Szablony aktywności - Shifton Help

Zarządzanie wielokrotnymi konfiguracjami aktywności w celu przyspieszenia tworzenia zadań i zapewnienia jednolitości w całej organizacji.

Co to jest?

Szablony aktywności to predefiniowane konfiguracje, które można wielokrotnie wykorzystywać przy tworzeniu nowych aktywności. Zamiast za każdym razem wypełniać te same pola — nazwę, czas trwania, projekt, notatki — zapisujesz je jako szablon i stosujesz za pomocą kilku kliknięć.

Szablony są zarządzane na karcie Szablony działań strony Activity (obok karty Calendar). Po utworzeniu szablony są dostępne przy tworzeniu nowych aktywności — zarówno pojedynczo, jak i masowo.

Wymagania wstępne

#	Wymaganie	Szczegóły
1	Dostęp do strony Activity	Wymagany jest dostęp do funkcjonalności aktywności.
2	Rola Manager, Administrator lub Owner	Do zarządzania szablonami potrzebne są podwyższone uprawnienia.
3	Skonfigurowane projekty	Szablony mogą odwoływać się do określonych projektów.

Instrukcja krok po kroku

Przejście do szablonów aktywności

Krok	Działanie	Oczekiwany rezultat
1	Przejdź na stronę działalność przez lewy panel boczny.	Otwiera się strona Activity z aktywną kartą Calendar.
2	Kliknij kartę Szablony działań (obok karty Calendar).	Otwiera się sekcja szablonów z listą istniejących szablonów (jeśli istnieją).

Tworzenie nowego szablonu

Krok	Działanie	Oczekiwany rezultat
1	Na karcie Szablony działań kliknij tworzyć Szablon (lub przycisk +).	Otwiera się formularz tworzenia szablonu.
2	Wpisz nazwę szablonu — zrozumiały opis typu aktywności.	Pole nazwy jest wypełnione.
3	Ustaw domyślny czas trwania dla aktywności tworzonych z tego szablonu.	Czas trwania jest ustawiony.
4	Wybierz projekt, z którym powiązany jest szablon (w razie potrzeby).	Projekt jest powiązany.
5	Dodaj domyślne notatki lub instrukcje, które będą wyświetlane w aktywnościach utworzonych z tego szablonu.	Notatki są zapisane jako część szablonu.
6	Skonfiguruj dodatkowe pola w razie potrzeby (lokalizacja, wymagania dotyczące stanowiska itp.).	Wszystkie potrzebne wartości domyślne są ustawione.
7	Kliknij Ratować.	Szablon został utworzony i pojawił się na liście.

Edytowanie szablonu

Krok	Działanie	Oczekiwany rezultat
1	Na karcie Szablony działań znajdź potrzebny szablon.	Wiersz szablonu jest widoczny na liście.
2	Kliknij przycisk redagować (ikona ołówka) obok szablonu.	Otwiera się formularz edycji z aktualnymi wartościami.
3	Wprowadź zmiany w potrzebnych polach.	Pola są zaktualizowane.
4	Kliknij Ratować.	Szablon został zaktualizowany. Wcześniej utworzone z tego szablonu aktywności nie są zmieniane.

Usuwanie szablonu

Krok	Działanie	Oczekiwany rezultat
1	Na karcie Szablony działań znajdź szablon do usunięcia.	Wiersz szablonu jest widoczny na liście.
2	Kliknij przycisk usuwać (ikona kosza) obok szablonu.	Pojawia się okno dialogowe potwierdzenia.
3	Potwierdź usunięcie.	Szablon został usunięty z listy. Aktywności wcześniej utworzone z tego szablonu pozostają bez zmian.

Użycie szablonu przy tworzeniu aktywności

Krok	Działanie	Oczekiwany rezultat
1	W kalendarzu aktywności kliknij Utwórz działanie.	Otwiera się formularz tworzenia aktywności.
2	Wybierz szablon z listy rozwijanej.	Formularz automatycznie wypełnia się wartościami szablonu (nazwa, czas trwania, projekt, notatki).
3	W razie potrzeby dostosuj pola (np. datę lub konkretnego pracownika).	Pola są skonfigurowane dla tej instancji.
4	Kliknij Ratować.	Nowa aktywność na podstawie szablonu została utworzona.

Referencja pól szablonu

Pole	Wymagane	Opis
Nazwa szablonu	Tak	Zrozumiała nazwa szablonu.
Domyślny czas trwania	Tak	Predefiniowany czas trwania aktywności tworzonych z tego szablonu.
Projekt	Nie	Domyślny projekt do powiązania z aktywnością.
Notatki / Instrukcje	Nie	Domyślny tekst, który pojawi się w polu notatek aktywności.
Lokalizacja	Nie	Domyślna lokalizacja pracy.
Stanowisko	Nie	Wymagane stanowisko dla aktywności (używane przy przydzielaniu).

Uprawnienia dostępu

Rola	Przeglądanie szablonów	Tworzenie szablonów	Edytowanie szablonów	Usuwanie szablonów
Pracownik	Nie	Nie	Nie	Nie
Manager zmiany	Tak	Nie	Nie	Nie
Manager	Tak	Tak	Tak	Tak
Administrator	Tak	Tak	Tak	Tak
Owner	Tak	Tak	Tak	Tak

Często zadawane pytania

P1: Czy jeśli zaktualizuję szablon, zmienią się istniejące aktywności?
Nie. Aktywności, które zostały wcześniej utworzone z szablonu, pozostają bez zmian. Aktualizacja szablonu wpływa tylko na nowe aktywności tworzone z niego w przyszłości.

P2: Czy mogę utworzyć kilka szablonów dla jednego projektu?
Tak. Możesz utworzyć tyle szablonów, ile potrzebujesz, w tym w ramach jednego projektu. Na przykład oddzielne szablony dla „Poranna inspekcja”, „Dzienna dostawa” i „Wieczorny raport” — wszystkie w jednym projekcie.

P3: Czy mogę zduplikować szablon?
Jeśli funkcja duplikowania jest dostępna, możesz skopiować istniejący szablon i go zmodyfikować. W przeciwnym razie utwórz nowy szablon i wypełnij podobne wartości ręcznie.

P4: Czy szablony są dostępne we wszystkich projektach?
Szablony są dostępne na poziomie firmy. Jeśli szablon jest powiązany z konkretnym projektem, ten projekt zostanie ustawiony domyślnie, ale przy tworzeniu aktywności projekt można zmienić.

Możliwe problemy i rozwiązania

Problem	Możliwa przyczyna	Rozwiązanie
Przycisk „Create template” nie jest widoczny	Niewystarczające uprawnienia.	Szablony mogą tworzyć tylko Managerowie, Administratorzy lub Owner. Skontaktuj się z Administratorem.
W formularzu szablonu brakuje pól	Część pól może być ukryta za przełącznikiem „Advanced”.	Poszukaj sekcji ustawień zaawansowanych w formularzu szablonu.
Usunięty szablon nadal się wyświetla	Problem z pamięcią podręczną przeglądarki.	Odśwież stronę — szablon powinien zniknąć.
Lista szablonów jest pusta przy tworzeniu aktywności	Nie utworzono jeszcze żadnego szablonu.	Przejdź na kartę Szablony działań i utwórz co najmniej jeden szablon.
Z szablonu wstawiono nieprawidłowe wartości	Szablon może zawierać nieaktualne dane.	Edytuj szablon i zaktualizuj wartości domyślne.