Добавить человека в компанию, назначить права, отправить приглашение, поменять должность и норму часов — всё это делается с телефона. Раньше управление командой было только в браузере.
Раздел открыт руководителю, администратору и владельцу.
Пошаговая инструкция
Как открыть
☰ → группа Команда (TEAM) → Сотрудники компании (Company employees).
В карточке каждого сотрудника: фото или инициалы, имя, уровень прав, телефон, почта и состояние приглашения — Приглашение ожидается (Invite pending) оранжевым или Приглашение принято (Invite accepted) зелёным. У неподтверждённых рядом кнопка Отправить приглашение повторно (Resend invite).
В шапке три кнопки: поиск по имени, Фильтр по проекту (Filter by project) и Импортировать сотрудников (Import Employees). Внизу справа синяя кнопка со знаком плюс — добавление.
Добавление сотрудника
Нажмите +. Откроется форма Добавить сотрудника (Add employee) из трёх блоков.
Персональная информация (Personal information)
| Поле | Описание |
|---|---|
| Имя (First name) | Имя сотрудника |
| Фамилия (Last name) | Фамилия |
| Номер телефона (Phone number) | Телефон с кодом страны |
| email (E-mail) | Адрес почты |
Под формой подсказка Требуется телефон или email (Phone or email required) — достаточно чего-то одного, но без приглашения по почте сотрудник не сможет создать себе пароль.
Рабочие настройки (Work settings)
| Поле | Описание |
|---|---|
| Табельный номер (Personnel Number) | Внутренний номер сотрудника, по нему удобно сортировать и выгружать в другие системы |
| Месячная норма часов, % (Monthly rate of hours, %) | Доля от полной ставки. По умолчанию 100 |
| Выберите должность (Select a position) | Должность из структуры компании. По ней берётся ставка, если ставки заданы по должностям |
График работы (Scheduling)
| Поле | Описание |
|---|---|
| Проект (Project) | В какой проект добавить |
| График (Schedule) | В какое расписание поставить |
| Добавить сотрудника начиная с (Add employee starting from) | С какой даты человек считается работающим |
Переключатель Отправить приглашение (Send invite) решает, уйдёт ли письмо сразу. Заканчивается всё кнопкой Сохранить (Save).
Здесь важное: форма закрывает все три обязательных шага разом — завести человека, добавить в проект и поставить в расписание. Если пропустить проект или расписание, сотрудник заведётся, но в сетке не появится.
Изменение прав
Уровень прав меняется прямо в списке сотрудников: рядом с ним стоит стрелка вниз, нажмите её и выберите другой уровень. Открывать карточку сотрудника для этого не нужно.
| Уровень | Что даёт |
|---|---|
| Сотрудник (Employee) | Своё расписание, свои заявки, своя доступность |
| Администратор (Administrator) | Управление сотрудниками, модулями и расписаниями всей компании |
Это права в компании, и задаются они здесь, в списке сотрудников. Отдельно от них у человека есть роль в проекте: Сотрудники (Employees), Менеджеры (Managers) или Наблюдатели (Viewers) — её назначают в настройках самого проекта, а не здесь. Менеджер — это роль в проекте, а не уровень прав; администратора в проекте не назначают.
Полный доступ, включая настройки компании и финансы, есть только у владельца.
Карточка сотрудника: шесть вкладок
Нажатие на карточку открывает Редактировать сотрудника (Edit employee), и это не одна форма, а шесть вкладок. Лента вкладок прокручивается вбок, поэтому последние видно не сразу.
| Вкладка | Что внутри |
|---|---|
| Общая информация (General info) | Личные данные, рабочие настройки, навыки, цвет, свои рабочие дни и права |
| Доступность (Availability) | Когда сотрудник готов работать, по дням |
| Проекты (Projects) | В каких проектах состоит и с какой ролью |
| Заметки (Notes) | Записи о сотруднике с периодом и видимостью |
| Файлы (Files) | Документы, привязанные к человеку |
| Отпуска (Vacations) | Лимиты отпуска по периодам и движение остатка |
Общая информация — самая длинная вкладка, её нужно прокручивать. По порядку: Персональная информация (Personal information) с именем, фамилией, телефоном и почтой; Рабочие настройки (Work settings) с табельным номером, должностью и месячной нормой часов; Навыки (Skills); Цвет сотрудника (Employee color) — им человек отмечается на карте геолокации и в расписании; Личные настройки рабочих дней сотрудника с галочками Пн–Вс и переключателем Учитывать личные настройки; и внизу Разрешения (Permissions) — Права сотрудника (Employee rights) и Доступ к логам активности (Access to activity logs).
