Смена в приложении — не приговор. Если вы не можете выйти, её можно отдать в общий список, поменяться с коллегой, передать конкретному человеку, попросить другое время или отработать только часть. Всё это делается с телефона, за одним троеточием.
Права на эти действия выдаёт руководитель в настройках расписания, поэтому набор пунктов у разных сотрудников отличается. Если у вас их меньше — смотрите раздел «Почему действий нет» в конце статьи.
Пошаговая инструкция
Где искать действия
Откройте Расписание (второй значок нижней панели) и нажмите на свою смену — откроются Подробности смены (Shift details). В правом верхнем углу троеточие: оно открывает шторку Выберите действие (Select action).
| Действие | Когда пригодится |
|---|---|
| Отправить в свободные смены (Move to Open Shifts) | Не можете выйти, и неважно, кто подменит |
| Запрос на обмен сменами (Shift Swap Request) | Хотите поменяться сменой с коллегой |
| Запрос на изменение времени смены (Shift edit request) | Выйдете, но в другое время |
| Запрос на передачу смены (Shift drop request) | Знаете, кто именно вас подменит |
| Запрос на разделение смены (Request to split a shift) | Отработаете часть смены, остальное отдадите |
Первые четыре пункта — это запросы, и путь у них разный.
Обмен и передача идут через коллегу: сначала согласие того, кому вы предлагаете смену, и только потом, если в расписании включено подтверждение менеджером, решение руководителя. Пока коллега не согласился, запрос дальше не уходит и ничего не меняется.
Изменение времени и разделение адресованы только руководителю. Отправка в свободные смены при выключенном подтверждении срабатывает сразу.
Отправить в свободные смены
Смена уходит в общий список, и её может взять любой, кому это разрешено настройками.
1. Троеточие → Отправить в свободные смены.
2. Приложение спрашивает Вы уверены? (Are you sure?) — подтвердите.
3. Смена исчезает из ваших и появляется в режиме Свободные смены (Open Shifts) на экране расписания.
Пока смену никто не взял, она остаётся ничьей: в счётчике дня она считается сменой, но сотрудник за ней не стоит.
Обмен сменами
1. Троеточие → Запрос на обмен сменами.
2. Открывается экран Обменять смену (Swap shift) со списком смен коллег: дата, время, имя и название шаблона.
3. Выберите смену, на которую хотите поменяться, и отправьте запрос.
4. Дождитесь ответа коллеги: запрос приходит ему, и без его согласия обмен не состоится.
5. Если в расписании включено подтверждение менеджером, после согласия коллеги запрос уходит руководителю.
В списке будут только те смены, с которыми обмен вообще возможен: смены других сотрудников этого же расписания. Если руководитель включил обмен только внутри должности, останутся коллеги с вашей должностью.
Изменение времени смены
1. Троеточие → Запрос на изменение времени смены.
2. Открывается Изменение времени (Change of time): дата, время начала, время конца.
3. В поле Сообщение (Message) объясните причину — руководитель увидит её вместе с запросом.
4. Отправьте.
Смена остаётся вашей: меняются только часы, и только после одобрения.
Передача смены
1. Троеточие → Запрос на передачу смены.
2. Открывается Передать смену (Transfer shift).
3. В Выберите сотрудников (Select employees) отметьте, кому предлагаете смену — можно нескольких.
4. Выслать запрос (Send request).
5. Дождитесь, пока кто-то из них согласится: без согласия смена остаётся вашей.
Отличие от свободных смен: здесь вы называете конкретных людей, а не отдаёте смену всем. Запрос придёт именно им, и только после чьего-то согласия пойдёт дальше — руководителю, если тот должен подтверждать.
Разделение смены
Нужно, когда вы можете отработать часть смены.
1. Троеточие → Запрос на разделение смены.
2. Открывается Разделить смену (Split shift) с подсказкой: разделите смену, чтобы выбрать рабочее время, а остаток отправить в свободные смены.
3. Ползунком задайте точку деления.
4. Выберите, какой из двух кусков остаётся вам, а какой уходит в свободные.
5. Отправьте запрос.
Что можно поменять в самой карточке
Кроме троеточия, на своей будущей смене доступны два поля: Локация (Location) и Пометки (Marks) в блоке Подробности (Details), под ними Сохранить (Save). На прошедшей смене этих полей нет.
Вторая вкладка карточки — Бонусы / Удержания/Авансы (Bonuses/Penalties/Advances): что начислено и удержано именно по этой смене.
