Șabloane de activități

Gestionarea configurațiilor reutilizabile de activități pentru a accelera crearea sarcinilor și a asigura uniformitatea în întreaga organizație.

Ce este?

Șabloanele de activități sunt configurații prestabilite care pot fi reutilizate la crearea unor activități noi. În loc să completați de fiecare dată aceleași câmpuri — denumire, durată, proiect, note — le salvați ca șablon și le aplicați în câteva clicuri.

Șabloanele sunt gestionate în fila Șabloane de activitate a paginii Activity (lângă fila Calendar). După creare, șabloanele sunt disponibile la crearea unor activități noi — atât individual, cât și în masă.

Cerințe preliminare

#	Cerință	Detalii
1	Acces la pagina Activity	Este necesar accesul la funcționalitatea activităților.
2	Rol de Manager, Administrator sau Owner	Pentru gestionarea șabloanelor sunt necesare permisiuni ridicate.
3	Proiecte configurate	Șabloanele pot face referire la proiecte specifice.

Instrucțiuni pas cu pas

Navigarea la șabloanele de activități

Pas	Acțiune	Rezultat așteptat
1	Accesați pagina Activitate din panoul lateral stâng.	Se deschide pagina Activity cu fila Calendar activă.
2	Faceți clic pe fila Șabloane de activitate (lângă fila Calendar).	Se deschide secțiunea de șabloane cu lista șabloanelor existente (dacă există).

Crearea unui șablon nou

Pas	Acțiune	Rezultat așteptat
1	În fila Șabloane de activitate, faceți clic pe Creează Șablon (sau butonul +).	Se deschide formularul de creare a șablonului.
2	Introduceți denumirea șablonului — o descriere clară a tipului de activitate.	Câmpul de denumire este completat.
3	Specificați durata implicită pentru activitățile create din acest șablon.	Durata este setată.
4	Selectați proiectul la care este asociat șablonul (dacă este necesar).	Proiectul este asociat.
5	Adăugați Notă sau instrucțiuni implicite care vor fi afișate în activitățile create din acest șablon.	Notele sunt salvate în șablon.
6	Configurați câmpurile suplimentare după necesitate (locație, cerințe de poziție etc.).	Toate valorile implicite necesare sunt setate.
7	Faceți clic pe Salvează.	Șablonul a fost creat și a apărut în listă.

Editarea unui șablon

Pas	Acțiune	Rezultat așteptat
1	În fila Șabloane de activitate, găsiți șablonul dorit.	Rândul șablonului este vizibil în listă.
2	Faceți clic pe butonul Editareare (pictograma creion) de lângă șablon.	Se deschide formularul de editare cu valorile actuale.
3	Efectuați modificările necesare în câmpuri.	Câmpurile sunt actualizate.
4	Faceți clic pe Salvează.	Șablonul a fost actualizat. Activitățile create anterior din acest șablon nu sunt afectate.

Ștergerea unui șablon

Pas	Acțiune	Rezultat așteptat
1	În fila Șabloane de activitate, găsiți șablonul pe care doriți să îl ștergeți.	Rândul șablonului este vizibil în listă.
2	Faceți clic pe butonul Șterge (pictograma coș de gunoi) de lângă șablon.	Apare o casetă de dialog de confirmare.
3	Confirmați ștergerea.	Șablonul a fost șters din listă. Activitățile create anterior din acest șablon rămân neschimbate.

Utilizarea unui șablon la crearea unei activități

Pas	Acțiune	Rezultat așteptat
1	În calendarul activităților, faceți clic pe Creați o activitate.	Se deschide formularul de creare a activității.
2	Selectați un șablon din lista derulantă.	Formularul este completat automat cu valorile șablonului (denumire, durată, proiect, note).
3	Dacă este necesar, ajustați câmpurile (de exemplu, data sau un angajat specific).	Câmpurile sunt configurate pentru această instanță.
4	Faceți clic pe Salvează.	O nouă activitate a fost creată pe baza șablonului.

Referința câmpurilor șablonului

Câmp	Obligatoriu	Descriere
Denumirea șablonului	Da	O denumire descriptivă pentru șablon.
Durata implicită	Da	Durata prestabilită pentru activitățile create din acest șablon.
Proiect	Nu	Proiectul implicit asociat activității.
Note / Instrucțiuni	Nu	Textul implicit care va apărea în câmpul de note al activității.
Locație	Nu	Locația de lucru implicită.
Poziție	Nu	Poziția necesară pentru activitate (utilizată la repartizare).

Permisiuni de acces

Rol	Vizualizare șabloane	Creare șabloane	Editare șabloane	Ștergere șabloane
Angajat	Nu	Nu	Nu	Nu
Șef de tură	Da	Nu	Nu	Nu
Manager	Da	Da	Da	Da
Administrator	Da	Da	Da	Da
Owner	Da	Da	Da	Da

Întrebări frecvente

Î1: Dacă actualizez un șablon, se vor modifica activitățile existente?
Nu. Activitățile create anterior din șablon rămân neschimbate. Actualizarea șablonului afectează doar activitățile noi create din acesta în viitor.

Î2: Pot crea mai multe șabloane pentru același proiect?
Da. Puteți crea oricâte șabloane sunt necesare, inclusiv în cadrul aceluiași proiect. De exemplu, șabloane separate pentru „Inspecție de dimineață”, „Livrare de după-amiază” și „Raport de seară” — toate în același proiect.

Î3: Pot duplica un șablon?
Dacă funcția de duplicare este disponibilă, puteți copia un șablon existent și îl puteți modifica. În caz contrar, creați un șablon nou și completați manual valori similare.

Î4: Șabloanele Dumincăt disponibile în toate proiectele?
Șabloanele sunt disponibile la nivelul companiei. Dacă un șablon este asociat unui proiect specific, acel proiect va fi setat implicit, dar la crearea activității proiectul poate fi modificat.

Posibile probleme și soluții

Problemă	Cauză posibilă	Soluție
Butonul „Create template” nu este vizibil	Permisiuni insuficiente.	Doar Manager, Administrator sau Owner pot crea șabloane. Contactați Administratorul.
Câmpuri lipsă în formularul șablonului	Unele câmpuri pot fi ascunse în spatele comutatorului „Advanced”.	Căutați secțiunea de setări avansate în formularul șablonului.
Un șablon șters încă este afișat	Problemă cu memoria cache a browserului.	Reîmprospătați pagina — șablonul ar trebui să dispară.
Lista de șabloane este goală la crearea unei activități	Nu a fost creat încă niciun șablon.	Accesați fila Șabloane de activitate și creați cel puțin un șablon.
Din șablon au fost completate valori incorecte	Șablonul poate conține date învechite.	Editați șablonul și actualizați valorile implicite.