Tworzenie pierwszego projektu i harmonogramu

Projekty łączą pracowników i harmonogramy (jako działy, lokalizacje lub zespoły). HarPonogramy określają zasady czasu pracy i zawierają faktyczne zmiany. Potrzebny jest co najmniej jeden projekt i jeden harmonogram, zanim można przypisywać zmiany.

Część 1: Projekt

Pierwszy projekt tworzony jest automatycznie zaraz po rejestracji firmy. Można go zmienić lub zmodyfikować ustawienia.

Jak edytować projekt

Kliknij ikonę Projekty w lewym panelu bocznym (ikona folderu) → wybierz projekt → zmień dane:

Uprawnienia pracowników w projekcie

Znaczniki projektu (Marks)

Każdy projekt może mieć własny zestaw znaczników — kolorowych etykiet do kategoryzacji. Znaczniki można przyczepiać do zmian oraz do pracowników w harmonogramie (karta Pracownicy zgodnie z harPonogramem).

Aby zarządzać znacznikami: otwórz edycję projektu → Wyraźny → + Add Ocena → wprowadź nazwę i wybierz kolor → Zapisz.

Kliknij Zapisz.

Tworzenie dodatkowych projektów

Kliknij + Utwórz projekt na stronie Projects.

Część 2: Tworzenie harmonogramu

Krok 1: Otwórz stronę harmonogram

Kliknij ikonę HarPonogramy w lewym panelu bocznym (ikona listy).

Krok 2: Uruchom kreator

Kliknij + Dodaj harPonogram.

Krok 3: Podstawowe informacje (Krok 1)

Uprawnienia dla pracowników (każde z opcją «Z zatwierdzeniem menedżera»):
– Wymiana zmian
– Przeniesienie zmiany do otwartych
– Tworzenie własnych zmian
– Tworzenie przerw
– Rezygnacja ze zmian
– Podejmowanie otwartych zmian
– Wymiana przerw między szablonami
– Podział zmian

Kliknij Następny.

Krok 4: Wybierz typ harmonogramu (Krok 2)

Każdy typ harmonogramu ma własne ustawienia w kolejnych krokach kreatora.

Empty — ręczny harmonogram

Pełna ręczna kontrola. System nie generuje zmian — dodaje się je ręcznie na stronie harmonogramu.

Przykład: Małe biuro na 5 osób, gdzie kierownik sam decyduje, kto kiedy pracuje, i ręcznie ustawia zmiany na każdy dzień.

Brak dodatkowych kroków w kreatorze — harmonogram tworzony jest od razu.

Basic — standardowy automatyczny

Odpowiedni dla prostych grafików o stałym czasie pracy. W Kroku 3 (Dane zmiany) ustawiane są szablony zmian:

• Dni tygodnia dla każdego szablonu
• Czas rozpoczęcia i zakończenia zmiany
• Czas trwania przerwy
• Lokalizacja

System automatycznie przydziela pracowników do ustawionych szablonów.

Przykład: Biuro pracuje Pn–Pt 09:00–18:00. Tworzony jest jeden szablon zmiany, a system przypisuje go wszystkim pracownikom na wybrane dni.

Według dostępności — według dostępności pracowników

Pracownicy z wyprzedzeniem wskazują swój dostępny czas (przez sekcję Kiedy jestem dostępny). System automatycznie generuje zmiany z uwzględnieniem dostępności każdego pracownika. W Kroku 3 (Dane zmiany) ustawiane są:

Przykład: Kawiarnia, gdzie studenci-bariści zaznaczają, w które dni i godziny mogą pracować. W dni robocze potrzeba 3 osób, w weekendy — 1. System sam tworzy harmonogram z uwzględnieniem dostępności i zapotrzebowania.

Advanced — zaawansowany automatyczny

Dla złożonych grafików z kilkoma zmianami dziennie i różnym zapotrzebowaniem na personel. W Kroku 3 (Dane zmiany):

Przykład: Centrum telefoniczne ze zmianą poranną (08:00–16:00, potrzeba 10 operatorów w dni robocze, 5 w weekendy), wieczorną (16:00–00:00, potrzeba 8 operatorów) i nocną (00:00–08:00, potrzeba 3 operatorów). System przydziela pracowników do zmian z uwzględnieniem obciążenia na każdy dzień.

Preset — wzorce rotacyjne

Dla cyklicznych grafików. W Kroku 3 ustawiany jest wzorzec rotacji — system automatycznie przeplata dni robocze i wolne według zadanego szablonu.

Przykład: Firma ochroniarska, gdzie pracownicy pracują 2 dni przez 2 (2/2), lub fabryka z grafikiem doba przez trzy. Wzorzec ustawia się raz, a system powtarza go na cały okres harmonogramu.

