Vytvorenie rozvrhu podľa dostupnosti zamestnanco

Automaticky generujte zmeny na základe uvedenej dostupnosti zamestnancov. Tento typ rozvrhu zaručuje, že na zmeny sú priradení iba dostupní zamestnanci.

Čo to je?

Typ rozvrhu Podľa dostupnosti využíva automatické rozdeľovanie na tvorbu zmien, pričom overuje nastavenia dostupnosti každého zamestnanca. Namiesto priradenia fixných hodín všetkým tento typ zohľadňuje dni a časy, ktoré každý člen tímu označil ako dostupné vo svojom profile.

Je to obzvlášť užitočné pre tímy s čiastočným úväzkom, maloobchodné predajne a akékoľvek organizácie, kde majú zamestnanci rôzny rozvrh a preferencie.

Dôležité: Zamestnanci musia vopred nastaviť svoju dostupnosť. Ak zamestnanec nemá uvedenú dostupnosť, pri použití tohto typu rozvrhu nedostane žiadnu zmenu.

Predpoklady

#	Požiadavka	Podrobnosti
1	Aktívny účet Shifton	Musíte mať zaregistrovaný firemný účet
2	Rola Administrátor, Owner alebo Manažér	Potrebujete oprávnenia na vytváranie rozvrhov
3	Projekt s priradenými zamestnancami	Rozvrh musí byť priradený k projektu, v ktorom sú zamestnanci
4	Nastavená dostupnosť zamestnancov	Každý zamestnanec musí uviesť svoju dostupnosť v Profil pred vytvorením rozvrhu

Postup krok za krokom

Pred začiatkom: overte dostupnosť zamestnancov

Prejdite do profilu každého zamestnanca.

Uistite sa, že sekcia Dostupnosť je vyplnená — sú uvedené preferované pracovné dni a hodiny.

Ak dostupnosť nie je nastavená, požiadajte zamestnancov o aktualizáciu ich profilov alebo ju nastavte za nich (ak máte oprávnenia na úpravu).

Krok 1: Základné informácie

Prejdite do sekcie Plány v bočnom menu a kliknite na + Pridať rozvrh.

Vyplňte polia základných informácií:

Pole	Povinné	Popis
Zadajte názov harPonogramu	Áno	Popisný názov (napr. “Maloobchodný tím — Apríl, podľa dostupnosti”)
farba	Nie	Vyberte farbu na identifikáciu rozvrhu
Vyberte projekt	Áno	Vyberte projekt, ku ktorému je rozvrh priradený
Vyberte dátumy	Áno	Nastavte dátumy začiatku a konca — maximálne 3 mesiace
Základný Zamestnanec Hodinová mzda	Nie	Základná hodinová sadzba pre zmeny v tomto rozvrhu
Vyberte typ ovládania týždňa	Áno	Ako sa spracovávajú nadčasy: Povoliť s potvrdením (predvolené) / Allow / Disallow

Pod týmito poliami sa nachádza sekcia s oprávneniami na akcie zamestnancov (zaškrtávacie políčka). Podrobnosti nájdete v článku Nastavenia a oprávnenia rozvrhu.

Kliknite na Ďalej a pokračujte.

Krok 2: Výber typu rozvrhu

Na obrazovke výberu typu rozvrhu zvoľte Podľa dostupnosti (automatická distribúcia).

“Generuje rozvrhy overovaním nastavení dostupnosti zamestnancov. Zmeny sú prideľované zamestnancom s ohľadom na preferované pracovné hodiny, čo umožňuje vytvárať rozvrhy presnejšie a predchádzať prestojom.”

Poznámka: zamestnanci musia mať nastavenú dostupnosť.

Kliknite na Ďalej. Rozvrh je vytvorený.

Po vytvorení: pridanie zamestnancov

Kliknite na názov rozvrhu a otvorte ho.

Prejdite na kartu Pridať zamestnancov.

