Na tejto stránke je zhromaždené všetko, čo klient od vašej spoločnosti dostáva: aj pripomienky, ktoré odchádzajú k stanovenému času, aj správy, ktoré sa odosielajú samé pri zmene stavu úlohy. Texty správ sa zadávajú takisto tu.
Kde stránku nájsť
V ľavom menu rozbaľte skupinu Portál zákazníkov a vyberte Nastavenia pripomienok. Skupina sa objaví iba pri zapnutom module — pozri článok „Portál zákazníkov — prehľad“.
Dva bloky na stránke
Stránka je rozdelená na dva bloky a nemá zmysel si ich zamieňať — spúšťajú sa z rôznych dôvodov:
| Blok | Kedy sa odosiela | Príklad |
|---|---|---|
| Nastavenia naplánovaných upozornení | Podľa času: N minút do návštevy alebo po nej | „Pripomíname, že technik príde za hodinu“ |
| Nastavenia upozornení podľa stavov | Podľa udalosti: úloha prešla do určitého stavu | „Vykonávateľ vyrazil k vám“ |
Jedno nenahrádza druhé: pripomienka odíde aj vtedy, ak sa stav nemenil, a upozornenie podľa stavu — aj vtedy, ak je do návštevy ešte celý deň.
Naplánované pripomienky
Ako ju vytvoriť
- Kliknite na „Vytvoriť pripomienku“.
- Názov — ako sa bude pripomienka v zozname nazývať. Vidíte ho iba vy.
- Možnosť pripomenutia — „Do“ alebo „Po“.
- Odoslať pred/po — interval v minútach. Hodnota
0znamená „v momente bodu odpočtu“. - Kanály — SMS, e-mail alebo oboje.
- Texty správy: Text SMS, Predmet e-mailu, Text emailu.
- Povolený — zapnúť pripomienku.
V zozname sa pripomienka zobrazuje stĺpcami Názov, Odoslať pred/po, Možnosť pripomenutia, Kanály, Povolený a akcie — ceruzka na úpravu a kôš na odstránenie.
Upozornenia podľa stavov
Stavy sú vaše, nie systémové
Zoznam stavov v tomto bloku nie je hotový súpis Shifton. Stavy úloh vytvárate a pomenúvate sami v sekcii Nastavenia úloh → Stavy a tabuľka upozornení zobrazuje presne váš súbor. Na ilustráciách v tomto článku sú stavy jednej spoločnosti; vy budete mať vlastné.
Z toho vyplýva postup práce: najprv stavy, potom upozornenia k nim. Nový stav, pridaný neskôr, sa v tabuľke objaví ako prázdny riadok — bez kanálov, a klientovi k nemu nič neodíde, kým ich nezadáte.
Ako zadať upozornenie pre stav
Kliknite na + v riadku stavu — otvorí sa okno „Pridať pravidlo pre stavy“:
- Stav — stav, pri prechode do ktorého sa pravidlo spustí.
- Kanály — SMS, e-mail alebo oboje.
- Text SMS — text SMS.
- Predmet e-mailu — predmet e-mailu.
- Text emailu — text e-mailu.
- Povolený — či je pravidlo zapnuté.
Kliknite na „Uložiť“. V tabuľke sa vedľa stavu objavia vybrané kanály a sivá značka sa zmení na zelenú.
Stav, pri ktorom nie je zadaný ani jeden kanál, je označený sivo — k nemu klient nedostáva nič.
Zástupné symboly v texte správy
Texty nie sú statické: vkladajú sa do nich údaje konkrétnej úlohy. Pod každým poľom je nápoveda so zoznamom prípustných zástupných symbolov:
{executor_name} — meno vykonávateľa · {company_name} — názov spoločnosti · {client_first_name} — meno klienta · {client_last_name} — priezvisko klienta · {scheduled_time} — naplánovaný čas návštevy · {task_id} — číslo úlohy · {company_id} — číslo spoločnosti · {client_id} — číslo klienta · {link_map} — odkaz na stránku sledovania · {link_feedback} — odkaz na formulár recenzie
Hlavné o odkazoch. Odkazy na mapu a na recenziu sa nepridávajú automaticky — do správy sa dostanú iba prostredníctvom {link_map} a {link_feedback}. Ak zástupný symbol nevložíte, správa odíde bez odkazu: klient nebude môcť ani sledovať vykonávateľa, ani zanechať recenziu, a v rozhraní to nie je nijako vidieť — pravidlo bude vyzerať ako nastavené.
Príklad textu SMS pre stav „vykonávateľ vyrazil“:
Hi {client_first_name}, {executor_name} from {company_name} is now on the way to you.
