Module și setările modulelor - Shifton Service Help

Shifton Sarcini permite activarea și dezactivarea modulelor separate în funcție de nevoile companiei dvs. Majoritatea modulelor funcționează independent unele de altele, însă modulul Sarcini este obligatoriu — el nu poate fi dezactivat, deoarece pe el sunt construite celelalte module.

Modulul Sarcini

Modulul Sarcini deschide accesul la funcțiile principale ale sistemului, printre care:

Sarcini și setările sarcinilor — tipuri de sarcini: individuale, de grup, recurente
Câmpuri personalizate ale sarcinilor
Liste de verificare
Clienți
Abilități
Zone de deservire
Hartă
Marcaje
Statusuri
Angajați
Rapoarte
Atașarea fișierelor la sarcini
To Do (lista de treburi)

Controlul locației de lucru

Modulul Controlul locației de lucru permite:

să vedeți angajații pe hartă în timp real
să urmăriți rutele și deplasările
să vizualizați ultima locație cunoscută
să accesați datele istorice despre deplasări pentru orice zi

Inventar

Modulul Inventar permite:

Activarea și dezactivarea modulelor

Pentru a gestiona modulele:

Faceți clic pe numele companiei din partea de sus a paginii.
Deschideți secțiunea Module.

Pe această pagină veți vedea:

modulele activate
descrierile modulelor
costul modulelor

Activează modulul

Bifați căsuța de lângă modul.
Apăsați Salvează.

Dezactivează modulul

Debifați modulul sau
faceți clic pe crucea roșie de lângă el.
Apăsați Salvează.

Setările modulului

În secțiunea Setări puteți configura comportamentul modulului.

Setări principale

Folosește numele angajatului din companie În mod implicit se afișează numele din profil. Activați această opțiune pentru a afișa numele indicat la adăugarea angajatului.

Setări de notificare ale companiei

Permite notificările Telegram Când este activat, angajații pot primi notificări în Telegram conform setărilor din profilul lor.
Permite notificările SMS Când este activat, angajații pot primi notificări SMS conform setărilor din profilul lor.

Setările modulului Sarcini

Permite colectarea datelor de geolocalizare Urmărește locația angajatului la utilizarea aplicației mobile.
Permite urmărirea geolocalizării fără legătură cu o sarcină Angajații pot permite urmărirea locației fără a fi atribuiți unei sarcini.
Verifică geolocalizarea înainte de începerea sarcinii Angajatul poate începe sarcina numai aflându-se în limita distanței indicate față de adresa clientului.
Crearea sarcinilor fără ture Permite crearea sarcinilor fără ture (comod pentru angajații de birou).
Interzice redeschiderea sarcinilor Sarcinile nu pot fi modificate după ce au ajuns la statusul final.
Distanța maximă până la adresa clientului (m) Stabilește distanța admisă pentru începerea sarcinii.
Sensibilitatea geolocalizării Stabilește distanța minimă dintre punctele înregistrate:
50–100 m — același loc
200–1000 m — deplasare cu transportul
Permite angajaților să preia sarcini libere Angajații pot prelua singuri sarcinile neatribuite.
Orașul implicit Se completează automat la crearea unui client nou.
Prevenirea suprapunerii sarcinilor Nu permite atribuirea către același angajat a sarcinilor care se suprapun în timp.
Schimbarea automată a datei sarcinii libere Sarcinile neatribuite se mută în ziua următoare celei cu ora planificată de finalizare.
Setările listei de atribuire a fișierelor Permite adăugarea tipurilor de atribuire a fișierelor.

Setările controlului locației de lucru

Sensibilitatea geolocalizării Stabilește distanța necesară pentru înregistrarea unui punct nou de deplasare.

Important: după modificarea oricăror setări apăsați Salvează pentru a aplica modificările.

Setările Portalului clienților

Aici se stabilește ce date ale clientului se inserează în mesaje și cum se afișează numele executantului.

Mapping: client name Câmpul clientului din care se preia prenumele (implicit — First name).
Mapping: Client's Last Name Câmpul din care se preia numele de familie al clientului (implicit — Last name).
Mapping: customer's phone number Câmpul cu numărul de telefon al clientului — la el se trimit SMS-urile (implicit — Phone).
Mapping: client email Câmpul cu adresa de poștă electronică a clientului — la ea se trimit e-mailurile (implicit — e-mail).
Formatul numelui tehnicianului Cum se afișează clientului numele executantului (de exemplu, numai prenumele).
Protecție prin număr de telefon Ascunde de client numărul real de telefon al angajatului.

Setările de plată SMS

Regulile de reîncărcare automată a balanței SMS. Pentru o reîncărcare unică folosiți fila Reîncarcă din secțiunea Facturare SMS.

Mod automat de reîncărcare Regimul de reîncărcare automată. Valoarea Dezactivat — reîncărcarea automată este oprită.

