Ghid pas cu pas pentru configurarea Shifton

Acest ghid descrie ordinea corectă de configurare a platformei Shifton, de la înregistrare până la funcționarea completă. Urmați pașii în ordine — fiecare pas următor depinde de cel anterior.

Prezentare generală a pașilor

Pas	Acțiune	Unde se configurează
1	Înregistrarea companiei	shifton.com → Înregistrare
2	Confirmarea telefonului și adăugarea cardului	Profilul meu → Telefon / Companie → Facturare
3	Setări de salarizare	Setări companie → Setări salarizare
4	Activarea modulelor	Meniul companiei → Modul
5	Configurarea modulelor	Meniul companiei → Modul → Setări
6	Adăugarea și invitarea angajaților	Angajați → + Adaugă angajați
7	Crearea proiectului	Proiecte → + Creează un proiect
8	Crearea programului	Programe → + Adaugă program
9	Lucrul cu graficul (pagina Program)	Pagina Program → adăugarea/editarea turelor
10	Funcții suplimentare	Activități, hartă, cereri, rapoarte

Pasul 1. Înregistrarea companiei

Accesați shifton.com și apăsați Înregistrare sau Try Free.

Alegeți produsul:

schimbăon PrograMartiee

mdash; pentru gestionarea turelor și a programelor

schimbăon Serviciul pe teren

mdash; pentru echipe de teren și sarcini

Completați formularul: numele companiei, țara, industria, numele, email-ul, parola, telefonul.

Apăsați Înregistrează-te — veți fi redirecționat imediat în cont.

Persoana care completează formularul devine proprietarul companiei (Proprietar) cu acces complet la toate setările.

Mai multe detalii: Înregistrarea companiei. Despre modurile Scheduling și Serviciu de teren citiți în articolul Moduri de lucru.

Pasul 2. Confirmarea telefonului și adăugarea cardului

Înainte de a invita angajați, trebuie să efectuați trei acțiuni obligatorii:

2.1 Confirmarea numărului de telefon

Apăsați pe numele dumneavoastră din colțul din dreapta sus → Profilul meu.

Pe fila General găsiți câmpul Număr de telefon → apăsați pe solicitarea de confirmare.

Introduceți codul SMS → Confirmațiați.

2.2 Adăugarea cardului bancar

Apăsați pe numele companiei → Facturare.

Adăugați un card de plată.

2.3 Activarea abonamentului

În secțiunea Facturare activați abonamentul lunar.

Fără acești pași trimiterea invitațiilor către angajați este imposibilă.

Mai multe detalii: Confirmarea telefonului. Despre metodele de plată și abonament — în articolele Metode de plată și Soldul companiei și facturi.

Pasul 3. Setări de salarizare

Configurați parametrii de plată înainte de crearea programelor — aceștia influențează calculul salariului în toate turele viitoare.

Apăsați pe numele companiei → Setări companie → Setări salarizare.

Configurați parametrii principali:

Parametru	Descriere
Lun.eda	Moneda de calcul (154 de monede mondiale)
Mod de tarifare	Tarif pe oră — plată pentru fiecare oră de muncă. Tarif pe tură — plată fixă pe tură
Cote zilnice / săptămânale / lunare	Norme de timp de lucru, după care se calculează orele suplimentare
Niveluri de ore suplimentare	Tarife pentru muncă suplimentară (de exemplu, primele 2 ore → 150%, apoi → 200%)
Coeficienți pentru ture de noapte	Coeficienți pentru turele de noapte
Tarife de sărbători	Tarife pentru munca în zilele de sărbătoare
Prioritatea tarifului	După funcții — tariful din funcție. După locație — tariful din locația turei

Mai multe detalii: Setări de salarizare. Despre ierarhia în cascadă a tarifelor citiți în Ierarhia tarifelor de plată.

Pasul 4. Activarea modulelor

Shifton utilizează un sistem modular — activați doar funcțiile necesare.

Apăsați pe numele companiei → Modul.

Activați modulele necesare cu comutatorul.

Module recomandate pentru început

Modul	De ce este necesar	Preț
Departamente și proiecte	Mai multe proiecte/departamente (1 gratuit)	$1/lună per proiect suplimentar
Salarizare	Calculul salariului și rapoarte	$0,50/angajat/lună
Cereri de zi liberă	Cereri de zi liberă/concediu	$1/angajat/lună
Pontaj	Evidența intrărilor/ieșirilor	$1/angajat/lună
Pauze	Evidența pauzelor	$0,50/angajat/lună

Toate modulele au o perioadă de probă gratuită de 30 de zile (Controlul locației de muncă — doar 10 zile).

Mai multe detalii: Prezentare generală a sistemului modular

Pasul 5. Configurarea modulelor

După activarea modulelor, configurați parametrii acestora.

Apăsați pe numele companiei → Modul → fila Setări.

Configurați fiecare modul activat.

