Podrobný návod ku Kroku 1 sprievodcu vytvorením rozvrhu: kontrola nadčasov, viditeľnosť zamestnancov a osem oprávnení, ktoré určujú, co môžu vaši zamestnanci robiť so svojimi zmenami.
Co to je?
Pri vytváraní nového rozvrhu na Kroku 1 musíte uviesť základné informácie a tiež nastaviť parametre určujúce správanie rozvrhu. Dva najdolezitejsie sekcie nastavení:
Správne nastavenie týchto parametrov pomáha nájsť rovnováhu medzi flexibilitou pre zamestnancov a kontrolou zo strany vedenia.
Predpoklady
| # | Požiadavka | Podrobnosti |
|---|---|---|
| 1 | Aktívny účet Shifton | Musíte mať zaregistrovaný firemný účet |
| 2 | Rola Administrátor, Vlastník alebo Manažér | Potrebujete oprávnenia na vytváranie alebo úpravu rozvrhov |
| 3 | Vytvorený Projekt | Rozvrh musí byť priradený k Projektu |
Postup krok za krokom
Prístup k nastaveniam rozvrhu
Oprávnenia rozvrhu sa nastavujú na Kroku 1 sprievodcu vytvorením rozvrhu a môžu byť zmenené aj neskôr:
Výber typu kontroly týždňa
Toto je povinné rozbalavacie menu, ktoré určuje, ako systém spracováva nadčasy v danom rozvrhu. Predvolená hodnota: Povoliť s potvrdením.
| Možnosť | Popis |
|---|---|
| Povoliť s potvrdením | Nadčasy sú povolené, ale označené na potvrdenie manažérom (predvolené) |
| Povoliť | Nadčasy sú povolené bez potvrdenia |
| Zakázať | Zmeny s nadčasom sú označené ako problémové (zobrazujú sa s červeným indikátorom) — vytvorenie zmien nie je blokovane, ale sú označené |
Toto nastavenie sa zobrazuje ako “Nadčasy” v bloku prehľadu rozvrhu.
Povoliť zamestnancom vidieť všetky zmeny
Keď je toto zaškrtávacie políčko zapnuté, zamestnanci vidia zmeny kolegov, nielen svoje vlastné.
Pri zapnutí sa objaví vnorená možnosť s prepínačmi:
| Možnosť | Popis |
|---|---|
| Zobraziť všetkých zamestnancov | Zamestnanec vidí zmeny všetkých kolegov v rozvrhu |
| Zobraziť zamestnancov s rovnakou pozíciou | Zamestnanec vidí iba zmeny kolegov s rovnakou pozíciou |
Predvolená hodnota: vypnuté (zamestnanci vidia iba svoje zmeny).
Oprávnenia na akcie zamestnancov
Na Kroku 1 je predstavených osem prepínačov oprávnení, ktoré určujú, co môžu zamestnanci robiť so zmenami. Každé oprávnenie je možné zapnúť alebo vypnúť a pre väčšinu je k dispozícii doplnková možnosť: S potvrdením manažéra (vyžaduje schválenie manažéra pred nadobudnutim účinnosti akcie).
| # | Oprávnenie | Predvolené | Popis |
|---|---|---|---|
| 1 | Povoliť výmenu zmien | Zap | Zamestnanci môžu poziadavat o výmenu zmien s kolegami. Doplnkovo: “S potvrdením manažéra” (zap predvolené); “Výmena zmien iba s rovnakou pozíciou” (vyp predvolené) |
| 2 | Povoliť zamestnancom odosielať zmeny do zoznamu otvorených zmien | Vyp | Zamestnanec môže odoslať svoju zmenu do poolu otvorených zmien. Doplnkovo: “S potvrdením manažéra” (zap predvolené) |
| 3 | Povoliť zamestnancom vytvárať vlastne zmeny | Vyp | Zamestnanec môže požiadať o vytvorenie novej zmeny pre seba. Doplnkovo: “S potvrdením manažéra” (vyp predvolené) |
| 4 | Povoliť zamestnancom vytvárať prestávky | Vyp | Zamestnanec môže pridávať prestávky do svojich zmien. Vyžaduje modul Prestávky. Doplnkovo: “S potvrdením manažéra” (vyp predvolené) |
| 5 | Povoliť zamestnancom odmietnuť zmeny | Vyp | Zamestnanec môže odmietnuť priradenú zmenu. Doplnkovo: “S potvrdením manažéra” (vyp predvolené) |
| 6 | Povoliť zamestnancom brať zmeny zo zoznamu otvorených zmien | Zap | Zamestnanec môže prevziať neobsadenú otvorenú zmenu. Doplnkovo: “S potvrdením manažéra” (zap predvolené) |
| 7 | Povoliť zamestnancom vymieňať si prestávky medzi rôznymi šablónami zmien | Vyp | Zamestnanci môžu vymieňať čas prestávok medzi rôznymi šablónami zmien. Vyžaduje modul Prestávky. |
| 8 | Povoliť zamestnancom rozdeľovať zmeny | Vyp | Zamestnanec môže rozdeliť jednu zmenu na dva samostatne časové bloky. |
Doplnkové nastavenia rozvrhu
Dve doplnkové numerické polia sa nachádzajú v nastaveniach rozvrhu (pod prepínačmi oprávnení):
| Pole | Predvolené | Popis |
|---|---|---|
| Maximálny počet zmien za sebou | 0 | Maximálny počet po sebe idúcich zmien, ktoré možno priradiť zamestnancovi. 0 = bez obmedzenia. Systém zobrazí varovanie pri prekročení limitu. |
