Vytvorený rozvrh sa mení priamo v aplikácii: názov, prepínače samoobsluhy, zloženie tímu, obdobie, sadzby, prognóza zaťaženia. Je tu aj to, čo webová verzia nemá — prestavať rozvrh nanovo.
Rozvrhy môže upravovať vedúci, administrátor a vlastník spoločnosti.
Návod krok za krokom
Ako otvoriť
☰ → Plány (Schedules) → Plány → stlačte potrebný rozvrh v zozname. Otvorí sa obrazovka so šiestimi sekciami.
| Sekcia | Čo mení |
|---|---|
| Hlavné informácie (Main information) | Názov, farba, ovládanie týždňa a prepínače samoobsluhy |
| Zamestnanci (Employees) | Zloženie: koho pridať do rozvrhu, koho odobrať |
| Znížiť/predĺžiť rozvrh (Reduce/extend schedule) | Obdobie: predĺžiť alebo skrátiť |
| Zaťaženie požiadavky (Load demand) | Prognóza zaťaženia — koľko zmien treba v každom slote |
| Plánovaní členovia tímu (Scheduled team members) | Základná sadzba pre všetkých, ktorí sú v tomto rozvrhu |
| Prekonfigurovanie rozvrhu (Rebuild schedule) | Nové vygenerovanie rozvrhu podľa aktualizovaných pravidiel |
Hlavné informácie: čo môže zamestnanec robiť sám
Okrem názvu, farby a typu ovládania týždňa sú tu zhromaždené všetky prepínače samoobsluhy — to, čo môže zamestnanec so svojimi zmenami urobiť sám. Je ich desať, v piatich skupinách.
Toto nie je úroveň práv v spoločnosti: zamestnancom, administrátorom alebo vlastníkom sa človek stáva vo svojej karte a platí to všade. Prepínače nižšie platia len vnútri tohto rozvrhu, preto v jednom rozvrhu môže byť výmena zmien povolená a v susednom nie.
| Skupina | Prepínač | Čo povoľuje |
|---|---|---|
| Viditeľnosť (Visibility) | Povoliť zamestnancom vidieť všetky zmeny | Vidieť zmeny celého tímu, nie len svoje |
| Výmena zmien (Shift exchange) | Povoliť výmenu zmien (Allow shift swapping) | Vymieňať si zmeny s kolegami |
| S potvrdením manažéra (With manager confirmation) | Výmena prebehne až po schválení vedúcim | |
| Vymeniť zmeny s rovnakou pozíciou (Swap shifts with the same position) | Vymieňať si len s rovnakou pozíciou | |
| Voľné zmeny (Free shifts) | Povoliť zamestnancom posielať zmeny do zoznamu voľných zmien (Allow employees to send shifts to the open shift list) | Odovzdať svoju zmenu do zoznamu voľných |
| Povoliť zamestnancom brať zmeny zo zoznamu voľných (Allow employees to take shifts from the Open Shifts list) | Brať zmeny zo zoznamu voľných | |
| Žiadosti zamestnancov (Employee requests) | Povoliť zamestnancom vytvárať vlastné zmeny (Allow employees to create their own shifts) | Vytvárať si zmeny |
| Povoliť zamestnancom vytvárať prestávky (Allow employees to create breaks) | Vytvárať prestávky | |
| Povoliť zamestnancom odovzdávať zmeny (Allow employees to drop shifts) | Vzdať sa zmeny | |
| Iné | Povoliť zamestnancom vymieňať si prestávky medzi rôznymi šablónami zmien (Allow employees to swap breaks between different shift templates) | Vymieňať si prestávky medzi rôznymi šablónami zmien |
| Povoliť zamestnancom deliť zmeny (Allow employees to split shifts) | Rozdeliť zmenu na časti |
Úpravy nadobúdajú účinnosť po tlačidle Uložiť (Save).