Scheduled: {scheduled_time}. Track location: {link_map}A predmet e-mailu k nemu:
Your Specialist Is On the Way — Request #{task_id}E-mail klientovi prichádza v mene Shifton Robot ([email protected]) s tým predmetom, ktorý ste zadali.
Čo je potrebné, aby správy dochádzali
- Pre SMS je potrebný zostatok. Každá SMS sa odpisuje z SMS zostatku — je na stránke Fakturácia SMS. Pri nulovom zostatku SMS neodchádzajú. E-maily sú bezplatné a od zostatku nezávisia.
- Klient musí mať vyplnený telefón a/alebo email a tieto polia musia byť spojené s kanálmi v Moduly → Nastavenia → Portál zákazníkov.
- Pravidlo musí byť zapnuté — prepínač Povolený.
Možné problémy a riešenia
| Problém | Príčina | Riešenie |
|---|---|---|
| Pripomienka je vytvorená, ale neodosiela sa | Je vypnutý prepínač Povolený | Zapnite pripomienku v zozname |
| Pri zmene stavu klient nič nedostal | Pri stave nie je zadaný ani jeden kanál (sivá značka) | Kliknite na + v riadku stavu a zadajte kanály a text |
| Objavil sa nový stav, upozornenia k nemu nie sú | Stav bol pridaný po nastavení upozornení | Zadajte pre neho pravidlo — nový stav sa vytvára prázdny |
| Klient dostal správu bez odkazu | Do textu nie je vložený zástupný symbol {link_map} alebo {link_feedback} | Dopíšte potrebný zástupný symbol do textu pravidla |
V správe je vidieť samotný zástupný symbol, napríklad {client_first_name} | Preklep v názve — neznámy zástupný symbol odíde klientovi ako obyčajný text | Skopírujte názov z nápovedy pod poľom |
| E-maily prichádzajú, SMS nie | Nulový SMS zostatok alebo klient nemá telefón | Doplňte zostatok na stránke Fakturácia SMS, skontrolujte kartu klienta |
Často kladené otázky
Otázka: Čím sa naplánovaná pripomienka odlišuje od upozornenia podľa stavu? Odpoveď: Pripomienka je viazaná na čas návštevy — odchádza N minút pred ňou alebo po nej. Upozornenie podľa stavu je viazané na udalosť — úloha prešla do stavu. Jedno druhé nenahrádza.
Otázka: V akých jednotkách sa interval pripomienky zadáva? Odpoveď: V minútach. Hodnota 0 znamená odoslanie presne v bode odpočtu.
Otázka: Koľko pripomienok možno vytvoriť? Odpoveď: Obmedzenie nie je. Obvykle sa robia dve-tri: napríklad deň predtým e-mailom a 30 minút predtým cez SMS.
Otázka: V tabuľke mám iné stavy než na obrázku. Je to normálne? Odpoveď: Áno. Stavy vytvárate sami v Nastavenia úloh → Stavy a tabuľka zobrazuje práve váš súbor.
Otázka: Pridal som nový stav — prečo k nemu nie sú upozornenia? Odpoveď: Nový stav sa v tabuľke objaví ako prázdny riadok, bez kanálov. Otvorte ho cez + a zadajte kanály a text.
Otázka: Dajú sa odosielať iba e-maily a nespotrebúvať SMS? Odpoveď: Áno, ponechajte v pravidle iba kanál e-mail.
Otázka: Klient dostal správu, ale bez odkazu na mapu. Prečo? Odpoveď: V texte nie je zástupný symbol {link_map}. Odkaz sa nepridáva sám — treba ho do textu vpísať.
Otázka: Dá sa text správy písať vo vlastnom jazyku? Odpoveď: Áno, text je úplne váš. Berte na vedomie, že odíde všetkým klientom v takejto podobe — do jazyka klienta sa neprekladá.
Otázka: Čo klient uvidí namiesto zástupného symbolu, ak údaje nie sú? Odpoveď: Zástupný symbol sa nahradí tým, čo je v úlohe. Ak pole u klienta nie je vyplnené, na jeho mieste bude prázdno — preto je lepšie meno v karte klienta skontrolovať vopred.
Otázka: Dajú sa upozornenia vypnúť naraz pre všetky stavy? Odpoveď: Samostatný vypínač nie je — kanály sa odoberajú pri každom stave jednotlivo. Rýchlejšie je vypnúť celý modul v Nastavenia spoločnosti → Moduly.
Otázka: Kto môže tieto nastavenia meniť? Odpoveď: Vlastník a administrátor spoločnosti.
Otázka: Odchádzajú upozornenia aj klientovi, aj zamestnancovi? Odpoveď: Nie. Nastavenia na tejto stránke sa týkajú iba klienta. Upozornenia zamestnancom sa nastavujú samostatne — v profile zamestnanca a v nastaveniach modulu Úlohy.