Vytvorenie prvého projektu a rozvrhu

Projekty združujú zamestnancov a rozvrhy (ako oddelenia, lokácie alebo tímy). Rozvrhy určujú pravidlá pracovného času a obsahujú skutočné zmeny. Potrebujete aspoň jeden projekt a jeden rozvrh predtým, ako môžete prideľovať zmeny.

Časť 1: Projekt

Prvý projekt sa vytvorí automaticky hneď po registrácii spoločnosti. Môžete ho premenovať alebo zmeniť nastavenia.

Ako upraviť projekt

Kliknite ikonu Projekty v ľavom bočnom paneli (ikona priečinka) → vyberte projekt → zmeňte údaje:

Oprávnenia zamestnancov v projekte

Značky projektu (Marks)

Každý projekt môže mať vlastnú sadu značiek — farebných štítkov na kategorizáciu. Značky možno pripájať k zmenám a tiež k zamestnancom v rozvrhu (karta Plánovaní členovia tímu).

Na správu značiek: otvorte úpravu projektu → Známky → + Add Označiť → zadajte názov a vyberte farbu → Uložiť.

Kliknite Uložiť.

Vytvorenie ďalších projektov

Kliknite + Vytvoriť projekt na stránke Projects.

Časť 2: Vytvorenie rozvrhu

Krok 1: Otvorte stránku Schedules

Kliknite ikonu Plány v ľavom bočnom paneli (ikona zoznamu).

Krok 2: Spustite sprievodcu

Kliknite + Pridať rozvrh.

Krok 3: Základné informácie (Krok 1)

Oprávnenia pre zamestnancov (každé s možnosťou „So schválením manažéra”):
– Výmena zmien
– Odovzdanie zmeny do otvorených
– Vytváranie vlastných zmien
– Vytváranie prestávok
– Vzdanie sa zmien
– Prevzatie otvorených zmien
– Výmena prestávok medzi šablónami
– Rozdelenie zmien

Kliknite Ďalej.

Krok 4: Vyberte typ rozvrhu (Krok 2)

Každý typ rozvrhu má vlastné nastavenia v ďalších krokoch sprievodcu.

Empty — ručný rozvrh

Úplná ručná kontrola. Systém negeneruje zmeny — pridávate ich ručne cez stránku Schedule.

Príklad: Malá kancelária s 5 zamestnancami, kde vedúci sám rozhoduje, kto kedy pracuje, a ručne prideľuje zmeny na každý deň.

Ďalšie kroky v sprievodcovi nie sú — rozvrh sa vytvorí okamžite.

Basic — štandardný automatický

Vhodný pre jednoduché rozvrhy s pevným časom. V kroku 3 (Údaje o zmene) sa nastavujú šablóny zmien:

• Dni v týždni pre každú šablónu
• Čas začiatku a konca zmeny
• Dĺžka prestávky
• Lokácia

Systém automaticky rozdelí zamestnancov podľa zadaných šablón.

Príklad: Kancelária pracuje Po–Pi 09:00–18:00. Vytvoríte jednu šablónu zmeny a systém ju priradí všetkým zamestnancom na vybrané dni.

Podľa dostupnosti — podľa dostupnosti zamestnancov

Zamestnanci si vopred označia svoj dostupný čas (cez sekciu Keď som k dispozícii). Systém automaticky generuje zmeny s ohľadom na dostupnosť každého zamestnanca. V kroku 3 (Údaje o zmene) sa nastavujú:

Príklad: Kaviareň, kde študenti-baristi označia, v ktoré dni a hodiny môžu pracovať. V pracovné dni sú potrební 3 ľudia, cez víkend — 1. Systém sám zostaví rozvrh s ohľadom na dostupnosť a potrebu.

Advanced — pokročilý automatický

Pre zložité rozvrhy s viacerými zmenami za deň a rôznymi potrebami na personál. V kroku 3 (Údaje o zmene):

Príklad: Call centrum s rannou zmenou (08:00–16:00, potrebných 10 operátorov v pracovné dni, 5 cez víkend), večernou (16:00–00:00, 8 operátorov) a nočnou (00:00–08:00, 3 operátori). Systém rozdelí zamestnancov do zmien s ohľadom na zaťaženie podľa každého dňa.

Preset — rotačné vzory

Pre cyklické rozvrhy. V kroku 3 sa nastavuje vzor rotácie — systém automaticky strieda pracovné a voľné dni podľa zadanej šablóny.

Príklad: Strážna služba, kde zamestnanci pracujú 2 dni cez 2 (2/2), alebo fabrika s rozvrhom deň cez tri. Vzor zadáte jedenkrát a systém ho zopakuje na celé obdobie rozvrhu.

Čo je šablóna zmeny (Šablóna smeny)

Šablóna zmeny — je uložená sada parametrov na rýchle vytvorenie zmien. Namiesto toho, aby ste zakaždým ručne zadávali čas, prestávku a ďalšie údaje, vyberiete hotovú šablónu — a všetky polia sa vyplnia automaticky.