Zamestnanci: koho pridať a koho odobrať
Sekcia z troch polí.
| Pole | Čo robí |
|---|---|
| Pridajte zamestnancov do rozvrhu (Add employees to schedule) | Výber ľudí, ktorých treba zaradiť do tohto rozvrhu |
| Pridať zamestnanca od (Add employee starting from) | Dátum, od ktorého sa človek dostáva do rozvrhu. Nie od začiatku obdobia, ale od zvoleného dňa |
| Odstrániť zamestnancov (Remove employees) | Vyviesť človeka z rozvrhu bez toho, aby ste ho odstránili zo spoločnosti |
Pole s dátumom je to, pre čo sem chodia najčastejšie: nový človek nastúpil do práce v polovici mesiaca a zmeny nepotrebuje od prvého dňa.
Skrátiť alebo predĺžiť obdobie
Obrazovka sa volá Zmena veľkosti rozvrhu (Schedule resizing), hore je zobrazené súčasné obdobie.
| Pole | Varianty |
|---|---|
| Akcia (Action) | Rozšíriť rozvrh (Extend schedule) alebo Skrátiť rozvrh (Shorten schedule) |
| Zmeniť typ (Change type) | Napríklad Rozšíriť bez zmien (Extend without shifts) — obdobie sa predĺži, ale zmeny sa v ňom neobjavia |
| Rozšíriť rozvrh na (Extend schedule to) | Dátum, po ktorý obdobie naťahujeme |
| Čo robiť s existujúcimi smenami v novom období? (What to do with existing shifts in the new period?) | Ignorovať (Ignore) alebo Vymazať (Delete) |
Posledná otázka je dôležitejšia, než sa zdá: ak v novom období už zmeny sú — napríklad z iného rozvrhu —, aplikácia sa spýta, či ich ponechať alebo zmazať.
Predĺženie bez zmien sa hodí vtedy, keď treba obdobie natiahnuť a zmeny doplníte neskôr ručne alebo rozvrh prestavíte.
Zaťaženie požiadavky
Prognóza: koľko zmien treba v každom slote. Podľa týchto údajov systém rozmiestňuje zmeny pri automatickom rozdeľovaní.
Kým prognóza nie je zadaná, na obrazovke je Žiadne údaje (No data) — tak to bude pri novom rozvrhu.
Plánovaní členovia tímu: sadzba
Obrazovka Úprava základnej sadzby v rozvrhu (Basic pay rate editing in the schedule). Hore je mena a jednotka — napríklad USD · Za hodinu (USD · Per hour) — a samotná hodnota sadzby.
Dve nápovedy na obrazovke vysvetľujú rozdiel medzi spoločnou a osobnou sadzbou:
- Nastavte základnú sadzbu pre zamestnancov v rozvrhu — teda spoločná sadzba pre všetkých účastníkov;
- Nastavte zamestnancovi individuálnu základnú sadzbu. Bude platiť od zvoleného dátumu do konca rozvrhu — teda jednotlivému človeku sa dá priradiť vlastná, a to len vnútri tohto rozvrhu.
Nižšie je tlačidlo Zamestnanci (Employees) — prechod na zoznam, kde sa sadzba zadáva podľa mien.
Prekonfigurovanie rozvrhu: prestavať nanovo
Sekcia otvorí toho istého sprievodcu ako pri vytváraní, ale už vyplneného údajmi tohto rozvrhu — názov, farba, projekt, obdobie, sadzba. Upravíte to, čo treba zmeniť, a spustíte generovanie odznova.
Je to potrebné vtedy, keď pravidiel pribudlo alebo sa zmenili: pridala sa šablóna zmeny, zmenili sa dni týždňa, upravilo sa zaťaženie. Namiesto toho, aby ste rozvrh odstránili a zložili ho od nuly, prestavíte existujúci.
