Utworzony harmonogram zmienia się wprost w aplikacji: nazwa, zezwolenia samoobsługowe, skład zespołu, okres, stawki, prognoza obciążenia. Jest tu i to, czego nie ma w wersji przeglądarkowej — przebudować harmonogram od nowa.
Redagować harmonogramy może kierownik, administrator i właściciel firmy.
Instrukcja krok po kroku
Jak otworzyć
☰ → Harmonogramy (Schedules) → Harmonogramy → naciśnij potrzebny harmonogram na liście. Otworzy się ekran z sześcioma sekcjami.
| Sekcja | Co zmienia |
|---|---|
| Najważniejsze informacje (Main information) | Nazwa, kolor, kontrola tygodnia i zezwolenia samoobsługowe |
| Pracownicy (Employees) | Skład: kogo dodać do harmonogramu, kogo usunąć |
| Skróć/przedłuż harmonogram (Reduce/extend schedule) | Okres: przedłużyć albo skrócić |
| Załaduj w razie potrzeby (Load demand) | Prognoza obciążenia — ile zmian potrzeba w każdym slocie |
| Pracownicy zgodnie z harmonogramem (Scheduled team members) | Stawka podstawowa dla wszystkich, którzy są w tym harmonogramie |
| Ponowna konfiguracja harmonogramu (Rebuild schedule) | Ponowne wygenerowanie harmonogramu według zaktualizowanych zasad |
Najważniejsze informacje: co pracownik może robić sam
Poza nazwą, kolorem i typem kontroli tygodnia zebrano tu wszystkie przełączniki samoobsługi — to, co pracownik może zrobić ze swoimi zmianami sam. Jest ich dziesięć, w pięciu grupach.
To nie jest poziom uprawnień w firmie: pracownikiem, administratorem albo właścicielem człowieka czyni się w jego karcie i działa to wszędzie. Przełączniki poniżej działają tylko wewnątrz tego harmonogramu, dlatego w jednym harmonogramie wymiana zmian może być dozwolona, a w sąsiednim — nie.
| Grupa | Przełącznik | Na co pozwala |
|---|---|---|
| Widoczność (Visibility) | Pozwól pracownikom zobaczyć wszystkie zmiany | Widzieć zmiany całego zespołu, a nie tylko swoje |
| Wymiana zmian (Shift exchange) | Zezwalaj na zamianę zmian (Allow shift swapping) | Wymieniać się zmianami z kolegami |
| Za potwierdzeniem od menadżera (With manager confirmation) | Wymiana dochodzi do skutku dopiero po zatwierdzeniu przez kierownika | |
| Zamień warstwy w tej samej pozycji (Swap shifts with the same position) | Wymieniać się tylko z tym samym stanowiskiem | |
| Wolne zmiany (Free shifts) | Pozwól pracownikom wysyłać zmiany na listę wolnych zmian (Allow employees to send shifts to the open shift list) | Oddawać swoją zmianę na listę wolnych |
| Pozwól pracownikom brać zmiany z listy wolnych (Allow employees to take shifts from the Open Shifts list) | Brać zmiany z listy wolnych | |
| Wnioski pracowników (Employee requests) | Pozwól pracownikom tworzyć własne zmiany (Allow employees to create their own shifts) | Tworzyć sobie zmiany |
| Pozwól pracownikom tworzyć przerwy (Allow employees to create breaks) | Tworzyć przerwy | |
| Pozwól pracownikom oddawać zmiany (Allow employees to drop shifts) | Rezygnować ze zmiany | |
| Inny | Pozwól pracownikom wymieniać się przerwami między różnymi szablonami zmian (Allow employees to swap breaks between different shift templates) | Wymieniać się przerwami między różnymi szablonami zmian |
| Pozwól pracownikom dzielić zmiany (Allow employees to split shifts) | Dzielić zmianę na części |
Zmiany wchodzą w życie po naciśnięciu przycisku Ratować (Save).