Доступность показывает ту же картину, что видит сам сотрудник в разделе «Когда я доступен»: неделя по дням, переключение недель и Развернуть календарь. Там, где человек ничего не указал, стоит Доступность не указана (Availability not specified).
Проекты — список проектов сотрудника с его ролью в каждом, кнопка Добавить в проект (Add to project) и Добавить в расписание (Add to schedule). Отсюда человека подключают к работе, не выходя из карточки.
Заметки — кнопка Создать заметку (Create a note) и список записей. У заметки есть период действия и видимость: Только менеджеры и администраторы (Only managers and administrators). Это место для служебных пометок, которые не должен видеть сам сотрудник.
Файлы — документы этого человека, кнопка Загрузить (Upload). Пока их нет, стоит Нет данных (No data).
Отпуска — вкладка, ради которой чаще всего и открывают карточку. Она из трёх частей:
| Часть | Что задаёт |
|---|---|
| Допустимый перерасход отпуска (Permissible vacation overrun) | На сколько дней сотрудник может уйти в минус. Сохраняется кнопкой Сохранить |
| Настройки отпуска (Vacation settings) | Периоды с лимитом: начало, конец и лимит отпуска в год. Добавляются кнопкой Добавить настройку отпуска |
| Изменение остатка отпуска (Change in vacation balance) | Ручные начисления и списания: дата, величина со знаком и комментарий. Кнопка Добавить операцию с отпуском |
Периодов может быть несколько подряд — например с лимитом 0, потом 24, потом 50 дней в год: так видно, как менялись условия человека. В движении остатка знак минус означает списание.
Импорт списком
Кнопка Импортировать сотрудников в шапке загружает сразу многих файлом. Импорт без адресов почты возможен, но приглашения таким сотрудникам не уйдут — их придётся добавить позже.
Возможные проблемы и решения
| Проблема | Причина | Решение |
|---|---|---|
| Сотрудник заведён, но его нет в расписании | Пропущен проект или расписание в форме добавления | Откройте карточку и заполните блок График работы |
| Приглашение не приходит | Письмо в спаме либо не подтверждён номер телефона компании | Проверьте спам, нажмите Отправить приглашение повторно, подтвердите номер в профиле |
| Белый экран у сотрудника при активации | Этот адрес почты уже занят другой учётной записью | Удалите старую учётную запись с этим адресом |
| Заведён без почты и телефона | Форма требует хотя бы одно из двух | Заполните телефон или почту — иначе кнопка сохранения не сработает |
| Уволенный сотрудник остался в расписании | Так и задумано | Прошлые смены и записи об оплате сохраняются, рядом с именем стоит пометка об удалении |
| Не получается назначить администратора в проекте | Такой роли в проекте нет | Администратор — уровень прав в компании; в проекте назначаются сотрудник, менеджер и наблюдатель |
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Вопрос: Можно ли завести сотрудника и сразу поставить его в расписание?
Ответ: Да, форма добавления делает это одним заходом: блок График работы задаёт проект, расписание и дату начала.
Вопрос: Что такое табельный номер?
Ответ: Внутренний номер сотрудника. По нему удобно сортировать список и выгружать данные в другие системы.
Вопрос: Зачем месячная норма часов в процентах?
Ответ: Так задаётся неполная занятость: 50 % означает половину месячной нормы.
Вопрос: Можно ли добавить сотрудника без адреса почты?
Ответ: Завести можно, если указан телефон. Но приглашение уйдёт только на почту.
Вопрос: Как быстро поменять сотруднику права?
Ответ: Стрелкой рядом с уровнем прав прямо в списке, заходить в карточку не нужно.
Вопрос: Чем менеджер отличается от администратора?
Ответ: Менеджер — роль внутри проекта: расписания и заявки этого проекта. Администратор — уровень прав на всю компанию.
Вопрос: Что происходит с данными уволенного?
Ответ: Смены и записи об оплате остаются в отчётах, а сам сотрудник помечается как удалённый.