Šablóny sa vytvárajú v Kroku 3 (Údaje o zmene) sprievodcu rozvrhmi (pre typy Basic, Podľa dostupnosti, Advanced) alebo neskôr — na stránke Schedule.

Z čoho sa skladá šablóna zmeny

Prestávky v šablóne zmeny

Šablóna zmeny podporuje dva spôsoby zadania prestávok:

1. Jednoduchá prestávka (Prestávka) — uvádza sa iba dĺžka v minútach. Prestávka nie je viazaná na konkrétny čas.

2. Naplánované prestávky (Nastavte prestávky) — presné prestávky s časom začiatku a parametrami. Aktivujte začiarkavacie políčko Nastavte prestávky v šablóne zmeny:

Kliknite Pridať prestávku na pridanie ďalších prestávok do šablóny. V jednej zmene možno nastaviť viacero prestávok (napríklad ranný coffee break a obedná prestávka).

Počet zamestnancov podľa dní v týždni

Pre typy rozvrhu Podľa dostupnosti a Pokročilý každá šablóna zmeny umožňuje nastaviť Počet potrebného personálu — potrebný počet zamestnancov samostatne pre každý deň v týždni (Po–Ne). Použite tlačidlá +/− na nastavenie.

Toto umožňuje napríklad prideliť 5 ľudí v pracovné dni a 2 cez víkend na tú istú šablónu zmeny.

Začiarkavacie políčko Nastavte pracoviská podľa dňa zapína režim oddelenej správy pracovných miest podľa dní.

Kde sa šablóny používajú

Príklad

Reštaurácia vytvorí tri šablóny: „Ráno” (07:00–15:00, naplánovaná prestávka „Prestávka na obed” 30 minútút od 12:00, platená), „Deň” (15:00–23:00, prestávka 30 minútút), „Noc” (23:00–07:00, prestávka 20 minútút). V pracovné dni je potrebných 5 ľudí na rannú zmenu, cez víkend — 3. Pri zostavovaní rozvrhu manažér vyberie hotovú šablónu — čas, prestávky a počet zamestnancov sa doplnia automaticky.

Krok 5: Nastavenia obmedzení — Settings (iba Podľa dostupnosti a Advanced)

Pre typy Podľa dostupnosti a Pokročilý je v sprievodcovi dostupný dodatočný krok Nastavenia, ktorý nastavuje obmedzenia pri automatickom rozdeľovaní zmien:

Kvóty pracovných hodín:

Obmedzenia zmien a odpočinku:

VPoslednýné pravidlá — tlačidlo + Add umožňuje pridať doplnkové pravidlá pre autogeneráciu.

Tieto nastavenia zaručujú, že automaticky vytvorený rozvrh dodržiava pracovnoprávne predpisy a interné pravidlá spoločnosti.

Plánovač zaťaženia (iba Podľa dostupnosti a Advanced, vyžaduje modul Forecasting)

V sprievodcovi rozvrhmi typov Podľa dostupnosti a Pokročilý pri pripojenom module Predikcia je dostupná karta Zaťaženie požiadavky. Umožňuje nastaviť, koľko zamestnancov je potrebných v každej hodine každého dňa.

Plánovač hodinovej záťaže (Plánovač hodinového zaťaženia)

Vizuálny editor zaťaženia priamo v rozhraní:

Príklad: Kancelária pracuje Po–Pi 09:00–18:00. V pracovné dni je v každej hodine potrebný 1 zamestnanec, v So a Ne — 0. Vyplníte mriežku a systém automaticky vypočíta optimálny počet zmien.

Krok 6: Pridajte zamestnancov do rozvrhu

Otvorte Stránka rozvrhu (ikona kalendára) → vyberte projekt a rozvrh → pridajte zamestnancov cez menu Akcie.

Časť 3: Pridajte prvú zmenu

Po pridaní kliknite Zverejniť a Informáciermovať zamestnancov — zamestnanci dostanú notifikácie o rozvrhu.

Súvisiace články

• Podrobný sprievodca nastavením
• Pridanie prvých zamestnancov
• Nastavenia miezd
• Oddelenia a projekty
• Prestávky
• Prognózovanie
• Správa projektov
• Správa lokácií

Často kladené otázky

Ot.: Koľko rozvrhov môže byť v jednom projekte?
Odp.: Neobmedzené množstvo.

Ot.: Maximálna dĺžka rozvrhu?
Odp.: Pri vytváraní a predlžovaní — maximálne tri mesiace na jeden krok. Predlžovať rozvrh možno neobmedzene.

Ot.: Možno zmeniť typ rozvrhu po vytvorení?
Odp.: Nie. Pre iný typ vytvorte nový rozvrh.

Ot.: Zamestnanci sa nezobrazujú v mriežke rozvrhu.
Odp.: Uistite sa, že zamestnanci sú pridaní do projektu aj do rozvrhu.

