Sekcia Nastavenia spoločnosti umožňuje spravovať všeobecné informácie o spoločnosti, fakturačné údaje, spôsoby platby, faktúry, transakcie a aktívne moduly.
Ak chcete otvoriť stránku nastavení spoločnosti, kliknite na názov spoločnosti v hornej časti obrazovky a vyberte „Nastavenia spoločnosti“.
Všeobecné informácie
V tejto sekcii môžete vyplniť základné údaje vašej spoločnosti:
- názov spoločnosti;
- režim práce (kancelársky režim alebo Field Service — výjazdové úlohy);
- počet zamestnancov;
- krajina / región;
- štát / provincia / región;
- mesto;
- doplňujúce informácie o spoločnosti.
Môžete tiež nahrať logo spoločnosti. Logo nahrané tu sa automaticky prenáša do nastavení modulu Finančné dokumenty (Fakturácia) a tlačí sa v dokumentoch, ktoré vytvárate pre svojich klientov (faktúry, odhady atď.), a používa sa aj v PDF správe o úlohe zo sekcie „Úlohy“ (podrobnejšie pozri článok „Správy“).
Ak je pre dokumenty potrebné iné logo, dá sa zameniť v Moduly → Nastavenia → Finančné dokumenty → Logo spoločnosti.
Dôležité: logo sa nevzťahuje na faktúry, ktoré Shifton vystavuje vašej spoločnosti za používanie modulov (tie sú nižšie v sekcii „Faktúry“) — používa sa iba v dokumentoch, ktoré vaša spoločnosť vytvára pre svojich klientov.
Po vykonaní zmien kliknite na „Uložiť“.
Akcie spoločnosti
Zmena vlastníka spoločnosti
Vlastnícke právo môžete previesť na iného používateľa. Po prevode sa vaša úroveň prístupu automaticky zmení z Vlastníka na Zamestnanca.
- Kliknite na „Zmeniť vlastníka“.
- V bočnom paneli vyberte zamestnanca, ktorý sa stane novým vlastníkom.
- Potvrďte akciu kliknutím na „Potvrdiť“.
- Ak ju chcete zrušiť, kliknite na „Zrušiť“.
> Táto akcia je nevratná. Vlastnícke práva vám bude môcť vrátiť iba nový vlastník.
Pozastaviť spoločnosť
Pozastavenie spoločnosti dočasne zastaví jej činnosť.
Po pozastavení:
- všetky spôsoby platby budú odpojené;
- všetky moduly budú vypnuté;
- fakturácia za nové obdobie bude pozastavená;
- akciu možno kedykoľvek zrušiť.
Ak chcete spoločnosť pozastaviť:
- Kliknite na „Pozastaviť spoločnosť“.
- V bočnom paneli povinne zadajte potvrdzovací text v angličtine — zadajte ho presne tak, ako je zobrazený na obrazovke (môžete ho skopírovať a vložiť do poľa). Bez tohto textu zostáva tlačidlo potvrdenia neaktívne.
- Vyberte dôvod pozastavenia.
- Pridajte komentár (nepovinné).
- Potvrďte akciu kliknutím na „Potvrdiť“.
- Ak ju chcete zrušiť, kliknite na „Zrušiť“.
Odstrániť spoločnosť
Spoločnosť sa dá odstrániť iba vtedy, keď nie sú žiadne neuhradené faktúry. Ak existuje nesplatený dlh, odstránenie bude možné až po jeho úhrade.
Pri odstránení spoločnosti:
- účet spoločnosti bude odstránený (okamžite, ak neexistuje dlh za budúce obdobie; v opačnom prípade sa odstránenie odloží dovtedy, kým nebude faktúra vystavená a zaplatená);
- všetky spôsoby platby budú odpojené;
- fakturácia bude pozastavená, ak neexistuje dlh za nové obdobie;
- túto akciu nie je možné vrátiť.
Ak chcete spoločnosť odstrániť:
- Kliknite na „Odstrániť spoločnosť“.
- V bočnom paneli povinne zadajte potvrdzovací text v angličtine — zadajte ho presne tak, ako je zobrazený na obrazovke (môžete ho skopírovať a vložiť do poľa). Bez tohto textu zostáva tlačidlo potvrdenia neaktívne.
- Vyberte dôvod.
- Pridajte komentár (nepovinné).
- Potvrďte akciu kliknutím na „Potvrdiť“.
- Ak ju chcete zrušiť, kliknite na „Zrušiť“.
Fakturačná adresa
V tejto sekcii sú uložené informácie, ktoré sa používajú na fakturáciu.
Dôležité: zmeny sa neuplatňujú na už vystavené faktúry. Ak chcete, aby sa vo faktúre objavili, aktualizujte fakturačné údaje predtým, ako bude faktúra vytvorená.
Môžete vyplniť tieto polia:
- Názov spoločnosti *
- Číslo DPH
- Meno *
- Priezvisko *
- Telefónne číslo
- Krajina / Región *
- Štát / Provincia / Región *
- Mesto *
- PSČ *
- Adresa *
Po vyplnení informácií kliknite na „Uložiť“.
Spôsoby platby
V tejto sekcii môžete pridať, upraviť alebo odstrániť platobnú kartu.
Pridať kartu
- Kliknite na „Pridať kartu“.
- Zadajte údaje karty.
- Kliknite na „Uložiť“.
Upraviť kartu
- Kliknite na „Upraviť“ vedľa karty.
