Două secțiuni ale barei de jos pentru care aplicația se deschide cel mai des: Cereri (Requests) — ce solicită angajații, Notificări (Notifications) — ce s-a întâmplat.
Instrucțiuni pas cu pas
Lista cererilor
A treia pictogramă din bara de jos. Ecranul este împărțit în două file: Nou (New) — cele care așteaptă o decizie, și Arhivă (Archive) — cele deja procesate. Sus se află Filtre (Filters), jos în dreapta butonul de creare.
În card se văd tipul cererii, numele angajatului, proiectul, perioada și data ultimei modificări.
Cardul cererii
O apăsare deschide cererea cu două file.
Detalii (Details) — starea, angajatul, tipul cererii, perioada Din (From) — La (To), când a fost creată și când a fost modificată. Jos sunt două butoane: Confirmați (Confirm) — a aproba, Anulează (Cancel) — a respinge.
Discuție (Discussion) — corespondența pe marginea cererii. Aici se văd istoricul (Cererea a fost creată (Request created) cu data) și câmpul Introduceți mesajul aici (Enter message here) cu butonul de trimitere. Puteți întreba angajatul detalii fără să ieșiți din cerere și fără să treceți pe e-mail.
Crearea cererii
Butonul de adăugare deschide Creează cerere (Create request):
| Bloc | Câmp | Descriere |
|---|---|---|
| Tip solicitare (Request type) | Tip (Type) | Tipul: concediu medical, concediu de odihnă, sărbătoare sau tipul propriu |
| Plata | Dacă absența este marcată ca plătită | |
| Durata concediului (Time off duration) | Toată ziua sau o parte a zilei | |
| Dată (Date) | Data | |
| Timp (Time) | Ora, dacă este aleasă o parte a zilei | |
| Opțiuni (Options) | Angajat (Employee) | Pentru cine se întocmește. Managerul poate crea cererea în locul angajatului |
| Mută schimburile la Schimburi Deschise (Move shifts to Open Shifts) | Trece schimburile din această perioadă în lista celor libere, ca să le ia altcineva |
Jos se află Atașează fișier (Attach file) — la cerere se atașează un document, de exemplu o adeverință. Se trimite cu butonul Trimiteți (Submit).
Notificări
A patra pictogramă, clopoțelul. Cercul roșu arată numărul celor necitite, mai mult de nouăzeci și nouă se afișează ca 99+.
În flux sunt evenimente cu dată și oră: angajatul nu a ieșit în schimb, a sosit o cerere, s-a modificat orarul. Notificarea anunță un fapt; decizia se ia în secțiunea cererilor.
Ce notificări sosesc și unde se configurează în Profilul meu → Notificări. Tot acolo, în grupul TELEGRAM, se află tokenul pentru bot — notificările în Telegram se conectează direct din aplicație.
Posibile probleme și soluții
| Problemă | Cauză | Soluție |
|---|---|---|
| Angajatul nu poate trimite cererea | Tipul necesar este interzis în setările orarului | Activați permisiunea în Orare → orar → Informații de bază |
| Nu are cine să acopere schimburile angajatului absent | La crearea cererii nu a fost activată mutarea schimburilor | Activați Mută schimburile la Schimburi Deschise — schimburile vor trece în lista celor libere |
| Cererea a dispărut din listă | A fost procesată | Căutați-o în fila Arhivă |
| Nu se înțelege de ce angajatul cere liber | Lipsesc detaliile | Întrebați direct în cerere, fila Discuție |
| Este nevoie de o adeverință la concediul medical | Fișierul nu a fost atașat | Angajatul atașează documentul cu butonul Atașează fișier la crearea cererii |
| Nu sosesc notificări | Tipurile necesare sunt dezactivate | Profilul meu → Notificări |
| Nu sosesc SMS-uri | Nu este de ajuns să activați modulul | Sunt necesare patru condiții deodată: modulul activat, SMS-urile permise în setările companiei, angajatul are numărul indicat, balanța companiei alimentată |
| Cererea retroactivă nu se creează | Așa a fost gândit | Schimbul deschis, schimbul între colegi și transferul nu pot fi cerute retroactiv |
Întrebări frecvente (FAQ)
Întrebare: Prin ce diferă notificarea de cerere? Răspuns: Notificarea anunță un eveniment, cererea necesită o decizie. Se aprobă și se resping în cardul cererii, cu butoanele Confirmați și Anulează.
Întrebare: Se poate coresponda cu angajatul pe marginea cererii? Răspuns: Da, fila Discuție din interiorul cererii. Tot acolo se vede istoricul modificărilor.
Întrebare: Se poate atașa o adeverință? Răspuns: Da, cu butonul Atașează fișier la crearea cererii.
Întrebare: Ce face Mută schimburile la Schimburi Deschise? Răspuns: Trece schimburile angajatului din această perioadă în lista celor libere, ca să le poată lua colegii.
Întrebare: Poate managerul să creeze o cerere în locul angajatului? Răspuns: Da, în blocul Opțiuni se alege pentru cine se întocmește cererea.
Întrebare: Cine aprobă cererile? Răspuns: Managerul de proiect, administratorul sau proprietarul.
Întrebare: Unde se văd cererile procesate? Răspuns: În fila Arhivă.