Pe această pagină este adunat tot ce primește clientul de la compania dvs.: și mementourile care pleacă la ora stabilită, și mesajele care se trimit de la sine la schimbarea statusului sarcinii. Textele mesajelor se stabilesc de asemenea aici.
Unde găsiți pagina
În meniul din stânga desfășurați grupul Portal pentru clienți și selectați Setări de mementouri. Grupul apare numai când modulul este activat — vezi articolul „Portalul clienților — prezentare generală”.
Două blocuri pe pagină
Pagina este împărțită în două blocuri și nu merită să le confundați — ele se declanșează din motive diferite:
| Bloc | Când se trimite | Exemplu |
|---|---|---|
| Setări pentru notificări programate | După timp: cu N minute către vizită sau după ea | „Vă amintim, specialistul va veni într-o oră” |
| Setări de notificare pe statuturi | După eveniment: sarcina a trecut într-un anumit status | „Executantul a plecat spre dvs.” |
Unul nu îl înlocuiește pe celălalt: mementoul va pleca chiar dacă statusul nu s-a schimbat, iar notificarea pe status — chiar dacă până la vizită mai este o zi.
Mementouri programate
Cum se creează
- Apăsați „Creează memento”.
- Titlu — cum se va numi mementoul în listă. Îl vedeți numai dvs.
- Opțiune de reamintire — „Către” sau „După”.
- Trimite înainte/după — intervalul în minute. Valoarea
0înseamnă „în momentul punctului de referință”. - Canale — SMS, e-mail sau ambele.
- Textele mesajului: Text SMS, Subiectul e-mailului, Text e-mail.
- Activat — activați mementoul.
În listă, mementoul se afișează cu coloanele Titlu, Trimite înainte/după, Opțiune de reamintire, Canale, Activat și acțiuni — creionul pentru editare și coșul de gunoi pentru ștergere.
Notificări pe statuturi
Statusurile sunt ale dvs., nu ale sistemului
Lista statusurilor din acest bloc nu este o listă predefinită Shifton. Statusurile sarcinilor le creați și le denumiți chiar dvs. în secțiunea Setări pentru sarcini → Lista de status, iar tabelul notificărilor afișează exact setul dvs. În ilustrațiile din acest articol sunt statusurile unei companii; dvs. veți avea propriile statusuri.
De aici rezultă ordinea de lucru: întâi statusurile, apoi notificările pentru ele. Un status nou, adăugat mai târziu, va apărea în tabel ca rând gol — fără canale, iar pe baza lui clientului nu i se va trimite nimic până nu le stabiliți.
Cum stabiliți o notificare pentru un status
Apăsați + în rândul statusului — se va deschide fereastra „Adaugă regulă pentru statusuri”:
- Statut — statusul la trecerea în care se va declanșa regula.
- Canale — SMS, e-mail sau ambele.
- Text SMS — textul SMS-ului.
- Subiectul e-mailului — subiectul e-mailului.
- Text e-mail — textul e-mailului.
- Activat — dacă regula este activată.
Apăsați „Salvează”. În tabel, în dreptul statusului vor apărea canalele selectate, iar marcajul gri se va schimba în verde.
Statusul pentru care nu este stabilit niciun canal este marcat cu gri — pe baza lui clientul nu primește nimic.
Substituții în textul mesajului
Textele nu sunt statice: în ele se inserează datele unei sarcini concrete. Sub fiecare câmp există o sugestie cu lista substituțiilor admise:
{executor_name} — numele executantului · {company_name} — denumirea companiei · {client_first_name} — prenumele clientului · {client_last_name} — numele de familie al clientului · {scheduled_time} — ora programată a vizitei · {task_id} — numărul sarcinii · {company_id} — numărul companiei · {client_id} — numărul clientului · {link_map} — linkul către pagina de urmărire · {link_feedback} — linkul către formularul de recenzie
Principalul lucru despre linkuri. Linkurile către hartă și către recenzie nu se adaugă automat — ele ajung în mesaj numai prin {link_map} și {link_feedback}. Dacă nu inserați substituția, mesajul va pleca fără link: clientul nu va putea nici să urmărească executantul, nici să lase o recenzie, iar din interfață acest lucru nu se vede în niciun fel — regula va arăta ca fiind configurată.
Exemplu de text SMS pentru statusul „executantul a plecat”:
Hi {client_first_name}, {executor_name} from {company_name} is now on the way to you.