| Minimálny odpočinok medzi zmenami (v hodinách) | 0.0000 | Minimálny čas odpočinku medzi dvoma zmenami. 0 = bez obmedzenia. |
Ako nastaviť oprávnenia
Odporúčané konfigurácie oprávnení
| Typ tímu | Odporúčané nastavenia |
|---|---|
| Malý dôveryhodný tím | Zapnite väčšinu oprávnení bez potvrdenia manažéra pre maximálnu flexibilitu |
| Stredný tím | Zapnite oprávnenia s potvrdením manažéra pre výmenu, odmietnutie a otvorené zmeny |
| Veľký alebo regulovaný tím | Zapnite iba potrebné oprávnenia, všetky s potvrdením manažéra |
| Plne riadený | Vypnite všetky oprávnenia zamestnancov — manažéri kontrolujú všetko |
Aké typy požiadaviek aktivuje každé oprávnenie
Keď je oprávnenie zapnuté, zamestnanci vidia príslušný typ požiadavky na stránke Žiadosti a v mobilnej aplikácii:
| Oprávnenie | Typ požiadavky |
|---|---|
| Povoliť výmenu zmien | Požiadavka na výmenu zmien |
| Povoliť zamestnancom odosielať zmeny do zoznamu otvorených zmien | Požiadavka na odoslanie do otvoreného zoznamu |
| Povoliť zamestnancom vytvárať vlastné zmeny | Požiadavka na vytvorenie zmeny |
| Povoliť zamestnancom vytvárať prestávky | Požiadavka na vytvorenie prestávky |
| Povoliť zamestnancom odmietnuť zmeny | Požiadavka na odmietnutie zmeny |
| Povoliť zamestnancom brať zmeny zo zoznamu otvorených zmien | Požiadavka na prevzatie z otvoreného zoznamu |
| Povoliť zamestnancom vymieňať si prestávky | Požiadavka na výmenu prestávok |
| Povoliť zamestnancom rozdeľovať zmeny | Požiadavka na rozdelenie zmeny |
Prístupové oprávnenia
| Rola | Zobrazenie nastavení | Nastavenie parametrov | Schvaľovanie požiadaviek zamestnancov |
|---|---|---|---|
| Vlastník | Áno | Áno | Áno |
| Administrátor | Áno | Áno | Áno |
| Manažér | Áno (priradené rozvrhy) | Áno (priradené rozvrhy) | Áno (priradení zamestnanci) |
| Zamestnanec | Nie | Nie | Nie |
Často kladené otázky
Ot.: Môžem zmeniť oprávnenia po vytvorení rozvrhu?
Odp.: Áno. Kliknite na ikonu úpravy (ceruzka) na rozvrhu v zozname rozvrhov. Otvorí sa rovnaký dialóg nastavení a všetky zmeny nadobudnú účinnosť okamžite po uložení.
Ot.: Co sa stane s čakajúcimi požiadavkami, ak vypnem oprávnenie?
Odp.: Čakajúce požiadavky k vypnutému oprávneniu bude potrebné spracovať ručne. Odporúča sa spracovať všetky čakajúce požiadavky pred zmenou nastavení oprávnení.
Ot.: Upozorňuje možnosť “S potvrdením manažéra” manažéra automaticky?
Odp.: Áno. Keď zamestnanec vykoná akciu vyžadujúcu potvrdenie, priradený manažér dostane oznámenie a môže požiadavku schváliť alebo zamietnuť.
Ot.: Môžem nastaviť rôzne oprávnenia pre rôznych zamestnancov v jednom rozvrhu?
Odp.: Nie. Oprávnenia sa aplikujú na všetkých zamestnancov rozvrhu rovnako. Ak potrebujete rôzne úrovne oprávnení, vytvorte samostatne rozvrhy s rôznymi nastaveniami.
Ot.: Na co slúži oprávnenie “Rozdelenie zmien”?
Odp.: Rozdelenie zmeny umožňuje zamestnancovi rozdeliť jednu dlhu zmenu na dve kratšie — napríklad previesť 8-hodinovú zmenu na ranný blok 4 hodiny a poobedny blok 4 hodiny.
Ot.: Zapol som oprávnenie, ale zamestnanec túto možnosť nevidí — prečo?
Odp.: Skontrolujte, ze: (1) nastavenie je uložené, (2) zamestnanec je priradený práve k tomuto rozvrhu a (3) potrebný modul je aktívny (modul Prestávky pre oprávnenia súvisiace s prestávkami).
Možné problémy a riešenia
| Problém | Možná príčina | Riešenie |
|---|---|---|
| Zamestnanci nemôžu vymieňať zmeny, hoci oprávnenie je zapnuté | Je zapnutá možnosť “S potvrdením manažéra” a manažér ešte neschválil požiadavku | Skontrolujte rad čakajúcich požiadaviek a schváľte alebo zamietnite požiadavky na výmenu |
| Manažér nedostáva požiadavky na potvrdenie | Nesprávne nastavené oznámenia | Uistite sa, ze v nastaveniach oznámení manažéra sú zapnuté akcie rozvrhu |
| Zamestnanci vidia príliš veľa kolegov v rozvrhu | Viditeľnosť zamestnancov je nastavená na “Všetci zamestnanci” | Prepnite na “S rovnakou pozíciou” na obmedzenie viditeľnosti |
| Zmeny oprávnení nenadobudaju účinnosť | Cache prehliadača zobrazuje staré nastavenia | Požiadajte zamestnancov o obnovenie stránky alebo vyčistenie cache prehliadača |
| Nemôžem nájsť sekciu oprávnení | Prešli ste ju vo formulári Kroku 1 | Posuňte sa nadol vo formulári Kroku 1 — oprávnenia sú zvyčajne v spodnej časti |