Programul deja creat se modifică direct în aplicație: denumirea, autorizările de autoservire, componența echipei, perioada, tarifele, prognoza de încărcare. Există și ceva ce versiunea web nu are — reconstruirea programului de la zero.
Programele pot fi editate de manager, de administrator și de proprietarul companiei.
Instrucțiune pas cu pas
Cum se deschide
☰ → Orare (Schedules) → Orare → apăsați pe programul dorit din listă. Se va deschide un ecran cu șase secțiuni.
| Secțiune | Ce modifică |
|---|---|
| Informații principale (Main information) | Denumirea, culoarea, controlul săptămânii și autorizările de autoservire |
| Angajați (Employees) | Componența: pe cine să adăugați în program, pe cine să scoateți |
| Reducează/extinde programul (Reduce/extend schedule) | Perioada: să o prelungiți sau să o scurtați |
| Cerere de sarcină (Load demand) | Prognoza de încărcare — câte ture sunt necesare în fiecare slot |
| Membri ai echipei programați (Scheduled team members) | Tariful de bază pentru toți cei care sunt în acest program |
| Reconfigurarea programului (Rebuild schedule) | Regenerarea programului după regulile actualizate |
Informații principale: ce poate face angajatul singur
În afară de denumire, culoare și tipul de control al săptămânii, aici sunt adunate toate comutatoarele de autoservire — ceea ce angajatul poate face singur cu turele proprii. Sunt zece, în cinci grupuri.
Acesta nu este nivelul de drepturi în companie: angajat, administrator sau proprietar persoana devine în cardul ei, iar asta are efect peste tot. Comutatoarele de mai jos au efect doar în interiorul acestui program, de aceea într-un program schimbul de ture poate fi permis, iar în cel vecin — nu.
| Grup | Comutator | Ce permite |
|---|---|---|
| Vizibilitate (Visibility) | Permiteți angajaților să vadă toate turele | Să vadă turele întregii echipe, nu doar pe ale lor |
| Schimb de ture (Shift exchange) | Permiteți schimbarea turelor (Allow shift swapping) | Să facă schimb de ture cu colegii |
| Cu confirmarea managerului (With manager confirmation) | Schimbul are loc doar după aprobarea managerului | |
| Schimbați turele cu aceeași poziție (Swap shifts with the same position) | Să facă schimb doar cu aceeași poziție | |
| Schimburi disponibile (Free shifts) | Permiteți angajaților să trimită ture în lista turelor libere (Allow employees to send shifts to the open shift list) | Să cedeze tura proprie în lista celor libere |
| Permiteți angajaților să preia ture din lista celor libere (Allow employees to take shifts from the Open Shifts list) | Să preia ture din lista celor libere | |
| Solicitări angajați (Employee requests) | Permiteți angajaților să își creeze propriile ture (Allow employees to create their own shifts) | Să își creeze ture |
| Permiteți angajaților să creeze pauze (Allow employees to create breaks) | Să creeze pauze | |
| Permiteți angajaților să cedeze ture (Allow employees to drop shifts) | Să renunțe la o tură | |
| Altul | Permiteți angajaților să schimbe pauze între șabloane de tură diferite (Allow employees to swap breaks between different shift templates) | Să facă schimb de pauze între șabloane de tură diferite |
| Permiteți angajaților să împartă turele (Allow employees to split shifts) | Să împartă tura în părți |
Modificările intră în vigoare după butonul Salvează (Save).
Angajați: pe cine să adăugați și pe cine să scoateți
Secțiune din trei câmpuri.
| Câmp | Ce face |
|---|---|
| Adăugați angajați la program (Add employees to schedule) | Alegerea persoanelor care trebuie plasate în acest program |
| Adăugați angajat începând de la (Add employee starting from) | Data de la care persoana intră în program. Nu de la începutul perioadei, ci din ziua aleasă |
| Eliminați angajații (Remove employees) | Să scoateți persoana din program, fără să o ștergeți din companie |
Câmpul cu data este motivul pentru care cel mai des se intră aici: omul nou a venit la muncă la mijlocul lunii, iar turele îi trebuie nu de la data întâi.
Să scurtați sau să prelungiți perioada
Ecranul se numește Redimensionarea programului (Schedule resizing), sus este afișată perioada actuală.
| Câmp | Variante |
|---|---|
| Acțiune (Action) | Extindeți programul (Extend schedule) sau Scurtează programul (Shorten schedule) |
| Schimbă tipul (Change type) | De exemplu Extinde fără schimburi (Extend without shifts) — perioada va deveni mai lungă, dar turele nu vor apărea în ea |
| Extinde programul la (Extend schedule to) | Data până la care întindem perioada |
| Ce să faceți cu schimburile existente în noua perioadă? (What to do with existing shifts in the new period?) | Ignoră (Ignore) sau Șterge (Delete) |
Ultima întrebare este mai importantă decât pare: dacă în noua perioadă există deja ture — de exemplu de la alt program —, aplicația va întreba dacă să le lase sau să le înlăture.
Prelungirea fără ture este potrivită când perioada trebuie întinsă, iar turele le veți pune mai târziu manual sau veți reconstrui programul.