Pracownicy: kogo dodać i kogo usunąć
Sekcja z trzech pól.
| Pole | Co robi |
|---|---|
| Dodaj pracowników do planu (Add employees to schedule) | Wybór ludzi, których trzeba wstawić do tego harmonogramu |
| Dodaj pracowników z (Add employee starting from) | Data, od której człowiek trafia do harmonogramu. Nie od początku okresu, lecz od wybranego dnia |
| Usuń pracowników (Remove employees) | Wyprowadzić człowieka z harmonogramu, nie usuwając go z firmy |
Pole z datą to właśnie to, dla czego najczęściej się tu wchodzi: nowy człowiek wyszedł do pracy w połowie miesiąca i zmiany są mu potrzebne nie od pierwszego dnia.
Skrócić albo przedłużyć okres
Ekran nazywa się Harmonogram zmiany rozmiaru (Schedule resizing), u góry pokazany jest obecny okres.
| Pole | Warianty |
|---|---|
| działanie (Action) | Przedłuż harmonogram (Extend schedule) albo Skróć harmonogram (Shorten schedule) |
| Zmień typ (Change type) | Na przykład Wydłuż bez warstw (Extend without shifts) — okres stanie się dłuższy, ale zmiany w nim się nie pojawią |
| Rozwiń harmonogram do (Extend schedule to) | Data, do której ciągniemy okres |
| Co zrobić z istniejącymi warstwami w nowym okresie? (What to do with existing shifts in the new period?) | Ignorować (Ignore) albo Usuń (Delete) |
Ostatnie pytanie jest ważniejsze, niż się wydaje: jeśli w nowym okresie już stoją zmiany — na przykład z innego harmonogramu — aplikacja zapyta, czy je zostawić, czy skasować.
Przedłużenie bez zmian nadaje się wtedy, gdy okres trzeba rozciągnąć, a zmiany ustawisz później ręcznie albo przebudujesz harmonogram.
Załaduj w razie potrzeby
Prognoza: ile zmian potrzeba w każdym slocie. Według tych danych system rozstawia zmiany przy automatycznym rozdzielaniu.
Dopóki prognoza nie jest ustawiona, na ekranie stoi Brak danych (No data) — tak będzie przy nowym harmonogramie.
Pracownicy zgodnie z harmonogramem: stawka
Ekran Przetwarzanie podstawowej stawki wynagrodzenia zgodnie z harmonogramem (Basic pay rate editing in the schedule). U góry waluta i jednostka — na przykład USD · Na godzinę (USD · Per hour) — oraz sama wartość stawki.
Dwie podpowiedzi na ekranie objaśniają różnicę między stawką wspólną a osobistą:
- Ustaw podstawową stawkę dla pracowników w harmonogramie — czyli wspólna stawka dla wszystkich uczestników;
- Ustaw indywidualną podstawową stawkę pracownikowi. Będzie ona obowiązywać od wybranej daty do końca harmonogramu — czyli pojedynczemu człowiekowi można przypisać własną, i tylko wewnątrz tego harmonogramu.
Poniżej przycisk Pracownicy (Employees) — przejście do listy, gdzie stawkę ustawia się imiennie.
Ponowna konfiguracja harmonogramu: przebudować od nowa
Sekcja otwiera tego samego kreatora co przy tworzeniu, ale już wypełnionego danymi tego harmonogramu — nazwa, kolor, projekt, okres, stawka. Poprawiasz to, co trzeba zmienić, i uruchamiasz generowanie od nowa.
Jest to potrzebne, gdy zasad przybyło albo się zmieniły: dodano szablon zmiany, zmieniono dni tygodnia, poprawiono obciążenie. Zamiast usuwać harmonogram i składać go od zera, przebudowujesz istniejący.
