Setările companiei

Secțiunea Setările companiei permite gestionarea informațiilor generale despre companie, a datelor pentru emiterea facturilor, a metodelor de plată, a facturilor, a tranzacțiilor și a modulelor active.

Pentru a deschide pagina de setări ale companiei, faceți clic pe numele companiei din partea de sus a ecranului și selectați „Setările companiei”.

Informații generale

În această secțiune puteți completa datele principale ale companiei dvs.:

• denumirea companiei;
• modul de lucru (modul de birou sau Field Service — sarcini pe teren);
• numărul de angajați;
• țara / regiunea;
• statul / provincia / regiunea;
• orașul;
• informații suplimentare despre companie.

Puteți încărca de asemenea sigla companiei. Sigla încărcată aici se preia automat în setările modulului Documente financiare (Facturare) și se tipărește în documentele pe care le creați pentru clienții dvs. (facturi, devize etc.), fiind folosită și în raportul PDF pentru sarcină din secțiunea „Sarcini” (mai multe detalii — în articolul „Rapoarte”).

Dacă pentru documente este nevoie de altă siglă, o puteți înlocui în Module → Setări → Documente financiare → Sigla companiei.

Important: sigla nu se referă la facturile pe care Shifton le emite companiei dvs. pentru utilizarea modulelor (ele se află în secțiunea „Facturi” mai jos) — ea se folosește numai în documentele pe care compania dvs. le creează pentru clienții săi.

După efectuarea modificărilor apăsați „Salvează”.

Acțiunile companiei

Schimbarea proprietarului companiei

Puteți transfera dreptul de proprietate altui utilizator. După transfer, nivelul dvs. de acces se va schimba automat din Proprietar în Angajat.

• Apăsați „Schimbă proprietarul”.

• În panoul lateral selectați angajatul care va deveni noul proprietar.

• Confirmați acțiunea apăsând „Confirmați”.
• Pentru a renunța, apăsați „Anulare”.

> Această acțiune este ireversibilă. Numai noul proprietar vă va putea returna drepturile de proprietate.

Suspendă compania

Suspendarea companiei oprește temporar activitatea acesteia.

După suspendare:

• toate metodele de plată vor fi dezasociate;
• toate modulele vor fi dezactivate;
• emiterea facturilor pentru noua perioadă va fi suspendată;
• acțiunea poate fi anulată în orice moment.

Pentru a suspenda compania:

• Apăsați „Suspendă compania”.

• În panoul lateral introduceți obligatoriu textul de confirmare în limba engleză — introduceți-l exact așa cum este afișat pe ecran (îl puteți copia și lipi în câmp). Fără acest text, butonul de confirmare rămâne inactiv.

• Selectați motivul suspendării.
• Adăugați un comentariu (opțional).
• Confirmați acțiunea apăsând „Confirmați”.
• Pentru a renunța, apăsați „Anulare”.

Șterge compania

Compania poate fi ștearsă numai dacă nu există facturi neachitate. Dacă există o datorie nestinsă, ștergerea va deveni posibilă numai după achitarea acesteia.

La ștergerea companiei:

• contul companiei va fi șters (imediat, dacă nu există datorie pentru perioada viitoare; în caz contrar, ștergerea va fi amânată până la emiterea și plata facturii);
• toate metodele de plată vor fi dezasociate;
• emiterea facturilor va fi suspendată, dacă nu există datorie pentru noua perioadă;
• această acțiune nu poate fi anulată.

Pentru a șterge compania:

• Apăsați „Șterge compania”.

• În panoul lateral introduceți obligatoriu textul de confirmare în limba engleză — introduceți-l exact așa cum este afișat pe ecran (îl puteți copia și lipi în câmp). Fără acest text, butonul de confirmare rămâne inactiv.

• Selectați motivul.
• Adăugați un comentariu (opțional).
• Confirmați acțiunea apăsând „Confirmați”.
• Pentru a renunța, apăsați „Anulare”.

Adresa de facturare

În această secțiune se păstrează informațiile care sunt folosite pentru emiterea facturilor.

Important: modificările nu se aplică facturilor deja emise. Actualizați datele de facturare înainte ca factura să fie creată, dacă doriți ca ele să apară în factură.

Puteți completa următoarele câmpuri:

• Denumirea companiei *
• Număr TVA
• Prenume *
• Nume de familie *
• Email
• Număr de telefon
• Țară / Regiune *
• Stat / Provincie / Regiune *
• Oraș *
• Cod poștal *
• Adresă *

După completarea informațiilor apăsați „Salvează”.

Metode de plată

În această secțiune puteți adăuga, edita sau șterge un card de plată.

Adăugarea unui card

• Apăsați „Adăugați un card”.