Setări principale

Modul	Ce se configurează
De bază	Formatul orei, formatul datei, limba notificărilor, notificări SMS
Pauze	Tipuri de pauze (plătite/neplătite), durată, limite
Pontaj	Metode de marcare (buton / GPS / QR), finalizare automată, memento-uri
Cereri de zi liberă	Tipuri de zile libere (concediu medical, vacanță, sărbătoare), tipuri personalizate
Concediu	Acumulare automată a zilelor, sold, transfer
Controlul locației de muncă	Raza GPS, verificare la pontare intrare/pontare ieșire
Ture de urgență	Notificări despre ture urgente
Activitate	Șabloane de activități, legătura cu programele

Mai multe detalii: articolele din secțiunea Module

Pasul 6. Adăugarea și invitarea angajaților

Apăsați pe Angajați în panoul lateral din stânga.

Apăsați + Adaugă angajați.

Completați formularul:

Câmp	Obligatoriu	Descriere
Prenume	Da	Prenumele
Nume	Da	Numele de familie
Număr de telefon	Nu	Mobil cu codul țării
E-mail	Nu	Pentru trimiterea invitației
Normăăa lunară de ore, %	Da	100% = normă întreagă, 50% = jumătate de normă
Selectațiațiați un proiect	Nu	Atribuiți la un proiect imediat
Selectațiațiați un program	Nu	Atribuiți la un program imediat
Funcție	Nu	Funcția
Trimite invitație	Nu	Trimite invitația prin email

Apăsați Adaugă și închide sau Adaugă (pentru adăugarea următorului angajat).

Alternativă: importați angajații din Excel/CSV prin butonul Importațiați — descărcați șablonul, completați-l și încărcați-l.

Mai multe detalii: Adăugarea angajaților

Pasul 7. Crearea proiectului

Proiectul este un container pentru unirea angajaților și programelor (departament, echipă, filială).

Primul proiect este creat automat la înregistrare. Îl puteți redenumi și configura.

Configurarea proiectului

Deschideți Proiecte din panoul lateral.

Apăsați Editareareează la proiectul dorit.

Completați câmpurile:

Câmp	Descriere
Numele proiectului *	Numele proiectului (obligatoriu)
Culoare	Culoare pentru identificare vizuală în programe și rapoarte
Fus orar	Fusul orar al proiectului. Se poate modifica doar dacă proiectul nu are încă programe
Locație implicită	Locație setată automat pe ture la generarea programului
Gestionațiri	Managerii proiectului — pot crea și edita programe
Angajați	Angajații proiectului (selecție multiplă)
Observatori	Observatori — doar vizualizarea programelor, fără editare
Tarif de bază	Tariful de bază pentru calculul salariului

Configurați permisiunile: vizibilitatea programelor, schimbul de ture, ture deschise, interdicția modificării turelor trecute.

Dacă este necesar, adăugați Martietiecaje (Martietiecaje) — etichete colorate pentru categorizarea turelor.

Apăsați Salvează.

Importațiațiant: Pentru crearea de proiecte suplimentare, activați modulul Departamente și proiecte ($1/lună per proiect suplimentar).

Mai multe detalii: Gestionarea proiectelor. Despre modulul pentru mai multe proiecte — Departamente și proiecte.

Pasul 8. Crearea programului

Programul stabilește regulile timpului de lucru și conține turele angajaților.

Apăsați pe Programe din panoul lateral → + Adaugă program.

Completați informațiile de bază: numele, proiectul, datele (maximum 3 luni per pas), tariful de bază.

Alegeți tipul de program:

Tip	Descriere	Exemplu
Gol	Complet manual — turele se adaugă manual	Birou mic, conducătorul stabilește turele singur
De bază	Șabloane fixe de ture	Birou Luni–Vineri 09:00–18:00
După disponibilitate	Pe baza disponibilității angajaților	Cafenea cu studenți-bariști
AvanSâm	Mai multe tipuri de ture cu nevoi diferite	Centru de apeluri cu ture de dimineață, seară și noapte
Presetareareat	Modele rotative (2/2, 5/2 etc.)	Pază, fabrică, regim non-stop

Configurați șabloanele de ture (ora, pauzele, zilele săptămânii).

Pentru tipurile După disponibilitate și AvanSâm — configurați restricțiile (cote de ore, repaus minim).

Adăugați angajații în program.

Nu uitați să publicați programul (Publică și notifică angajații) — fără publicare, angajații nu vor vedea turele.

Mai multe detalii: Crearea programului

Pasul 9. Lucrul cu pagina graficului (Pagina Program)

După crearea programului, accesați pagina graficului pentru gestionarea turelor.

