Să adăugați o persoană în companie, să îi atribuiți nivelul de drepturi, să trimiteți invitația, să schimbați poziția și norma de ore — toate acestea se fac de pe telefon. Înainte, gestionarea echipei exista doar în browser.
Secțiunea este deschisă managerului, administratorului și proprietarului.
Instrucțiune pas cu pas
Cum se deschide
☰ → grupul Echipă (TEAM) → Angajații companiei (Company employees).
În cardul fiecărui angajat: fotografia sau inițialele, numele, nivelul de drepturi, telefonul, e-mailul și starea invitației — Invitație în așteptare (Invite pending) cu portocaliu sau Invitație acceptată (Invite accepted) cu verde. La cei neconfirmați, alături se află butonul Retrimite invitația (Resend invite).
În antet sunt trei butoane: căutare după nume, Filtrează după proiect (Filter by project) și Importați angajați (Import Employees). Jos, în dreapta, butonul albastru cu semnul plus — adăugarea.
Adăugarea unui angajat
Apăsați +. Se va deschide formularul Adăugați angajat (Add employee), format din trei blocuri.
Informații personale (Personal information)
| Câmp | Descriere |
|---|---|
| Prenume (First name) | Prenumele angajatului |
| Nume de familie (Last name) | Numele de familie |
| Număr de telefon (Phone number) | Telefonul cu prefixul țării |
| e-mail (E-mail) | Adresa de poștă electronică |
Sub formular apare indicația Telefon sau email necesar (Phone or email required) — este suficient unul dintre ele, dar fără invitație pe e-mail angajatul nu va putea să își creeze o parolă.
Setări de lucru (Work settings)
| Câmp | Descriere |
|---|---|
| Număr de personal (Personnel Number) | Numărul intern al angajatului; după el este comod să sortați și să exportați în alte sisteme |
| Rata lunară de ore, % (Monthly rate of hours, %) | Cota din norma întreagă. Implicit 100 |
| Selectați o poziție (Select a position) | Poziția din structura companiei. După ea se preia tariful, dacă tarifele sunt stabilite pe poziții |
Programare (Scheduling)
| Câmp | Descriere |
|---|---|
| Proiect (Project) | În ce proiect să fie adăugat |
| Program (Schedule) | În ce program să fie plasat |
| Adăugați angajat începând de la (Add employee starting from) | De la ce dată persoana este considerată ca lucrând |
Comutatorul Trimite invitație (Send invite) decide dacă mesajul pleacă imediat. Totul se încheie cu butonul Salvează (Save).
Aici este important: formularul acoperă toți cei trei pași obligatorii dintr-o dată — să creați persoana, să o adăugați în proiect și să o plasați în program. Dacă omiteți proiectul sau programul, angajatul va fi creat, dar în grilă nu va apărea.
Schimbarea nivelului de drepturi
Nivelul de drepturi se schimbă direct în lista de angajați: lângă el se află o săgeată în jos, apăsați-o și alegeți alt nivel. Pentru asta nu este nevoie să deschideți cardul angajatului.
| Nivel | Ce oferă |
|---|---|
| Angajat (Employee) | Programul propriu, cererile proprii, disponibilitatea proprie |
| Administrator (Administrator) | Gestionarea angajaților, a modulelor și a programelor întregii companii |
Acestea sunt drepturile în companie și se stabilesc aici, în lista de angajați. Separat de ele, persoana are un rol în proiect: Angajați (Employees), Manageri (Managers) sau Vizualizatori (Viewers) — el se atribuie în setările proiectului însuși, nu aici. Managerul este un rol în proiect, nu un nivel de drepturi; administrator în proiect nu se atribuie.
Acces complet, inclusiv la setările companiei și la finanțe, are doar proprietarul.
Cardul angajatului: șase file
Apăsarea pe card deschide Editați angajatul (Edit employee), și nu este un singur formular, ci șase file. Banda filelor se derulează lateral, de aceea ultimele nu se văd imediat.
| Filă | Ce este în interior |
|---|---|
| Informații generale (General info) | Date personale, setări de lucru, competențe, culoare, zilele de lucru proprii și drepturile |
| Disponibilitate (Availability) | Când angajatul este gata să lucreze, pe zile |
| Proiecte (Projects) | În ce proiecte face parte și cu ce rol |
| Note (Notes) | Însemnări despre angajat, cu perioadă și vizibilitate |
| Fișiere (Files) | Documente legate de persoană |
| Vacanțe (Vacations) | Limitele de concediu pe perioade și mișcarea soldului |
Informații generale este cea mai lungă filă, trebuie derulată. În ordine: Informații personale (Personal information) cu prenumele, numele de familie, telefonul și e-mailul; Setări de lucru (Work settings) cu numărul de personal, poziția și rata lunară de ore; Aptitudini (Skills); Culoare angajat (Employee color) — cu ea persoana este marcată pe harta de geolocalizare și în program; Setări personale ale zilelor de lucru ale angajatului cu bifele de luni până duminică și comutatorul Ține cont de setările personale; iar jos Permisiuni (Permissions) — Drepturile angajaților (Employee rights) și Acces la jurnalele de activitate (Access to activity logs).
