Adicionar uma pessoa à empresa, atribuir o nível de direitos, enviar convite, mudar o cargo e a norma de horas — tudo isso se faz pelo telefone. Antes, a gestão da equipe existia só no navegador.
A seção está aberta ao gestor, ao administrador e ao proprietário.
Instrução passo a passo
Como abrir
☰ → grupo Equipe (TEAM) → Funcionários da empresa (Company employees).
No cartão de cada funcionário: foto ou iniciais, nome, nível de direitos, telefone, e-mail e estado do convite — Convite pendente (Invite pending) em laranja ou Convite aceito (Invite accepted) em verde. Nos não confirmados, ao lado fica o botão Reenviar convite (Resend invite).
No cabeçalho, três botões: busca por nome, Filtrar por projeto (Filter by project) e Importar Funcionários (Import Employees). Embaixo, à direita, o botão azul com o sinal de mais — adicionar.
Adição de um funcionário
Toque em +. Abrirá o formulário Adicionar funcionário (Add employee), composto de três blocos.
Informações pessoais (Personal information)
| Campo | Descrição |
|---|---|
| Primeiro nome (First name) | Nome do funcionário |
| Sobrenome (Last name) | Sobrenome |
| Número de Telefone (Phone number) | Telefone com código do país |
| e-mail (E-mail) | Endereço de correio |
Sob o formulário há a dica Telefone ou e-mail necessário (Phone or email required) — basta um dos dois, mas sem convite por e-mail o funcionário não conseguirá criar a própria senha.
Configurações de trabalho (Work settings)
| Campo | Descrição |
|---|---|
| Número de Pessoal (Personnel Number) | Número interno do funcionário; por ele é cômodo classificar e exportar para outros sistemas |
| Taxa mensal de horas, % (Monthly rate of hours, %) | Parcela da jornada integral. Por padrão, 100 |
| Selecione um cargo (Select a position) | Cargo da estrutura da empresa. Por ele se toma a taxa, se as taxas estiverem definidas por cargos |
Agendamento (Scheduling)
| Campo | Descrição |
|---|---|
| Projeto (Project) | A qual projeto adicionar |
| Agenda (Schedule) | Em qual horário colocar |
| Adicionar funcionário a partir de (Add employee starting from) | A partir de qual data a pessoa conta como trabalhando |
O interruptor Enviar convite (Send invite) decide se a mensagem sai imediatamente. Tudo termina com o botão Salvar (Save).
Aqui vai o importante: o formulário cobre os três passos obrigatórios de uma vez — cadastrar a pessoa, adicioná-la ao projeto e colocá-la no horário. Se você pular o projeto ou o horário, o funcionário será cadastrado, mas não aparecerá na grade.
Mudança do nível de direitos
O nível de direitos se muda diretamente na lista de funcionários: ao lado dele há uma seta para baixo, toque nela e escolha outro nível. Para isso não é preciso abrir o cartão do funcionário.
| Nível | O que dá |
|---|---|
| Funcionário (Employee) | O próprio horário, as próprias solicitações, a própria disponibilidade |
| Administrador (Administrator) | Gestão de funcionários, módulos e horários de toda a empresa |
Estes são os direitos na empresa, e eles se definem aqui, na lista de funcionários. Separadamente deles, a pessoa tem uma função no projeto: Funcionários (Employees), Gerentes (Managers) ou Visualizadores (Viewers) — ela é atribuída nas configurações do próprio projeto, e não aqui. Gerente é uma função no projeto, não um nível de direitos; administrador não se atribui no projeto.
Acesso completo, incluindo as configurações da empresa e as finanças, só o proprietário tem.
Cartão do funcionário: seis abas
Um toque no cartão abre Editar funcionário (Edit employee), e não é um formulário só, mas seis abas. A faixa de abas rola para o lado, por isso as últimas não se veem de imediato.
| Aba | O que há dentro |
|---|---|
| Informações gerais (General info) | Dados pessoais, configurações de trabalho, habilidades, cor, os próprios dias de trabalho e os direitos |
| Disponibilidade (Availability) | Quando o funcionário está pronto para trabalhar, por dias |
| Projetos (Projects) | De quais projetos participa e com qual função |
| Notas (Notes) | Registros sobre o funcionário com período e visibilidade |
| Arquivos (Files) | Documentos vinculados à pessoa |
| Férias (Vacations) | Limites de férias por períodos e movimentação do saldo |
Informações gerais é a aba mais longa, é preciso rolá-la. Na ordem: Informações pessoais (Personal information) com nome, sobrenome, telefone e e-mail; Configurações de trabalho (Work settings) com número de pessoal, cargo e taxa mensal de horas; Habilidades (Skills); Cor do funcionário (Employee color) — com ela a pessoa é marcada no mapa de geolocalização e no horário; Configurações pessoais dos dias de trabalho do funcionário com as marcações de seg. a dom. e o interruptor Considerar as configurações pessoais; e embaixo Permissões (Permissions) — Direitos dos funcionários (Employee rights) e Acesso aos registros de atividades (Access to activity logs).