Moduri de vizualizare

Zi / Săptămână / Lună

mdash; comutarea perioadei

După angajați / După șabloane de ture

mdash; gruparea

Acțiuni principale

Adăugarea unei ture:

păsați ⋮ lângă angajat → Adaugă tură angajatului → setați ora, pauza, locația

Editarearearea unei ture:

păsați pe tură în grilă → modificați parametrii → salvați

Duplicarea turelor:

Acțiuni → Duplică turele → specificați perioada sursă și perioada destinație

Acțiuni în masă:

Acțiuni → Acțiuni în masă pentru ture → selectați perioada, angajații → Mută în deschise / Editează / Șterge

Ture deschise:

ture fără angajat atribuit, care pot fi preluate în mod independent

Filtre și suprapuneri

Filtre:

upă angajați, funcții, locații, marcaje, starea turelor

Suprapuneri:

fișare/ascundere ture, zile libere, disponibilitate, pauze, activități

Export

Excel

(mai multe formate), PDF

Importațiați bonusuri/rețineri

mdash; importul bonusurilor și reținerilor

Mai multe detalii: articolele din secțiunea Pagina programului și turele

Pasul 10. Funcții suplimentare

După configurarea de bază, activați funcționalități suplimentare pe măsură ce apar necesitățile:

Activități (modulul Activitate)

Planificarea sarcinilor suplimentare peste ture — instruiri, întâlniri, inventarieri. Creați șabloane de activități și atribuiți-le angajaților.

Harta GPS (modulul Controlul locației de muncă)

Controlul locației angajaților la pontare intrare/pontare ieșire. Configurați raza distanței admisibile față de locația de muncă.

Cererile angajaților

Angajații pot în mod independent, prin aplicație sau versiunea web:
– Solicita zile libere și concedii (modulul Cereri de zi liberă)
– Schimba ture între ei (dacă este permis în setările proiectului)
– Prelua ture deschise
– Renunța la ture

Rapoarte

11 tipuri de rapoarte: ore de lucru, salariu, pontaj, zile libere, ore suplimentare și altele. Filtrați după perioadă, angajați, proiecte.

Pontaj (modulul Pontaj)

Evidența intrărilor/ieșirilor angajaților — prin buton în aplicație, coordonate GPS sau cod QR.

Pauze (modulul Pauze)

Evidența pauzelor în cadrul turei — plătite și neplătite, cu limite de număr și durată.

Articole asociate

Întrebări frecvente

Î: Se poate sări peste vreun pas?
R: Pașii 1–2 sunt obligatorii. Pașii 3–5 sunt recomandați cu insistență înainte de crearea programelor, deoarece setările de salarizare și modulele influențează calculele. Pașii 6–8 — minimum pentru începerea lucrului.

Î: Cât timp durează configurarea completă?
R: Configurarea de bază (pașii 1–8) durează 15–30 de minute pentru o echipă mică.

Î: Este obligatoriu să configurați salarizarea înainte de crearea programului?
R: Se recomandă cu insistență. Setările de salarizare (moneda, modul de tarifare, orele suplimentare) se aplică tuturor turelor viitoare. Se pot modifica ulterior, dar recalcularea retroactivă nu are loc.

Î: Se pot adăuga angajați fără invitație?
R: Da. Adăugați un angajat fără bifarea opțiunii Trimite invitație — acesta va apărea în sistem cu statusul «Neinvitat». Puteți invita ulterior.

Î: Ce se întâmplă dacă nu Activăz niciun modul?
R: Funcționalitatea de bază (program, lista angajaților, panou de control) funcționează fără module. Modulele adaugă funcționalități suplimentare — salarizare, zile libere, pontaj etc.

Î: Care este ordinea corectă: mai întâi angajații sau mai întâi proiectul?
R: Primul proiect este creat automat la înregistrare. Se recomandă mai întâi configurarea proiectului, apoi adăugarea angajaților — la adăugare se pot atribui imediat la proiect și program.

Î: Angajatul a fost adăugat, dar nu vede turele — ce trebuie făcut?
R: Verificați trei pași: 1) angajatul este adăugat în proiect, 2) angajatul este adăugat în program, 3) programul este publicat. Toți cei trei pași sunt obligatorii.

Î: Se pot reveni și modifica setările ulterior?
R: Da. Toate setările (cu excepția tipului de program și a fusului orar al proiectului cu programe) se pot modifica oricând.

Î: Cum pot înțelege ce Modul am nevoie?
R: Începeți cu funcționalitatea de bază. Activați modulele pe măsura necesităților — fiecare are o perioadă de probă gratuită de 30 de zile pentru testare.

Î: Este necesar să se creeze funcții (Funcții) și competențe (Competențe)?
R: Nu este obligatoriu. Funcțiile sunt utile pentru tarife de plată diferite și filtrare. Competențele — pentru atribuirea automată a angajaților la anumite sarcini sau activități.

Î: Cum se invită un angajat fără email?
R: Indicați numărul de mobil — invitația va fi trimisă prin SMS.

Î: Ce înseamnă „angajat activ” pentru calculul costului?
R: Un angajat care a avut cel puțin o tură în luna de calcul. Angajații inactivi nu sunt tarifați.

Î: Este obligatoriu să publicați programul?
R: Pentru munca managerului — nu, turele sunt vizibile în panoul de administrare. Dar angajații vor vedea turele în aplicație doar după publicare.

Î: Se poate configura sistemul pentru mai multe filiale?
R: Da. Creați un proiect separat pentru fiecare filială (modulul Departamente și proiecte). Fiecare proiect are proprii manageri, angajați și programe.

Î: Cum se configurează un grafic rotativ (2/2, o zi la trei)?
R: La crearea programului alegeți tipul Presetareareat și definiți modelul de rotație — sistemul îl va repeta automat pe întreaga perioadă.