- Aktualizujte mesiac a rok skončenia platnosti.
- Kliknite na „Uložiť“ alebo „Zrušiť“.
Kartu môžete aj odstrániť kliknutím na „Odstrániť“.
> Na pozvanie zamestnancov do spoločnosti je potrebná platná karta a aktívne mesačné predplatné.
Zostatok spoločnosti
Tu si môžete zobraziť aktuálny zostatok a aktivovať mesačné predplatné.
Ak chcete predplatné aktivovať:
- Kliknite na „Mesačná platba“.
- Vyberte existujúcu kartu alebo pridajte novú.
- Kliknite na „Uložiť“.
Faktúry
Táto sekcia obsahuje všetky faktúry vystavené vašej spoločnosti.
Môžete:
- stiahnuť súbor Excel so sumami platieb za rôzne obdobia;
- zobraziť podrobnosti každej faktúry.
Tabuľka obsahuje:
- ID faktúry
- Fakturačné obdobie
- Termín platby
- Dátum vytvorenia
- Cena
- Už zaplatené
- Na zaplatenie
- Stav
Kliknutie na ID faktúry otvorí úplné podrobnosti faktúry vrátane poplatkov za moduly, vytvorených na základe informácií z vašej fakturačnej adresy.
Transakcie
Táto sekcia obsahuje všetky transakcie, ktoré ovplyvnili zostatok spoločnosti.
Aktívne moduly
Tu môžete vidieť všetky aktívne moduly a dátumy skončenia ich platnosti.
Často kladené otázky
Otázka: Kde sa v Shiftone otvárajú Nastavenia spoločnosti? Odpoveď: Kliknite na názov spoločnosti v hornej časti obrazovky a potom vyberte „Nastavenia spoločnosti“. Otvorí sa stránka so všeobecnou konfiguráciou spoločnosti.
Otázka: Aké informácie sa dajú v nastaveniach spoločnosti upravovať? Odpoveď: Môžete aktualizovať všeobecné údaje spoločnosti: názov spoločnosti, režim práce, počet zamestnancov, krajinu/región, štát/provinciu, mesto a doplňujúce informácie. Tu sa dá nahrať aj logo spoločnosti.
Otázka: Načo nahrávať logo spoločnosti? Odpoveď: Logo sa automaticky prenáša do nastavení modulu Finančné dokumenty a tlačí sa v dokumentoch, ktoré vytvárate pre svojich klientov (faktúry, odhady), a takisto v PDF správe o úlohe zo sekcie „Úlohy“. Ak je to potrebné, pre dokumenty ho možno zameniť v Moduly → Nastavenia → Finančné dokumenty. Na faktúry, ktoré vašej spoločnosti vystavuje Shifton, logo nemá vplyv.
Otázka: Ako uložiť zmeny po úprave informácií o spoločnosti? Odpoveď: Po vykonaní zmien v poliach spoločnosti kliknite na „Uložiť“. Bez uloženia sa zmeny neuplatnia.
Otázka: Ako previesť vlastnícke právo na spoločnosť na iného používateľa? Odpoveď: V sekcii „Akcie spoločnosti“ kliknite na „Zmeniť vlastníka“, vyberte zamestnanca, ktorý sa stane novým vlastníkom, a potvrďte akciu. Po prevode sa váš prístup zmení z Vlastníka na Zamestnanca.
Otázka: Dá sa prevod vlastníckeho práva na spoločnosť zrušiť? Odpoveď: Nie — prevod vlastníckeho práva je nevratný. Vlastnícke právo vám môže vrátiť iba nový vlastník.
Otázka: Čo robí funkcia „Pozastaviť spoločnosť“? Odpoveď: Pozastavenie spoločnosti dočasne zastaví jej činnosť:
- všetky spôsoby platby sa odpoja;
- všetky moduly sa vypnú;
- fakturácia za nové obdobie sa pozastaví. Túto akciu možno kedykoľvek zrušiť.
Otázka: Ako spoločnosť pozastaviť? Odpoveď: Kliknite na „Pozastaviť spoločnosť“, zadajte požadovaný potvrdzovací text a vyberte dôvod pozastavenia.
Otázka: Dá sa spoločnosť odstrániť? Odpoveď: Áno — ale iba vtedy, keď nie sú žiadne neuhradené faktúry. Ak existuje nesplatený dlh, odstránenie bude dostupné až po jeho úhrade.
Otázka: Čo sa stane pri odstránení spoločnosti? Odpoveď: Pri odstránení spoločnosti:
- účet spoločnosti sa odstráni (okamžite, ak neexistuje dlh za budúce obdobie, alebo po jeho úhrade);
- všetky spôsoby platby sa odpoja;
- fakturácia sa na nasledujúce obdobie pozastaví. Túto akciu nie je možné vrátiť.
Otázka: Dá sa spoločnosť odstrániť, ak má zapnuté moduly? Odpoveď: Áno — ale odstránenie spoločnosti nastane až po zaplatení všetkých neuhradených faktúr. Moduly odstránenie neblokujú, ak sú platobné podmienky splnené.
Otázka: Čo je „Režim práce“ v nastaveniach spoločnosti? Odpoveď: Režim práce zobrazuje, v akom režime vaša spoločnosť pracuje — v kancelárskom alebo vo výjazdovom (Field Service). Od toho závisia dostupné moduly a štruktúra pracovných procesov.