Două secțiuni ale barei de jos pentru care aplicația se deschide cel mai des: Cereri (Cereri) — ce solicită angajații, Notificări (Notificări) — ce s-a întâmplat.
Instrucțiuni pas cu pas
Lista cererilor
A treia pictogramă din bara de jos. Ecranul este împărțit în două file: Nou (New) — cele care așteaptă o decizie, și Arhivă (Arhivă) — cele deja procesate. Sus se află Filtre (Filtre), jos în dreapta butonul de creare.
În card se văd tipul cererii, numele angajatului, proiectul, perioada și data ultimei modificări.
Cardul cererii
O apăsare deschide cererea cu două file.
Detalii (Detalii) — starea, angajatul, tipul cererii, perioada Din (From) — La (To), când a fost creată și când a fost modificată. Jos sunt două butoane: Confirmați (Confirm) — a aproba, Anulează (Cancel) — a respinge.
Discuție (Discuție) — corespondența pe marginea cererii. Aici se văd istoricul (Cererea a fost creată (Cererea a fost creată) cu data) și câmpul Introduceți mesajul aici (Enter message here) cu butonul de trimitere. Puteți întreba angajatul detalii fără să ieșiți din cerere și fără să treceți pe e-mail.
Crearea cererii
Butonul de adăugare deschide Creează cerere (Create request):
| Bloc | Câmp | Descriere |
|---|---|---|
| Tip solicitare (Request type) | Tip (Tip) | Tipul: concediu medical, concediu de odihnă, sărbătoare sau tipul propriu |
| Plata | Dacă absența este marcată ca plătită | |
| Durata concediului (Time off duration) | Toată ziua sau o parte a zilei | |
| Dată (Date) | Data | |
| Timp (Time) | Ora, dacă este aleasă o parte a zilei | |
| Opțiuni (Opțiuni) | Angajat (Employee) | Pentru cine se întocmește. Managerul poate crea cererea în locul angajatului |
| Mută schimburile la Schimburi Deschise (Move shifts to Open Shifts) | Trece schimburile din această perioadă în lista celor libere, ca să le ia altcineva |
Jos se află Atașează fișier (Attach file) — la cerere se atașează un document, de exemplu o adeverință. Se trimite cu butonul Trimiteți (Trimiteți).
Notificări
A patra pictogramă, clopoțelul. Cercul roșu arată numărul celor necitite, mai mult de nouăzeci și nouă se afișează ca 99+.
În flux sunt evenimente cu dată și oră: angajatul nu a ieșit în schimb, a sosit o cerere, s-a modificat orarul. Notificarea anunță un fapt; decizia se ia în secțiunea cererilor.
Ce notificări sosesc și unde se configurează în Profilul meu → Notificări. Tot acolo, în grupul TELEGRAM, se află tokenul pentru bot — notificările în Telegram se conectează direct din aplicație.
Posibile probleme și soluții
| Problemă | Cauză | Soluție |
|---|---|---|
| Angajatul nu poate trimite cererea | Tipul necesar este interzis în setările orarului | Activați permisiunea în Orare → orar → Informații de bază |
| Nu are cine să acopere schimburile angajatului absent | La crearea cererii nu a fost activată mutarea schimburilor | Activați Mută schimburile la Schimburi Deschise — schimburile vor trece în lista celor libere |
| Cererea a dispărut din listă | A fost procesată | Căutați-o în fila Arhivă |
| Nu se înțelege de ce angajatul cere liber | Lipsesc detaliile | Întrebați direct în cerere, fila Discuție |
| Este nevoie de o adeverință la concediul medical | Fișierul nu a fost atașat | Angajatul atașează documentul cu butonul Atașează fișier la crearea cererii |
| Nu sosesc notificări | Tipurile necesare sunt dezactivate | Profilul meu → Notificări |
| Nu sosesc SMS-uri | Nu este de ajuns să activați modulul | Sunt necesare patru condiții deodată: modulul activat, SMS-urile permise în setările companiei, angajatul are numărul indicat, balanța companiei alimentată |
| Cererea retroactivă nu se creează | Așa a fost gândit | Schimbul deschis, schimbul între colegi și transferul nu pot fi cerute retroactiv |
Întrebări frecvente (FAQ)
Întrebare: Prin ce diferă notificarea de cerere? Răspuns: Notificarea anunță un eveniment, cererea necesită o decizie. Se aprobă și se resping în cardul cererii, cu butoanele Confirmați și Anulează.
Întrebare: Se poate coresponda cu angajatul pe marginea cererii? Răspuns: Da, fila Discuție din interiorul cererii. Tot acolo se vede istoricul modificărilor.
Întrebare: Se poate atașa o adeverință? Răspuns: Da, cu butonul Atașează fișier la crearea cererii.
Întrebare: Ce face Mută schimburile la Schimburi Deschise? Răspuns: Trece schimburile angajatului din această perioadă în lista celor libere, ca să le poată lua colegii.
Întrebare: Poate managerul să creeze o cerere în locul angajatului? Răspuns: Da, în blocul Opțiuni se alege pentru cine se întocmește cererea.
Întrebare: Cine aprobă cererile? Răspuns: Managerul de proiect, administratorul sau proprietarul.
Întrebare: Unde se văd cererile procesate? Răspuns: În fila Arhivă.