Pridať človeka do spoločnosti, priradiť mu úroveň práv, poslať pozvánku, zmeniť pozíciu a normu hodín — všetko sa to dá urobiť z telefónu. Predtým bolo riadenie tímu možné len v prehliadači.
Sekcia je otvorená pre vedúceho, administrátora a vlastníka.
Návod krok za krokom
Ako otvoriť
☰ → skupina Tím (TEAM) → Zamestnanci spoločnosti (Company employees).
Na karte každého zamestnanca: fotografia alebo iniciály, meno, úroveň práv, telefón, e-mail a stav pozvánky — Pozvánka čaká na schválenie (Invite pending) oranžovo alebo Pozvánka prijatá (Invite accepted) zeleno. Pri nepotvrdených je vedľa tlačidlo Znova odoslať pozvánku (Resend invite).
V hlavičke sú tri tlačidlá: vyhľadávanie podľa mena, Filtrovať podľa projektu (Filter by project) a Importovať zamestnancov (Import Employees). Dole vpravo modré tlačidlo so znakom plus — pridávanie.
Pridanie zamestnanca
Stlačte +. Otvorí sa formulár Pridať zamestnanca (Add employee) z troch blokov.
Osobné údaje (Personal information)
| Pole | Popis |
|---|---|
| Meno (First name) | Meno zamestnanca |
| Priezvisko (Last name) | Priezvisko |
| Telefónne číslo (Phone number) | Telefón s predvoľbou krajiny |
| e-mail (E-mail) | Adresa pošty |
Pod formulárom je nápoveda Telefón alebo email sú povinné (Phone or email required) — stačí jedno z dvoch, ale bez pozvánky na e-mail si zamestnanec nebude môcť vytvoriť heslo.
Nastavenia práce (Work settings)
| Pole | Popis |
|---|---|
| Číslo zamestnanca (Personnel Number) | Vnútorné číslo zamestnanca, podľa neho sa dá pohodlne zoraďovať a exportovať do iných systémov |
| Mesačné množstvo hodín, % (Monthly rate of hours, %) | Podiel z plného úväzku. Predvolene 100 |
| Vyberte pozíciu (Select a position) | Pozícia zo štruktúry spoločnosti. Podľa nej sa berie sadzba, ak sú sadzby nastavené podľa pozícií |
Plánovanie (Scheduling)
| Pole | Popis |
|---|---|
| Projekt (Project) | Do ktorého projektu pridať |
| Rozvrh (Schedule) | Do ktorého rozvrhu zaradiť |
| Pridať zamestnanca od (Add employee starting from) | Od ktorého dátumu sa človek považuje za pracujúceho |
Prepínač Odoslať pozvánku (Send invite) rozhoduje, či správa odíde hneď. Všetko sa končí tlačidlom Uložiť (Save).
Tu je dôležité: formulár zvláda všetky tri povinné kroky naraz — vytvoriť človeka, pridať ho do projektu a zaradiť do rozvrhu. Ak vynecháte projekt alebo rozvrh, zamestnanec sa vytvorí, ale v mriežke sa neobjaví.
Zmena úrovne práv
Úroveň práv sa mení priamo v zozname zamestnancov: vedľa nej je šípka dole, stlačte ju a vyberte inú úroveň. Kartu zamestnanca na to netreba otvárať.
| Úroveň | Čo dáva |
|---|---|
| Zamestnanec (Employee) | Vlastný rozvrh, vlastné žiadosti, vlastná dostupnosť |
| Administrátor (Administrator) | Riadenie zamestnancov, modulov a rozvrhov celej spoločnosti |
Toto sú práva v spoločnosti a zadávajú sa tu, v zozname zamestnancov. Oddelene od nich má človek rolu v projekte: Zamestnanci (Employees), Manažéri (Managers) alebo Diváci (Viewers) — tá sa priraďuje v nastaveniach samotného projektu, nie tu. Manažér je rola v projekte, nie úroveň práv; administrátor sa v projekte nepriraďuje.
Úplný prístup vrátane nastavení spoločnosti a financií má iba vlastník.
Karta zamestnanca: šesť záložiek
Stlačenie karty otvorí Upraviť zamestnanca (Edit employee), a nie je to jeden formulár, ale šesť záložiek. Pás záložiek sa posúva do strany, preto posledné nie sú vidieť hneď.
| Záložka | Čo je vnútri |
|---|---|
| Všeobecné informácie (General info) | Osobné údaje, nastavenia práce, zručnosti, farba, vlastné pracovné dni a práva |
| Dostupnosť (Availability) | Kedy je zamestnanec pripravený pracovať, po dňoch |
| Projekty (Projects) | V ktorých projektoch je a s akou rolou |
| Poznámky (Notes) | Záznamy o zamestnancovi s obdobím a viditeľnosťou |
| Súbory (Files) | Dokumenty priradené k človeku |
| Dovolenky (Vacations) | Limity dovolenky po obdobiach a pohyb zostatku |
Všeobecné informácie je najdlhšia karta, treba ju posúvať. Po poradí: Osobné údaje (Personal information) s menom, priezviskom, telefónom a e-mailom; Nastavenia práce (Work settings) s číslom zamestnanca, pozíciou a mesačnou normou hodín; Zručnosti (Skills); Farba zamestnanca (Employee color) — ňou sa človek označuje na mape geolokácie a v rozvrhu; Osobné nastavenia pracovných dní zamestnanca so zaškrtnutiami Po–Ne a prepínačom Zohľadňovať osobné nastavenia; a dole Povolenia (Permissions) — Práva zamestnanca (Employee rights) a Prístup k záznamom činností (Access to activity logs).
