Прежде чем выставить первый счёт, модуль нужно настроить: указать, что печатать в документах, и с какого номера начинать нумерацию. Настройки открываются один раз и действуют на все документы компании.
Путь: меню Shifton (название компании в шапке) → Модули → вкладка Настройки → Invoicing в списке слева.
Основные настройки
Эти поля попадают в шапку каждого документа — счёта, наряд-заказа, чека, акта.
| Поле | Что делает |
|---|---|
| Company Logo | Логотип в документах. Кнопка Choose logo — загрузить или заменить |
| Company name | Название организации, обязательное поле |
| Default tax (percentage) | Налог по умолчанию, подставляется в новый документ. Можно оставить 0 и указывать налог вручную в каждом документе |
| Address block | Адрес организации. Свободный текст: печатается в документе как есть, переносы строк сохраняются |
| Billing block | Платёжные реквизиты — получатель, банк, BIC, номер счёта. Тоже свободный текст в несколько строк |
Адрес и реквизиты — обычные текстовые поля без проверки формата. Так сделано намеренно: требования к реквизитам в разных странах разные, и жёсткий формат мешал бы.
Счётчики документов
У каждого вида документа своя нумерация, и настраивается она отдельно. Два поля на вид: Prefix — приставка к номеру, Counter — с какого числа продолжать.
| Счётчик | Приставка по умолчанию | Для какого документа |
|---|---|---|
| Estimate counter | EST- | Смета |
| Work order counter | WO- | Наряд-заказ |
| Invoice counter | INV- | Счёт |
| Receipt counter | REC- | Чек |
| Proof of service counter | POW- | Акт выполненных работ |
Номер документа складывается из приставки и текущего значения счётчика: при приставке INV- и счётчике 5 следующий счёт получит номер INV-5, а счётчик станет 6.
Зачем менять счётчик. Если вы перешли в Shifton с другой системы и там счета дошли до 340-го, поставьте счётчик 341 — нумерация продолжится без разрывов, и в отчётности не будет двух документов с одним номером.
Приставку можно оставить пустой — тогда номер будет просто числом.
После правки любого поля нажмите Save внизу страницы. Настройки применяются к новым документам; уже выписанные не меняются.
Права доступа
| Роль | Что может |
|---|---|
| Сотрудник | Не видит настройки модулей |
| Администратор | Открывает и меняет настройки |
| Владелец | Полный доступ |
Возможные проблемы и решения
| Проблема | Причина | Решение |
|---|---|---|
| В списке слева нет пункта Invoicing | Модуль «Финансовые документы» не включён | Включите его на вкладке Модули и нажмите Сохранить |
| Кнопка Save не срабатывает | Не заполнено обязательное поле — название компании или значение счётчика | Проверьте поля со звёздочкой |
| В документе нет логотипа | Логотип не загружен либо документ создан до загрузки | Загрузите логотип и создайте документ заново |
| Два документа с одинаковым номером | Счётчик перевели назад | Поставьте счётчик больше самого большого выданного номера |
| Налог не подставился в счёт | В настройках стоит 0 | Укажите налог по умолчанию или задайте его в самом документе |
| Реквизиты печатаются в одну строку | Переносы не сохранились при вставке из другого приложения | Наберите переносы заново в поле Billing block |
Часто задаваемые вопросы
В: Обязательно ли настраивать модуль перед первым счётом? О: Технически нет, но в документе не будет ни логотипа, ни реквизитов. Разумнее заполнить настройки один раз заранее.
В: Можно ли задать разные реквизиты для разных клиентов? О: Нет, блок реквизитов один на компанию и печатается во всех документах.
В: Что будет с уже выписанными документами, если сменить логотип? О: Ничего. Настройки применяются к новым документам, старые остаются как были.
В: Можно ли начать нумерацию с любого числа? О: Да, поставьте нужное значение в поле Counter. Главное, чтобы оно было больше уже выданных номеров, иначе появятся дубликаты.
В: Приставка обязательна? О: Нет. Если оставить поле пустым, номер будет просто числом.
В: Влияет ли налог по умолчанию на уже созданные документы? О: Нет, он подставляется только в новые.
В: Где посмотреть, какой номер получит следующий документ? О: Приставка и текущее значение счётчика в этих же настройках: их сумма и есть следующий номер.
В: Почему адрес и реквизиты — простые текстовые поля? О: Требования к реквизитам в разных странах разные, поэтому формат не навязывается: печатается то, что вы ввели.
В: Сбрасываются ли счётчики в начале года? О: Нет, автоматического сброса нет. Если нужна нумерация с начала года, поставьте счётчик 1 вручную.
В: Кто может менять эти настройки? О: Администратор и владелец компании. Сотрудники раздел настроек модулей не видят.