Vyberte zamestnancov a kliknite na Add. Systém zohľadní dostupnosť každého zamestnanca pri generovaní zmien.

Po vytvorení: pridanie zmien a publikovanie

Pridajte zmeny cez Spoločnosť Rozvrh pomocou hromadného pridania alebo ručného zadania.

Kliknite na Zverejniť a Informáciermovať zamestnancov, aby zamestnanci videli svoje zmeny.

Prístupové oprávnenia

Rola	Zobrazenie rozvrhu	Vytvorenie rozvrhu	Úprava zmien	Nastavenie dostupnosti zamestnanca
VPoslednýník	Áno	Áno	Áno	Áno (všetci zamestnanci)
Administrátor	Áno	Áno	Áno	Áno (všetci zamestnanci)
Manažér	Áno (priradené projekty)	Áno (priradené projekty)	Áno (priradené projekty)	Áno (priradení zamestnanci)
Zamestnanec	Áno (iba vlastné zmeny)	Nie	Nie	Áno (iba vlastná dostupnosť)

Často kladené otázky

Ot: Čo sa stane, ak zamestnanec neuviedol svoju dostupnosť?
Odp: Systém nebude uplatňovať obmedzenia dostupnosti pre tohto zamestnanca — môže byť priradený na akúkoľvek zmenu. Uistite sa, že všetci zamestnanci aktualizovali svoju dostupnosť pred vytvorením rozvrhu.

Ot: Môžu zamestnanci aktualizovať svoju dostupnosť po vytvorení rozvrhu?
Odp: Áno, zamestnanci môžu aktualizovať dostupnosť kedykoľvek. Zmeny však automaticky neaktualizujú existujúci rozvrh. Budete musieť ručne upraviť zmeny alebo znovu vytvoriť rozvrh.

Ot: Ako systém rozdeľuje zmeny, ak je viacero zamestnancov dostupných v rovnakom čase?
Odp: Keď je viacero zamestnancov dostupných na rovnaký časový slot, Shifton rozdeľuje zmeny tak, aby sa rovnomerne rozložilo zaťaženie medzi všetkých dostupných členov tímu.

Ot: Čo ak žiaden zamestnanec nie je dostupný v určitý deň?
Odp: V tento deň nebudú priradené žiadne zmeny. Budete musieť ručne pridať zmenu alebo požiadať zamestnancov o aktualizáciu dostupnosti na pokrytie tohto dňa.

Ot: Zmeny nie sú viditeľné pre zamestnancov — prečo?
Odp: Zmeny je potrebné publikovať. Kliknite na Zverejniť a Informáciermovať zamestnancov na stránke rozvrhu. Pred publikovaním sú zmeny viditeľné iba pre manažérov.

Možné problémy a riešenia

Problém	Možná príčina	Riešenie
Zmeny neboli vygenerované pre žiadneho zamestnanca	Žiaden zo zamestnancov nemá nastavenú dostupnosť	Uistite sa, že zamestnanci uviedli dostupnosť vo svojich profiloch
Niektorí zamestnanci nedostali zmeny	Títo zamestnanci neuviedli dostupnosť alebo uviedli príliš málo hodín	Požiadajte ich o aktualizáciu nastavení dostupnosti
Príliš veľa zmien priradených jednému zamestnancovi	Ostatní zamestnanci majú obmedzenú dostupnosť, čo vedie k nerovnomernému rozdeleniu	Skontrolujte a vyvážte dostupnosť v tíme alebo nastavte limity na počet zmien
Rozvrh neodráža nedávne zmeny dostupnosti	Rozvrh bol vytvorený pred aktualizáciou dostupnosti	Znovu vytvorte rozvrh alebo ručne pridajte chýbajúce zmeny
Zmeny sa prekrývajú so žiadosťami o voľno zamestnancov	Dostupnosť a žiadosti o voľno sú spravované oddelene	Skontrolujte žiadosti o voľno a upravte zmeny po vytvorení rozvrhu