Zmena v aplikácii nie je rozsudok. Ak nemôžete prísť, môžete ju dať do spoločného zoznamu, vymeniť sa s kolegom, presunúť ju konkrétnemu človeku, požiadať o iný čas alebo odpracovať iba časť. Všetko sa to robí z telefónu, za jednými trojbodkami.
Práva na tieto akcie prideľuje nadriadený v nastaveniach rozvrhu, preto sa súbor položiek u jednotlivých zamestnancov líši. Ak ich máte menej, pozrite si časť „Prečo nie sú akcie“ na konci článku.
Podrobný postup
Kde hľadať akcie
Otvorte Rozvrh (druhá ikona spodnej lišty) a stlačte svoju zmenu — otvoria sa Podrobnosti o zmene (Shift details). V pravom hornom rohu sú trojbodky: otvárajú panel Vyberte akciu (Select action).
| Akcia | Kedy sa hodí |
|---|---|
| Presunúť na otvorené zmeny (Move to Open Shifts) | Nemôžete prísť a je vám jedno, kto vás zastúpi |
| Žiadosť o výmenu smeny (Shift Swap Request) | Chcete si vymeniť zmenu s kolegom |
| Žiadosť o úpravu zmeny (Shift edit request) | Prídete, ale v inom čase |
| Požiadavka na zrušenie zmeny (Shift drop request) | Viete presne, kto vás zastúpi |
| Požiadavka na rozdelenie smeny (Request to split a shift) | Odpracujete časť zmeny, zvyšok odovzdáte |
Prvé štyri položky sú Žiadosti a cesta každej z nich je iná.
Výmena a presun idú cez kolegu: najprv súhlas toho, komu zmenu ponúkate, a až potom, ak je v rozvrhu zapnuté potvrdenie manažérom, rozhodnutie nadriadeného. Pokiaľ kolega nesúhlasí, žiadosť nejde ďalej a nič sa nemení.
Zmena času a rozdelenie sú adresované iba nadriadenému. Odoslanie do otvorených zmien pri vypnutom potvrdení funguje okamžite.
Odoslanie do otvorených zmien
Zmena ide do spoločného zoznamu a môže si ju vziať každý, komu to nastavenia dovoľujú.
1. Trojbodky → Presunúť na otvorené zmeny.
2. Aplikácia sa opýta Si si istý? (Are you sure?) — potvrďte.
3. Zmena zmizne z vašich a objaví sa v režime Otvorené smeny (Open Shifts) na obrazovke rozvrhu.
Kým si zmenu nikto nevezme, zostáva ničia: v počítadle dňa sa počíta ako zmena, ale nestojí za ňou žiadny zamestnanec.
Výmena zmien
1. Trojbodky → Žiadosť o výmenu smeny.
2. Otvorí sa obrazovka Prehodiť smenu (Swap shift) so zoznamom zmien kolegov: dátum, čas, meno a názov šablóny.
3. Vyberte zmenu, na ktorú sa chcete prehodiť, a odošlite žiadosť.
4. Počkajte na odpoveď kolegu: žiadosť prichádza jemu a bez jeho súhlasu k výmene nedôjde.
5. Ak je v rozvrhu zapnuté potvrdenie manažérom, po súhlase kolegu ide žiadosť nadriadenému.
V zozname budú iba tie zmeny, pri ktorých je výmena vôbec možná: zmeny iných zamestnancov toho istého rozvrhu. Ak nadriadený zapol výmenu len v rámci pozície, zostanú kolegovia s vašou pozíciou.
Zmena času zmeny
1. Trojbodky → Žiadosť o úpravu zmeny.
2. Otvorí sa Zmena času (Change of time): dátum, čas začiatku, čas konca.
3. V poli Správa (Message) vysvetlite dôvod — nadriadený ho uvidí spolu so žiadosťou.
4. Odošlite.
Zmena zostáva vaša: menia sa iba hodiny a až po schválení.