Dostupnosť ukazuje ten istý obraz, aký vidí sám zamestnanec v sekcii „Keď som k dispozícii“: týždeň po dňoch, prepínanie týždňov a Rozbaliť kalendár. Tam, kde človek nič neuviedol, je Dostupnosť nie je špecifikovaná (Availability not specified).
Projekty je zoznam projektov zamestnanca s jeho rolou v každom, tlačidlo Pridať k projektu (Add to project) a Pridať do rozvrhu (Add to schedule). Odtiaľto sa človek pripája k práci bez toho, aby ste opustili kartu.
Poznámky je tlačidlo Vytvoriť poznámku (Create a note) a zoznam záznamov. Poznámka má obdobie platnosti a viditeľnosť: Iba manažéri a administrátori (Only managers and administrators). Je to miesto pre služobné poznámky, ktoré nemá vidieť sám zamestnanec.
Súbory sú dokumenty tohto človeka, tlačidlo Nahrať súbory (Upload). Kým žiadne nie sú, je tam Žiadne údaje (No data).
Dovolenky je záložka, pre ktorú sa karta zamestnanca otvára najčastejšie. Skladá sa z troch častí:
| Časť | Čo zadáva |
|---|---|
| Prípustné prečerpanie dovolenky (Permissible vacation overrun) | O koľko dní môže zamestnanec ísť do mínusu. Ukladá sa tlačidlom Uložiť |
| Nastavenia dovolenky (Vacation settings) | Obdobia s limitom: začiatok, koniec a Limit dovolenky za rok. Pridávajú sa tlačidlom Pridať nastavenie dovolenky |
| Zmena dovolenkového zostatku (Change in vacation balance) | Ručné pripísania a odpísania: dátum, hodnota so znamienkom a komentár. Tlačidlo Pridať dovolenkovú operáciu |
Období môže byť viac za sebou — napríklad s limitom 0, potom 24, potom 50 dní za rok: tak je vidieť, ako sa menili podmienky človeka. V pohybe zostatku znamienko mínus znamená odpísanie.
Import zoznamom
Tlačidlo Importovať zamestnancov v hlavičke nahrá naraz mnoho ľudí zo súboru. Import bez e-mailových adries je možný, ale pozvánky takým zamestnancom neodídu — treba ich doplniť neskôr.
Možné problémy a riešenia
| Problém | Príčina | Riešenie |
|---|---|---|
| Zamestnanec je vytvorený, ale nie je v rozvrhu | Vo formulári pridávania sa vynechal projekt alebo rozvrh | Otvorte kartu a vyplňte blok Plánovanie |
| Pozvánka neprichádza | Správa je v spame alebo nie je potvrdené telefónne číslo spoločnosti | Skontrolujte spam, stlačte Znova odoslať pozvánku, potvrďte číslo v profile |
| Biela obrazovka u zamestnanca pri aktivácii | Táto e-mailová adresa je už obsadená iným účtom | Odstráňte starý účet s touto adresou |
| Vytvorený bez e-mailu a telefónu | Formulár vyžaduje aspoň jedno z dvoch | Vyplňte telefón alebo e-mail — inak tlačidlo uloženia nezaberie |
| Prepustený zamestnanec zostal v rozvrhu | Tak je to zamýšľané | Minulé zmeny a záznamy o platbe sa zachovávajú, vedľa mena je značka o odstránení |
| Nedá sa priradiť administrátor v projekte | Takáto rola v projekte neexistuje | Administrátor je úroveň práv v spoločnosti; v projekte sa priraďujú roly Zamestnanci, Manažéri a Diváci |
Často kladené otázky (FAQ)
Otázka: Dá sa zamestnanca vytvoriť a hneď ho zaradiť do rozvrhu? Odpoveď: Áno, formulár pridávania to robí naraz: blok Plánovanie zadáva projekt, rozvrh a dátum začiatku.
Otázka: Čo je číslo zamestnanca? Odpoveď: Vnútorné číslo zamestnanca. Podľa neho sa dá pohodlne zoraďovať zoznam a exportovať údaje do iných systémov.
Otázka: Načo je mesačná norma hodín v percentách? Odpoveď: Tak sa zadáva čiastočný úväzok: 50 % znamená polovicu mesačnej normy.
Otázka: Dá sa pridať zamestnanec bez e-mailovej adresy? Odpoveď: Vytvoriť sa dá, ak je uvedený telefón. Ale pozvánka odíde len na e-mail.
Otázka: Ako rýchlo zmeniť zamestnancovi úroveň práv? Odpoveď: Šípkou vedľa úrovne práv priamo v zozname, do karty netreba vstupovať.
Otázka: Čím sa manažér líši od administrátora? Odpoveď: Manažér je rola vnútri projektu: rozvrhy a žiadosti tohto projektu. Administrátor je úroveň práv na celú spoločnosť.
Otázka: Čo sa stane s údajmi prepusteného? Odpoveď: Zmeny a záznamy o platbe zostávajú v správach a sám zamestnanec sa označí ako odstránený.