Setările programului și drepturile de acces

Ghid detaliat pentru Pasul 1 al asistentului de creare a programului: controlul orelor suplimentare, vizibilitatea angajaților și cele opt permisiuni care determină ce pot face angajații cu turele lor.

Ce este?

La crearea unui program nou, la Pasul 1 trebuie să indicați informațiile de bază, precum și să configurați parametrii care determină comportamentul programului. Cele două secțiuni de setări cele mai importante sunt:

Vizibilitatea angajaților

mdash; determină pe care colegi îi poate vedea un angajat în program.

Permisiunile de acțiuni ale angajaților

mdash; opt comutatoare individuale care determină ce acțiuni pot efectua angajații cu turele lor. Pentru majoritatea dintre ele este disponibilă opțiunea suplimentară „Cu aprobarea managerului”.

Configurarea corectă a acestor parametri ajută la găsirea echilibrului între flexibilitatea pentru angajați și controlul din partea conducerii.

Cerințe preliminare

#	Cerință	Detalii
1	Cont activ Shifton	Trebuie să aveți un cont de companie înregistrat
2	Rolul Administrator, Owner sau Manager	Aveți nevoie de drepturi pentru crearea sau editarea programelor
3	Proiect creat	Programul trebuie să fie asociat unui Proiect

Instrucțiuni pas cu pas

Accesarea setărilor programului

Permisiunile programului se configurează la Pasul 1 al asistentului de creare a programului și pot fi modificate ulterior:

La creare:

completați Pasul 1 al asistentului + Adaugă programul.

Pentru un program existent:

faceți clic pe pictograma de Editareareare (creion) pe rândul programului în lista de programe. Se va deschide dialogul de editare cu aceleași câmpuri.

Alegerea tipului de control al săptămânii

Aceasta este o listă derulantă obligatorie care determină modul în care sistemul gestionează orele suplimentare în acest program. Implicit: Permite cu Confirmațiare.

Variantă	Descriere
Permite cu Confirmațiare	Orele suplimentare sunt permise, dar sunt marcate pentru aprobarea managerului (implicit)
Permiteți	Orele suplimentare sunt permise fără aprobare
DisPermiteți	Turele cu ore suplimentare sunt marcate ca problematice (se afișează cu indicator roșu) — crearea turelor nu este blocată, dar acestea sunt marcate

Această setare este afișată ca „Ore suplimentare” în blocul de prezentare generală a programului.

Permiterea vizualizării tuturor turelor de către angajați

Când această casetă este bifată, angajații văd turele colegilor, nu doar ale lor.

La activare, apare o opțiune imbricată cu comutatoare:

Variantă	Descriere
Arată toți angajații	Angajatul vede turele tuturor colegilor din program
Arată angajații cu aceeași funcție	Angajatul vede doar turele colegilor cu aceeași funcție

Implicit: dezactivat (angajații văd doar turele proprii).

Permisiunile de acțiuni ale angajaților

La Pasul 1 sunt prezentate opt comutatoare de permisiuni care determină ce pot face angajații cu turele. Fiecare permisiune poate fi activată sau dezactivată, iar pentru majoritatea este disponibilă opțiunea suplimentară: Cu aprobarea Gestionațirului (necesită aprobarea managerului înainte de intrarea în vigoare a acțiunii).

#	Permisiune	Implicit	Descriere
1	Permite schimbul de ture	Activat	Angajații pot solicita schimbul de ture cu colegii. Suplimentar: „Cu aprobarea managerului” (activat implicit); „Schimb de ture doar cu aceeași funcție” (dezactivat implicit)
2	Permite angajaților să trimită ture în Listăăa de ture deschise	Dezactivat	Angajatul poate trimite tura sa în lista de ture deschise. Suplimentar: „Cu aprobarea managerului” (activat implicit)
3	Permite angajaților să-și creeze propriile ture	Dezactivat	Angajatul poate solicita crearea unei ture noi pentru sine. Suplimentar: „Cu aprobarea managerului” (dezactivat implicit)
4	Permite angajaților să creeze pauze	Dezactivat	Angajatul poate adăuga pauze în turele sale. Necesită modulul Pauze. Suplimentar: „Cu aprobarea managerului” (dezactivat implicit)
5	Permite angajaților să renunțe la ture	Dezactivat	Angajatul poate renunța la o tură atribuită. Suplimentar: „Cu aprobarea managerului” (dezactivat implicit)
6	Permite angajaților să ia ture din Listăăa de ture deschise	Activat	Angajatul poate lua o tură deschisă neocupată. Suplimentar: „Cu aprobarea managerului” (activat implicit)
7	Permite angajaților să schimbe pauzele între diferite șabloane de ture	Dezactivat	Angajații pot schimba timpul de pauze între diferite șabloane de ture. Necesită modulul Pauze.
8	Permite angajaților să împartă turele	Dezactivat	Angajatul poate împărți o singură tură în două blocuri de timp separate.

Setări suplimentare ale programului

Două câmpuri numerice suplimentare se află în setările programului (sub comutatoarele de permisiuni):

Câmp	Implicit	Descriere
Numărul maxim de ture conнепutive	0	Numărul maxim de ture consecutive care pot fi atribuite unui angajat. 0 = fără limită. Sistemul va afișa un avertisment la depășirea limitei.
Pauza minimă între ture (în ore)	0.0000	Timpul minim de odihnă între două ture. 0 = fără limită.