Presun zmeny
1. Trojbodky → Požiadavka na zrušenie zmeny.
2. Otvorí sa Presunúť smenu (Transfer shift).
3. V Vyberte zamestnancov (Select employees) označte, komu zmenu ponúkate — môže ich byť viac.
4. Odoslať žiadosť (Send request).
5. Počkajte, kým niekto z nich súhlasí: bez súhlasu zostáva zmena vaša.
Rozdiel od otvorených zmien: tu určujete konkrétnych ľudí, nedávate zmenu všetkým. Žiadosť príde práve im a až po niekoho súhlase pôjde ďalej — nadriadenému, ak ten musí potvrdzovať.
Rozdelenie zmeny
Hodí sa, keď môžete odpracovať časť zmeny.
1. Trojbodky → Požiadavka na rozdelenie smeny.
2. Otvorí sa Rozdelená zmena (Split shift) s pokynom: rozdeľte zmenu, aby ste si vybrali pracovný čas a zvyšok poslali do otvorených zmien.
3. Posuvníkom nastavte bod rozdelenia.
4. Vyberte, ktorý z dvoch úsekov zostáva vám a ktorý ide do otvorených zmien.
5. Odošlite žiadosť.
Čo sa dá zmeniť v samotnej karte
Okrem trojbodiek sú na vašej budúcej zmene dostupné dve polia: Umiestnenie (Location) a Známky (Marks) v bloku Podrobnosti (Details), pod nimi Uložiť (Save). Na minulej zmene tieto polia nie sú.
Druhá karta záložky je Bonusy/Tresty/Zálohy (Bonuses/Penalties/Advances): čo bolo priznané a zrazené práve za túto zmenu.
Kam prichádza odpoveď
Odpovede prichádzajú do Události (Events) — štvrtá ikona spodnej lišty — a do Archív (Archive) na obrazovke žiadostí. Pri výmene a presune budú odpovede dve: najprv od kolegu, potom od nadriadeného, ak ten potvrdzuje. Vnútri samotnej žiadosti je záložka diskusie: tam si môžete písať s nadriadeným bez toho, aby ste zo žiadosti odišli.
Prečo nie sú akcie
Toto je najčastejšia sťažnosť a dôvod je takmer vždy jeden z dvoch.
Prvý: akcie sú vypnuté v nastaveniach rozvrhu. Každá akcia sa zapína samostatným prepínačom — nadriadený to robí v časti Základné informácie rozvrhu. Ak sú vypnuté, za trojbodkami zostane jedna položka namiesto piatich.
| Čo chýba | Aký prepínač je potrebný |
|---|---|
| Výmena zmien | Povoliť výmenu zmien |
| Presun zmeny | Povoliť zamestnancom zrušiť smeny |
| Odoslanie do otvorených zmien | Umožniť zamestnancom posielať zmeny do zoznamu voľných zmien |
| Prevzatie otvorenej zmeny | Umožniť zamestnancom brať zmeny zo zoznamu voľných zmien |
| Rozdelenie zmeny | Umožnite zamestnancom rozdeliť smeny |
| Vlastná zmena | Povoliť zamestnancom vytvárať si vlastné smeny |
| Cudzie zmeny v rozvrhu | Povoliť zamestnancom vidieť všetky zmeny |
Časť tých istých nastavení je v karte projektu, v bloku nastavení zmien: platia na všetky rozvrhy projektu naraz.
Druhý: rozvrh sa skončil. Nad zmenami mimo obdobia platnosti rozvrhu nie sú akcie vôbec — trojbodky sa neotvoria. Nadriadený musí rozvrh predĺžiť.
Je aj tretí, vzácnejší: zmena sa už začala alebo sa začína celkom skoro. Aplikácia nedovolí odovzdať zmenu pol hodiny pred príchodom.
