На этой странице собрано всё, что клиент получает от вашей компании: и напоминания, которые уходят к назначенному времени, и сообщения, которые отправляются сами при смене статуса задачи. Тексты сообщений тоже задаются здесь.
Где найти страницу
В левом меню раскройте группу Портал клиентов и выберите Настройки напоминаний. Группа появляется только при включённом модуле — см. статью «Портал клиентов — обзор».
Два блока на странице
Страница разделена на два блока, и путать их не стоит — они срабатывают по разным причинам:
| Блок | Когда отправляется | Пример |
|---|---|---|
| Настройки запланированных уведомлений | По времени: за N минут до визита или после него | «Напоминаем, мастер приедет через час» |
| Настройки уведомлений по статусам | По событию: задача перешла в определённый статус | «Исполнитель выехал к вам» |
Одно не заменяет другое: напоминание уйдёт даже если статус не менялся, а уведомление по статусу — даже если до визита ещё сутки.
Запланированные напоминания
Как создать
- Нажмите «Создать напоминание».
- Название — как напоминание будет называться в списке. Видите его только вы.
- Опция напоминания — «До» или «После».
- Отправить до/после — интервал в минутах. Значение
0означает «в момент точки отсчёта». - Каналы — SMS, e-mail или оба.
- Тексты сообщения: Текст SMS, Тема письма, Текст письма.
- Включено — включить напоминание.
В списке напоминание показывается столбцами Название, Отправить до/после, Опция напоминания, Каналы, Включено и действия — карандаш для правки и корзина для удаления.
Уведомления по статусам
Статусы — ваши, не системные
Список статусов в этом блоке — не готовый перечень Shifton. Статусы задач вы создаёте и называете сами в разделе Настройки задач → Статусы, и таблица уведомлений показывает ровно ваш набор. На иллюстрациях в этой статье статусы одной компании; у вас будут свои.
Отсюда порядок работы: сначала статусы, потом уведомления к ним. Новый статус, добавленный позже, появится в таблице пустой строкой — без каналов, и по нему клиенту ничего не уйдёт, пока вы их не зададите.
Как задать уведомление для статуса
Нажмите + в строке статуса — откроется окно «Добавить правило для статусов»:
- Статус — статус, при переходе в который сработает правило.
- Каналы — SMS, e-mail или оба.
- Текст SMS — текст SMS.
- Тема письма — тема письма.
- Текст письма — текст письма.
- Включено — включено ли правило.
Нажмите «Сохранить». В таблице напротив статуса появятся выбранные каналы, а серая пометка сменится зелёной.
Статус, у которого не задано ни одного канала, помечен серым — по нему клиент не получает ничего.
Подстановки в тексте сообщения
Тексты не статичные: в них подставляются данные конкретной задачи. Под каждым полем есть подсказка со списком допустимых подстановок:
{executor_name} — имя исполнителя · {company_name} — название компании · {client_first_name} — имя клиента · {client_last_name} — фамилия клиента · {scheduled_time} — запланированное время визита · {task_id} — номер задачи · {company_id} — номер компании · {client_id} — номер клиента · {link_map} — ссылка на страницу отслеживания · {link_feedback} — ссылка на форму отзыва
Главное про ссылки. Ссылки на карту и на отзыв не добавляются автоматически — они попадают в сообщение только через {link_map} и {link_feedback}. Если подстановку не вставить, сообщение уйдёт без ссылки: клиент не сможет ни отследить исполнителя, ни оставить отзыв, и по интерфейсу это никак не видно — правило будет выглядеть настроенным.
Пример текста SMS для статуса «исполнитель выехал»:
Hi {client_first_name}, {executor_name} from {company_name} is now on the way to you.
Scheduled: {scheduled_time}. Track location: {link_map}И тема письма к нему:
Your Specialist Is On the Way — Request #{task_id}Письмо клиенту приходит от имени Shifton Robot ([email protected]) с той темой, которую вы задали.
Что нужно, чтобы сообщения доходили
- Для SMS нужен баланс. Каждое SMS списывается с SMS-баланса — он на странице SMS-биллинг. При нулевом балансе SMS не уходят. Письма бесплатны и от баланса не зависят.
- У клиента должны быть заполнены телефон и/или email, и эти поля должны быть связаны с каналами в Модули → Настройки → Портал клиентов.
- Правило должно быть включено — переключатель Включено.
Возможные проблемы и решения
| Проблема | Причина | Решение |
|---|---|---|
| Напоминание создано, но не отправляется | Выключен переключатель Включено | Включите напоминание в списке |
| При смене статуса клиент ничего не получил | У статуса не задан ни один канал (серая пометка) | Нажмите + в строке статуса и задайте каналы и текст |
| Появился новый статус, уведомлений по нему нет | Статус добавлен после настройки уведомлений | Задайте для него правило — новый статус создаётся пустым |
| Клиент получил сообщение без ссылки | В текст не вставлена подстановка {link_map} или {link_feedback} | Допишите нужную подстановку в текст правила |
В сообщении видна сама подстановка, например {client_first_name} | Опечатка в названии — неизвестная подстановка уходит клиенту как обычный текст | Скопируйте название из подсказки под полем |
| Письма приходят, SMS нет | Нулевой SMS-баланс или у клиента нет телефона | Пополните баланс на странице SMS-биллинг, проверьте карточку клиента |
Часто задаваемые вопросы
В: Чем запланированное напоминание отличается от уведомления по статусу?
О: Напоминание привязано к времени визита — уходит за N минут до или после. Уведомление по статусу привязано к событию — задача перешла в статус. Одно другое не заменяет.
В: В каких единицах задаётся интервал напоминания?
О: В минутах. Значение 0 означает отправку в саму точку отсчёта.
В: Сколько напоминаний можно создать?
О: Ограничения нет. Обычно делают два-три: например, за сутки письмом и за 30 минут по SMS.
В: У меня в таблице другие статусы, чем на картинке. Это нормально?
О: Да. Статусы вы создаёте сами в Настройки задач → Статусы, и таблица показывает именно ваш набор.
В: Я добавил новый статус — почему по нему нет уведомлений?
О: Новый статус появляется в таблице пустой строкой, без каналов. Откройте его через + и задайте каналы и текст.
В: Можно ли отправлять только письма и не тратить SMS?
О: Да, оставьте в правиле только канал e-mail.
В: Клиент получил сообщение, но без ссылки на карту. Почему?
О: В тексте нет подстановки {link_map}. Ссылка не добавляется сама — её нужно вписать в текст.
В: Можно ли писать текст сообщения на своём языке?
О: Да, текст полностью ваш. Учтите, что он уйдёт всем клиентам в таком виде — на язык клиента он не переводится.
В: Что видит клиент вместо подстановки, если данных нет?
О: Подстановка заменяется тем, что есть в задаче. Если поле у клиента не заполнено, на его месте окажется пусто — поэтому имя лучше проверять в карточке клиента заранее.
В: Можно ли отключить уведомления сразу для всех статусов?
О: Отдельного выключателя нет — каналы снимаются у каждого статуса по отдельности. Быстрее отключить весь модуль в Настройки компании → Модули.
В: Кто может менять эти настройки?
О: Владелец и администратор компании.
В: Уведомления уходят и клиенту, и сотруднику?
О: Нет. Настройки на этой странице касаются только клиента. Уведомления сотрудникам настраиваются отдельно — в профиле сотрудника и в настройках модуля Задачи.