Razdelek Nastavitve podjetja omogoča upravljanje splošnih informacij o podjetju, podatkov za izstavljanje računov, načinov plačila, faktur, transakcij in aktivnih modulov.
Če želite odpreti stran z nastavitvami podjetja, kliknite ime podjetja na vrhu zaslona in izberite „Nastavitve podjetja“.
Splošne informacije
V tem razdelku lahko izpolnite osnovne podatke svojega podjetja:
- ime podjetja;
- način dela (pisarniški način ali Field Service — terenske naloge);
- število zaposlenih;
- država / regija;
- pokrajina / provinca / regija;
- mesto;
- dodatni podatki o podjetju.
Naložite lahko tudi logotip podjetja. Logotip, naložen tukaj, se samodejno prenese v nastavitve modula Finančni dokumenti (izstavljanje računov) in se natisne na dokumentih, ki jih oblikujete za svoje stranke (fakture, ponudbe itd.), uporablja pa se tudi v PDF-poročilu o nalogi iz razdelka „Naloge“ (več o tem v članku „Poročila“).
Če za dokumente potrebujete drug logotip, ga lahko zamenjate v Moduli → Nastavitve → Finančni dokumenti → Logotip podjetja.
Pomembno: logotip se ne nanaša na fakture, ki jih Shifton izstavlja vašemu podjetju za uporabo modulov (te so v razdelku „Fakture“ spodaj) — uporablja se samo na dokumentih, ki jih vaše podjetje ustvarja za svoje stranke.
Ko vnesete spremembe, kliknite „Shrani“.
Dejanja podjetja
Sprememba lastnika podjetja
Lastništvo lahko prenesete na drugega uporabnika. Po prenosu se vaša raven dostopa samodejno spremeni z Lastnika na Zaposlenega.
- Kliknite „Spremeni lastnika“.
- V stranski plošči izberite zaposlenega, ki bo postal novi lastnik.
- Potrdite dejanje s klikom na „Potrdi“.
- Za preklic kliknite „Prekliči“.
> To dejanje je nepovratno. Lastniške pravice vam lahko vrne samo novi lastnik.
Zaustavi podjetje
Zaustavitev podjetja začasno ustavi njegovo delovanje.
Po zaustavitvi:
- vsi načini plačila bodo odklopljeni;
- vsi moduli bodo izklopljeni;
- izstavljanje računov za novo obdobje bo ustavljeno;
- dejanje lahko prekličete kadar koli.
Če želite podjetje zaustaviti:
- Kliknite „Zaustavi podjetje“.
- V stranski plošči obvezno vnesite potrditveno besedilo v angleščini — vnesite ga natanko tako, kot je prikazano na zaslonu (lahko ga kopirate in prilepite v polje). Brez tega besedila gumb za potrditev ostane neaktiven.
- Izberite razlog za zaustavitev.
- Dodajte komentar (ni obvezno).
- Potrdite dejanje s klikom na „Potrdi“.
- Za preklic kliknite „Prekliči“.
Izbriši podjetje
Podjetje je mogoče izbrisati samo, če ni neplačanih faktur. Če obstaja neporavnan dolg, bo izbris mogoč šele po njegovem poplačilu.
Ob izbrisu podjetja:
- račun podjetja bo izbrisan (takoj, če ni dolga za prihodnje obdobje; v nasprotnem primeru bo izbris odložen do izstavitve in plačila fakture);
- vsi načini plačila bodo odklopljeni;
- izstavljanje računov bo ustavljeno, če ni dolga za novo obdobje;
- tega dejanja ni mogoče preklicati.
Če želite podjetje izbrisati:
- Kliknite „Izbriši podjetje“.
- V stranski plošči obvezno vnesite potrditveno besedilo v angleščini — vnesite ga natanko tako, kot je prikazano na zaslonu (lahko ga kopirate in prilepite v polje). Brez tega besedila gumb za potrditev ostane neaktiven.
- Izberite razlog.
- Dodajte komentar (ni obvezno).
- Potrdite dejanje s klikom na „Potrdi“.
- Za preklic kliknite „Prekliči“.
Naslov za izstavitev računa
V tem razdelku so shranjeni podatki, ki se uporabljajo za izstavljanje računov.
Pomembno: spremembe ne veljajo za že izstavljene fakture. Plačilne podatke posodobite preden je faktura ustvarjena, če želite, da se pojavijo na njej.
Izpolnite lahko naslednja polja:
- Ime podjetja *
- Številka DDV
- Ime *
- Priimek *
- Telefonska številka
- Država / Regija *
- Pokrajina / Provinca / Regija *
- Mesto *
- Poštna številka *
- Naslov *
Ko podatke izpolnite, kliknite „Shrani“.
Načini plačila
V tem razdelku lahko dodate, uredite ali izbrišete plačilno kartico.
Dodaj kartico
- Kliknite „Dodaj kartico“.
- Vnesite podatke kartice.
- Kliknite „Shrani“.
Uredi kartico
- Kliknite „Uredi“ ob kartici.
