Kontrolné zoznamy sú digitálne formuláre, ktoré zamestnanci vypĺňajú počas práce na úlohe. Pomáhajú zbierať štruktúrovanú spätnú väzbu a zachytiť všetky potrebné informácie počas pracovného postupu.
Môžete vytvoriť neobmedzený počet kontrolných zoznamov, ale každá úloha môže obsahovať iba jeden kontrolný zoznam. Preto je dôležité premyslieť si štruktúru a typ údajov, ktoré chcete získať, skôr ako vytvoríte nový kontrolný zoznam.
Ako vytvoriť kontrolný zoznam
Otvorte Nastavenia úloh.
Vyberte sekciu Kontrolné zoznamy.
Na tejto stránke sú všetky už vytvorené kontrolné zoznamy a je tu aj možnosť vytvárať nové.
Kliknite Vytvoriť kontrolný zoznam.
Zadajte názov kontrolného zoznamu.
V prípade potreby zapnite možnosť Predvolený kontrolný zoznam — tento kontrolný zoznam sa potom automaticky priradí všetkým novým úlohám.
Pridajte položky kontrolného zoznamu a pre každú položku vyberte typ údajov.
Dostupné typy údajov
Text — krátka textová odpoveď.
Číslo — číselná hodnota.
Zaškrtávacie políčko — jedna povinná možnosť, ktorú treba označiť.
Rozbaľovací zoznam — vyberte jednu možnosť z viacerých.
Rozbaľovací zoznam s viacnásobným výberom — vyberte jednu alebo viac možností zo zoznamu.
Súbor — nahrajte fotografiu alebo odfotografujte pomocou fotoaparátu.
Textové pole — podrobná, dlhá textová odpoveď.
Telefónne číslo — pole na zadanie platného telefónneho čísla.
E-mail — pole na zadanie emailovej adresy.
Podpis — umožňuje zamestnancovi zanechať digitálny podpis (v bielej podpisovej krabici, ktorá sa zobrazuje vo webovej verzii a v mobilnej aplikácii).
Ako upraviť kontrolný zoznam
Kliknite na ikonu ceruzky vedľa kontrolného zoznamu, ktorý chcete upraviť.
Urobte zmeny a uložte ich.
Poznámka: Aktualizácie sa vzťahujú len na nové úlohy vytvorené po úprave kontrolného zoznamu. Existujúce úlohy si ponechajú pôvodnú verziu kontrolného zoznamu.
Ako odstrániť kontrolný zoznam
Kliknite na ikonu koša vedľa kontrolného zoznamu, ktorý chcete odstrániť.
Potvrďte akciu.
Dôležité:
Kontrolný zoznam nemožno odstrániť, ak je už priradený k akejkoľvek úlohe.
Odstrániť môžete len kontrolné zoznamy, ktoré nie sú použité v žiadnych úlohách.
Existujúce úlohy si uchovajú svoj pripojený kontrolný zoznam a odoslané údaje.
Často kladené otázky
Otázka: Čo sú to kontrolné zoznamy v úlohách Shifton?
Odp.: Kontrolné zoznamy sú štruktúrované zoznamy položiek alebo krokov overovania, ktoré pomáhajú štandardizovať vykonávanie úloh. Zabezpečujú, že každý krok úlohy je dokončený konzistentne vždy.
Ot.: Kde nájdem funkciu kontrolného zoznamu?
Odp.: Kontrolné zoznamy sú dostupné v editore úloh, tak pri vytváraní úlohy, ako aj pri prezeraní existujúcej úlohy. Tam môžete pridať jednu alebo viac položiek kontrolného zoznamu.
Ot.: Ako pridám kontrolný zoznam k úlohe?
Odp.: V paneli vytvárania alebo editácie úlohy nájdite sekciu Kontrolné zoznamy a kliknite na Pridať položku, zadajte názov položky a opakujte pre každý krok, ktorý potrebujete zahrnúť.
Ot.: Môžem zmeniť poradie položiek kontrolného zoznamu?
Odp.: Áno. Väčšina rozhraní kontrolného zoznamu umožňuje pretiahnutie alebo použitie šípok na presun položiek hore alebo dole, aby ste mohli uprednostniť kroky v požadovanom poradí.
Ot.: Môžu byť položky kontrolného zoznamu povinné alebo nepovinné?
Odp.: Áno — položky kontrolného zoznamu môžu byť označené ako povinné alebo nepovinné v závislosti od vašich prevádzkových potrieb. Povinné položky musia byť obvykle označené pred dokončením úlohy.
Ot.: Kto môže dokončiť položky kontrolného zoznamu?
Odp.: Priradení technici alebo používatelia s oprávneniami na úpravu úlohy môžu označiť položky ako dokončené.
Ot.: Čo sa stane, keď sú všetky položky kontrolného zoznamu označené?
Odp.: Keď sú všetky povinné položky kontrolného zoznamu dokončené, úloha môže byť označená ako dokončená. Niektoré pracovné postupy vyžadujú dokončenie kontrolného zoznamu ako podmienku pre uzavretie úlohy.
Ot.: Môžem upraviť kontrolný zoznam po vytvorení úlohy?
Odp.: Áno — ak je úloha stále v stave, ktorý umožňuje úpravy, môžete kontrolný zoznam upraviť (pridať, editovať, odstrániť položky) v paneli úlohy pred jej dokončením.
Ot.: Existuje spôsob, ako znovu použiť kontrolné zoznamy v rôznych úlohách?
Odp.: Niektoré systémy umožňujú uložiť šablóny kontrolného zoznamu pre opätovné použitie. Ak to Shifton podporuje, uvidíte možnosti na vytvorenie a použitie šablón pri pridávaní kontrolných zoznamov.
Ot.: Zobrazujú sa kontrolné zoznamy v správach o úlohách?
Odp.: Áno — kontrolné zoznamy a ich stav dokončenia sú zvyčajne zahrnuté v správach o úlohách (PDF alebo export), čo pomáha overiť vykonanú prácu a dodržiavanie predpisov.
Ot.: Môžem vyžadovať fotografie alebo poznámky pre každú položku kontrolného zoznamu?
Odp.: V závislosti od vašich nastavení môže Shifton vynútiť ďalšie polia (fotografie, komentáre) pre jednotlivé položky kontrolného zoznamu na zlepšenie dokumentácie a kontroly kvality.