Programul în aplicația mobilă

A doua pictogramă din bara de jos este calendarul turelor. Nu o confundați cu secțiunea Orare (Schedules) din meniu: acolo orarele se creează și se configurează, iar aici se vede cine și când lucrează și se corectează ture individuale.

Setul de butoane de pe acest ecran depinde de rol: proprietarul și administratorul văd patru butoane în bara de sus, angajatul — două. Mai departe acest lucru este marcat pe parcurs.

Instrucțiuni pas cu pas

Cum este alcătuit ecranul

Sus se află trei moduri de afișare. Ele schimbă nu doar lista, ci și contoarele de la zile:

Mai jos se află luna și banda săptămânii cu datele. Sub date sunt puncte colorate — unul pentru fiecare eveniment al zilei respective, culoarea este preluată de la orar. Comutarea se face cu Săptămâna anterioară (Previous week) și Săptămâna viitoare (Next week).

Banda săptămânii se extinde în calendarul lunii cu butonul Extinde calendarul (Expand calendar) de sub ea. În forma extinsă răsfoirea se face pe luni: butoanele devin Luna anterioară (Previous month) și Luna viitoare (Next month). Pentru a o restrânge — Restrânge calendarul (Collapse calendar).

Contoarele de la fiecare zi

În dreapta, în titlul zilei, sunt trei pictograme cu numere. Ele nu au etichete, așa că rețineți-le după pictograme:

Ele numără conform modului selectat: în Schimburile mele, pentru o zi cu o singură tură a dumneavoastră va fi 1 1 0, iar în Toate schimburile aceeași zi va arăta întreaga echipă — de exemplu 27 27 0.

Contorul de pauze se referă la pauze ca înregistrări separate, nu la durata inclusă în tură. De aceea la o tură poate fi scris 30 min, iar în contor să fie zero: înseamnă că nimeni nu a adăugat pauze la tura respectivă.

Dacă în ziua respectivă nu este nimic, în locul cardurilor apare Nu sunt evenimente planificate astăzi (No Events Planned Today).

Cardul turei din listă

În card: numele angajatului, ora, durata pauzei, denumirea șablonului și etichetele de stare — Absență (Absence), Început (Started), Finalizat (Finished). În stânga este o bandă colorată, aceasta este culoarea orarului.

Absențele sunt afișate ca carduri separate — de exemplu Zi de boală (Sick day) cu perioada — la fel și pauzele: la o pauză, în card sunt doar numele angajatului și ora, să zicem 19:00 — 19:30.

Ce se deschide la apăsarea pe o tură

Apăsarea pe card deschide Detalii tură (Shift details) cu două file: Informații (Info) și Bonusuri/Penalizări/Avansuri (Bonuses/Penalties/Advances).

Dacă pe săptămână rezultă muncă suplimentară, sus apare blocul portocaliu Ore suplimentare (Overtime) cu textul Atenție, ore suplimentare! (Attention, overtime!), cu rândul Total (Ore) (Total (Hrs)) și Ore suplimentare (ore) (Overtime (hrs)) cu semnul plus.

Mai jos sunt data și ora turei, apoi blocul Informații: compania, proiectul, orarul și angajatul — la angajat, în paranteze, numărul lui.

Blocul Detalii (Details) — ceea ce se poate modifica la propria tură viitoare: Locație (Location) și Marcaje (Marks), iar sub ele Salvează (Save).

Chiar în partea de jos este blocul Pauze (Breaks). Câtă vreme nu există niciuna, apare Fără pauze (No breaks), iar în dreapta este butonul Adaugă pauză (Add break).

Cum se adaugă o pauză la o tură

Adaugă pauză deschide un formular din cinci câmpuri:

Jos este Adaugă (Add). După aceasta pauza intră în blocul Pauze al cardului, apare ca un card separat în lista zilei și adaugă o unitate la contorul cu ceașca.

Acțiuni cu tura

Cele trei puncte din colțul din dreapta sus al cardului sunt Mai multe acțiuni (More actions). Ele deschid panoul glisant Selectați o acțiune (Select action) cu cinci elemente:

Ce face exact fiecare și cum trece prin aprobare — în articolul „Aplicația mobilă pentru angajat”.

Panoul glisant nu se deschide întotdeauna: dacă pentru tura respectivă nu există acțiuni, apăsarea nu afișează nimic și nu apare niciun mesaj. Cauzele — în tabelul de mai jos.

Butoanele din bara de sus

Jos, în dreapta, este butonul cu semnul plus — Adăugați o tură (Add Shift) direct din calendar.

Ce se află în butonul „Mai mult”

Cele trei puncte din bara de sus deschid panoul glisant Orar (Schedule) — unsprezece elemente. Acesta este meniul de lucru principal al conducătorului: de aici se modifică multe ture deodată, se copiază orarul, se adaugă șabloane, sărbători și oameni.

