierw od kolegi, potem od przełożonego, jeśli ten potwierdza. Wewnątrz samej prośby jest zakładka dyskusji: można tam pisać z przełożonym, nie wychodząc z wniosku.
Dlaczego nie ma działań
To najczęstsza skarga, a przyczyna prawie zawsze jest jedna z dwóch.
Pierwsza: działania są wyłączone w ustawieniach harmonogramu. Każde działanie włącza się osobnym przełącznikiem — przełożony robi to w sekcji Podstawowe informacje harmonogramu. Jeśli są wyłączone, pod trzykropkiem zostaje jedna pozycja zamiast pięciu.
| Czego brakuje | Jaki przełącznik jest potrzebny |
|---|---|
| Zamiana zmian | Zezwalaj na zamianę zmian |
| Przekazanie zmiany | Pozwól pracownikom pracować na zmiany |
| Wysłanie na otwarte zmiany | Zezwalaj pracownikom na przesyłanie zmian do listy Otwarte zmiany |
| Wzięcie otwartej zmiany | Zezwalaj pracownikom na odbieranie zmian z listy Otwarte zmiany |
| Podział zmiany | Pozwól pracownikom dzielić się zmianami |
| Własna zmiana | Pozwól pracownikom tworzyć własne zmiany |
| Cudze zmiany w harmonogramie | Pozwól pracownikom zobaczyć wszystkie zmiany |
Część tych samych ustawień jest w karcie projektu, w bloku ustawień zmian: działają one na wszystkie harmonogramy projektu naraz.
Druga: harmonogram się skończył. Nad zmianami poza okresem obowiązywania harmonogramu nie ma żadnych działań — trzykropek się nie otwiera. Przełożony musi przedłużyć harmonogram.
Jest i trzecia, rzadsza: zmiana już się zaczęła albo zaczyna się całkiem niedługo. Aplikacja nie pozwala oddać zmiany pół godziny przed wyjściem.
Możliwe problemy i rozwiązania
| Problem | Przyczyna | Rozwiązanie |
|---|---|---|
| Trzykropek się nie otwiera | Harmonogram się skończył albo zmiana już się zaczęła | Poproś przełożonego o przedłużenie harmonogramu; działania działają na przyszłych zmianach |
| Na liście jedna pozycja zamiast pięciu | Przełączniki samoobsługi są wyłączone | Przełożony włącza potrzebne w sekcji Podstawowe informacje harmonogramu |
| Nie ma z kim się zamienić | Na liście nie ma odpowiednich zmian | Zamiana jest możliwa tylko ze zmianami kolegów z tego harmonogramu, a przy ustawieniu „w obrębie stanowiska” — z tym samym stanowiskiem |
| Zamiana lub przekazanie wysłane, ale nic się nie dzieje | Czekamy na odpowiedź kolegi — bez jego zgody prośba nie idzie dalej | Przypomnij koledze: prośba leży u niego we wnioskach |
| Prośba wysłana, ale zmiana się nie zmieniła | Włączone jest potwierdzanie przez menedżera | Czekaj na decyzję: przyjdzie do Wydarzenia i do Archiwum |
| Zmianę zwrócono z powrotem | Przełożony odrzucił prośbę | Przyczyna odrzucenia przychodzi razem z odpowiedzią — zobacz dyskusję wewnątrz prośby |
| Otwarte zmiany są puste | Nikt nic nie oddawał albo branie jest zabronione | Sprawdź u przełożonego przełącznik brania otwartych zmian |
| Podział niedostępny | Wyłączony w harmonogramie | Potrzebny jest przełącznik Pozwól pracownikom dzielić się zmianami |
Często zadawane pytania (FAQ)
Pytanie: Czym różni się wysłanie na otwarte zmiany od przekazania zmiany? Odpowiedź: W pierwszym przypadku zmiana trafia na wspólną listę i bierze ją każdy chętny. W drugim wskazujesz konkretne osoby i prośba przychodzi właśnie do nich.
Pytanie: Czy można przepracować połowę zmiany, a resztę oddać? Odpowiedź: Tak, to Prośba o podzielenie zmiany: suwakiem wybierasz punkt podziału i wskazujesz, który kawałek wysłać na otwarte zmiany.
Pytanie: Czy trzeba czekać na zatwierdzenie? Odpowiedź: Przy zamianie i przekazaniu — zawsze: najpierw potrzebna jest zgoda kolegi, któremu proponujesz zmianę. Dalej, jeśli w harmonogramie włączone jest potwierdzanie przez menedżera, decyduje jeszcze przełożony. Wysłanie na otwarte zmiany przy wyłączonym potwierdzaniu działa od razu.
Pytanie: Kolega nie odpowiada na moją prośbę o zamianę — co robić? Odpowiedź: Dopóki się nie zgodzi, prośba nigdzie nie idzie, a zmiana pozostaje twoja. Przypomnij mu: wniosek leży u niego w sekcji wniosków. Albo anuluj prośbę i zaproponuj zmianę komuś innemu.
Pytanie: Dlaczego ja nie mam przycisku zamiany, a kolega ma? Odpowiedź: Ustawienia zadaje się osobno dla każdego harmonogramu. Jeśli jesteście w różnych harmonogramach, zestawy działań są inne.
Pytanie: Czy można anulować swoją prośbę? Odpowiedź: Tak, otwórz prośbę na ekranie wniosków — jest tam Anuluj aplikację (Cancel request).
Pytanie: Kto zobaczy moją wiadomość przy prośbie o zmianę czasu? Odpowiedź: Przełożony, który będzie decydował o prośbie. Wiadomość przychodzi razem z wnioskiem.
Pytanie: Co się stanie ze zmianą, jeśli nikt jej nie weźmie z otwartych zmian? Odpowiedź: Zostanie na liście otwartych zmian. Przełożony może przypisać ją komuś ręcznie albo rozdzielić automatycznie.
Pytanie: Czy można zmienić lokalizację swojej zmiany? Odpowiedź: Tak, na przyszłej zmianie w bloku Bliższe dane są pola lokalizacji i oznaczeń, a po zmianie naciśnij Ratować.