Cerere de sarcină
Prognoza: câte ture sunt necesare în fiecare slot. După aceste date sistemul distribuie turele la repartizarea automată.
Cât timp prognoza nu este stabilită, pe ecran apare Nu există date (No data) — așa va fi la un program nou.
Membri ai echipei programați: tariful
Ecranul Editarea ratei de plată de bază în program (Basic pay rate editing in the schedule). Sus sunt moneda și unitatea — de exemplu USD · Pe oră (USD · Per hour) — și valoarea tarifului în sine.
Două indicații de pe ecran explică diferența dintre tariful comun și cel individual:
- Setați tariful de bază pentru angajații din program — adică tariful comun pentru toți participanții;
- Setați un tarif de bază individual pentru angajat. Acesta va fi valabil de la data aleasă și până la sfârșitul programului — adică unei anumite persoane i se poate atribui unul propriu, și doar în interiorul acestui program.
Mai jos se află butonul Angajați (Employees) — trecerea la lista în care tariful se stabilește nominal.
Reconfigurarea programului: să îl reconstruiți de la zero
Secțiunea deschide același expert ca la creare, dar deja completat cu datele acestui program — denumirea, culoarea, proiectul, perioada, tariful. Corectați ceea ce trebuie schimbat și porniți generarea din nou.
Acest lucru este necesar când regulile s-au înmulțit sau s-au schimbat: s-a adăugat un șablon de tură, s-au modificat zilele săptămânii, s-a ajustat încărcarea. În loc să ștergeți programul și să îl construiți de la zero, îl reconstruiți pe cel existent.
Probleme posibile și soluții
| Problemă | Cauză | Soluție |
|---|---|---|
| Angajatul nu vede turele celorlalți | Este dezactivat Permiteți angajaților să vadă toate turele (Allow employees to see all shifts) | Activați comutatorul în Informații principale și salvați |
| Angajații fac schimb de ture fără să întrebe | Este dezactivat Cu confirmarea managerului (With manager confirmation) | Activați — schimbul va trece prin aprobarea dumneavoastră |
| Modificările nu s-au salvat | Nu a fost apăsat butonul Salvează | Reveniți în secțiune și salvați |
| Este nevoie de un program mai lung decât cel creat | Perioada a fost stabilită la creare | Reducează/extinde programul — prelungește fără recreare |
| După corectarea regulilor, turele au rămas cele vechi | Regulile se schimbă, dar turele deja create — nu | Porniți Reconfigurarea programului |
Întrebări frecvente (FAQ)
Întrebare: Prin ce se deosebește „Reconfigurarea programului” de crearea unui program nou? Răspuns: Expertul este același, dar câmpurile sunt deja completate cu datele programului existent, iar rezultatul îl înlocuiește, nu adaugă un al doilea.
Întrebare: Se poate prelungi programul fără a-l recrea? Răspuns: Da, secțiunea Reducează/extinde programul — ea și scurtează perioada.
Întrebare: Unde se schimbă tariful deodată pentru toți din program? Răspuns: În secțiunea Membri ai echipei programați — acolo este tariful de bază pentru toți participanții acestui program.
Întrebare: Ce drepturi se stabilesc aici și ce drepturi în cardul angajatului? Răspuns: Aici — doar aceste zece comutatoare de autoservire: ce poate face persoana cu turele proprii (să facă schimb, să le cedeze în lista celor libere, să preia de acolo, să creeze ture și pauze, să împartă tura). Ele au efect în interiorul unui singur program și pot fi diferite în programe diferite. Iar nivelul de drepturi în companie — angajat, administrator, proprietar — se stabilește în cardul angajatului și are efect pentru toată compania, programul nu îl influențează.
Întrebare: Angajatul poate ceda o tură, dar nu poate să o preia — de ce? Răspuns: Sunt două comutatoare diferite în grupul Schimburi disponibile: cedarea în lista celor libere și preluarea de acolo se permit separat.
Întrebare: Ce este „Cerere de sarcină”? Răspuns: Prognoza de încărcare: câte ture sunt necesare în fiecare slot. După aceste date sistemul distribuie turele la repartizarea automată.
Întrebare: Se poate scoate un angajat din program, fără a-l șterge din companie? Răspuns: Da, în secțiunea Angajați a acestui program.
Întrebare: Un angajat nou a venit la mijlocul lunii — cum să îl plasez nu de la început? Răspuns: În secțiunea Angajați există câmpul Adăugați angajat începând de la: indicați data venirii.
Întrebare: Ce se va întâmpla cu turele care sunt deja în noua perioadă la prelungire? Răspuns: Aplicația va întreba: Ignoră — să le lase cum sunt, Șterge — să le înlăture și să construiască din nou.
Întrebare: Unde se stabilește, în general, tariful angajatului? Răspuns: În profilul angajatului nu există tarif. Tariful se stabilește pe patru niveluri: în setările companiei, în proiect, la poziție și aici, în program. Sistemul îl caută pe lanțul companie → program → poziție → locație. Tariful din program are efect doar în interiorul lui și doar de la data aleasă până la sfârșitul perioadei, de aceea unei singure persoane i se poate plăti diferit în programe diferite.