Куда приходит ответ
Ответы приходят в События (Events) — четвёртый значок нижней панели — и в Архив (Archive) на экране заявок. У обмена и передачи ответов будет два: сначала от коллеги, потом от руководителя, если тот подтверждает. Внутри самого запроса есть вкладка обсуждения: там можно переписываться с руководителем, не выходя из заявки.
Почему действий нет
Это самая частая жалоба, и причина почти всегда одна из двух.
Первая: действия выключены в настройках расписания. Каждое действие включается отдельным переключателем — руководитель делает это в разделе Основная информация расписания. Если они выключены, за троеточием остаётся один пункт вместо пяти.
| Чего не хватает | Какой переключатель нужен |
|---|---|
| Обмен сменами | Разрешить обмены сменами |
| Передача смены | Разрешить сотрудникам передавать смены |
| Отправка в свободные | Разрешить сотрудникам отправлять смены в список свободных смен |
| Взять свободную смену | Разрешить сотрудникам брать смены из списка свободных |
| Разделение смены | Разрешить сотрудникам разделять смены |
| Своя смена | Разрешить сотрудникам создавать свои смены |
| Чужие смены в расписании | Разрешить сотрудникам видеть все смены |
Часть тех же настроек есть в карточке проекта, в блоке настроек смен: они действуют на все расписания проекта сразу.
Вторая: расписание закончилось. Над сменами вне срока действия расписания действий нет вовсе — троеточие не открывается. Руководителю нужно продлить расписание.
Есть и третья, более редкая: смена уже началась или начинается совсем скоро. Отдавать смену за полчаса до выхода приложение не даёт.
Возможные проблемы и решения
| Проблема | Причина | Решение |
|---|---|---|
| Троеточие не открывается | Расписание закончилось либо смена уже началась | Попросите руководителя продлить расписание; действия работают на будущих сменах |
| В списке один пункт вместо пяти | Переключатели самообслуживания выключены | Руководитель включает нужные в Основной информации расписания |
| Не с кем поменяться | В списке нет подходящих смен | Обмен возможен только со сменами коллег этого расписания, а при настройке «внутри должности» — с той же должностью |
| Обмен или передача отправлены, но ничего не происходит | Ждём ответа коллеги — без его согласия запрос дальше не идёт | Напомните коллеге: запрос лежит у него в заявках |
| Запрос отправлен, но смена не изменилась | Включено подтверждение менеджером | Ждите решения: оно придёт в События и в Архив |
| Смену вернули обратно | Руководитель отклонил запрос | Причина отклонения приходит вместе с ответом — посмотрите обсуждение внутри запроса |
| Свободные смены пусты | Никто ничего не отдавал или брать запрещено | Проверьте у руководителя переключатель взятия свободных смен |
| Разделение недоступно | Выключено в расписании | Нужен переключатель Разрешить сотрудникам разделять смены |
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Вопрос: Чем отправка в свободные смены отличается от передачи смены?
Ответ: В первом случае смена уходит в общий список и её берёт любой желающий. Во втором вы называете конкретных людей, и запрос приходит именно им.
Вопрос: Можно ли отработать половину смены, а остальное отдать?
Ответ: Да, это Запрос на разделение смены: ползунком выбираете точку деления и указываете, какой кусок отправить в свободные.
Вопрос: Обязательно ли ждать одобрения?
Ответ: У обмена и передачи — всегда: сначала нужно согласие коллеги, которому вы предлагаете смену. Дальше, если в расписании включено подтверждение менеджером, решает ещё и руководитель. Отправка в свободные при выключенном подтверждении срабатывает сразу.
Вопрос: Коллега не отвечает на мой обмен — что делать?
Ответ: Пока он не согласился, запрос никуда не идёт и смена остаётся вашей. Напомните ему: заявка лежит у него в разделе заявок. Либо отмените запрос и предложите смену другому.
Вопрос: Почему у меня нет кнопки обмена, а у коллеги есть?
Ответ: Настройки задаются на каждое расписание отдельно. Если вы в разных расписаниях, наборы действий отличаются.
Вопрос: Можно ли отменить свой запрос?
Ответ: Да, откройте запрос на экране заявок — там есть Отменить запрос (Cancel request).
Вопрос: Кто увидит моё сообщение при запросе на изменение времени?
Ответ: Руководитель, который будет решать по запросу. Сообщение приходит вместе с заявкой.
Вопрос: Что будет со сменой, если её никто не возьмёт из свободных?
Ответ: Она останется в списке свободных. Руководитель может назначить её кому-то вручную или распределить автоматически.
Вопрос: Можно ли поменять локацию своей смены?
Ответ: Да, на будущей смене в блоке Подробности есть поля локации и пометок, после изменения нажмите Сохранить.