Ot.: Ikona upozornenia ⚠️ pri rozvrhu.
Odp.: Rozsah dátumov vypršal. Vytvorte nový rozvrh alebo predĺžte existujúci.

Ot.: Ako pridať zamestnancov do rozvrhu po jeho vytvorení?
Odp.: Otvorte Plány → ikona ceruzky pri rozvrhu → karta Pridať zamestnancov → vyberte zamestnancov → uložte.

Ot.: Ako predĺžiť rozvrh po vypršaní?
Odp.: Schedules → ceruzka → karta Znížiť/predĺžiť rozvrh → vyberte Rozšíriť rozvrh → uveďte nový dátum → uložte.

Ot.: Na čo slúži typ „Týždeň control Typ” v rozvrhu?
Odp.: Určuje, ako systém reaguje na nadčasy. Povoliť — bez obmedzení, Povoliť s potvrdením — manažér potvrdzuje nadčasy, Blokovať — zmeny s prekročením sú označené červenou bodkou.

Ot.: Ako vytvoriť druhý projekt?
Odp.: Prejdite do Moduly → zvýšte počet projektov v module Oddelenia a projekty → uložte. Potom bude tlačidlo + Vytvoriť projekt aktívne.

Ot.: Možno premenovať šablónu zmeny po vytvorení rozvrhu?
Odp.: Áno. Kliknite na šablónu zmeny v mriežke rozvrhu → tlačidlo úprav — zmeňte názov a uložte.

Ot.: Ako vybrať typ rozvrhu „Predvoľba” pre rotáciu 2/2?
Odp.: V sprievodcovi vytváraním rozvrhu v Kroku 2 vyberte Predvoľba, potom zadajte vzor: 2 pracovné dni, 2 voľné.

Ot.: Čo sa stane, ak nepublikujete rozvrh?
Odp.: Zamestnanci nedostanú notifikácie a neuvidia zmeny v mobilnej aplikácii. Publikácia je povinná na informovanie tímu.

Ot.: Možno priradiť manažéra projektu pri jeho vytváraní?
Odp.: Áno. V nastaveniach projektu je pole Manažéri — pridajte požadovaných používateľov s rolou Manažér.

Ot.: Ako odstrániť rozvrh?
Odp.: Otvorte nastavenia rozvrhu a kliknite Vymazať. Všetky zmeny v rámci rozvrhu budú automaticky odstránené.

Ot.: Ako pridať naplánované prestávky do šablóny zmeny?
Odp.: V šablóne zmeny zapnite začiarkavacie políčko Nastavte prestávky → uveďte Title, Duration, Start a Paid → kliknite Pridať prestávku na pridanie ďalších prestávok. Každá prestávka je viazaná na konkrétny čas.

Ot.: Čím sa líši jednoduchá prestávka (Prestávka) od naplánovanej (Nastavte prestávky)?
Odp.: Jednoduchá Break — iba dĺžka v minútach, bez väzby na čas. Nastavte prestávky — presné prestávky s názvom, časom začiatku, dĺžkou a začiarkavacím políčkom platenosti.

Ot.: Možno nastaviť rôzny počet zamestnancov na pracovné dni a víkKoniec?
Odp.: Áno. V typoch rozvrhu Podľa dostupnosti a Pokročilý sa pre každú šablónu zmeny nastavuje Počet potrebného personálu samostatne pre každý deň v týždni (Po–Ne).

Ot.: Čo je Plánovač hodinovej záťaže?
Odp.: Vizuálny plánovač zaťaženia na karte Zaťaženie požiadavky (vyžaduje modul Predikcia). Umožňuje nastaviť, koľko zamestnancov je potrebných v každej hodine každého dňa. Na základe týchto údajov systém vypočíta optimálny počet zmien.

Ot.: Kde nájdem plánovač zaťaženia?
Odp.: Pripojte modul Predikcia → v sprievodcovi rozvrhmi typov Podľa dostupnosti alebo Pokročilý → karta Zaťaženie požiadavky → Plánovač hodinovej záťaže.

Ot.: Čo zNázovná „Nastavte pracoviská podľa dňa” v šablóne zmeny?
Odp.: Začiarkavacie políčko umožňuje nastaviť rôzny počet pracovných miest pre každý deň v týždni v rámci jednej šablóny zmeny. Dostupné v typoch Podľa dostupnosti a Advanced.

Ot.: Možno pridať viacero prestávok do jednej šablóny zmeny?
Odp.: Áno. Kliknite Pridať prestávku pre každú ďalšiu prestávku. Napríklad coffee break 15 minútút o 10:30 a obed 30 minútút o 13:00.

Ot.: Čo zNázovná „Zároveň počas prestávky 0–1″ v nastaveniach prestávky?
Odp.: Zobrazuje, koľko zamestnancov môže byť na tejto prestávke súčasne. Systém kontroluje, aby neodchádzali na prestávku všetci naraz.