Możliwe problemy i rozwiązania
| Problem | Przyczyna | Rozwiązanie |
|---|---|---|
| Pracownik nie widzi cudzych zmian | Wyłączone Pozwól pracownikom zobaczyć wszystkie zmiany (Allow employees to see all shifts) | Włącz przełącznik w Najważniejsze informacje i zapisz |
| Pracownicy wymieniają się zmianami bez pytania | Wyłączone Za potwierdzeniem od menadżera (With manager confirmation) | Włącz — wymiana pójdzie przez Twoje zatwierdzenie |
| Zmiany się nie zapisały | Nie naciśnięto przycisku Ratować | Wróć do sekcji i zapisz |
| Potrzebny harmonogram dłuższy, niż utworzono | Okres zadano przy tworzeniu | Skróć/przedłuż harmonogram — przedłuża bez tworzenia od nowa |
| Po poprawieniu zasad zmiany zostały stare | Zasady się zmieniają, a już utworzone zmiany — nie | Uruchom Ponowna konfiguracja harmonogramu |
Często zadawane pytania (FAQ)
Pytanie: Czym „Ponowna konfiguracja harmonogramu” różni się od utworzenia nowego harmonogramu? Odpowiedź: Kreator jest ten sam, ale pola są już wypełnione danymi istniejącego harmonogramu, a wynik go zastępuje, a nie dodaje drugiego.
Pytanie: Czy można przedłużyć harmonogram bez tworzenia go od nowa? Odpowiedź: Tak, sekcja Skróć/przedłuż harmonogram — ona też skraca okres.
Pytanie: Gdzie zmienić stawkę od razu wszystkim w harmonogramie? Odpowiedź: W sekcji Pracownicy zgodnie z harmonogramem — tam jest stawka podstawowa dla wszystkich uczestników tego harmonogramu.
Pytanie: Jakie uprawnienia ustawia się tutaj, a jakie w karcie pracownika? Odpowiedź: Tutaj — tylko te dziesięć przełączników samoobsługi: co człowiek może zrobić ze swoimi zmianami (wymieniać się, oddawać na listę wolnych, brać stamtąd, tworzyć zmiany i przerwy, dzielić zmianę). Działają one wewnątrz jednego harmonogramu i w różnych harmonogramach mogą się różnić. A poziom uprawnień w firmie — pracownik, administrator, właściciel — ustawia się w karcie pracownika i działa na całą firmę, harmonogram na niego nie wpływa.
Pytanie: Pracownik może oddać zmianę, ale nie może jej wziąć — dlaczego? Odpowiedź: To dwa różne przełączniki w grupie Wolne zmiany: oddawanie na listę wolnych i branie stamtąd zezwala się osobno.
Pytanie: Co to jest „Załaduj w razie potrzeby”? Odpowiedź: Prognoza obciążenia: ile zmian jest wymaganych w każdym slocie. Według tych danych system rozstawia zmiany przy automatycznym rozdzielaniu.
Pytanie: Czy można usunąć pracownika z harmonogramu, nie usuwając go z firmy? Odpowiedź: Tak, w sekcji Pracownicy tego harmonogramu.
Pytanie: Nowy pracownik wyszedł do pracy w połowie miesiąca — jak wstawić go nie od początku? Odpowiedź: W sekcji Pracownicy jest pole Dodaj pracowników z: podaj datę wyjścia.
Pytanie: Co będzie ze zmianami, które już stoją w nowym okresie przy przedłużaniu? Odpowiedź: Aplikacja zapyta: Ignorować — zostawić jak jest, Usuń — skasować i zbudować od nowa.
Pytanie: Gdzie w ogóle ustawia się stawkę pracownika? Odpowiedź: W profilu pracownika stawki nie ma. Stawka ustawiana jest na czterech poziomach: w ustawieniach firmy, w projekcie, przy stanowisku i tutaj, w harmonogramie. System szuka jej według łańcucha firma → harmonogram → stanowisko → lokalizacja. Stawka z harmonogramu działa tylko wewnątrz niego i tylko od wybranej daty do końca okresu, dlatego jednemu człowiekowi można płacić różnie w różnych harmonogramach.