• Introduceți datele cardului.
• Apăsați „Salvează”.

Editarea cardului

• Apăsați „Editare” lângă card.

• Actualizați luna și anul expirării.

• Apăsați „Salvează” sau „Anulare”.

Puteți de asemenea șterge cardul apăsând „Șterge”.

> Pentru a invita angajați în companie sunt necesare un card valabil și un abonament lunar activ.

Balanța companiei

Aici puteți vizualiza balanța curentă și puteți activa abonamentul lunar.

Pentru a activa abonamentul:

• Apăsați „Plată lunară”.

• Selectați un card existent sau adăugați unul nou.

• Apăsați „Salvează”.

Facturi

Această secțiune conține toate facturile emise companiei dvs.

Puteți:

• descărca fișierul Excel cu sumele plăților pentru diferite perioade;
• vizualiza detaliile fiecărei facturi.

Tabelul include:

• ID factură
• Perioada de decontare
• Termen de plată
• Data creării
• Preț
• Deja plătit
• De plată
• Status

Apăsarea pe ID-ul facturii deschide detaliile complete ale facturii, inclusiv taxările pentru module, formate pe baza informațiilor din adresa dvs. de facturare.

Tranzacții

Această secțiune conține toate tranzacțiile care au influențat balanța companiei.

Module active

Aici puteți vedea toate modulele active și datele de expirare a acestora.

Întrebări frecvente

Întrebare: Unde deschid Setările companiei în Shifton? Răspuns: Faceți clic pe numele companiei din partea de sus a ecranului, apoi selectați „Setările companiei”. Se va deschide pagina de configurare generală a companiei.

Întrebare: Ce informații pot fi editate în setările companiei? Răspuns: Puteți actualiza datele generale ale companiei: denumirea companiei, modul de lucru, numărul de angajați, țara/regiunea, statul/provincia, orașul și informațiile suplimentare. Tot aici puteți încărca sigla companiei.

Întrebare: De ce să încarc sigla companiei? Răspuns: Sigla se preia automat în setările modulului Documente financiare și se tipărește în documentele pe care le creați pentru clienții dvs. (facturi, devize), precum și în raportul PDF pentru sarcină din secțiunea „Sarcini”. La nevoie, pentru documente îl puteți înlocui în Module → Setări → Documente financiare. Asupra facturilor pe care Shifton le emite companiei dvs. sigla nu are niciun efect.

Întrebare: Cum salvez modificările după editarea informațiilor despre companie? Răspuns: După efectuarea modificărilor în câmpurile companiei apăsați „Salvează”. Fără salvare, modificările nu vor fi aplicate.

Întrebare: Cum transfer dreptul de proprietate altui utilizator? Răspuns: În secțiunea „Acțiunile companiei” apăsați „Schimbă proprietarul”, selectați angajatul care va deveni noul proprietar și confirmați acțiunea. După transfer, accesul dvs. se va schimba din Proprietar în Angajat.

Întrebare: Se poate anula transferul dreptului de proprietate asupra companiei? Răspuns: Nu — transferul dreptului de proprietate este ireversibil. Numai noul proprietar vă poate returna dreptul de proprietate.

Întrebare: Ce face funcția „Suspendă compania”? Răspuns: Suspendarea companiei oprește temporar activitatea acesteia:

• toate metodele de plată se dezasociază;
• toate modulele se dezactivează;
• emiterea facturilor pentru noua perioadă se suspendă. Această acțiune poate fi anulată în orice moment.

Întrebare: Cum suspend compania? Răspuns: Apăsați „Suspendă compania”, introduceți textul de confirmare necesar și selectați motivul suspendării.

Întrebare: Se poate șterge compania? Răspuns: Da — dar numai dacă nu există facturi neachitate. Dacă există o datorie nestinsă, ștergerea va deveni disponibilă numai după achitarea acesteia.

Întrebare: Ce se întâmplă la ștergerea companiei? Răspuns: La ștergerea companiei:

• contul companiei se șterge (imediat, dacă nu există datorie pentru perioada viitoare, sau după achitarea acesteia);
• toate metodele de plată se dezasociază;
• emiterea facturilor se suspendă pentru perioada următoare. Această acțiune nu poate fi anulată.

Întrebare: Se poate șterge compania dacă are module activate? Răspuns: Da — dar ștergerea companiei va avea loc numai după plata tuturor facturilor neachitate. Modulele nu blochează ștergerea, dacă sunt îndeplinite condițiile de plată.

Întrebare: Ce este „Modul de lucru” în setările companiei? Răspuns: Modul de lucru arată în ce regim funcționează compania dvs. — în cel de birou sau în cel pe teren (Field Service). De acest lucru depind modulele disponibile și structura proceselor de lucru.