Možné problémy a riešenia
| Problém | Dôvod | Riešenie |
|---|---|---|
| Trojbodky sa neotvárajú | Rozvrh sa skončil alebo sa zmena už začala | Požiadajte nadriadeného o predĺženie rozvrhu; akcie fungujú na budúcich zmenách |
| V zozname je jedna položka namiesto piatich | Prepínače samoobsluhy sú vypnuté | Nadriadený zapne potrebné v časti Základné informácie rozvrhu |
| Nie je s kým sa vymeniť | V zozname nie sú vhodné zmeny | Výmena je možná iba so zmenami kolegov z tohto rozvrhu, a pri nastavení „v rámci pozície“ — s tou istou pozíciou |
| Výmena alebo presun boli odoslané, ale nič sa nedeje | Čakáme na odpoveď kolegu — bez jeho súhlasu žiadosť nejde ďalej | Pripomeňte kolegovi: žiadosť má u seba v žiadostiach |
| Žiadosť je odoslaná, ale zmena sa nezmenila | Je zapnuté potvrdenie manažérom | Čakajte na rozhodnutie: príde do Události a do Archív |
| Zmenu mi vrátili | Nadriadený žiadosť zamietol | Dôvod zamietnutia prichádza spolu s odpoveďou — pozrite si diskusiu vnútri žiadosti |
| Otvorené zmeny sú prázdne | Nikto nič neodovzdával alebo je branie zakázané | Skontrolujte u nadriadeného prepínač brania otvorených zmien |
| Rozdelenie nie je dostupné | Vypnuté v rozvrhu | Je potrebný prepínač Umožnite zamestnancom rozdeliť smeny |
Často kladené otázky (FAQ)
Otázka: Čím sa odoslanie do otvorených zmien líši od presunu zmeny? Odpoveď: V prvom prípade ide zmena do spoločného zoznamu a vezme si ju každý, kto chce. V druhom určujete konkrétnych ľudí a žiadosť prichádza práve im.
Otázka: Dá sa odpracovať polovica zmeny a zvyšok odovzdať? Odpoveď: Áno, to je Požiadavka na rozdelenie smeny: posuvníkom vyberiete bod rozdelenia a určíte, ktorý úsek poslať do otvorených zmien.
Otázka: Je nutné čakať na schválenie? Odpoveď: Pri výmene a presune vždy: najprv je potrebný súhlas kolegu, ktorému zmenu ponúkate. Ďalej, ak je v rozvrhu zapnuté potvrdenie manažérom, rozhoduje aj nadriadený. Odoslanie do otvorených zmien pri vypnutom potvrdení funguje okamžite.
Otázka: Kolega neodpovedá na moju žiadosť o výmenu — čo robiť? Odpoveď: Pokiaľ nesúhlasí, žiadosť nikam nejde a zmena zostáva vaša. Pripomeňte mu: žiadosť má u seba v časti žiadostí. Alebo žiadosť zrušte a ponúknite zmenu niekomu inému.
Otázka: Prečo ja nemám tlačidlo výmeny a kolega ho má? Odpoveď: Nastavenia sa zadávajú pre každý rozvrh zvlášť. Ak ste v rôznych rozvrhoch, súbory akcií sa líšia.
Otázka: Dá sa vlastná žiadosť zrušiť? Odpoveď: Áno, otvorte žiadosť na obrazovke žiadostí — je tam Zrušiť požiadavku (Cancel request).
Otázka: Kto uvidí moju správu pri žiadosti o zmenu času? Odpoveď: Nadriadený, ktorý bude o žiadosti rozhodovať. Správa prichádza spolu so žiadosťou.
Otázka: Čo sa stane so zmenou, ak si ju nikto z otvorených zmien nevezme? Odpoveď: Zostane v zozname otvorených zmien. Nadriadený ju môže niekomu priradiť ručne alebo rozdeliť automaticky.
Otázka: Dá sa zmeniť umiestnenie mojej zmeny? Odpoveď: Áno, na budúcej zmene sú v bloku Podrobnosti polia umiestnenia a známok, po úprave stlačte Uložiť.