Cum se configurează permisiunile

Pentru fiecare dintre cele opt permisiuni, decideți dacă o activați sau dezactivați.

Dacă permisiunea este activată, decideți dacă este necesară aprobarea Gestionațirului:

Activată fără aprobare

mdash; angajații pot efectua acțiunea imediat.

Activată cu aprobare

mdash; angajații pot solicita acțiunea, dar aceasta va intra în vigoare doar după aprobarea managerului.

Dezactivată

mdash; angajații nu pot efectua această acțiune.

După configurarea tuturor permisiunilor, faceți clic pe Următorul pentru a trece la Pasul 2.

Configurații recomandate ale permisiunilor

Tipul echipei	Setări recomandate
Echipă mică de încredere	Activați majoritatea permisiunilor fără aprobarea managerului, pentru flexibilitate maximă
Echipă medie	Activați permisiunile cu aprobarea managerului pentru schimb, renunțare și ture deschise
Echipă Martietiee sau reglementată	Activați doar permisiunile necesare, toate cu aprobarea managerului
Complet gestionată	Dezactivați toate permisiunile angajaților — managerii controlează totul

Ce tipuri de cereri activează fiecare permisiune

Când o permisiune este activată, angajații văd tipul corespunzător de cerere pe pagina Cereri și în aplicația mobilă:

Permisiune	Tipul cererii
Permite schimbul de ture	Cerere de schimb al turelor
Permite angajaților să trimită ture în lista de ture deschise	Cerere de trimitere în lista deschisă
Permite angajaților să-și creeze propriile ture	Cerere de creare a turei
Permite angajaților să creeze pauze	Cerere de creare a pauzei
Permite angajaților să renunțe la ture	Cerere de renunțare la tură
Permite angajaților să ia ture din lista de ture deschise	Cerere de preluare din lista deschisă
Permite angajaților să schimbe pauzele	Cerere de schimb al pauzelor
Permite angajaților să împartă turele	Cerere de împărțire a turei

Drepturi de acces

Rol	Vizualizare setări	Configurare parametri	Aprobare cereri angajați
Proprietar	Da	Da	Da
Administratoristratoristrator	Da	Da	Da
Gestionațir	Da (programe atribuite)	Da (programe atribuite)	Da (angajați atribuiți)
Angajat	Nu	Nu	Nu

Întrebări frecvente

Î: Se pot modifica permisiunile după crearea programului?
R: Da. Faceți clic pe pictograma de editare (creion) de pe program în lista de programe. Se va deschide același dialog de setări, iar toate modificările vor intra în vigoare imediat după salvare.

Î: Ce se întâmplă cu cererile în așteptare dacă dezActivăz o permisiune?
R: Cererile în așteptare pentru permisiunea dezactivată vor trebui procesate manual. Se recomandă procesarea tuturor cererilor în așteptare înainte de modificarea setărilor de permisiuni.

Î: Opțiunea „Cu aprobarea Gestionațirului” notifică automat Gestionațirul?
R: Da. Când un angajat efectuează o acțiune care necesită aprobare, managerul atribuit primește o notificare și poate aproba sau respinge cererea.

Î: Se pot seta permisiuni diferite pentru angajați diferiți în același program?
R: Nu. Permisiunile se aplică tuturor angajaților din program în mod egal. Dacă aveți nevoie de niveluri diferite de permisiuni, creați programe separate cu setări diferite.

Î: La ce servește permisiunea „Împărțirea turelor”?
R: Împărțirea turei permite angajatului să împartă o singură tură lungă în două mai scurte — de exemplu, să transforme o tură de 8 ore într-un bloc de dimineață de 4 ore și un bloc de după-amiază de 4 ore.

Î: Am activat o permisiune, dar angajatul nu vede această opțiune — de ce?
R: Verificați că: (1) setarea este salvată, (2) angajatul este atribuit exact acestui program și (3) modulul necesar este activ (modulul Pauze pentru permisiunile legate de pauze).

Probleme posibile și soluții

Problemă	Cauză posibilă	Soluție
Angajații nu pot schimba turele, deși permisiunea este activată	Este activată opțiunea „Cu aprobarea managerului” și managerul nu a aprobat încă cererea	Verificați coada de cereri în așteptare și aprobați sau respingeți cererile de schimb
Managerul nu primește cereri de aprobare	Notificările sunt configurate incorect	Asigurați-vă că în setările de notificări ale managerului sunt activate acțiunile de program
Angajații văd prea mulți colegi în program	Vizibilitatea angajaților este setată pe „Toți angajații”	Comutați pe „Cu aceeași funcție” pentru a limita vizibilitatea
Modificările permisiunilor nu intră în vigoare	Cache-ul browserului afișează setările vechi	Rugați angajații să reîmprospăteze pagina sau să golească cache-ul browserului
Nu se găsește secțiunea de permisiuni	S-a trecut peste ea prin derulare în formularul Pasului 1	Derulați în jos în formularul Pasului 1 — permisiunile se află de obicei în partea de jos