Crearea primului proiect și program

Proiectele unesc angajații și programele (ca departamente, locații sau echipe). Programele stabilesc regulile timpului de lucru și conțin turele efective. Aveți nevoie de cel puțin un proiect și un program înainte de a putea atribui ture.

Partea 1: Proiectul

Primul proiect este creat automat imediat după înregistrarea companiei. Puteți să-l redenumiți sau să-i modificați setările.

Cum se editează proiectul

Apăsați pictograma Proiecte din panoul lateral din stânga (pictograma dosar) → Selectațiațiați proiectul → modificați datele:

Permisiuni ale angajaților în proiect

Marcajele proiectului (Marcaje)

Fiecare proiect poate avea propriul set de marcaje — etichete colorate pentru categorizare. Marcajele se pot atașa la ture, precum și la angajați în program (fila Membrii echipei programate).

Pentru gestionarea marcajelor: deschideți editarea proiectului → Martietiecaje → + Adaugă Martietiecaj → introduceți numele și alegeți culoarea → Salvează.

Apăsați Salvează.

Crearea proiectelor suplimentare

Apăsați + Creează un proiect pe pagina Proiecte.

Partea 2: Crearea programului

Pasul 1: Deschideți pagina Programe

Apăsați pictograma Programe din panoul lateral din stânga (pictograma listă).

Pasul 2: Lansați asistentul

Apăsați + Adaugă program.

Pasul 3: Informații de bază (Pasul 1)

Permisiuni pentru angajați (fiecare cu opțiunea „Cu confirmarea managerului”):
– Schimbul de ture
– Transferul turei în ture deschise
– Crearea propriilor ture
– Crearea pauzelor
– Renunțarea la ture
– Preluarea turelor deschise
– Schimbul de pauze între șabloane
– Împărțirea turelor

Apăsați Înainte.

Pasul 4: Alegeți tipul de program (Pasul 2)

Fiecare tip de program are propriile setări în pașii următori ai asistentului.

Gol — program manual

Control manual complet. Sistemul nu generează ture — le adăugați manual prin pagina Program.

Exemplu: Birou mic de 5 persoane, unde conducătorul decide singur cine lucrează când și plasează manual turele în fiecare zi.

Nu există pași suplimentari în asistent — programul este creat imediat.

De bază — program automat standard

Potrivit pentru grafice simple cu ore fixe. La Pasul 3 (Date despre ture) se setează șabloanele de ture:

• Zilele săptămânii pentru fiecare șablon
• Ora de început și sfârșit a turei
• Durata pauzei
• Locația

Sistemul distribuie automat angajații conform șabloanelor setate.

Exemplu: Birou care funcționează Luni–Vineri 09:00–18:00. Creați un singur șablon de tură, iar sistemul îl atribuie tuturor angajaților în zilele selectate.

După disponibilitate — pe baza disponibilității angajaților

Angajații indică în prealabil timpul lor disponibil (prin secțiunea Când Dumincăt disponibil). Sistemul generează automat ture ținând cont de disponibilitatea fiecărui angajat. La Pasul 3 (Date despre ture) se setează:

Exemplu: Cafenea unde studenții-bariști marchează în ce zile și ore pot lucra. În zilele lucrătoare sunt necesare 3 persoane, în weekend — 1. Sistemul formează singur programul ținând cont de disponibilitate și necesitate.

Avansat — program automat avansat

Pentru grafice complexe cu mai multe ture pe zi și nevoi diferite de personal. La Pasul 3 (Date despre ture):

Exemplu: Centru de apeluri cu tură de dimineață (08:00–16:00, necesari 10 operatori în zilele lucrătoare, 5 în weekend), tură de seară (16:00–00:00, necesari 8 operatori) și tură de noapte (00:00–08:00, necesari 3 operatori). Sistemul distribuie angajații pe ture ținând cont de încărcarea pe fiecare zi.

Presetat — modele rotative

Pentru grafice ciclice. La Pasul 3 se setează modelul de rotație — sistemul alternează automat zilele lucrătoare și de repaus conform șablonului stabilit.

Exemplu: Firmă de pază unde angajații lucrează 2 zile din 2 (2/2), sau fabrică cu grafic o zi din trei. Setați modelul o singură dată, iar sistemul îl repetă pe întreaga perioadă a programului.

