Správa opakovane použiteľných konfiguráciách aktivít na urychienie vytvaran úloh a zabezpečenie jednotnosti v celej organizácii.
Co to je?
Šablóny aktivít sú vopred nastavené konfigurácie, ktoré možno opakovane používať pri vytváraní nových aktivít. Namiesto toho, aby ste zakaždým vypínali rovnaké polia — názov, trvanie, projekt, poznámky — uložíte ich ako šablónu a aplikujete na niekoľko kliknutí.
Šablóny sa spravujú na karte Šablóny činností na stránke Activity (vedľa karty Calendar). Po vytvorení sú šablóny dostupné pri vytváraní nových aktivít — jednotlivo aj hromadné.
Predpoklady
#
Požiadavka
Podrobnosti
1
Prístup na stránku Activity
Je potrebný prístup k funkcionalite aktivít.
2
Rola Manažér, Administrátor alebo Vlastník
Na správu šablón sú potrebné zvýšené oprávnenia.
3
Nastavené projekty
Šablóny môžu odkazovať na konkrétne projekty.
Návod krok za krokom
Navigácia k šablónam aktivít
Krok
Akcia
Očakávaný výsledok
1
Prejdite na stránku Aktivita cez ľavý bočný panel.
Otvorí sa stránka Activity s aktívnou kartou Calendar.
2
Kliknite na kartu Šablóny činností (vedľa karty Calendar).
Otvorí sa sekcia šablón so zoznamom existujúcich šablón (ak existujú).
Vytvorenie novej šablóny
Krok
Akcia
Očakávaný výsledok
1
Na karte Šablóny činností kliknite Vytvoriť Šablóna (alebo tlačidlo +).
Otvorí sa formulár na vytvorenie šablóny.
2
Zadajte názov šablóny — zrozumitelny popis typu aktivity.
Pole názvu je vyplnené.
3
Určité predvolené trvanie pre aktivity vytvorené z tejto šablóny.
Trvanie je nastavené.
4
Vyberte projekt, ku ktorému je šablóna priradená (ak je to potrebné).
Projekt je priradený.
5
Pridajte predvolené poznámky alebo inštrukcie, ktoré sa zobrazia v aktivitách vytvorených z tejto šablóny.
Poznámky sú uložené ako súčasť šablóny.
6
Nastavte doplnkové polia podľa potreby (lokácia, požiadavky na pozíciu atď.).
Všetky potrebné predvolené hodnoty sú nastavené.
7
Kliknite Uložiť.
Šablóna je vytvorená a zobrazuje sa v zozname.
Úprava šablóny
Krok
Akcia
Očakávaný výsledok
1
Na karte Šablóny činností nájdite požadovanú šablónu.
Riadok šablóny je viditeľný v zozname.
2
Kliknite tlačidlo Upraviť (ikona ceruzky) vedľa šablóny.
Otvorí sa formulár na úpravu s aktuálnymi hodnotami.
3
Vykonajte zmeny v potrebných poliach.
Polia sú aktualizované.
4
Kliknite Uložiť.
Šablóna je aktualizovaná. Skôr vytvorené aktivity z tejto šablóny nie sú ovplyvnené.
Odstránenie šablóny
Krok
Akcia
Očakávaný výsledok
1
Na karte Šablóny činností nájdite šablónu na odstránenie.
Riadok šablóny je viditeľný v zozname.
2
Kliknite tlačidlo Vymazať (ikona koša) vedľa šablóny.
Zobrazí sa potvrdzovacie dialógové okno.
3
Potvrďte odstránenie.
Šablóna je odstránená zo zoznamu. Aktivity skôr vytvorené z tejto šablóny zostávajú nezmenene.
Použitie šablóny pri vytváraní aktivity
Krok
Akcia
Očakávaný výsledok
1
V kalendári aktivít kliknite Vytvoriť aktivitu.
Otvorí sa formulár na vytvorenie aktivity.
2
Vyberte šablónu z rozbaľovacieho zoznamu.
Formulár sa automaticky vyplní hodnotami šablóny (názov, trvanie, projekt, poznámky).
3
Podľa potreby upravte polia (napr. dátum alebo konkrétneho zamestnanca).
Polia sú nastavené pre túto konkrétnu inštanciu.
4
Kliknite Uložiť.
Vytvorená je nová aktivita na základe šablóny.
Referencia poli šablóny
Pole
Povinné
Popis
Názov šablóny
Áno
Zrozumitelny názov pre šablónu.
Predvolené trvanie
Áno
Vopred nastavené trvanie aktivít vytvorených z tejto šablóny.
Projekt
Nie
Predvolený projekt na priradenie k aktivite.
Poznámky / Inštrukcie
Nie
Predvolený text, ktorý sa zobrazí v poli poznámok aktivity.
Lokácia
Nie
Predvolená pracovná lokácia.
Pozícia
Nie
Požadovaná pozícia pre aktivitu (používa sa pri pridelení).
Prístupové oprávnenia
Rola
Zobrazenie šablón
Vytvorenie šablón
Úprava šablón
Odstránenie šablón
Zamestnanec
Nie
Nie
Nie
Nie
Manažér zmeny
Áno
Nie
Nie
Nie
Manažér
Áno
Áno
Áno
Áno
Administrátor
Áno
Áno
Áno
Áno
Vlastník
Áno
Áno
Áno
Áno
Často kladené otázky
O1: Ak aktualizujem šablónu, zmenia sa existujúce aktivity? Nie. Aktivity, ktoré boli vytvorené zo šablóny skôr, zostávajú nezmenene. Aktualizácia šablóny ovplyvňuje iba nove aktivity vytvorené z nej v budúcnosti.
O2: Môžem vytvoriť viacero šablón pre jeden projekt? Áno. Môžete vytvoriť toľko šablón, koľko potrebujete, vrátane niekoľkých šablón v rámci jedného projektu. Napríklad oddelene šablóny pre „Ranne obhliadky”, „Denné doručovanie” a „Večernú správu” — všetky v jednom projekte.
O3: Môžem duplikovať šablónu? Ak je funkcia duplikovania dostupná, môžete skopírovať existujúcu šablónu a upraviť ju. V opačnom prípade vytvorte novú šablónu a ručne vyplňte podobne hodnoty.
O4: Sú šablóny dostupné vo všetkých projektoch? Šablóny sú dostupné na úrovni spoločnosti. Ak je šablóna priradená ku konkrétnemu projektu, tento projekt bude nastavený ako predvolený, ale pri vytváraní aktivity možno projekt zmeniť.
Možné problémy a riešenia
Problém
Možná príčina
Riešenie
Tlačidlo „Vytvorte šablónu” nie je viditeľné
Nedostatočné oprávnenia.
Šablóny môžu vytvárať iba Manažér, Administrátor alebo Vlastník. Obrátite sa na Administrátora.
V formulári šablóny chýbajú polia
Časť poli môže byť skrytá za prepínač „Advanced”.
Hľadajte sekciu rozšírených nastavení vo formulári šablóny.
Odstránená šablóna sa stále zobrazuje
Problém s vyrovnávacou pamäťou prehliadača.
Obnovte stránku — šablóna by mala zmiznúť.
Zoznam šablón je prázdny pri vytváraní aktivity
Žiadna šablóna ešte nebola vytvorená.
Prejdite na kartu Šablóny činností a vytvorte aspoň jednu šablónu.
Zo šablóny sa načítali nesprávne hodnoty
Šablóna môže obsahovať neaktuálne údaje.
Upravte šablónu a aktualizujte predvolené hodnoty.