Scheduled: {scheduled_time}. Track location: {link_map}Și subiectul e-mailului pentru el:
Your Specialist Is On the Way — Request #{task_id}E-mailul ajunge la client în numele Shifton Robot ([email protected]), cu subiectul stabilit de dvs.
De ce este nevoie pentru ca mesajele să ajungă
- Pentru SMS este nevoie de balanță. Fiecare SMS se scade din balanța SMS — ea se află pe pagina Facturare SMS. La o balanță zero, SMS-urile nu se trimit. E-mailurile sunt gratuite și nu depind de balanță.
- Clientul trebuie să aibă completat telefonul și/sau e-mailul, iar aceste câmpuri trebuie să fie legate de canale în Module → Setări → Portal pentru clienți.
- Regula trebuie să fie activată — comutatorul Activat.
Probleme posibile și soluții
| Problemă | Cauză | Soluție |
|---|---|---|
| Mementoul este creat, dar nu se trimite | Comutatorul Activat este dezactivat | Activați mementoul în listă |
| La schimbarea statusului clientul nu a primit nimic | Pentru status nu este stabilit niciun canal (marcaj gri) | Apăsați + în rândul statusului și stabiliți canalele și textul |
| A apărut un status nou, dar nu există notificări pentru el | Statusul a fost adăugat după configurarea notificărilor | Stabiliți o regulă pentru el — statusul nou se creează gol |
| Clientul a primit mesajul fără link | În text nu este inserată substituția {link_map} sau {link_feedback} | Adăugați substituția necesară în textul regulii |
În mesaj se vede substituția însăși, de exemplu {client_first_name} | Greșeală de scriere în denumire — o substituție necunoscută ajunge la client ca text obișnuit | Copiați denumirea din sugestia de sub câmp |
| E-mailurile ajung, SMS-urile nu | Balanță SMS zero sau clientul nu are telefon | Completați balanța pe pagina Facturare SMS, verificați fișa clientului |
Întrebări frecvente
Întrebare: Prin ce se deosebește un memento programat de o notificare pe status? Răspuns: Mementoul este legat de ora vizitei — pleacă cu N minute înainte sau după. Notificarea pe status este legată de eveniment — sarcina a trecut într-un status. Unul nu îl înlocuiește pe celălalt.
Întrebare: În ce unități se stabilește intervalul mementoului? Răspuns: În minute. Valoarea 0 înseamnă trimiterea chiar în punctul de referință.
Întrebare: Câte mementouri se pot crea? Răspuns: Nu există limită. De obicei se fac două-trei: de exemplu, cu o zi înainte prin e-mail și cu 30 de minute înainte prin SMS.
Întrebare: În tabelul meu am alte statusuri decât în imagine. Este normal? Răspuns: Da. Statusurile le creați chiar dvs. în Setări pentru sarcini → Lista de status, iar tabelul afișează exact setul dvs.
Întrebare: Am adăugat un status nou — de ce nu există notificări pentru el? Răspuns: Statusul nou apare în tabel ca rând gol, fără canale. Deschideți-l prin + și stabiliți canalele și textul.
Întrebare: Se pot trimite numai e-mailuri, fără a consuma SMS-uri? Răspuns: Da, lăsați în regulă numai canalul e-mail.
Întrebare: Clientul a primit mesajul, dar fără linkul către hartă. De ce? Răspuns: În text nu există substituția {link_map}. Linkul nu se adaugă de la sine — el trebuie scris în text.
Întrebare: Se poate scrie textul mesajului în limba proprie? Răspuns: Da, textul este complet al dvs. Țineți cont că el va pleca tuturor clienților în această formă — în limba clientului nu se traduce.
Întrebare: Ce vede clientul în locul substituției, dacă nu există date? Răspuns: Substituția este înlocuită cu ceea ce există în sarcină. Dacă la client câmpul nu este completat, în locul lui va fi gol — de aceea este mai bine să verificați numele în fișa clientului din timp.
Întrebare: Se pot dezactiva notificările dintr-odată pentru toate statusurile? Răspuns: Nu există un comutator separat — canalele se elimină la fiecare status în mod individual. Mai rapid este să dezactivați tot modulul în Setările companiei → Module.
Întrebare: Cine poate modifica aceste setări? Răspuns: Proprietarul și administratorul companiei.
Întrebare: Notificările pleacă atât către client, cât și către angajat? Răspuns: Nu. Setările de pe această pagină se referă numai la client. Notificările pentru angajați se configurează separat — în profilul angajatului și în setările modulului Sarcini.