După efectuarea modificărilor apăsați „Salvează”.

Setările „Documente financiare”

Aici se configurează aspectul documentelor și numerotarea fiecărui tip de document.

Sigla companiei Sigla care se tipărește în antetul documentelor. Se preia automat din setările companiei (Setările companiei → Informații generale). Dacă pentru documente este nevoie de altă siglă, înlocuiți-o aici cu butonul „Alegeți sigla”.
Numele companiei Denumirea companiei în documente (câmp obligatoriu).
Default tax (percentage) Taxa implicită în procente — se inserează în documentele noi.
Bloc de adrese Adresa companiei în antetul documentului.
Blocare facturare Datele bancare pentru plată (beneficiar, bancă, BIC, număr de cont etc.).

Important: sigla, denumirea, adresa și datele bancare din aceste setări ajung în documentele pe care le creați pentru clienții dvs. — ele nu au legătură cu facturile pe care Shifton le emite companiei dvs.

Contoarele documentelor

Pentru fiecare tip de document se stabilesc prefixul propriu și numărul curent. Următorul document creat va primi numărul „prefix + contor” (de exemplu, EST-6).

Contor estimativ Deviz — prefix (de exemplu, EST-) și contor.
Contor de comenzi de lucru Comandă de lucru — prefix (de exemplu, WO-) și contor.
Contor facturi Factură — prefix (de exemplu, INV-) și contor.
Contor chitanțe Chitanță — prefix (de exemplu, REC-) și contor.
Dovada contorului de serviciu Confirmarea prestării serviciului — prefix (de exemplu, POW-) și contor.

După efectuarea modificărilor apăsați „Salvează”.

Întrebări frecvente

Întrebare: Se poate activa un singur modul și să nu le folosesc pe restul? Răspuns: Da. Majoritatea modulelor funcționează independent, așa că puteți activa numai acelea de care compania dvs. chiar are nevoie. Singura excepție este modulul Sarcini, care este obligatoriu.

Întrebare: De ce modulul Sarcini este obligatoriu? Răspuns: Sarcinile sunt baza sistemului. Celelalte module (inventarul, controlul locației, rapoartele) sunt construite în jurul executării sarcinilor și nu pot funcționa corect fără el.

Întrebare: Vor vedea angajații modulele dezactivate? Răspuns: Nu. Modulele dezactivate sunt complet ascunse pentru angajați și nu se afișează în interfața lor.

Întrebare: Modificarea modulelor afectează datele existente? Răspuns: Nu. Dezactivarea unui modul nu șterge datele. Dacă îl activați din nou mai târziu, toate datele create anterior vor rămâne disponibile.

Întrebare: Urmărirea geolocalizării este obligatorie pentru angajați? Răspuns: Nu. Urmărirea geolocalizării depinde de setările modulului și de permisiunile angajaților. Ea poate fi dezactivată complet sau limitată.

Întrebare: Sistemul urmărește locația în afara orelor de lucru? Răspuns: Nu. Datele despre locație se colectează numai în conformitate cu permisiunile active.

Întrebare: Ce se întâmplă dacă angajatul blochează accesul la locație? Răspuns: Sistemul nu îi va putea urmări locația, iar unele restricții legate de sarcini pot funcționa incorect.

Întrebare: Se pot crea sarcini fără a atribui un angajat? Răspuns: Da. Astfel de sarcini se numesc libere și, dacă această opțiune este activată, pot fi preluate ulterior de angajați.

Întrebare: Ce se întâmplă dacă două sarcini se suprapun în timp? Răspuns: Dacă prevenirea suprapunerii sarcinilor este activată, sistemul va bloca atribuirea către același angajat a sarcinilor care se suprapun.

Întrebare: Se pot edita sarcinile după finalizare? Răspuns: Depinde de setări. Dacă redeschiderea sarcinilor este dezactivată, sarcinile finalizate nu pot fi modificate.

Întrebare: Notificările se trimit automat după activarea lor? Răspuns: Notificările se trimit numai dacă sunt activate atât la nivelul companiei, cât și în profilul angajatului.

Întrebare: Se pot folosi notificările Telegram fără SMS? Răspuns: Da. Fiecare canal de notificare poate fi activat și dezactivat independent.

Întrebare: Se pot modifica setările modulului mai târziu? Răspuns: Da. Toate setările modulului pot fi actualizate în orice moment.

Întrebare: De ce nu s-au aplicat setările mele? Răspuns: Cel mai probabil, nu a fost apăsat butonul Salvează. Modificările se aplică numai după salvare.

Întrebare: Setările modulului se aplică imediat? Răspuns: Da. După salvare, setările intră în vigoare imediat.

Întrebare: Se poate testa un modul înainte de a-l folosi complet? Răspuns: Da. Puteți activa modulul, verifica funcționarea lui și, la nevoie, îl puteți dezactiva fără a pierde datele.