Správa opakovane pouzitelnych konfiguraciach aktivít na urychienie vytvaran úloh a zabezpečenie jednotnosti v celej organizacii.
Co to je?
Šablóny aktivít su vopred nastavené konfigurácie, ktoré mozno opakovane používať pri vytváraní novych aktivít. Namiesto toho, aby ste zakaždým vypinali rovnaké polia — názov, trvanie, projekt, poznámky — uložíte ich ako šablónu a aplikujete na niekoľko kliknutí.
Šablóny sa spravujú na karte Šablóny činností na stranke Activity (vedľa karty Calendar). Po vytvorení su šablóny dostupné pri vytváraní novych aktivít — jednotlivo aj hromadne.
Predpoklady
#
Požiadavka
Podrobnosti
1
Prístup na stránku Activity
Je potrebný prístup k funkcionalite aktivít.
2
Rola Manažér, Administrator alebo Owner
Na správu sablon su potrebné zvysene opravnenia.
3
Nastavené projekty
Šablóny môžu odkazovat na konkrétne projekty.
Návod krok za krokom
Navigácia k sablonam aktivít
Krok
Akcia
Očakávaný výsledok
1
Prejdite na stránku Aktivita cez ľavý bočný panel.
Otvorí sa stránka Activity s aktívnou kartou Calendar.
2
Kliknite na kartu Šablóny činností (vedľa karty Calendar).
Otvorí sa sekcia sablon so zoznamom existujucich sablon (ak existujú).
Vytvorenie novej šablóny
Krok
Akcia
Očakávaný výsledok
1
Na karte Šablóny činností kliknite Vytvoriť Šablóna (alebo tlačidlo +).
Otvorí sa formulár na vytvorenie šablóny.
2
Zadajte názov šablóny — zrozumitelny popis typu aktivity.
Pole názvu je vyplnené.
3
Urcite predvolene trvanie pre aktivity vytvorené z tejto šablóny.
Trvanie je nastavené.
4
Vyberte projekt, ku ktorému je šablóna priradená (ak je to potrebné).
Projekt je priradený.
5
Pridajte predvolene poznámky alebo instrukcie, ktoré sa zobrazia v aktivitách vytvorených z tejto šablóny.
Poznámky su uložené ako sucast šablóny.
6
Nastavte doplnkové polia podľa potreby (lokácia, požiadavky na pozíciu atd.).
Všetky potrebné predvolene hodnoty su nastavené.
7
Kliknite Uložiť.
Šablóna je vytvorená a zobrazuje sa v zozname.
Úprava šablóny
Krok
Akcia
Očakávaný výsledok
1
Na karte Šablóny činností nájdite požadovanú šablónu.
Riadok šablóny je viditeľný v zozname.
2
Kliknite tlačidlo Upraviť (ikona ceruzky) vedľa šablóny.
Otvorí sa formulár na úpravu s aktuálnymi hodnotami.
3
Vykonajte zmeny v potrebných poliach.
Polia su aktualizované.
4
Kliknite Uložiť.
Šablóna je aktualizovaná. Skôr vytvorené aktivity z tejto šablóny nie su ovplyvnene.
Odstránenie šablóny
Krok
Akcia
Očakávaný výsledok
1
Na karte Šablóny činností nájdite šablónu na odstránenie.
Riadok šablóny je viditeľný v zozname.
2
Kliknite tlačidlo Vymazať (ikona koša) vedľa šablóny.
Zobrazí sa potvrdzovacie dialogove okno.
3
Potvrďte odstránenie.
Šablóna je odstránená zo zoznamu. Aktivity skôr vytvorené z tejto šablóny zostávajú nezmenene.
Použitie šablóny pri vytváraní aktivity
Krok
Akcia
Očakávaný výsledok
1
V kalendári aktivít kliknite Vytvoriť aktivitu.
Otvorí sa formulár na vytvorenie aktivity.
2
Vyberte šablónu z rozbaľovacieho zoznamu.
Formulár sa automaticky vyplni hodnotami šablóny (názov, trvanie, projekt, poznámky).
3
Podľa potreby upravte polia (napr. datum alebo konkrétneho zamestnanca).
Polia su nastavené pre túto konkrétnu instanciu.
4
Kliknite Uložiť.
Vytvorená je nová aktivita na základe šablóny.
Referencia poli šablóny
Pole
Povinné
Popis
Názov šablóny
Ano
Zrozumitelny názov pre šablónu.
Predvolene trvanie
Ano
Vopred nastavené trvanie aktivít vytvorených z tejto šablóny.
Projekt
Nie
Predvolený projekt na priradenie k aktivite.
Poznámky / Instrukcie
Nie
Predvolený text, ktorý sa zobrazí v poli poznámok aktivity.
Lokácia
Nie
Predvolená pracovná lokácia.
Pozícia
Nie
Požadovaná pozícia pre aktivitu (používa sa pri prideleni).
Pristupove opravnenia
Rola
Zobrazenie sablon
Vytvorenie sablon
Úprava sablon
Odstránenie sablon
Zamestnanec
Nie
Nie
Nie
Nie
Manažér zmeny
Ano
Nie
Nie
Nie
Manažér
Ano
Ano
Ano
Ano
Administrator
Ano
Ano
Ano
Ano
Owner
Ano
Ano
Ano
Ano
Často kladené otázky
O1: Ak aktualizujem šablónu, zmenia sa existujúce aktivity? Nie. Aktivity, ktoré boli vytvorené zo šablóny skôr, zostávajú nezmenene. Aktualizácia šablóny ovplyvňuje iba nove aktivity vytvorené z nej v buducnosti.
O2: Môžem vytvoriť viacero sablon pre jeden projekt? Ano. Môžete vytvoriť toľko sablon, koľko potrebujete, vrátane niekoľkých sablon v rámci jedného projektu. Napríklad oddelene šablóny pre „Ranne obhliadky”, „Denné doručovanie” a „Vecernu správu” — všetky v jednom projekte.
O3: Môžem duplikovať šablónu? Ak je funkcia duplikovania dostupná, môžete skopírovať existujúcu šablónu a upraviť ju. V opacnom prípade vytvorte novú šablónu a rucne vyplňte podobne hodnoty.
O4: Su šablóny dostupné vo všetkých projektoch? Šablóny su dostupné na úrovni spoločnosti. Ak je šablóna priradená ku konkrétnemu projektu, tento projekt bude nastavený ako predvolený, ale pri vytváraní aktivity mozno projekt zmeniť.
Možné problémy a riešenia
Problém
Možná príčina
Riešenie
Tlačidlo „Create template” nie je viditeľné
Nedostatočné opravnenia.
Šablóny môžu vytvárať iba Manažér, Administrator alebo Owner. Obratite sa na Administrátora.
V formulári šablóny chýbajú polia
Časť poli môže byt skryta za prepínač „Advanced”.
Hľadajte sekciu rozsirenych nastavení vo formulári šablóny.
Odstránená šablóna sa stale zobrazuje
Problém s vyrovnavacou pamatou prehliadača.
Obnovte stránku — šablóna by mala zmiznut.
Zoznam sablon je prázdny pri vytváraní aktivity
Žiadna šablóna ešte nebola vytvorená.
Prejdite na kartu Šablóny činností a vytvorte aspoň jednu šablónu.
Zo šablóny sa nacitali nesprávne hodnoty
Šablóna môže obsahovať neaktualne údaje.
Upravte šablónu a aktualizujte predvolene hodnoty.