Co to jest szablon zmiany (Szablon zmiany)

Szablon zmiany — to zapisany zestaw parametrów do szybkiego tworzenia zmian. Zamiast za każdym razem wpisywać czas, przerwę i inne dane ręcznie, wybiera się gotowy szablon — a wszystkie pola wypełniają się automatycznie.

Szablony tworzone są w Kroku 3 (Dane zmiany) kreatora harmonogramów (dla typów Basic, Według dostępności, Advanced) lub później — na stronie harmonogramu.

Z czego składa się szablon zmiany

Przerwy w szablonie zmiany

Szablon zmiany obsługuje dwa sposoby ustawiania przerw:

1. Prosta przerwa (Przerwa) — wskazywany jest tylko czas trwania w minutach. Przerwa nie jest powiązana z konkretną godziną.

2. Zaplanowane przerwy (Konfiguracja przerw) — dokładne przerwy z godziną rozpoczęcia i parametrami. Należy aktywować pole wyboru Konfiguracja przerw w szablonie zmiany:

Kliknij Dodaj przerwę, aby dodać kolejne przerwy do szablonu. Można ustawić kilka przerw w jednej zmianie (np. poranna przerwa kawowa i przerwa obiadowa).

Liczba pracowników według dni tygodnia

Dla typów harmonogramu Jaług dostępności i Zaawansowany każdy szablon zmiany pozwala ustawić Liczba miejsc pracy — wymaganą liczbę pracowników oddzielnie dla każdego dnia tygodnia (Pn–Nd). Używa się przycisków +/− do konfiguracji.

Pozwala to np. wyznaczyć 5 osób w dni robocze i 2 w weekendy na ten sam szablon zmiany.

Pole wyboru Ustalaj zadania w ciągu dnia włącza tryb oddzielnego zarządzania stanowiskami pracy według dni.

Gdzie używane są szablony

Przykład

Restauracja tworzy trzy szablony: «Rano» (07:00–15:00, zaplanowana przerwa «Przerwa na lunch» 30 minutut od 12:00, płatna), «Dzień» (15:00–23:00, przerwa 30 minutut), «Noc» (23:00–07:00, przerwa 20 minutut). W dni robocze potrzeba 5 osób na zmianę poranną, w weekendy — 3. Przy układaniu harmonogramu menedżer wybiera gotowy szablon — czas, przerwy i liczba pracowników ustawiają się automatycznie.

Krok 5: Ustawienia ograniczeń — Ustawienia (tylko Według dostępności i Advanced)

Dla typów Jaług dostępności i Zaawansowany w kreatorze dostępny jest dodatkowy krok Ustawienia, który określa ograniczenia przy automatycznym przydzielaniu zmian:

Granicay godzin pracy:

Ograniczenia zmian i odpoczynku:

Niestandardowe zasady — przycisk + Add pozwala dodać dodatkowe reguły dla autogeneracji.

Te ustawienia gwarantują, że automatycznie utworzony harmonogram przestrzega prawa pracy i wewnętrznych regulaminów firmy.

Planowanie obciążenia (tylko Według dostępności i Advanced, wymaga modułu Prognozowanie)

W kreatorze harmonogramów typów Jaług dostępności i Zaawansowany przy podłączonym module Prognozowanie dostępna jest karta Obciążenie. Pozwala określić, ilu pracowników potrzeba w każdej godzinie każdego dnia.

Godzinowy planer obciążenia pracą (Planowanie obciążenia godzinowego)

Wizualny edytor obciążenia bezpośrednio w interfejsie:

Przykład: Biuro pracuje Pn–Pt 09:00–18:00. W dni robocze w każdej godzinie potrzeba 1 pracownika, w Sb i Nd — 0. Wypełnia się siatkę, a system automatycznie oblicza optymalną liczbę zmian.

Krok 6: Dodaj pracowników do harmonogramu

Otwórz Strona harPonogramu (ikona kalendarza) → wybierz projekt i harPonogram → dodaj pracowników przez menu Akcje.

Część 3: Dodaj pierwszą zmianę

Po dodaniu kliknij Opublikuj i powiadom pracowników — pracownicy otrzymają powiadomienia o harmonogramie.

Powiązane artykuły

• Przewodnik krok po kroku po konfiguracji
• Dodawanie pierwszych pracowników
• Ustawienia wynagrodzenia
• Działy i projekty
• Przerwy
• Prognozowanie
• Zarządzanie projektami
• Zarządzanie lokalizacjami

Najczęściej zadawane pytania

P: Ile harPonogramów może być w jednym projekcie?
O: Nieograniczona liczba.

P: Maksymalny czas trwania harPonogramu?
O: Przy tworzeniu i przedłużaniu — nie więcej niż trzy miesiące za jednym razem. Harmonogram można przedłużać nieograniczoną liczbę razy.

P: Czy można zmienić typ harPonogramu po utworzeniu?
O: Nie. Dla innego typu należy utworzyć nowy harmonogram.