Acțiuni în masă cu turele

Ecranul are trei blocuri: mai întâi stabiliți ce ture luăm, apoi — ce facem cu ele.

Cele nouă acțiuni:

Nimic nu se întâmplă imediat: aplicația arată mai întâi ce a intrat în selecție. După alegerea acțiunii apare o fereastră cu indicația Faceți clic pe „Aplică” pentru a vedea turele afectate (Click Apply to view the affected shifts), iar după Aplicați — câte ture sunt afectate, de exemplu Va fi șters 2 (Will be deleted 2). Doar apăsarea următoare execută acțiunea, și sosește Salvat, Acțiune finalizată (Saved, Action completed).

Verificați acest număr înainte de apăsare: el este asigurarea împotriva situației în care selecția a prins accidental ture în plus.

Duplicarea turelor

Duplicarea mută înainte o perioadă deja alcătuită — de obicei așa se întinde o săptămână pe o lună.

Jos este butonul verde Duplicat (Duplicate).

Blocul despre conflicte este cel mai important: el decide ce se întâmplă dacă în zilele respective există deja ture. „Permite” le lasă pe ambele, „Evitați” sare peste zilele ocupate, „Suprascrie” le înlocuiește pe cele existente.

Adăugarea unui nou șablon

Șablonul este o schiță de tură, după care apoi se distribuie turele pe zile.

Jos este Salvează (Save).

Adăugarea turelor după șablon

Reversul șablonului: să îl distribuiți în calendar.

Jos este butonul verde Aplicați (Apply).

Adăugarea unei zile de sărbătoare

Cele patru comutatoare ale sărbătorii:

Mai jos este câmpul % din tariful de bază pentru munca efectuată într-o zi de sărbătoare (% from the basic pay rate for work on a holiday) — implicit 100. Aici se stabilește plata majorată.

Afișează / Ascunde

În ciuda denumirii, acestea sunt setările de aspect al grilei — trei blocuri și Salvează:

Fusul orar de aici decide în timpul cui vedeți turele — acest lucru este important dacă echipa este în țări diferite.

Notificări de urgență

Este o modalitate de a acoperi rapid o gaură din orar. Mesajul pleacă către acei angajați care nu au ture în perioada selectată — adică spre cei care pot veni la lucru. Rostul este să îi chemați să preia turele deschise, nu să anunțați pe cei ocupați.

Formularul este scurt: Perioadă (Period) cu datele de la și până la, câmpul Textul mesajului (Message text) și butonul Trimite notificare (Send notification). În text se scrie de obicei care ture au rămas neacoperite.

Distribuirea turelor din lista celor disponibili

Ecranul se numește Distribuie turele libere (Distribute free shifts): alegeți orarele și perioada — Selectați programele de lucru (Select schedules), De la și Până la — și apăsați Distribuie (Distribute). Sistemul împarte singur turele deschise angajaților. Alături este Anulează (Cancel).

Publicarea și notificarea angajaților

În denumirea elementului apare un număr — acesta este numărul turelor care au fost create, dar încă nu au fost publicate. Ștergeți sau publicați turele, și numărul se va schimba. Apăsarea le publică și trimite anunțurile, așa că nu deschideți elementul „doar ca să vă uitați”.

Ștergerea listei celor disponibili

Singurul element scris cu roșu. El elimină turele deschise — cele care stau în lista comună și nu au fost preluate încă de nimeni. Acțiunea afectează datele întregii companii, așa că folosiți-o doar când lista trebuie golită complet.

Adăugarea unui nou angajat

Este același ecran Adăugați angajat (Add employee) ca și în secțiunea Angajații companiei: Informații personale (Personal information) — prenumele, numele de familie, telefonul și e-mailul, Setări de lucru (Work settings) — Număr de personal (Personnel Number), norma lunară de ore în procente și poziția. În detaliu, împreună cu invitația și drepturile — în articolul „Angajații companiei în aplicația mobilă”.

Filtre

Ecranul de filtre este alcătuit din patru rânduri și butonul de aplicare. Primele două stabilesc al cui orar să fie afișat, următoarele două deschid ecrane proprii — către ele duce săgeata din dreapta, iar pe rândul însuși se află o insignă cu starea curentă.

Jos este Aplică filtre (Apply filters) — până la apăsarea lui selecția nu se aplică.

Orare nu este o listă simplă, ci un arbore: fiecare orar se extinde, iar în interior se văd șabloanele lui de ture, inclusiv Schimb personalizat (Custom shift). Se poate bifa atât întregul orar, cât și șabloane separate. Sus sunt Șterge tot (Clear all) și Selectează tot (Select all), jos — Aplicați (Apply).