- Posodobite mesec in leto poteka veljavnosti.
- Kliknite „Shrani“ ali „Prekliči“.
Kartico lahko tudi izbrišete s klikom na „Izbriši“.
> Za povabilo zaposlenih v podjetje sta potrebna veljavna kartica in aktivna mesečna naročnina.
Saldo podjetja
Tukaj si lahko ogledate trenutni saldo in aktivirate mesečno naročnino.
Če želite sprejeti naročnino:
- Kliknite „Mesečno plačilo“.
- Izberite obstoječo kartico ali dodajte novo.
- Kliknite „Shrani“.
Fakture
Ta razdelek vsebuje vse fakture, izstavljene vašemu podjetju.
Lahko:
- prenesete datoteko Excel z zneski plačil za različna obdobja;
- pregledate podrobnosti vsake fakture.
Tabela vključuje:
- ID fakture
- Obdobje obračuna
- Rok plačila
- Datum ustvarjanja
- Cena
- Že plačano
- Za plačilo
- Stanje
Klik na ID fakture odpre popolne podrobnosti fakture, vključno z obračunom za module, oblikovanim na podlagi podatkov iz vašega naslova za izstavitev računa.
Transakcije
Ta razdelek vsebuje vse transakcije, ki so vplivale na saldo podjetja.
Aktivni moduli
Tukaj lahko vidite vse aktivne module in datume njihovega poteka.
Pogosta vprašanja
Vprašanje: Kje odprem Nastavitve podjetja v Shiftonu? Odgovor: Kliknite ime podjetja na vrhu zaslona, nato izberite „Nastavitve podjetja“. Odprla se bo stran s splošno konfiguracijo podjetja.
Vprašanje: Katere podatke lahko urejam v nastavitvah podjetja? Odgovor: Posodobite lahko splošne podatke podjetja: ime podjetja, način dela, število zaposlenih, državo/regijo, pokrajino/provinco, mesto in dodatne informacije. Prav tukaj lahko naložite tudi logotip podjetja.
Vprašanje: Zakaj naložiti logotip podjetja? Odgovor: Logotip se samodejno prenese v nastavitve modula Finančni dokumenti in se natisne na dokumentih, ki jih ustvarjate za svoje stranke (fakture, ponudbe), pa tudi v PDF-poročilu o nalogi iz razdelka „Naloge“. Po potrebi ga lahko za dokumente zamenjate v Moduli → Nastavitve → Finančni dokumenti. Na fakture, ki jih Shifton izstavlja vašemu podjetju, logotip ne vpliva.
Vprašanje: Kako shranim spremembe po urejanju podatkov o podjetju? Odgovor: Ko vnesete spremembe v polja podjetja, kliknite „Shrani“. Brez shranjevanja spremembe ne bodo uveljavljene.
Vprašanje: Kako prenesem lastništvo podjetja na drugega uporabnika? Odgovor: V razdelku „Dejanja podjetja“ kliknite „Spremeni lastnika“, izberite zaposlenega, ki bo postal novi lastnik, in potrdite dejanje. Po prenosu se vaš dostop spremeni z Lastnika na Zaposlenega.
Vprašanje: Ali je prenos lastništva podjetja mogoče preklicati? Odgovor: Ne — prenos lastništva je nepovraten. Lastništvo vam lahko vrne samo novi lastnik.
Vprašanje: Kaj naredi funkcija „Zaustavi podjetje“? Odgovor: Zaustavitev podjetja začasno ustavi njegovo delovanje:
- vsi načini plačila se odklopijo;
- vsi moduli se izklopijo;
- izstavljanje računov za novo obdobje se ustavi. To dejanje lahko prekličete kadar koli.
Vprašanje: Kako zaustavim podjetje? Odgovor: Kliknite „Zaustavi podjetje“, vnesite zahtevano potrditveno besedilo in izberite razlog za zaustavitev.
Vprašanje: Ali je podjetje mogoče izbrisati? Odgovor: Da — vendar samo, če ni neplačanih faktur. Če obstaja neporavnan dolg, bo izbris dostopen šele po njegovem poplačilu.
Vprašanje: Kaj se zgodi ob izbrisu podjetja? Odgovor: Ob izbrisu podjetja:
- račun podjetja se izbriše (takoj, če ni dolga za prihodnje obdobje, ali po njegovem poplačilu);
- vsi načini plačila se odklopijo;
- izstavljanje računov se ustavi za naslednje obdobje. Tega dejanja ni mogoče preklicati.
Vprašanje: Ali je mogoče izbrisati podjetje, če ima vklopljene module? Odgovor: Da — vendar bo izbris podjetja izveden šele po plačilu vseh neplačanih faktur. Moduli izbrisa ne blokirajo, če so plačilni pogoji izpolnjeni.
Vprašanje: Kaj je „Način dela“ v nastavitvah podjetja? Odgovor: Način dela pokaže, v katerem načinu deluje vaše podjetje — v pisarniškem ali v terenskem (Field Service). Od tega so odvisni razpoložljivi moduli in struktura delovnih procesov.