Disponibilidade mostra o mesmo quadro que o próprio funcionário vê na seção “Quando estou disponível”: a semana por dias, a troca de semanas e Expandir calendário. Onde a pessoa não indicou nada, aparece Disponibilidade não especificada (Availability not specified).
Projetos é a lista de projetos do funcionário com a função dele em cada um, o botão Adicionar ao projeto (Add to project) e Adicionar à programação (Add to schedule). Daqui se conecta a pessoa ao trabalho sem sair do cartão.
Notas é o botão Criar uma nota (Create a note) e a lista de registros. A nota tem período de validade e visibilidade: Apenas gerentes e administradores (Only managers and administrators). É o lugar para observações internas que o próprio funcionário não deve ver.
Arquivos são os documentos desta pessoa, com o botão Carregar arquivos (Upload). Enquanto não houver nenhum, aparece Sem dados (No data).
Férias é a aba por causa da qual mais frequentemente se abre o cartão. Ela tem três partes:
| Parte | O que define |
|---|---|
| Excedente permissível de férias (Permissible vacation overrun) | Por quantos dias o funcionário pode ficar negativo. Salva-se com o botão Salvar |
| Configurações de férias (Vacation settings) | Períodos com limite: início, fim e Limite de férias por ano. Adicionam-se com o botão Adicionar configuração de férias |
| Alteração no saldo de férias (Change in vacation balance) | Créditos e débitos manuais: data, valor com sinal e comentário. Botão Adicionar operação de férias |
Os períodos podem ser vários em sequência — por exemplo, com limite 0, depois 24, depois 50 dias por ano: assim se vê como mudaram as condições da pessoa. Na movimentação do saldo, o sinal de menos significa débito.
Importação em lista
O botão Importar Funcionários no cabeçalho carrega muitas pessoas de uma vez por arquivo. A importação sem endereços de e-mail é possível, mas os convites não sairão para esses funcionários — será preciso acrescentá-los depois.
Possíveis problemas e soluções
| Problema | Causa | Solução |
|---|---|---|
| O funcionário foi cadastrado, mas não está no horário | Faltou o projeto ou o horário no formulário de adição | Abra o cartão e preencha o bloco Agendamento |
| O convite não chega | A mensagem está no spam ou o número de telefone da empresa não foi confirmado | Verifique o spam, toque em Reenviar convite, confirme o número no perfil |
| Tela branca no funcionário durante a ativação | Este endereço de e-mail já está ocupado por outra conta | Exclua a conta antiga com este endereço |
| Cadastrado sem e-mail e sem telefone | O formulário exige pelo menos um dos dois | Preencha o telefone ou o e-mail — do contrário o botão de salvar não funciona |
| O funcionário demitido continuou no horário | É assim por projeto | Os turnos passados e os registros de pagamento se conservam; ao lado do nome fica a marca de exclusão |
| Não consigo atribuir administrador no projeto | Essa função não existe no projeto | Administrador é um nível de direitos na empresa; no projeto se atribuem as funções Funcionários, Gerentes e Visualizadores |
Perguntas frequentes (FAQ)
Pergunta: É possível cadastrar um funcionário e colocá-lo no horário de imediato? Resposta: Sim, o formulário de adição faz isso de uma só vez: o bloco Agendamento define o projeto, o horário e a data de início.
Pergunta: O que é o número de pessoal? Resposta: O número interno do funcionário. Por ele é cômodo classificar a lista e exportar dados para outros sistemas.
Pergunta: Para que serve a taxa mensal de horas em porcentagem? Resposta: É assim que se define a jornada parcial: 50 % significa metade da norma mensal.
Pergunta: É possível adicionar um funcionário sem endereço de e-mail? Resposta: Cadastrar é possível se o telefone for indicado. Mas o convite sai apenas por e-mail.
Pergunta: Como mudar rapidamente o nível de direitos de um funcionário? Resposta: Pela seta ao lado do nível de direitos, direto na lista; não é preciso entrar no cartão.
Pergunta: Em que o gerente se diferencia do administrador? Resposta: Gerente é uma função dentro do projeto: os horários e as solicitações desse projeto. Administrador é um nível de direitos para toda a empresa.
Pergunta: O que acontece com os dados de quem foi demitido? Resposta: Os turnos e os registros de pagamento permanecem nos relatórios, e o próprio funcionário é marcado como excluído.