Pred vystavením prvej faktúry je potrebné modul nastaviť: určiť, čo sa má v dokumentoch tlačiť, a od akého čísla má začínať číslovanie. Nastavenia otvoríte raz a platia pre všetky dokumenty spoločnosti.
Cesta: menu Shifton (názov spoločnosti v hlavičke) → Moduly → karta Nastavenia → Fakturácia v zozname vľavo.
Základné nastavenia
Tieto polia sa dostanú do hlavičky každého dokumentu — faktúry, pracovného príkazu, pokladničného dokladu, dokladu o vykonaní prác.
| Pole | Čo robí |
|---|---|
| Logo spoločnosti | Logo v dokumentoch. Tlačidlo Vyberte si logo — nahrať alebo vymeniť |
| Názov spoločnosti | Názov organizácie, povinné pole |
| Predvolená daň (percento) | Predvolená daň, ktorá sa doplní do nového dokumentu. Môžete ponechať 0 a daň zadávať v každom dokumente ručne |
| Adresný blok | Adresa organizácie. Voľný text: v dokumente sa vytlačí tak, ako je, zlomy riadkov sa zachovajú |
| Blokovanie fakturácie | Platobné údaje — príjemca, banka, BIC, číslo účtu. Tiež voľný text na viacero riadkov |
Adresa a platobné údaje sú obyčajné textové polia bez kontroly formátu. Je to úmyselné: požiadavky na platobné údaje sú v rôznych krajinách odlišné a pevný formát by prekážal.
Počítadlá dokumentov
Každý druh dokumentu má vlastné číslovanie a nastavuje sa samostatne. Dve polia na každý druh: Predpona — predpona pred číslom, Počítadlo — od akého čísla pokračovať.
| Počítadlo | Predvolená predpona | Pre aký dokument |
|---|---|---|
| Odhadový počítadlo | EST- | Odhad |
| Počítadlo pracovných objednávok | WO- | Pracovný príkaz |
| Počítadlo faktúr | INV- | Faktúra |
| Počítadlo potvrdeniek | REC- | Pokladničný doklad |
| Dôkaz o počítadle služieb | POW- | Doklad o vykonaní prác |
Číslo dokumentu sa skladá z predpony a aktuálnej hodnoty počítadla: pri predpone INV- a počítadle 5 dostane nasledujúca faktúra číslo INV-5 a počítadlo sa zmení na 6.
Načo meniť počítadlo. Ak ste do Shiftonu prešli z iného systému, kde faktúry došli k číslu 340, nastavte počítadlo na 341 — číslovanie bude pokračovať bez prerušení a vo výkazoch nebudú dva dokumenty s tým istým číslom.
Predponu možno ponechať prázdnu — potom bude číslo len číslom.
Po úprave ktoréhokoľvek poľa stlačte Uložiť v dolnej časti stránky. Nastavenia sa vzťahujú na nové dokumenty; už vystavené sa nemenia.
Povolenia
| Rola | Čo môže |
|---|---|
| Zamestnanec | Nastavenia modulov nevidí |
| Administrátor | Otvára a mení nastavenia |
| Vlastník | Plný prístup |
Možné problémy a riešenia
| Problém | Príčina | Riešenie |
|---|---|---|
| V zozname vľavo nie je položka Fakturácia | Modul „Finančné dokumenty“ nie je zapnutý | Zapnite ho na karte Moduly a stlačte Uložiť |
| Tlačidlo Uložiť nereaguje | Nie je vyplnené povinné pole — názov spoločnosti alebo hodnota počítadla | Skontrolujte polia s hviezdičkou |
| V dokumente nie je logo | Logo nie je nahraté alebo bol dokument vytvorený pred jeho nahraním | Nahrajte logo a vytvorte dokument znova |
| Dva dokumenty s tým istým číslom | Počítadlo bolo posunuté dozadu | Nastavte počítadlo vyššie, ako je najvyššie vydané číslo |
| Daň sa do faktúry nedoplnila | V nastaveniach je 0 | Zadajte predvolenú daň alebo ju určite priamo v dokumente |
| Platobné údaje sa tlačia na jeden riadok | Pri vložení z inej aplikácie sa nezachovali zlomy riadkov | Zlomy riadkov zadajte znova v poli Blokovanie fakturácie |
Často kladené otázky
Otázka: Je nutné modul nastaviť pred prvou faktúrou? Odpoveď: Technicky nie, ale v dokumente nebude ani logo, ani platobné údaje. Rozumnejšie je vyplniť nastavenia raz a vopred.
Otázka: Dajú sa zadať odlišné platobné údaje pre rôznych klientov? Odpoveď: Nie, blok platobných údajov je jeden na celú spoločnosť a tlačí sa vo všetkých dokumentoch.
Otázka: Čo sa stane s už vystavenými dokumentmi, ak zmením logo? Odpoveď: Nič. Nastavenia sa vzťahujú na nové dokumenty, staré zostávajú tak, ako boli.
Otázka: Môžem začať číslovanie od ľubovoľného čísla? Odpoveď: Áno, zadajte potrebnú hodnotu do poľa Počítadlo. Hlavné je, aby bola vyššia ako už vydané čísla, inak vzniknú duplikáty.
Otázka: Je predpona povinná? Odpoveď: Nie. Ak pole ponecháte prázdne, číslo bude len číslom.
Otázka: Ovplyvňuje predvolená daň už vytvorené dokumenty? Odpoveď: Nie, doplní sa len do nových.
Otázka: Kde zistím, aké číslo dostane nasledujúci dokument? Odpoveď: Predpona a aktuálna hodnota počítadla sú v tých istých nastaveniach: spolu tvoria nasledujúce číslo.
Otázka: Prečo sú adresa a platobné údaje len jednoduché textové polia? Odpoveď: Požiadavky na platobné údaje sú v rôznych krajinách odlišné, preto sa formát nevnucuje: vytlačí sa to, čo ste zadali.
Otázka: Nulujú sa počítadlá na začiatku roka? Odpoveď: Nie, automatické nulovanie neexistuje. Ak potrebujete číslovanie od začiatku roka, nastavte počítadlo na 1 ručne.
Otázka: Kto môže tieto nastavenia meniť? Odpoveď: Administrátor a vlastník spoločnosti. Zamestnanci sekciu s nastaveniami modulov nevidia.