P: Pracownicy nie wyświetlają się w siatce harPonogramu.
O: Należy upewnić się, że pracownicy są dodani zarówno do projektu, jak i do harmonogramu.

P: Ikona ostrzeżenia ⚠️ przy harPonogramie.
O: Zakres dat wygasł. Należy utworzyć nowy harmonogram lub przedłużyć istniejący.

P: Jak dodać pracowników do harPonogramu po jego utworzeniu?
O: Otwórz HarPonogramy → ikona ołówka przy harPonogramie → karta Dodaj pracowników → wybierz pracowników → zapisz.

P: Jak przedłużyć harPonogram po upływie terminu?
O: Schedules → ołówek → karta Skróć/przedłuż harPonogram → wybierz Przedłuż harPonogram → wskaż nową datę → zapisz.

P: Do czego służy «Typ kontroli tygodnia» w harPonogramie?
O: Określa, jak system reaguje na nadgodziny. Umożliwić — bez ograniczeń, Zezwól z potwierdzeniem — menedżer zatwierdza nadgodziny, Zastosować lokaut — zmiany z przekroczeniem oznaczane czerwoną kropką.

P: Jak utworzyć drugi projekt?
O: Należy przejść do Moduły → zwiększyć liczbę projektów w module Działy i projekty → zapisać. Po tym przycisk + Utwórz projekt stanie się aktywny.

P: Czy można zmienić nazwę szablonu zmiany po utworzeniu harPonogramu?
O: Tak. Należy kliknąć szablon zmiany w siatce harmonogramu → przycisk edycji — zmienić nazwę i zapisać.

P: Jak wybrać typ harPonogramu «Szablon» dla rotacji 2/2?
O: W kreatorze tworzenia harmonogramu w Kroku 2 wybrać Szablon, następnie ustawić wzorzec: 2 dni robocze, 2 dni wolne.

P: Co się stanie, jeśli nie opublikuję harPonogramu?
O: Pracownicy nie otrzymają powiadomień i nie zobaczą zmian w aplikacji mobilnej. Publikacja jest obowiązkowa do poinformowania zespołu.

P: Czy można wyznaczyć menedżera projektu przy jego tworzeniu?
O: Tak. W ustawieniach projektu jest pole Menedżerowie — należy dodać odpowiednich użytkowników z rolą Menedżer.

P: Jak uRównieżąć harPonogram?
O: Należy otworzyć ustawienia harmonogramu i kliknąć Usuń. Wszystkie zmiany w harmonogramie zostaną usunięte automatycznie.

P: Jak dodać zaplanowane przerwy do szablonu zmiany?
O: W szablonie zmiany włączyć pole wyboru Konfiguracja przerw → wskazać Title, Czas trwania, Start i Paid → kliknąć Dodaj przerwę, aby dodać kolejne przerwy. Każda przerwa jest powiązana z konkretną godziną.

P: Czym różni się prosta przerwa (Przerwa) od zaplanowanej (Konfiguracja przerw)?
O: Prosta Przerwa — to tylko czas trwania w minutach, bez powiązania z godziną. Konfiguracja przerw — Zrobićkładne przerwy z nazwą, godziną rozpoczęcia, czasem trwania i polem wyboru płatności.

P: Czy można ustawić różną liczbę pracowników na dni robocze i TydzieńKoniecy?
O: Tak. W typach harmonogramu Jaług dostępności i Zaawansowany dla każdego szablonu zmiany ustawia się Liczba miejsc pracy oddzielnie dla każdego dnia tygodnia (Pn–Nd).

P: Co to jest Godzinowy planer obciążenia pracą?
O: Wizualny planista obciążenia w karcie Obciążenie (wymaga modułu Prognozowanie). Pozwala określić, ilu pracowników potrzeba w każdej godzinie każdego dnia. Na podstawie tych danych system oblicza optymalną liczbę zmian.

P: Gdzie znaleźć planistę obciążenia?
O: Należy podłączyć moduł Prognozowanie → w kreatorze harmonogramów typów Jaług dostępności lub Zaawansowany → karta Obciążenie → Godzinowy planer obciążenia pracą.

P: Co oznacza «Ustalaj zadania w ciągu dnia» w szablonie zmiany?
O: Pole wyboru pozwala ustawić różną liczbę stanowisk pracy dla każdego dnia tygodnia w ramach jednego szablonu zmiany. Dostępne w typach Według dostępności i Advanced.

P: Czy można dodać kilka przerw do jednego szablonu zmiany?
O: Tak. Należy kliknąć Dodaj przerwę dla każdej dodatkowej przerwy. Na przykład przerwa kawowa 15 minutut o 10:30 i obiad 30 minutut o 13:00.

P: Co oznacza «Jednocześnie z przerwą 0–1» w ustawieniach przerwy?
O: Pokazuje, ilu pracowników może być na tej przerwie jednocześnie. System kontroluje, aby nie wszyscy wychodzili na przerwę w tym samym czasie.