Ce este un șablon de tură

Șablonul de tură — este un set salvat de parametri pentru crearea rapidă a turelor. În loc să introduceți de fiecare dată ora, pauza și alte date manual, selectați un șablon gata făcut — iar toate câmpurile se completează automat.

Șabloanele se creează la Pasul 3 (Dată despre ture) al asistentului de programe (pentru tipurile De bază, După disponibilitate, Avansat) sau ulterior — pe pagina Program.

Din ce constă un șablon de tură

Pauze în șablonul de tură

Șablonul de tură suportă două moduri de setare a pauzelor:

1. Pauză simplă (Pauză) — se indică doar durata în minute. Pauza nu este legată de o oră concretă.

2. Pauze planificate (Configurare pauze) — pauze exacte cu ora de început și parametri. Activați bifa Configurare pauze în șablonul de tură:

Apăsați Adaugă pauză pentru adăugarea de pauze suplimentare în șablon. Se pot seta mai multe pauze într-o singură tură (de exemplu, pauza de cafea de dimineață și pauza de prânz).

Numărul de angajați pe zilele săptămânii

Pentru tipurile de program După disponibilitate și AvanSâm, fiecare șablon de tură permite setarea Numărului de personal necesar — numărul de angajați necesari separat pentru fiecare zi a săptămânii (Luni–Duminică). Utilizați butoanele +/− pentru configurare.

Aceasta permite, de exemplu, atribuirea a 5 persoane în zilele lucrătoare și a 2 în weekend pentru același șablon de tură.

Bifa Setați locurile de muncă pe zile activează modul de gestionare separată a locurilor de muncă pe zile.

Unde se utilizează șabloanele

Exemplu

Un restaurant creează trei șabloane: „Dimineață” (07:00–15:00, pauză planificată „Pauza de prânz” 30 min.. de la 12:00, plătită), „Zi” (15:00–23:00, pauză 30 min..), „Noapte” (23:00–07:00, pauză 20 min..). În zilele lucrătoare sunt necesari 5 angajați pe tura de dimineață, în weekend — 3. La întocmirea programului, managerul selectează șablonul gata făcut — ora, pauzele și numărul de angajați se completează automat.

Pasul 5: Setări de restricții — Setări (doar După disponibilitate și Avansat)

Pentru tipurile După disponibilitate și AvanSâm în asistent este disponibil un pas suplimentar Setări, care definește restricțiile la distribuirea automată a turelor:

Cote de ore de lucru:

Restricții de ture și repaus:

Reguli personalizate — butonul + Adaugă permite adăugarea de reguli suplimentare pentru autogenerare.

Aceste setări garantează că programul creat automat respectă legislația muncii și regulile interne ale companiei.

Planificatorul de încărcare (doar După disponibilitate și Avansat, necesită modulul Prognoză)

În asistentul de programe de tipurile După disponibilitate și AvanSâm, cu modulul Prognoză activat, este disponibilă fila Cerere de încărcare. Aceasta permite setarea numărului de angajați necesari în fiecare oră a fiecărei zile.

Planificatorul de încărcare pe ore

Editor vizual al încărcării direct în interfață:

Exemplu: Biroul funcționează Luni–Vineri 09:00–18:00. În zilele lucrătoare în fiecare oră este necesar 1 angajat, Sâmbătă și Duminică — 0. Completați grila, iar sistemul calculează automat numărul optim de ture.

Pasul 6: Adăugați angajații în program

Deschideți Pagina Program (pictograma calendar) → Selectațiațiați proiectul și programul → adăugați angajații prin meniul Acțiuni.

Partea 3: Adăugați prima tură

După adăugare apăsați Publică și notifică angajații — angajații vor primi notificări despre program.

Articole asociate

• Ghid pas cu pas pentru configurare
• Adăugarea primilor angajați
• Setări de salarizare
• Departamente și proiecte
• Pauze
• Prognoză
• Gestionarea proiectelor
• Gestionarea locațiilor

Întrebări frecvente

Î: Câte programe pot fi într-un singur proiect?
R: Un număr nelimitat.

Î: Durata maximă a unui program?
R: La creare și prelungire — maximum trei luni per pas. Programul poate fi prelungit de un număr nelimitat de ori.

Î: Se poate modifica tipul programului după creare?
R: Nu. Pentru alt tip creați un program nou.