Rândul „Filtre”: șapte selecții

Stările sunt cinci: Întârziere (Late), Plecat devreme (Early left), Absență (Absence), Început (Started), Finalizat (Finished).

Toate cele șapte se deschid la fel: sus Căutare (Search), sub el Selectat (Selected) cu un număr, alături Șterge tot și Selectează tot, mai jos lista cu bife și butonul Aplicați. În partea de jos a ecranului de selecții sunt Șterge (Clear) și Salvează (Save).

Rândul „Setări”: ce să fie afișat în grilă

Aici sunt șase comutatoare — după tipul evenimentelor — și al șaptelea, general:

Insigna de pe rândul Setări este numărul tipurilor activate: cu toate activate apare 6, dezactivați unul — va deveni 5. Jos este Salvează (Save).

Cum se adaugă o tură din calendar

Butonul cu semnul plus deschide Adăugați o tură (Add Shift). Formularul are două blocuri:

În formular nu există câmpul angajatului: tura se creează pe numele dumneavoastră. Ce se întâmplă mai departe depinde de rol. La proprietar și administrator tura apare în orar imediat. La angajat pleacă o cerere, iar aplicația răspunde: Solicitarea dumneavoastră de a crea o tură a fost acceptată și va fi procesată de către manager în curând (Your request to create a shift has been accepted and will be processed by the manager shortly). Excepția o constituie orarele în care este activată autoservirea fără confirmarea managerului: acolo tura angajatului intră imediat.

Suprapunerile nu sunt permise de aplicație. Dacă la ora respectivă aveți deja o tură, salvarea este anulată cu mesajul Acțiunea a fost anulată din cauza unei suprapuneri cu o altă tură (The action was canceled due to an overlap with another shift).

Cererea plecată spre aprobare se vede în secțiunea Cereri (Requests) ca Cerere pentru a crea o tură (Request to create a shift). Deschizând-o, se poate apăsa Anulează cererea (Cancel request) — va apărea panoul glisant Respinge cererea (Decline request) cu câmpul obligatoriu Motivul refuzului (Reason of decline) și butonul Trimiteți (Submit).

Probleme posibile și soluții

Întrebări frecvente (FAQ)

Întrebare: Prin ce diferă acest ecran de „Orare” din meniu? Răspuns: Aici se vizualizează turele și se corectează ture individuale, acolo orarele se creează și se configurează.

Întrebare: Ce sunt turele deschise (Open Shifts)? Răspuns: Ture predate în lista comună. Le poate prelua oricine are voie conform setărilor.

Întrebare: Ce înseamnă cele trei pictograme cu numere de lângă dată? Răspuns: Câți angajați ies la lucru în ziua respectivă, câte ture și câte pauze. Numără conform modului de afișare selectat.

Întrebare: Se poate vedea luna în întregime? Răspuns: Da, cu butonul Extinde calendarul de sub banda săptămânii. Răsfoirea se face atunci pe luni.

Întrebare: Se poate adăuga o tură direct de aici? Răspuns: Da, cu butonul cu semnul plus din dreapta jos. Tura se creează pe numele dumneavoastră; la angajat ea pleacă ca cerere către manager, dacă în orar nu este permis altfel.

Întrebare: Pe cine va fi pusă tura adăugată de pe telefon? Răspuns: Pe dumneavoastră — în formular nu există câmpul de alegere a angajatului. Pentru a pune o tură altei persoane este nevoie de secțiunea Orare sau de versiunea web.

Întrebare: Cum se adaugă o pauză la o tură? Răspuns: Deschideți tura și, în blocul Pauze, apăsați Adaugă pauză. Pauza va apărea și în lista zilei, ca un card separat.

Întrebare: De ce unele ture au eticheta Absență (Absence)? Răspuns: Pentru perioada respectivă angajatului i-a fost înregistrată o absență — zi liberă, concediu medical sau concediu de odihnă.

Întrebare: Se poate descărca orarul din aplicație? Răspuns: Da, cu butonul Exportați din bara de sus. Îl au proprietarul și administratorul.

Întrebare: Ce înseamnă bara portocalie „Atenție, ore suplimentare!”? Răspuns: Pe săptămână rezultă muncă suplimentară. Alături este arătat câte ore sunt în total și câte dintre ele sunt suplimentare.

Întrebare: Prin ce diferă acțiunile în masă de duplicarea turelor? Răspuns: Acțiunile în masă modifică turele deja existente — pun un marcaj, o locație, un bonus, le șterg. Duplicarea creează ture noi după modelul unei perioade deja alcătuite.

Întrebare: Cum mă asigur că acțiunea în masă va afecta doar turele necesare? Răspuns: Aplicația arată numărul înainte de execuție: după Aplicați apare, de exemplu, Va fi șters 2. Verificați acest număr — el este asigurarea împotriva unei selecții prea largi.

