Înainte de a emite prima factură, modulul trebuie configurat: trebuie să indicați ce se tipărește în documente și de la ce număr începe numerotarea. Setările se deschid o singură dată și se aplică tuturor documentelor companiei.
Calea: meniul Shifton (numele companiei din antet) → Module → fila Setări → Facturare în lista din stânga.
Setări de bază
Aceste câmpuri ajung în antetul fiecărui document — factură, ordin de lucru, chitanță, act.
| Câmp | Ce face |
|---|---|
| Sigla companiei | Sigla din documente. Butonul Alegeți sigla — încărcați sau înlocuiți |
| Numele companiei | Denumirea organizației, câmp obligatoriu |
| Taxa implicită (procent) | Taxa implicită, care se preia în documentul nou. Puteți lăsa 0 și indica taxa manual în fiecare document |
| Bloc de adrese | Adresa organizației. Text liber: se tipărește în document așa cum este, întreruperile de rând se păstrează |
| Blocare facturare | Datele de plată — beneficiar, bancă, BIC, numărul contului. Tot text liber, pe mai multe rânduri |
Adresa și datele de plată sunt câmpuri de text obișnuite, fără verificarea formatului. Este intenționat: cerințele privind datele de plată diferă de la o țară la alta, iar un format rigid ar încurca.
Contoarele documentelor
Fiecare tip de document are propria numerotare, care se configurează separat. Două câmpuri pentru fiecare tip: Prefix — prefixul numărului, Contor — de la ce număr se continuă.
| Contor | Prefixul implicit | Pentru ce document |
|---|---|---|
| Contor estimativ | EST- | Estimare |
| Contor de comenzi de lucru | WO- | Ordin de lucru |
| Contor facturi | INV- | Factură |
| Contor chitanțe | REC- | Chitanță |
| Dovada contorului de serviciu | POW- | Act de finalizare a lucrării |
Numărul documentului se compune din prefix și valoarea curentă a contorului: cu prefixul INV- și contorul 5, următoarea factură va primi numărul INV-5, iar contorul va deveni 6.
De ce ați schimba contorul. Dacă ați trecut la Shifton de la un alt sistem, în care facturile ajunseseră la numărul 340, setați contorul la 341 — numerotarea va continua fără întreruperi, iar în raportări nu vor exista două documente cu același număr.
Prefixul poate rămâne necompletat — atunci numărul va fi doar un număr.
După ce modificați orice câmp, apăsați Salvează în partea de jos a paginii. Setările se aplică documentelor noi; cele deja emise nu se modifică.
Permisiuni
| Rol | Ce poate face |
|---|---|
| Angajat | Nu vede setările modulelor |
| Administrator | Deschide și modifică setările |
| Proprietar | Acces complet |
Probleme posibile și soluții
| Problemă | Cauză | Soluție |
|---|---|---|
| În lista din stânga nu există elementul Facturare | Modulul „Documente financiare” nu este activat | Activați-l în fila Module și apăsați Salvează |
| Butonul Salvează nu funcționează | Un câmp obligatoriu nu este completat — numele companiei sau valoarea contorului | Verificați câmpurile marcate cu asterisc |
| În document nu apare sigla | Sigla nu a fost încărcată sau documentul a fost creat înainte de încărcare | Încărcați sigla și creați documentul din nou |
| Două documente cu același număr | Contorul a fost dat înapoi | Setați contorul la o valoare mai mare decât cel mai mare număr emis |
| Taxa nu a fost preluată în factură | În setări este 0 | Indicați taxa implicită sau stabiliți-o în documentul propriu-zis |
| Datele de plată se tipăresc pe un singur rând | Întreruperile de rând nu s-au păstrat la lipirea din altă aplicație | Introduceți din nou întreruperile de rând în câmpul Blocare facturare |
Întrebări frecvente
Întrebare: Este obligatoriu să configurez modulul înainte de prima factură? Răspuns: Tehnic nu, dar în document nu vor apărea nici sigla, nici datele de plată. Este mai rezonabil să completați setările o singură dată, din timp.
Întrebare: Se pot stabili date de plată diferite pentru clienți diferiți? Răspuns: Nu, blocul cu datele de plată este unul singur pentru companie și se tipărește în toate documentele.
Întrebare: Ce se întâmplă cu documentele deja emise dacă schimb sigla? Răspuns: Nimic. Setările se aplică documentelor noi, cele vechi rămân așa cum erau.
Întrebare: Se poate începe numerotarea de la orice număr? Răspuns: Da, introduceți valoarea dorită în câmpul Contor. Important este să fie mai mare decât numerele deja emise, altfel vor apărea duplicate.
Întrebare: Prefixul este obligatoriu? Răspuns: Nu. Dacă lăsați câmpul necompletat, numărul va fi doar un număr.
Întrebare: Taxa implicită afectează documentele deja create? Răspuns: Nu, ea se preia doar în cele noi.
Întrebare: Unde pot vedea ce număr va primi documentul următor? Răspuns: Prefixul și valoarea curentă a contorului sunt în aceleași setări: împreună formează numărul următor.
Întrebare: De ce adresa și datele de plată sunt simple câmpuri de text? Răspuns: Cerințele privind datele de plată diferă de la o țară la alta, de aceea formatul nu este impus: se tipărește ceea ce ați introdus.
Întrebare: Contoarele se resetează la începutul anului? Răspuns: Nu, nu există resetare automată. Dacă aveți nevoie de numerotare de la începutul anului, setați manual contorul la 1.
Întrebare: Cine poate modifica aceste setări? Răspuns: Administratorul și proprietarul companiei. Angajații nu văd secțiunea cu setările modulelor.