Î: Angajații nu apar în grila programului.
R: Asigurați-vă că angajații sunt adăugați atât în proiect, cât și în program.

Î: Pictograma de avertizare la program.
R: Intervalul de date a expirat. Creați un program nou sau prelungiți-l pe cel existent.

Î: Cum se adaugă angajați în program după crearea acestuia?
R: Deschideți Programe → pictograma creion la program → fila Adaugă angajați → Selectațiațiați angajații → salvați.

Î: Cum se prelungește programul la expirarea terMeniului?
R: Programe → creion → fila Reduce/prelungește programul → selectați Prelungește programul → indicați noua dată → salvați.

Î: Pentru ce este „Tipul de control al săptămânii” în program?
R: Determină cum reacționează sistemul la ore suplimentare. Permite — fără restricții, Permite cu Confirmațiațiare — managerul confirmă orele suplimentare, Blochează — turele cu depășire sunt marcate cu punct roșu.

Î: Cum se creează al doilea proiect?
R: Accesați Modul → măriți numărul de proiecte în modulul Departamente și proiecte → salvați. După aceea butonul + Creează un proiect va deveni activ.

Î: Se poate redenumi un șablon de tură după crearea programului?
R: Da. Apăsați pe șablonul de tură din grila programului → butonul de editare — modificați numele și salvați.

Î: Cum se Selectațiațiează tipul de program „Presetareareat” pentru rotație 2/2?
R: În asistentul de creare a programului la Pasul 2 selectați Presetareareat, apoi definiți modelul: 2 zile lucrătoare, 2 zile libere.

Î: Ce se întâmplă dacă nu publicați programul?
R: Angajații nu vor primi notificări și nu vor vedea turele în aplicația mobilă. Publicarea este obligatorie pentru notificarea echipei.

Î: Se poate desemna un Gestionațir de proiect la crearea acestuia?
R: Da. În setările proiectului există câmpul Gestionațiri — adăugați utilizatorii doriți cu rolul Manager.

Î: Cum se șterge un program?
R: Deschideți setările programului și apăsați Șterge. Toate turele din cadrul programului vor fi șterse automat.

Î: Cum se adaugă pauze planificate în șablonul de tură?
R: În șablonul de tură activați bifa Configurare pauze → indicați Titlul, Durata, Începutul și Plătită → apăsați Adaugă pauză pentru adăugarea pauzelor suplimentare. Fiecare pauză este legată de o oră concretă.

Î: Care este diferența dintre o pauză simplă (Pauză) și una planificată (Configurare pauze)?
R: Pauza simplă — doar durata în minute, fără legătură cu o oră concretă. Configurare pauze — pauze exacte cu titlu, oră de început, durată și bifă de plată.

Î: Se poate seta un număr diferit de angajați pentru zilele lucrătoare și SăptămânăSfârșit?
R: Da. În tipurile de program După disponibilitate și AvanSâm pentru fiecare șablon de tură se setează Numărul de personal necesar separat pentru fiecare zi a săptămânii (Luni–Duminică).

Î: Ce este Planificatorul de încărcare pe ore?
R: Planificator vizual de încărcare în fila Cerere de încărcare (necesită modulul Prognoză). Permite setarea numărului de angajați necesari în fiecare oră a fiecărei zile. Pe baza acestor date, sistemul calculează numărul optim de ture.

Î: Unde se găsește planificatorul de încărcare?
R: Activați modulul Prognoză → în asistentul de programe de tipurile După disponibilitate sau AvanSâm → fila Cerere de încărcare → Planificator de încărcare pe ore.

Î: Ce înseamnă „Setați locurile de muncă pe zile” în șablonul de tură?
R: Bifa permite setarea unui număr diferit de locuri de muncă pentru fiecare zi a săptămânii în cadrul unui singur șablon de tură. Disponibilă în tipurile După disponibilitate și Avansat.

Î: Se pot adăuga mai multe pauze într-un singur șablon de tură?
R: Da. Apăsați Adaugă pauză pentru fiecare pauză suplimentară. De exemplu, pauza de cafea 15 min la 10:30 și prânzul 30 min.. la 13:00.

Î: Ce înseamnă „Simultan în pauză 0–1″ în setările pauzei?
R: Afișează câți angajați pot fi la această pauză simultan. Sistemul controlează ca nu toți să plece în pauză simultan.