Întrebare: Se poate anula o ștergere în masă? Răspuns: Nu, anulare nu există. Tocmai de aceea, înainte de ștergere restrângeți selecția prin date, șabloane și angajați și uitați-vă la numărul turelor afectate.

Întrebare: Ce se face cu conflictele la duplicare? Răspuns: Trei variante. Permite conflicte va lăsa și tura veche, și pe cea nouă. Evitați conflictele va sări peste zilele ocupate. Suprascrie conflictele va înlocui turele existente cu cele copiate.

Întrebare: Prin ce diferă „Indentat” de „Într-un rând”? Răspuns: Este modul de lipire atunci când repetările sunt mai multe de una: „Într-un rând” pune copiile una după alta, „Indentat” — cu același interval care a fost în perioada inițială.

Întrebare: Se copiază pauzele și locațiile împreună cu turele? Răspuns: Doar dacă le bifați în Opțiuni suplimentare: acolo sunt bife separate pentru marcaje, pauze, locații, note și ture deschise.

Întrebare: Prin ce diferă „Adăugați un nou șablon” de „Adăugați schimburi după șablon”? Răspuns: Primul creează schița unei ture — ora, pauza, locația, numărul de locuri de muncă. Al doilea distribuie ture după această schiță în zilele alese.

Întrebare: La ce servește comutatorul „Setați locurile de muncă pe zile”? Răspuns: Pentru a stabili un număr diferit de oameni pe zilele săptămânii: de exemplu, vineri sunt necesari patru, iar în celelalte zile doi.

Întrebare: Sărbătoarea interzice punerea turelor? Răspuns: Implicit nu: comutatorul Permite adăugarea de schimburi în această perioadă este activat. Dezactivați-l dacă în zi de sărbătoare nu trebuie să se lucreze.

Întrebare: Unde se stabilește plata majorată pentru munca în zi de sărbătoare? Răspuns: În setările sărbătorii, în câmpul procentului din tariful de bază. Implicit este 100.

Întrebare: De ce secțiunea se numește „Afișează / Ascunde”, iar în interior este sortarea? Răspuns: Denumirea a rămas din versiunea anterioară. În interior sunt trei setări de aspect al grilei: sortarea, formatul numelui și fusul orar.

Întrebare: În timpul cui sunt afișate turele? Răspuns: Așa cum este selectat în Afișează / Ascunde: în fusul orar al angajatului sau al proiectului. Acest lucru este important dacă echipa este în țări diferite.

Întrebare: Cui vor pleca notificările de urgență? Răspuns: Celor care nu au ture în perioada selectată — angajaților liberi, ca să preia turele neacoperite. Pe cei ocupați mesajul nu îi atinge.

Întrebare: Ce înseamnă numărul din „Publică și notifică angajații”? Răspuns: Câte ture au fost create, dar încă nu au fost publicate. Apăsarea le publică și trimite anunțurile, așa că nu deschideți elementul doar ca să vă uitați.

Întrebare: Ce șterge „Șterge lista celor disponibili”? Răspuns: Turele deschise — cele care stau în lista comună și nu au fost preluate încă de nimeni. Elementul este scris cu roșu, pentru că afectează datele întregii companii.

Întrebare: De ce în filtre apar de două ori „Marcaje”? Răspuns: Sunt marcaje diferite: unele stau pe angajați, altele — pe ture. Prima selecție caută oameni, a doua — ture.

Întrebare: Ce arată „9+” de pe pictograma filtrelor? Răspuns: Câte valori sunt selectate în toate filtrele împreună. Mai mult de nouă se afișează ca 9+.

Întrebare: La ce servește faptul că în filtrul de orare se văd șabloanele de ture? Răspuns: Pentru a selecta nu tot orarul, ci ture separate: de exemplu, doar cele de noapte 23-7.

Întrebare: Se poate adăuga un angajat fără a ieși din orar? Răspuns: Da, în meniul Mai mult există Adăugați un nou angajat — se deschide același formular ca în secțiunea angajaților.

Întrebare: De ce orarul necesar nu apare în listă la adăugarea unei ture? Răspuns: Selectorul arată doar orarele valabile la data aleasă. Cel expirat trebuie prelungit mai întâi.

Întrebare: Turele nu se văd după acțiunea în masă — nu a funcționat? Răspuns: Apăsați mai întâi Actualizare din bara de sus: ecranul putea afișa datele încărcate înainte de modificare.

Întrebare: Prin ce diferă notificările de urgență de cele obișnuite? Răspuns: Notificările obișnuite anunță despre evenimente pe cei pe care îi privesc. Cele de urgență sunt o cerere adresată de a veni la lucru: ele pleacă către angajații liberi, când în orar au rămas ture neacoperite.