Disponibilitate arată aceeași imagine pe care o vede angajatul însuși în secțiunea „Când sunt disponibil”: săptămâna pe zile, comutarea săptămânilor și Extinde calendarul. Acolo unde persoana nu a indicat nimic, apare Disponibilitate nespecificată (Availability not specified).
Proiecte este lista proiectelor angajatului, cu rolul lui în fiecare, butonul Adaugă la proiect (Add to project) și Adăugați la program (Add to schedule). De aici persoana este conectată la muncă fără să ieșiți din card.
Note este butonul Creează o notă (Create a note) și lista însemnărilor. Nota are o perioadă de valabilitate și o vizibilitate: Numai managerii și administratorii (Only managers and administrators). Este locul pentru observațiile de serviciu pe care angajatul însuși nu trebuie să le vadă.
Fișiere sunt documentele acestei persoane, cu butonul Încarcă fișiere (Upload). Cât timp nu există niciunul, apare Nu există date (No data).
Vacanțe este fila pentru care cel mai des se deschide cardul. Ea are trei părți:
| Parte | Ce stabilește |
|---|---|
| Depășire permisă a concediului (Permissible vacation overrun) | Cu câte zile poate intra angajatul pe minus. Se salvează cu butonul Salvează |
| Setări de vacanță (Vacation settings) | Perioade cu limită: început, sfârșit și Limită de concediu pe an. Se adaugă cu butonul Adaugă setare de vacanță |
| Schimbare în soldul concediului (Change in vacation balance) | Acordări și scăderi manuale: data, valoarea cu semn și comentariul. Butonul Adaugă operațiune de concediu |
Perioadele pot fi mai multe una după alta — de exemplu cu limita 0, apoi 24, apoi 50 de zile pe an: astfel se vede cum s-au schimbat condițiile persoanei. În mișcarea soldului, semnul minus înseamnă scădere.
Import pe listă
Butonul Importați angajați din antet încarcă dintr-un fișier mai multe persoane deodată. Importul fără adrese de e-mail este posibil, dar invitațiile nu vor pleca către acești angajați — va trebui să le adăugați mai târziu.
Probleme posibile și soluții
| Problemă | Cauză | Soluție |
|---|---|---|
| Angajatul este creat, dar nu apare în program | S-a omis proiectul sau programul în formularul de adăugare | Deschideți cardul și completați blocul Programare |
| Invitația nu ajunge | Mesajul este în spam sau numărul de telefon al companiei nu este confirmat | Verificați spamul, apăsați Retrimite invitația, confirmați numărul în profil |
| Ecran alb la angajat la activare | Această adresă de e-mail este deja ocupată de alt cont | Ștergeți contul vechi cu această adresă |
| Creat fără e-mail și fără telefon | Formularul cere cel puțin unul dintre cele două | Completați telefonul sau e-mailul — altfel butonul de salvare nu va funcționa |
| Angajatul concediat a rămas în program | Așa este gândit | Turele trecute și însemnările despre plată se păstrează, iar lângă nume apare marcajul de ștergere |
| Nu reușesc să atribui administrator în proiect | Un astfel de rol nu există în proiect | Administrator este un nivel de drepturi în companie; în proiect se atribuie rolurile Angajați, Manageri și Vizualizatori |
Întrebări frecvente (FAQ)
Întrebare: Se poate crea un angajat și plasa imediat în program? Răspuns: Da, formularul de adăugare face asta dintr-o singură trecere: blocul Programare stabilește proiectul, programul și data de început.
Întrebare: Ce este numărul de personal? Răspuns: Numărul intern al angajatului. După el este comod să sortați lista și să exportați datele în alte sisteme.
Întrebare: La ce este necesară rata lunară de ore în procente? Răspuns: Astfel se stabilește ocuparea parțială: 50 % înseamnă jumătate din norma lunară.
Întrebare: Se poate adăuga un angajat fără adresă de e-mail? Răspuns: Se poate crea, dacă este indicat telefonul. Dar invitația va pleca doar pe e-mail.
Întrebare: Cum se schimbă repede nivelul de drepturi al unui angajat? Răspuns: Cu săgeata de lângă nivelul de drepturi, direct în listă; nu este nevoie să intrați în card.
Întrebare: Prin ce se deosebește managerul de administrator? Răspuns: Managerul este un rol în interiorul proiectului: programele și cererile acestui proiect. Administratorul este un nivel de drepturi pentru toată compania.
Întrebare: Ce se întâmplă cu datele celui concediat? Răspuns: Turele și însemnările despre plată rămân în rapoarte, iar angajatul însuși este marcat ca șters.