Možné problémy a riešenia
| Problém | Príčina | Riešenie |
|---|---|---|
| Zamestnanec nevidí cudzie zmeny | Je vypnuté Povoliť zamestnancom vidieť všetky zmeny (Allow employees to see all shifts) | Zapnite prepínač v Hlavné informácie a uložte |
| Zamestnanci si vymieňajú zmeny bez opýtania | Je vypnuté S potvrdením manažéra (With manager confirmation) | Zapnite — výmena pôjde cez vaše schválenie |
| Úpravy sa neuložili | Nebolo stlačené tlačidlo Uložiť | Vráťte sa do sekcie a uložte |
| Treba dlhší rozvrh, než aký sa vytvoril | Obdobie sa zadalo pri vytváraní | Znížiť/predĺžiť rozvrh — predlžuje bez opätovného vytvárania |
| Po úprave pravidiel zostali zmeny staré | Pravidlá sa menia, ale už vytvorené zmeny nie | Spustite Prekonfigurovanie rozvrhu |
Často kladené otázky (FAQ)
Otázka: Čím sa „Prekonfigurovanie rozvrhu“ líši od vytvorenia nového rozvrhu? Odpoveď: Sprievodca je ten istý, ale polia sú už vyplnené údajmi existujúceho rozvrhu a výsledok ho nahradí, nepridá druhý.
Otázka: Dá sa rozvrh predĺžiť bez opätovného vytvárania? Odpoveď: Áno, sekcia Znížiť/predĺžiť rozvrh — tá aj skracuje obdobie.
Otázka: Kde zmeniť sadzbu naraz všetkým v rozvrhu? Odpoveď: V sekcii Plánovaní členovia tímu — tam je základná sadzba pre všetkých účastníkov tohto rozvrhu.
Otázka: Aké práva sa zadávajú tu a aké v karte zamestnanca? Odpoveď: Tu — len týchto desať prepínačov samoobsluhy: čo môže človek urobiť so svojimi zmenami (vymieňať si ich, odovzdať do voľných, brať odtiaľ, vytvárať zmeny a prestávky, rozdeliť zmenu). Platia vnútri jedného rozvrhu a v rôznych rozvrhoch sa môžu líšiť. Úroveň práv v spoločnosti — zamestnanec, administrátor, vlastník — sa však zadáva v karte zamestnanca a platí na celú spoločnosť, rozvrh na ňu nemá vplyv.
Otázka: Zamestnanec môže zmenu odovzdať, ale nemôže si ju vziať — prečo? Odpoveď: Sú to dva rôzne prepínače v skupine Voľné zmeny: odovzdávanie do zoznamu voľných a branie odtiaľ sa povoľujú osobitne.
Otázka: Čo je „Zaťaženie požiadavky“? Odpoveď: Prognóza zaťaženia: koľko zmien sa vyžaduje v každom slote. Podľa týchto údajov systém rozmiestňuje zmeny pri automatickom rozdeľovaní.
Otázka: Dá sa zamestnanec odobrať z rozvrhu bez toho, aby sa odstránil zo spoločnosti? Odpoveď: Áno, v sekcii Zamestnanci tohto rozvrhu.
Otázka: Nový zamestnanec nastúpil v polovici mesiaca — ako ho zaradiť nie od začiatku? Odpoveď: V sekcii Zamestnanci je pole Pridať zamestnanca od: zadajte dátum nástupu.
Otázka: Čo sa stane so zmenami, ktoré už v novom období sú, pri predlžovaní? Odpoveď: Aplikácia sa spýta: Ignorovať — ponechať ako je, Vymazať — zmazať a postaviť nanovo.
Otázka: Kde sa vôbec zadáva sadzba zamestnanca? Odpoveď: V profile zamestnanca sadzba nie je. Sadzba sa zadáva na štyroch úrovniach: v nastaveniach spoločnosti, v projekte, pri pozícii a tu, v rozvrhu. Systém ju hľadá podľa reťazca spoločnosť → rozvrh → pozícia → lokalita. Sadzba z rozvrhu platí len vnútri neho a len od zvoleného dátumu do konca obdobia, preto sa jednému človeku dá platiť v rôznych rozvrhoch rôzne.